Compartir escritorio en el trabajo: ventajas y consejos útiles para adoptar con éxito la flexibilidad del espacio de trabajo

¿Y si pudiera cambiar las cosas en la oficina sin necesidad de espacio adicional ni de un gran presupuesto? Compartir mesa en el trabajo puede ser la solución. Este enfoque ha pasado de ser una idea innovadora a una práctica fundamental en la gestión moderna del lugar de trabajo, demostrando que no todo es ahorro de costes. Por el contrario, introduce adaptabilidad y eficiencia, especialmente para equipos híbridos. Cada vez son más las organizaciones que lo adoptan, por lo que el modelo tradicional de mesa por empleado parece anticuado. Los asientos compartidos ofrecen muchas ventajas, como una mayor flexibilidad para los compañeros y mejores oportunidades de colaboración.

Esta guía le guiará a través de la puesta en práctica del escritorio compartido en el trabajo, asegurándose de que aporta valor a todos los implicados. Además, hablaremos de cómo deskbird hace que la gestión de los espacios compartidos sea más fácil y eficiente. Tanto si estás empezando como si quieres optimizar tu configuración actual, estos elementos esenciales te ayudarán. A continuación te explicamos cómo hacer que funcione en tu oficina.

¿Por qué se ha popularizado tanto el uso compartido de escritorios?

El impacto de las prácticas laborales híbridas

Los centros de trabajo de todo el mundo están adoptando prácticas de trabajo híbrido, lo que ha dado lugar a la popularidad del hot desking. Las empresas combinan el trabajo a distancia con el trabajo en la oficina, por lo que ya no son necesarios los escritorios fijos. Con este cambio, las personas pueden elegir su puesto de trabajo en función de su horario, fomentando un entorno laboral flexible y adaptable. El uso compartido de escritorios en el trabajo ha evolucionado hasta convertirse en un enfoque estratégico para fomentar un lugar de trabajo colaborativo y versátil gracias a los modelos mixtos, poniendo de manifiesto la ineficacia de los escritorios fijos. Forma parte de un movimiento más amplio para optimizar los recursos y aumentar la satisfacción de los empleados.

Una solución para reducir costes y hacer felices a los empleados

Compartir mesa en el trabajo puede suponer un gran ahorro, no sólo por el uso inteligente del espacio de oficina, sino también por la reducción de otros gastos (electricidad, agua, equipos, etc.). Imagina una empresa con 100 empleados que necesitan 10^m2 cada uno. Se necesitan 1.000^m2. ¿Y si, un día cualquiera, sólo el 70% está en la oficina y el resto trabaja desde casa? Si se comparten los escritorios, se pueden ahorrar 300^m2, lo que sin duda reduce los costes. Incluso se podría alquilar el espacio ahorrado, con lo que se ganaría un dinero extra. Otra ventaja notable de esta práctica es que aumenta la felicidad de los empleados al romper la monotonía de las rutinas diarias. Permite un equilibrio más flexible entre el trabajo y la vida personal.

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Un enfoque más centrado en las personas para obtener mejores resultados

Los entornos de trabajo con escritorios compartidos suelen estar más centrados en las personas, lo que redunda en mejores resultados tanto para los empleados como para las organizaciones. Se centran en comprender y acomodar los distintos estilos de trabajo, fomentando una cultura de flexibilidad y elección para los trabajadores. Cuando las empresas dejan que la gente elija su espacio de trabajo en función de sus tareas diarias, su estado de ánimo o sus necesidades de colaboración, la creatividad y la productividad se disparan. Este enfoque personal no sólo aumenta la satisfacción laboral, sino que también da a los trabajadores un sentido de propiedad y responsabilidad. Por tanto, una distribución de la oficina centrada en el empleado con escritorios compartidos fomenta un equipo más feliz, más comprometido y, en última instancia, más productivo.

¿Cuáles son las ventajas de compartir escritorio para los empleados?

