Guía de optimización del espacio de oficina para espacios de trabajo prósperos y centrados en las personas

Sólo el 11% de las empresas utiliza todo su espacio de oficina, y casi el 45% utiliza menos de la mitad. La optimización del espacio de oficina es más importante que nunca. Esta guía recoge las opiniones de deskbird y otros expertos del sector para ayudarle a crear un espacio de trabajo dinámico y eficiente para sus equipos flexibles. Cuando se abordan los retos específicos de los modelos híbridos, como la distribución del lugar de trabajo, mejoran tanto la productividad como la satisfacción de los empleados.

La optimización del espacio de trabajo empieza por comprender cómo adaptarse a los nuevos estilos y tecnologías de trabajo. Incorporar herramientas que apoyen la gestión y el uso eficientes de los espacios físicos es una parte importante de esto. Aprenderá a hacer que su lugar de trabajo favorezca una mayor asistencia y un mejor rendimiento con cambios estratégicos.

En este artículo se explica cómo aprovechar al máximo la distribución de su planta, desde la recopilación de datos sobre la utilización actual del espacio hasta la aplicación de cambios que reflejen lo último en configuración de espacios de trabajo. Compartimos las mejores prácticas de diseño de oficinas para asegurarnos de que su empresa no solo sea funcional, sino también un lugar estupendo para trabajar en persona.

¿Qué es la optimización del espacio de oficinas?

Optimizar el espacio de oficinas significa diseñar y utilizar los lugares de trabajo para maximizar la eficiencia y los costes, satisfaciendo al mismo tiempo las necesidades de los empleados. Durante este proceso, cada metro cuadrado se utiliza de forma que contribuya a sus objetivos empresariales y a la satisfacción de las personas. Los conocimientos basados en datos pueden ayudarle a aprovechar al máximo el espacio ajustando la distribución, reduciendo gastos innecesarios al minimizar el espacio perdido y aumentando la productividad mediante áreas de trabajo mejor diseñadas.

La clave para optimizar el espacio de trabajo es comprender cómo interactúa el personal con su entorno y aprovechar la tecnología. Por ejemplo, herramientas como IWMS (Integrated Workplace Management Systems) pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre dónde asignar los recursos. Esto ayuda a diseñar espacios de trabajo que fomenten la colaboración y la eficiencia.

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¿Por qué es importante optimizar el espacio de su oficina?

Adapte la distribución de su espacio de trabajo a las nuevas formas de trabajar

La distribución del espacio de trabajo debe adaptarse a la evolución del lugar de trabajo actual. Como empresa moderna, necesita dar soporte a una variedad de modos de trabajo, desde la concentración profunda hasta los proyectos de colaboración y el trabajo a distancia. La flexibilidad permite a sus empleados elegir el entorno que mejor se adapte a sus tareas en cada momento, lo que aumenta la productividad y la satisfacción.

Un diseño de configuración flexible ayuda a acomodar la fluctuación del tamaño de los equipos y la asistencia in situ del personal, lo que es crucial en un modelo de trabajo híbrido en el que las personas dividen su tiempo entre jornadas remotas y de oficina. Como resultado, el lugar de trabajo puede adaptarse rápidamente a los cambiantes requisitos empresariales y a las preferencias de los trabajadores, y no solo maximizar el espacio físico.

Cuando las personas pueden alternar eficazmente entre distintas modalidades de trabajo, su lugar de trabajo físico resulta más funcional y atractivo. Esto le permite fomentar un entorno de trabajo dinámico y ágil, capaz de adaptarse a las demandas futuras.

Aumentar la asistencia a la oficina 

La creación de un espacio de trabajo que supere la comodidad y el confort domésticos también puede desempeñar un papel clave en la mejora de la asistencia a las oficinas. Por lo tanto, la optimización del espacio puede hacer que su oficina resulte más atractiva para sus empleados mejorando el entorno en función de sus necesidades y preferencias. Por ejemplo, puede hacerlo instalando mobiliario ergonómico, zonas de bienestar y diseños estéticamente agradables que levanten la moral.

Añadir tecnología al entorno físico también puede hacerlo más atractivo para el trabajo. Una oficina en casa puede reproducirse con videoconferencias, cabinas silenciosas y espacios de trabajo flexibles. Motiva a la gente a volver a la oficina (RTO), no por obligación, sino porque es un lugar increíble para trabajar.

Reduzca sus gastos en espacios no utilizados

Reducir el espacio no utilizado es la clave para optimizar la eficiencia de la oficina. Con herramientas como deskbirdpuede identificar las zonas de su lugar de trabajo que suelen estar desaprovechadas o infrautilizadas. Aplicar una estrategia de espacios de trabajo flexibles, como el hot-desking o los espacios compartidos, puede reducir los gastos generales asociados al alquiler, los servicios y el mantenimiento.

