9 acciones clave para una oficina más productiva

Las prácticas laborales flexibles han cambiado radicalmente el tamaño y la función del lugar de trabajo físico. ¿Cómo crear una oficina productiva cuando se dispone de una plantilla híbrida y menos espacio? ¿Qué se puede mejorar para adaptar las instalaciones a las nuevas formas de trabajo y sacarles el máximo partido? ¿Cuál es ahora la mejor distribución de la oficina para la productividad? Como expertos en experiencia en el lugar de trabajo y trabajo híbrido, hemos recopilado información y datos para definir los aspectos más significativos de la adaptación del espacio de oficina a los equipos y prácticas de trabajo modernos. Desde el uso de análisis de datos relevantes hasta la toma de decisiones correctas para la configuración de su espacio de trabajo y la redefinición del propósito de la oficina, le damos las claves para mejorar un entorno de trabajo eficaz y productivo.

He aquí una guía para crear un espacio de oficina que te beneficie y ayude a tus empleados a comprometerse, colaborar, innovar y prosperar.

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¿Cuáles son los principales retos de las empresas actuales en materia de espacio de oficinas?

Adaptarse al nuevo papel de la oficina

Los empleados ya no acuden a la oficina con el mismo propósito que antes de la crisis de COVID-19. El papel de la oficina ha evolucionado a medida que se adoptan y desarrollan modalidades de trabajo flexibles. Ahora es un lugar donde los miembros del equipo se reúnen principalmente, colaboran y socializan con sus colegas. Aunque sigue habiendo momentos en los que el personal necesita realizar un trabajo de concentración y espacios tranquilos, la principal motivación para estar in situ es interactuar en persona. Así que la pregunta es, ¿cómo rediseñar el espacio de tu oficina para que cumpla este nuevo papel? Obtendrá la respuesta en las siguientes líneas. 

Mantener a los empleados conectados entre sí, con su trabajo y con el lugar de trabajo.

Otro reto de los horarios de trabajo híbridos es mantener una conexión y una cultura sólidas en el lugar de trabajo. El trabajo a distancia aumenta el riesgo de desconexión y aislamiento. Los empleados que no acuden a la oficina con regularidad pueden sentirse menos conectados con sus compañeros y menos apegados a su trabajo y a la empresa. Tu objetivo es, por tanto, entender qué podría hacerles venir a la oficina más a menudo y poner en marcha iniciativas que refuercen tu cultura corporativa, el sentido de pertenencia y la unión del equipo. El diseño de tu oficina desempeña un papel clave en este aspecto.

Adaptar el espacio de oficinas a las necesidades de una plantilla híbrida

Dependiendo de la política de trabajo híbrido que decida implantar en su organización, su personal puede trabajar de forma asíncrona. Esto implica que sus instalaciones cumplan los requisitos para una configuración de trabajo de este tipo. Tiene que permitir que los miembros de su equipo trabajen juntos, estén o no todos in situ al mismo tiempo. Para la mayoría de las empresas, esto no era una cuestión antes, ya que todo el mundo acudía a la oficina diariamente a horas fijas. Por lo tanto, se trata de un cambio enorme y de un nuevo reto para adaptarse a las necesidades de su equipo híbrido y mantener la satisfacción y la productividad.

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Encontrar el equilibrio adecuado entre la reducción de la oficina y el fomento de una experiencia positiva en el lugar de trabajo

La gran pregunta de este artículo es cómo crear una oficina productiva con menos espacio. Muchas empresas se han dado cuenta de que pagar un alquiler por un espacio sin utilizar y ocupado tiene poco sentido. Sin embargo, reducir la oficina no debe generar frustración entre los miembros de tu equipo. Debe encontrar el equilibrio entre no malgastar dinero en metros cuadrados no utilizados y no reducirlos demasiado para que su personal carezca de espacio para trabajar con eficacia. Nuestra calculadora de oficinas híbridas le ayuda a determinar la mejor relación espacios de trabajo/empleados según su política de trabajo flexible.

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¿Cómo crear la mejor distribución de oficina para la productividad?

1. Redefinir el objetivo de la oficina y dejarlo claro

El hecho de que las personas no trabajen en las mismas tareas en la oficina que en casa es un aspecto importante que hay que recordar. Como destacó Rob Sadow, experto en la experiencia de los empleados, en la serie de seminarios web de Epoch, nada les resulta más frustrante que tener que acudir a la oficina para hacer lo que pueden desde casa. Por esta razón, redefinir el propósito del lugar de trabajo físico es fundamental para hacerlo más productivo. El trabajo a distancia es estupendo para el trabajo individual y concentrado, mientras que la oficina es "el lugar donde hay que estar" para el trabajo colectivo y las interacciones sociales. Sin embargo, es posible que sus instalaciones necesiten algunos ajustes de diseño para cumplir esta función sin dejar de ser flexibles para las personas que prefieren trabajar en tareas de concentración in situ.