Eficacia y productividad

Esta solución de gestión de oficinas aumenta la eficiencia y la productividad al permitir a los empleados adaptar su espacio de trabajo a sus tareas específicas. Los miembros del equipo pueden elegir un rincón tranquilo para tareas de concentración intensiva o un espacio más colaborativo para el trabajo en equipo. Con esta adaptabilidad, las personas pueden trabajar en entornos que se adapten a sus estilos de rendimiento en cualquier momento. Un cambio de escenario también ayuda a mantener la mente fresca y alerta al disminuir la monotonía. Puede personalizar rápidamente los espacios de trabajo para satisfacer sus necesidades cambiantes. Esto se traduce en un flujo de trabajo más fluido y eficaz al reducir el tiempo que se pierde buscando el espacio adecuado o configurándolo a diario.

Colaboración y sociabilidad

Compartir mesa en el trabajo fomenta de forma natural la colaboración y la sociabilidad entre los empleados. Equiparlos con una aplicación de reserva de mesas como deskbird permite a tus empleados reservar mesas cerca de sus compañeros para trabajar en proyectos comunes. Esta configuración facilita la transmisión en tiempo real de ideas y estrategias de resolución de problemas. El "hot desking" es dinámico, lo que significa que los miembros del equipo no siempre se sientan junto a los mismos compañeros. Esto brinda la oportunidad de interactuar con distintos compañeros de toda la organización. Estas interacciones pueden dar lugar a nuevas relaciones profesionales y amistades, mejorando el tejido social del lugar de trabajo. La variedad en la distribución diaria de los asientos contribuye a crear un entorno de grupo más cohesionado e interconectado, en el que el intercambio de conocimientos y el apoyo comunitario forman parte de la experiencia laboral. 

Bienestar y satisfacción

Al dar a sus empleados la flexibilidad de elegir el espacio de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades y estilo de trabajo, el uso compartido de escritorios en el trabajo contribuye a la satisfacción y el bienestar de los empleados. Las personas que necesitan tranquilidad y soledad pueden reservar mesas en zonas más aisladas, lo que les permite concentrarse, mientras que los que se desenvuelven mejor en un entorno ajetreado pueden elegir espacios abiertos, donde estar rodeados de compañeros aumenta su productividad y su moral. Este sistema se adapta a diversos estilos de trabajo, al tiempo que reconoce y respeta las preferencias individuales, lo que redunda en una mayor felicidad. Gracias a este sistema, los trabajadores pueden disponer de su oficina óptima, lo que fomenta la satisfacción laboral.

¿Cómo implantar con éxito el escritorio compartido en el trabajo?

Recoger las opiniones de los empleados sobre la adopción del escritorio compartido en el trabajo

Para implantar con éxito el uso compartido de escritorios en el trabajo hay que empezar por conocer las necesidades y preferencias específicas de los empleados. Recabar opiniones es crucial para crear un entorno en el que todos prosperen. Hable con su equipo mediante encuestas, reuniones individuales o grupos de discusión para conocer sus preocupaciones, opciones y sugerencias para la nueva configuración. Este enfoque colaborativo garantiza que la transición no sólo tenga en cuenta la planificación logística y espacial, sino también el bienestar de los empleados y los requisitos de productividad. Al implicar a los empleados en el proceso de toma de decisiones, se crea un sentimiento de propiedad y apoyo que facilita el cambio al hot desk. Adaptar esta práctica en función de las aportaciones directas ayuda a crear un lugar de trabajo solidario y adaptable en el que el personal se siente valorado y escuchado.

Explicar el cambio a una disposición de oficina de escritorio compartido 

Comunicar a los empleados las razones por las que se ha optado por una distribución de oficinas con escritorios compartidos significa ser transparente sobre cómo se espera que beneficie a los empleados y a la organización. Describa las ventajas, como la mayor flexibilidad, la mejora de la colaboración y el mejor aprovechamiento del espacio. Aborde cualquier preocupación hablando de cómo se satisfarán las necesidades individuales y de equipo, como la reserva de escritorios y espacios adecuados para distintos tipos de trabajo. Asegúrate de hacer hincapié en el apoyo que recibirás durante la transición, incluida la formación sobre las nuevas herramientas. Enmarque el cambio como un paso positivo hacia un lugar de trabajo más dinámico y adaptable para facilitar el cambio y conseguir que la gente lo asuma.

