11 acciones clave para una oficina más productiva

Las prácticas laborales flexibles han cambiado radicalmente el tamaño y la función del lugar de trabajo físico. ¿Cómo crear una oficina productiva cuando se dispone de un personal híbrido y menos espacio? ¿Qué se puede mejorar para adaptar las instalaciones a las nuevas formas de trabajo y sacarles el máximo partido? ¿Cuál es ahora la mejor distribución de la oficina para la productividad?

Como expertos en experiencia en el lugar de trabajo y trabajo flexible, hemos recopilado ideas y datos para definir los aspectos más significativos de la adaptación del espacio de oficina a los equipos y prácticas de trabajo modernos. Desde el uso de análisis de datos relevantes hasta la toma de decisiones correctas para la configuración de tu espacio de trabajo y la redefinición del propósito de la oficina, le damos las claves para mejorar un entorno de trabajo eficaz. He aquí cómo diseñar un espacio de oficina que le beneficie tanto como hace que tus empleados se comprometan, colaboren, innoven y prosperen.

¿Cuáles son los principales retos de las empresas actuales en materia de espacio de oficinas?

Adaptarse al nuevo papel de la oficina

Los empleados ya no acuden a la oficina con el mismo propósito que antes de la crisis de COVID-19. El papel de la oficina ha evolucionado a medida que se adoptan y desarrollan modalidades de trabajo flexibles. Ahora es donde los miembros del equipo se reúnen principalmente, colaboran y socializan con sus colegas. Aunque sigue habiendo momentos en los que el personal necesita realizar trabajo de concentración y espacios tranquilos, la principal motivación para estar en la oficina es interactuar en persona. Así pues, la pregunta es: ¿cómo remodelar el espacio de tu oficina para que cumplas esta nueva función?

Mantener a los empleados conectados y en sintonía con tu trabajo y tu lugar de trabajo.

Otro reto que plantean los horarios de trabajo flexibles es mantener una conexión y una cultura sólidas en el lugar de trabajo. El trabajo a distancia aumenta el riesgo de desconexión y aislamiento. Los empleados que no acuden a la oficina con regularidad pueden sentirse menos conectados con sus compañeros y menos apegados a su trabajo y a la empresa. Tu objetivo es, por tanto, entender qué podría hacerles venir a la oficina más a menudo y poner en marcha iniciativas que refuercen tu cultura corporativa, el sentido de pertenencia y la unión del equipo. El diseño de tu oficina desempeña un papel clave en este aspecto.

Adaptar el espacio de oficina a las necesidades de un personal flexible

Dependiendo de la política de trabajo híbrido que decidas implantar en tu organización, tu personal puede trabajar de forma asíncrona. Esto implica que tus instalaciones cumplan los requisitos para una configuración de trabajo de este tipo. Tienes que permitir que los miembros de tu equipo trabajen juntos, estén o no todos in situ al mismo tiempo. Para la mayoría de las empresas, esto no era un problema antes, ya que todo el mundo acudía diariamente a las instalaciones a horas fijas. Por lo tanto, se trata de un cambio enorme y de un nuevo reto para adaptarse a las necesidades de los trabajadores y mantener la concentración, la satisfacción y la productividad.

Encontrar el equilibrio adecuado entre la reducción de la oficina y el fomento de una experiencia positiva en el lugar de trabajo

La gran pregunta de este artículo es cómo construir una oficina productiva con menos espacio. Muchas empresas se han dado cuenta de que pagar un alquiler por un espacio sin utilizar y ocupado tiene poco sentido. Sin embargo, reducir la oficina no debe generar frustración entre los miembros de tu equipo. Debes encontrar el equilibrio entre no malgastar dinero en metros cuadrados no utilizados y no reducirlos demasiado para que tu personal carezca de espacio para trabajar con eficacia. Nuestra calculadora de oficinas híbridas te ayuda a determinar la proporción ideal de espacios de trabajo/empleados según tu política de trabajo flexible.

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¿Cómo crear la mejor distribución de oficina para la productividad?

1. Redefinir el objetivo de la oficina y dejarlo claro

El hecho de que las personas no trabajen en las mismas tareas en la oficina que en casa es un aspecto importante que hay que recordar. Como destacó Rob Sadow, experto en la experiencia de los empleados, en la serie de seminarios web de Epoch, nada les resulta más frustrante que tener que acudir a la oficina para hacer lo que pueden desde casa. Por este motivo, redefinir el propósito del espacio de trabajo físico es fundamental para hacerlo más valioso y práctico. El trabajo a distancia es estupendo para el trabajo individual y concentrado, mientras que la oficina es "el lugar donde hay que estar" para el trabajo colectivo y las interacciones sociales. Sin embargo, es posible que tus instalaciones necesiten algunos ajustes de diseño para cumplir esta función sin dejar de ser flexibles para las personas que prefieren trabajar en tareas de concentración in situ.