2. Únete a la tecnología inteligente

La tecnología de oficina inteligente es un pilar básico de las oficinas productivas. Estas herramientas, desde soluciones basadas en IA hasta sistemas de automatización y software workspace booking , desempeñan un papel fundamental a la hora de transformar tu lugar de trabajo en un centro de productividad. La tecnología no sólo ayuda a crear un entorno propicio para sus equipos, sino que también les facilita programar el trabajo in situ y aprovechar al máximo el espacio de la oficina. Por ejemplo, un sistema de reserva de salas de reuniones como deskbird les permite seleccionar el espacio que necesitan en función de los recursos disponibles en cada sala.

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3. Utiliza los datos para medir el grado de conexión de los empleados y realizar los cambios pertinentes.

Al igual que la tecnología, los datos son la piedra angular del desarrollo de un entorno de trabajo productivo. Recopilar información sobre la ocupación del lugar de trabajo, la asistencia a la oficina, el uso de recursos, el compromiso, el rendimiento, los patrones de trabajo de los empleados, etc., es esencial. Te permite comprender mejor a tu personal y diseñar una distribución de la oficina que se ajuste a sus necesidades. Los datos también te ayudan a determinar hasta qué punto están conectados tus trabajadores y qué mejorar para fomentar esta conexión esencial con los compañeros, tus puestos de trabajo y la empresa. Cuantos más vínculos crees, más implicada estará tu personal y más productivo será el lugar de trabajo.

4. Elevar la experiencia de los empleados in situ con un enfoque centrado en las personas.

La experiencia positiva de los empleados se ha convertido en un tema de moda en RRHH por buenas razones. Este aspecto es crucial para impulsar la productividad del trabajo híbrido y hacer que la gente acuda a la oficina. Cuando intente fomentar un entorno de trabajo productivo, deberá plantearse a sí mismo y a su personal los siguientes tipos de preguntas: 

• ¿Qué necesitan y quieren ver los empleados en el lugar de trabajo físico?
• ¿Qué les haría venir más a menudo a la oficina?
• ¿Por qué prefieren trabajar desde casa a hacerlo in situ?
• ¿Cómo puede la organización de la oficina fomentar el compromiso, la colaboración y la productividad?
• Etc.

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5. Crea una distribución de oficinas que responda a las necesidades de un personal híbrido

Colaboración, tutoría e interacciones sociales.

Estos son los tres pilares de una oficina moderna. No nos cansaremos de decirlo. Responden a la razón por la que sus equipos híbridos acuden al lugar y por la que la productividad prospera. Debe reajustar la distribución de su oficina a estos fines y ofrecer a sus empleados diferentes espacios de trabajo y opciones de asiento en función de sus tareas. Zonas tranquilas, áreas de colaboración, espacios de reunión, salas de reunión... El espacio de trabajo moderno es diverso y versátil. Se adapta a las necesidades de las personas y no al revés. No olvide asegurarse de que todo el mundo pueda acceder al espacio de trabajo que desee utilizando una solución de reserva de mesas como deskbird.

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6. Haz que tu entorno físico de trabajo también sea flexible y ajustable

Una solución clave para que su oficina sea más productiva disponiendo de menos espacio y esté dispuesta a responder a las expectativas de los empleados es aplicar la flexibilidad también a sus espacios de trabajo. Hay que crear espacios funcionales trabajando con muebles modulares y componentes móviles e invirtiendo en equipos ergonómicos. La flexibilidad debe aplicarse a todos los aspectos del lugar de trabajo para que la configuración de la oficina no limite el trabajo de los empleados, sino que les permita realizar sus tareas en el mejor entorno.

7. Considere los aspectos medioambientales de tu oficina y su impacto en la productividad

La distribución de su oficina influye enormemente en la productividad. No se trata sólo de proporcionar luz y pintar las paredes de cualquier color. Si quiere que su oficina sea más productiva, debe tener más en cuenta los aspectos ambientales. El diseño biofílico de oficinas, por ejemplo, es bien conocido por aumentar el bienestar y las capacidades cognitivas de los empleados. Sin embargo, la calidad del aire, la temperatura y los niveles de ruido de su espacio de trabajo también importan considerablemente. Juntos, todos estos elementos crean una atmósfera que favorece una mayor concentración, más creatividad, menos estrés y una mayor productividad.