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Comunica tu protocolo para compartir escritorio

Para que el espacio de trabajo sea armonioso, hay que establecer y comunicar el protocolo de uso compartido de escritorios. Empieza por crear directrices que aborden la limpieza, el espacio personal y el proceso de reserva. Las normas deben incluir la forma en que los empleados deben dejar las mesas al final del día -limpias y libres de pertenencias personales- y cómo respetar los espacios de trabajo de los demás. Describe cómo reservar las escritorios, haciendo hincapié en la equidad y la flexibilidad. Piensa en una intranet o en un manual físico que facilite el acceso a estas normas, y considera la posibilidad de organizar una breve sesión de formación para explicar lo que se esperas de ellas. Para que estas políticas resulten más fáciles de aplicar, permite que los empleados las comenten para poder hacer ajustes. Si se comunica claramente el protocolo de uso compartido de escritorios, todo el mundo estará de acuerdo y el lugar de trabajo será más respetuoso y eficiente.

Considera los aspectos de ciberseguridad de esta configuración de oficina

Los modelos de escritorios compartidos deben tener en cuenta la ciberseguridad, sobre todo si se trata de implantar una política de "traiga su propio dispositivo" (BYOD). Aunque esta configuración es flexible, plantea problemas de privacidad de los datos e integridad de la red. Invierta en una estrategia de seguridad digital exhaustiva que incluya Wi-Fi protegido, cifrado robusto y autenticación multifactor. Asegúrate de que tus empleados conocen las prácticas adecuadas en línea y cómo mantener a salvo los datos de la empresa, independientemente del dispositivo que utilicen. Además, considera la posibilidad de adquirir un software que supervise y proteja tu red en todas las herramientas. Asegúrate de que tus políticas de uso compartido de escritorios y BYOD dan prioridad a la confidencialidad en línea para que tu equipo pueda trabajar de forma flexible y segura.

Invertir en mobiliario y equipamiento ajustable

Para que tu entorno de escritorios compartidos sea un éxito, debes empezar por contar con mobiliario y equipos ajustables. Esto permite a todos los miembros del equipo trabajar en condiciones óptimas, independientemente de sus necesidades físicas o de la tarea que tengan entre manos. Tener un escritorio de pie, por ejemplo, favorece una mejor postura y reduce el riesgo de lesiones por esfuerzo. Las sillas ergonómicas aumentan la productividad y la comodidad. Haz que tu espacio de trabajo sea totalmente modificable con brazos para monitor y bandejas para teclado personalizables. Cuando inviertes en mobiliario y equipos versátiles, demuestra tu compromiso con el bienestar de los empleados y la creación de un entorno de oficina más productivo.

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Pide regularmente la opinión de tus empleados

Antes de implantar el escritorio compartido en el trabajo, es importante conocer la opinión de los empleados. También es crucial recoger sus opiniones periódicamente para que el espacio de trabajo en evolución se ajuste a sus necesidades. Mantener con éxito este sistema requiere un diálogo continuo con los miembros del equipo. Como los trabajadores interactúan a diario con el sistema, pueden ofrecer información valiosa sobre lo que es eficaz y lo que no. Proporcione canales de retroalimentación estructurados, como encuestas, buzones de sugerencias o reuniones específicas, para que la gente se sienta escuchada. Si escucha activamente sus propuestas, podrá mejorar la configuración del escritorio compartido para satisfacer mejor sus expectativas y crear un entorno de trabajo solidario y dinámico. Asegurarse de incorporar las aportaciones de los empleados a la evolución del espacio de trabajo es clave para fomentar una cultura de progreso continuo.

¿Cómo le ayuda deskbird a gestionar su entorno de escritorios compartidos?

La calculadora de oficinas híbridas de deskbird le ayuda a evaluar su proporción ideal de escritorios compartidos

En deskbird comprendemos los retos que plantea la gestión de un escritorio compartido, especialmente cuando se trata de equilibrar el trabajo presencial y el remoto. Por eso hemos creado la calculadora de oficinas híbridas, una herramienta que te ayudará a determinar qué proporción de escritorios compartidos es la más adecuada para tu empresa. Introduzca detalles sobre el tamaño de su equipo, los patrones de asistencia y el número de escritorios disponibles, y nuestra herramienta le dirá cómo maximizar su espacio. Podrá tomar decisiones con conocimiento de causa para apoyar una plantilla flexible e híbrida sin comprometer la productividad. deskbird simplifica su cambio a una distribución de oficinas más dinámica y adaptable para que pueda centrarse tanto en la colaboración como en el rendimiento personal.