2. Trabajar en equipo con tecnología innovadora

La tecnología de oficina inteligente es un pilar básico de las oficinas productivas. Estas herramientas, desde soluciones basadas en IA hasta sistemas de automatización y software workspace booking , desempeñan un papel fundamental a la hora de transformar su lugar de trabajo en un centro de productividad. La tecnología no sólo ayuda a crear un entorno propicio para sus equipos, sino que también les facilita programar el trabajo in situ y sacar el máximo partido del espacio de la oficina. Por ejemplo, un sistema de reserva de salas de reuniones como deskbird les permite seleccionar el espacio que necesitan en función de los recursos disponibles en cada sala.

3. Utiliza los datos para medir el grado de conexión de los empleados y realizar los cambios pertinentes.

Al igual que la tecnología, los datos son la piedra angular del desarrollo de un entorno de trabajo eficaz. Es esencial recopilar información sobre la ocupación de las oficinas, la asistencia de los empleados, el uso de los recursos, el compromiso, el rendimiento, las pautas de trabajo de los empleados, etcétera. Te permite comprender mejor a tu personal y diseñar una distribución que se ajuste a tus necesidades. Los datos también te ayudan a determinar hasta qué punto están conectados tus trabajadores y qué mejorar para fomentar esta conexión con los compañeros, tu trabajo y la empresa. Cuantos más vínculos cree, más implicada estará tu personal y más productivo será el espacio de trabajo.

4. Elevar la experiencia de los empleados in situ con un enfoque centrado en las personas.

La experiencia positiva de los empleados se ha convertido en un tema de moda en RRHH por buenas razones. Este aspecto es crucial para impulsar la productividad y hacer que la gente acuda a la oficina. Cuando intentes fomentar un entorno de trabajo productivo, deberás plantearse a sí mismo y a tu personal los siguientes tipos de preguntas: 

• ¿Qué necesitan y quieren ver los trabajadores en el lugar de trabajo físico?
• ¿Qué les haría venir más a menudo a la oficina?
• ¿Por qué prefieren trabajar desde casa?
• ¿Cómo puede la organización de la oficina fomentar el compromiso, la colaboración y la productividad?
• Etc.

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5. Crea una distribución de la oficina que responda a las necesidades de tu equipo

Colaboración, tutoría e interacciones sociales.

Estos son los tres pilares de la oficina moderna. No nos cansaremos de decirlo. Son la razón por la que tus equipos híbridos se desplazan al lugar de trabajo y por la que la productividad prospera. Debes reajustar la distribución de tu oficina a estos fines y ofrecer a tus empleados diferentes espacios de trabajo y opciones de asiento en función de sus tareas. Zonas tranquilas, áreas de colaboración, espacios de reunión, salas de reunión... El espacio de trabajo moderno es diverso y versátil. Se adapta a las necesidades de las personas y no al revés. No olvides asegurarte de que todo el mundo pueda acceder al espacio de trabajo que desee utilizando una solución de reserva de escritorios como deskbird.

6. Haz que tu entorno físico de trabajo sea flexible y ajustable

Una solución clave para que tu oficina sea más productiva disponiendo de menos espacio y esté dispuesta a responder a las expectativas de los empleados es aplicar flexibilidad a tus espacios de trabajo. Debes crear espacios funcionales trabajando con mobiliario modular y componentes móviles e invirtiendo en equipos ergonómicos. La flexibilidad debe aplicarse a todo en tu lugar de trabajo para que la configuración de tu oficina no limite el trabajo de tus empleados, sino que les permita abordar sus tareas en un entorno ideal.

7. Invertir en mobiliario y equipos ergonómicos

Estar sentado todo el día en una silla incómoda puede arruinar la concentración y la productividad de los empleados. Tén en cuenta la ergonomía de tu espacio de trabajo a la hora de crear una mejor configuración laboral para tus empleados. Altura de las pantallas, escritorios y sillas ajustables, ratón ergonómico... Todo ello puede prevenir trastornos musculoesqueléticos (TME) y ayudar a los miembros de tu equipo a mantenerse concentrados y eficaces. Consulta nuestro artículo sobre prácticas ergonómicas para obtener más información.

8. Considera los aspectos medioambientales de tu oficina y tu impacto en la productividad

La distribución de tu oficina influye enormemente en la productividad. No se trata sólo de proporcionar la iluminación adecuada y pintar las paredes de cualquier color. Si quieres que tu oficina sea más productiva, debes tener más en cuenta los aspectos ambientales. El diseño biofílico de oficinas, por ejemplo, es bien conocido por aumentar el bienestar y las capacidades cognitivas de los empleados gracias a la introducción de plantas, luz y colores naturales, materias primas, etc. Sin embargo, la calidad del aire, la temperatura y los niveles de ruido de tu espacio de trabajo también importan considerablemente. Juntos, todos estos elementos crean una atmósfera que favorece una mayor concentración, más creatividad, menos estrés y una mayor productividad.