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8. Crea oportunidades para que los miembros de tu equipo recuperen energías

Salir a tomar el aire o tomarse un café es siempre una buena idea cuando nuestro cerebro está a punto de estallar. Su oficina debe ofrecer a sus empleados formas de reenergizarse cuando lo necesiten. Una idea es crear un rincón de fitness, disponer de una zona al aire libre con naturaleza o diseñar una sala de juegos. Las pausas son un componente clave de un entorno de trabajo productivo. Son esenciales para permitir que el cerebro haga una pausa y se restablezca para completar las siguientes tareas con eficacia.

9. Evaluar si los objetivos de la empresa se cumplen regularmente

Por último, debe comprobar cómo han influido los cambios aplicados en el rendimiento de sus empleados. Debe evaluar periódicamente si se alcanzan los objetivos de la empresa y comparar los resultados con los del periodo anterior. ¿Se alcanzan los objetivos en menos tiempo desde que ha organizado esas salas de reunión donde los miembros del equipo pueden reunirse rápidamente y ponerse al día cuando es necesario? Este tipo de preguntas son cruciales para determinar si has conseguido crear una oficina más productiva o todavía no. Una vez más, los datos son su mejor aliado. 

¿Cómo le ayuda deskbird a crear una oficina más productiva?

deskbird permite a tus empleados utilizar la oficina de forma productiva

Es estupendo contar con un diseño de oficina centrado en las personas, listo para acoger a su personal y ayudarle a prosperar. Sin embargo, estos esfuerzos pueden venirse abajo si sus empleados carecen de las herramientas necesarias para aprovechar al máximo este increíble entorno de trabajo. Ya no tienen que estresarse y frustrarse por no disponer del espacio de trabajo que necesitan cuando llegan a la oficina. La aplicación deskbird les permite reservar los espacios de trabajo que deseen. En función de los recursos que necesiten, pueden seleccionar y reservar el escritorio perfecto, una sala de reuniones o un espacio de reunión para afrontar su jornada en las mejores condiciones.

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deskbird le permite recopilar datos para que su oficina sea más productiva

Hemos destacado la importancia de trabajar con datos a la hora de transformar tu oficina para hacerla más productiva. Si utilizas la aplicación deskbird , obtendrás informes analíticos detallados sobre la ocupación y el uso de tu oficina. Esta información es crucial para comprender lo que está ocurriendo en tu lugar de trabajo y realizar ajustes basados en datos que permitan una mayor experiencia de los empleados, un mayor compromiso y una mejor productividad.

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deskbird te ayuda a mejorar tu experiencia en el lugar de trabajo

Mejorar el lugar de trabajo y la experiencia de los empleados es un aspecto fundamental de la aplicación deskbird . Creamos funciones fáciles de usar y centradas en las personas para apoyar a tu plantilla híbrida y ayudarles a sacar el máximo partido de la oficina. Desde un plano interactivo para ayudar a tu equipo a encontrar fácilmente a sus compañeros hasta la función de política híbrida para mantener a todos alineados y la herramienta de planificación semanal que facilita la colaboración en equipo, todas nuestras funcionalidades están diseñadas para que tu experiencia en el lugar de trabajo despegue.

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deskbird se integra en todas tus herramientas para aumentar la eficacia y la productividad

Obviamente, las integraciones ayudan masivamente a que tu entorno de trabajo sea más productivo. Garantiza la máxima eficiencia integrando deskbird en su infraestructura digital, como HRIS, Slack, o los calendarios de su equipo y haciendo más con menos. Es el objetivo de este artículo, ¿no? Pues bien, esta es también una forma de lograr este objetivo. deskbird se integra en todos sus sistemas, de modo que su personal solo tiene que abrir una herramienta para obtener todos los recursos y la información que necesita sobre el espacio de la oficina para trabajar de forma productiva con su equipo cuando acuda al lugar de trabajo.

Esperamos que estas ideas y consejos le ayuden a comprender mejor cómo crear una oficina más productiva en el mundo laboral moderno. Recuerde que el diseño de la oficina más productiva puede variar considerablemente de una organización a otra. Incluir al personal en el proceso desempeña un papel importante a la hora de crear un entorno de trabajo en el que prosperen y rindan al máximo. La tecnología también desempeña un papel importante en este proceso.

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Fuentes:

• El espacio importa: Diseñar lugares de trabajo que impulsen el compromiso de los empleados y el ROI, época.
• 16 consejos para un entorno de oficina feliz y productivoBond Collective.
• 10 maneras en que el diseño de tu oficina puede aumentar la productividad, Coel.

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