Nuestro sistema de gestión de puestos de trabajo facilita al máximo el proceso de uso compartido de escritorios

deskbirdfacilita a empleados y administradores la reserva y gestión de escritorios compartidos. Nuestra intuitiva plataforma permite reservar escritorios con antelación, comprobar la disponibilidad en tiempo real y elegir los puestos de trabajo en función de sus necesidades. deskbird le ofrece una visión global del uso de los escritorios, lo que le permite gestionar los recursos de la oficina de forma eficiente y ajustar las disposiciones según sea necesario. Simplificamos los aspectos operativos del uso compartido de escritorios para que puedas centrarte en lo que realmente importa: crear un entorno de trabajo productivo y atractivo.

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Nuestra función de reserva de mesas garantiza que sus empleados dispongan de la mesa que necesitan

En deskbird, nuestro objetivo es asegurarnos de que sus empleados encuentren el espacio adecuado para su jornada laboral sin complicaciones. Con nuestra función de reserva de mesas, los empleados pueden reservar fácilmente un puesto de trabajo que se ajuste a sus preferencias en una plataforma fácil de usar. Tanto si alguien necesita una zona tranquila para concentrarse en el trabajo como un espacio de colaboración para un proyecto de equipo, puede reservar su sitio con antelación. La elección y reserva de espacios de trabajo maximiza la eficiencia del espacio de oficina y aumenta la satisfacción y productividad de los empleados. Hemos diseñado nuestra función de reserva para el lugar de trabajo moderno y dinámico. Así, todos pueden empezar el día con confianza, sabiendo que están en un lugar que les apoya.

Nuestra función de análisis de oficinas le ofrece información clara para mejorar su entorno de escritorios compartidos

deskbird office analytics le permite ver cómo se utiliza su entorno de escritorios compartidos para que pueda realizar mejoras con conocimiento de causa. Con información detallada, podrá identificar las horas punta y qué zonas de su oficina son las más populares. Utilizando estos datos, podrá ajustar la asignación y distribución de los escritorios para satisfacer mejor las expectativas de su equipo, mejorando la eficacia y la satisfacción. El seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo también le ayuda a prever los próximos cambios y adaptar su espacio de trabajo en consecuencia. Gracias a nuestra herramienta de análisis, podrá crear una oficina que responda a las necesidades de su empresa y de sus trabajadores. Además, al prepararse para el futuro, se asegura de que su entorno esté siempre optimizado para la satisfacción y productividad de los empleados.

deskbird El sistema de escritorio compartido puede integrarse fácilmente en otras herramientas de trabajo.

Nuestro software se integra intuitivamente con sus herramientas diarias, incluidos calendarios, plataformas de comunicación y herramientas de gestión de proyectos. Al fusionarse con múltiples sistemas, la reserva de escritorios, la programación y el trabajo en equipo se simplifican, eliminando la fricción de cambiar entre ellos. La optimización de la infraestructura informática existente mejora los procesos de uso compartido de escritorios y administración de oficinas sin complicarlos en exceso. Con deskbird, usted se centra en apoyar a su personal para fomentar un entorno de trabajo productivo y colaborativo. Le encantará cómo nuestra aplicación facilita y agiliza las tareas de gestión.

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El cambio a un modelo de escritorios compartidos ofrece muchas ventajas, como una mayor flexibilidad, la optimización del espacio y la experiencia de los empleados. deskbirdLa plataforma integral de la empresa hace que la transición sea un proceso sencillo y una ventaja estratégica. Con nuestra herramienta, todo el mundo puede disfrutar de los escritorios compartidos en el trabajo, desde los trabajadores que buscan el lugar perfecto hasta los directivos que desean maximizar el espacio. Le invitamos a explorar nuestra página de escritorios compartidos para conocer más de cerca cómo deskbird adapta esta experiencia a las necesidades específicas de su organización. Para comprender realmente el impacto que podemos tener a la hora de hacer que su espacio de trabajo sea más dinámico y acomodaticio, solicite una demostración gratuita de la aplicación deskbird . Vea cómo podemos hacer que su entorno de escritorios compartidos sea una fuente de satisfacción y productividad diaria para todo su equipo.