🌿¡Lea nuestro artículo sobre el impacto de la distribución de la oficina en la productividad!

9. Aplica una política de escritorio limpio

Despejar y limpiar los puestos de trabajo después de utilizarlos ayuda a mantener la higiene y el respeto entre los empleados. Sin embargo, trabajar en un espacio ordenado y limpio también es una cuestión de productividad. Si has establecido un sistema de escritorios compartidos en tu oficina, crear una política de escritorios limpios es necesario para mantener a todo el mundo en la misma línea y preservar un espacio de trabajo productivo.

10. Crea oportunidades para que los miembros de su equipo se recarguen

Salir a tomar el aire o tomarse un café es siempre una buena idea cuando nuestro cerebro está a punto de explotar. Tu oficina debe ofrecer a sus empleados formas de recargarse cuando lo necesiten. Algunas ideas son crear un rincón de fitness, tener una zona al aire libre con naturaleza o construir una sala de juegos. Las pausas son un componente clave de un entorno de trabajo eficaz. Son esenciales para permitir que el cerebro haga una pausa y se restablezca para volver a concentrarse y completar las siguientes tareas con eficacia.

11. Evaluar si los objetivos de la empresa se cumplen regularmente

Por último, debes comprobar cómo han influido los cambios aplicados en el rendimiento de tus empleados. Debes evaluar periódicamente si se alcanzan los objetivos de la empresa y comparar los resultados con los del periodo anterior. ¿Se alcanzan los objetivos en menos tiempo desde que has organizado esas salas de reunión donde los miembros del equipo pueden reunirse rápidamente y ponerse al día cuando es necesario? Este tipo de preguntas son cruciales para determinar si has conseguido construir un espacio de trabajo más productivo o no. Una vez más, los datos son tu mejor aliado

¿Cómo le ayuda deskbird a crear una oficina más productiva?

deskbird permite a tus empleados utilizar la oficina de forma productiva

Es estupendo contar con un diseño de oficina centrado en las personas, listo para acoger a tu personal y ayudarte a prosperar. Sin embargo, estos esfuerzos pueden venirse abajo si tus colaboradores carecen de las herramientas necesarias para aprovechar al máximo este increíble entorno de trabajo. Ya no tienen que estresarse y frustrarse por no conseguir el espacio de trabajo que necesitan al llegar a la oficina o perder tiempo buscando su próxima sala de reuniones. La aplicación deskbird les permite reservar los espacios de trabajo que deseen. En función de los recursos que necesiten, pueden seleccionar y reservar el escritorio perfecto, una sala de reuniones o un espacio de reunión para afrontar su jornada en condiciones óptimas.

deskbird le permite recopilar datos para que su oficina sea más productiva

Hemos destacado la importancia de trabajar con datos a la hora de transformar tu oficina para hacerla más productiva. Si utilizas la aplicación deskbird , obtendrás informes analíticos detallados sobre la ocupación y el uso de tu oficina. Esta información es crucial para comprender lo que está ocurriendo en tu lugar de trabajo y realizar ajustes basados en datos que permitan una mayor experiencia de los empleados, un mayor compromiso y una mejor productividad.

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deskbird te ayuda a mejorar tu experiencia en el lugar de trabajo

Mejorar el lugar de trabajo y la experiencia de los empleados es un aspecto fundamental de la aplicación deskbird . Para conseguirlo, desarrollamos funciones fáciles de usar y centradas en las personas que apoyan a tu personal híbrido y les permiten sacar el máximo partido de la oficina. Desde un plano interactivo para encontrar fácilmente a sus compañeros hasta la función de política híbrida para mantener a todo el mundo alineado y la herramienta de planificación semanal para facilitar la colaboración en equipo, todas nuestras funcionalidades están diseñadas para que tu experiencia en el lugar de trabajo despegue.

deskbird se integra en todas tus herramientas para aumentar la eficacia y la productividad

Las integraciones ayudan masivamente a hacer más productivo tu espacio de trabajo. Garantiza la máxima eficacia integrando deskbird en tu infraestructura digital, como HRIS, Slack o los calendarios de tu equipo, y haciendo más con menos. Es el objetivo de este artículo, ¿no? Pues bien, esta es también una forma de lograr este objetivo. deskbird se integra en todos tus sistemas. Tu personal sólo tiene que abrir una herramienta para obtener todos los recursos y la información que necesitas sobre el espacio de la oficina para trabajar de forma productiva con tu equipo cuando acuda al lugar de trabajo.

Esperamos que las ideas y consejos de este artículo te ayuden a comprender mejor cómo crear una oficina más productiva en el mundo laboral moderno. Recuerda que diseñar la mejor distribución de oficina para la productividad puede variar considerablemente de una organización a otra. Incluir al personal en el proceso desempeña un papel importante a la hora de crear un entorno de trabajo en el que prosperen y rindan al máximo. La tecnología también desempeña un papel importante en este proceso e influye significativamente en el aspecto que tendrá la oficina el día de mañana.

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