Adoptar un modelo de trabajo híbrido también puede minimizar la necesidad de espacio adicional, ya que las personas pueden trabajar desde casa y en la oficina. Ahorrar en costes inmobiliarios y ofrecer un equilibrio entre el trabajo a distancia y en persona conduce a empleados más felices y productivos. 

Aprovechar el entorno de trabajo para aumentar la satisfacción, la experiencia y el rendimiento de los empleados.

Por último, la optimización del espacio de oficinas también puede aumentar la satisfacción, la experiencia y el rendimiento de los empleados. Crea un entorno que apoya y mejora las actividades diarias. Un lugar de trabajo que tenga en cuenta las necesidades físicas, mentales y emocionales de los trabajadores puede mejorar su satisfacción laboral. Una configuración ergonómica puede evitar tensiones corporales. Las zonas de relajación pueden favorecer el bienestar mental. Las mejoras estéticas pueden hacer el espacio más acogedor.

Los elementos de diseño biofílico, como la luz natural y las plantas, también pueden mejorar la función cognitiva y reducir los niveles de estrés, haciendo que su personal sea más productivo. Además, la tecnología que facilita la comunicación y la colaboración hace que los trabajadores se sientan conectados y respaldados con independencia de su lugar de trabajo.

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¿Cuáles son los pasos clave de la optimización del espacio de oficinas?

Identifique sus retos actuales en materia de espacio de oficinas

Identificar los retos actuales de su espacio de oficinas es el primer paso para optimizarlo. Evalúe su entorno físico in situ para localizar las zonas infrautilizadas, saturadas o ineficientes. Para ello, puede revisar los planos, hacer un seguimiento de los datos de uso del espacio o utilizar sensores.

También debe hablar directamente con su equipo para saber qué piensan de la configuración actual. Fomente los comentarios abiertos para determinar cómo afecta el espacio a la productividad y el bienestar. Con un análisis basado en datos y las aportaciones de los empleados, podrá desarrollar estrategias de optimización que satisfagan las necesidades de su empresa y de su personal.

Centrarse en crear rentabilidad más que en reducir costes

En lugar de calcular la cantidad de dinero que gastará en optimizar su oficina, céntrese en el retorno de la inversión (ROI) que generará. Los beneficios a largo plazo proceden de un mobiliario de alta calidad, tecnología avanzada y espacios bien diseñados. Por lo tanto, invertir estratégicamente en su espacio de trabajo puede aumentar la rentabilidad y el crecimiento. 

Para fomentar la colaboración y el bienestar, puede ser necesario invertir desde el principio en mobiliario ergonómico y modernas herramientas de comunicación. Unas tasas de rotación bajas y una mayor productividad pueden traducirse en un mayor retorno de la inversión al mejorar el rendimiento y la satisfacción de los empleados.

Cuando se invierte en mejorar el entorno de trabajo, no sólo se ahorra dinero. Está construyendo un negocio más sostenible y rentable. No es un gasto. Es un desencadenante del éxito.

Tomar decisiones basadas en datos 

Olvídese de las suposiciones. Necesita datos sólidos para maximizar la eficacia de su lugar de trabajo. Integre las opiniones de los empleados para detectar deficiencias en diferentes áreas. Además, al adaptar los esfuerzos de optimización a las necesidades reales, se pueden realizar mejoras significativas.

Los sensores y los análisis también pueden proporcionar datos continuos, lo que permite conocer las horas punta de uso y la eficiencia del espacio. Con esta recopilación continua de datos, podrá tomar decisiones informadas y adaptarse a cómo se utiliza su espacio de trabajo. Esto maximiza tanto la utilización del espacio como la satisfacción de su equipo.

Calcule la proporción de escritorios compartidos

Un entorno de trabajo híbrido requiere la proporción adecuada de escritorios compartidos. Compare la frecuencia de presencia en la oficina con el número total de empleados para encontrar una proporción que favorezca la flexibilidad sin sacrificar la accesibilidad. Con este cálculo, podrás mantener un espacio de trabajo ágil que se adapte a tu presencia fluctuante.

Por ejemplo, utilizando lacalculadora de costes de oficinas híbridas de deskbird , podrá determinar fácilmente la mejor proporción para su oficina en función de su política de trabajo híbrido y del tamaño de su plantilla. Esto puede implicar reducir el espacio, reutilizar espacios infrautilizados o crear puestos de trabajo compartidos. Además, asegúrate de controlar continuamente cómo afecta este ratio a la eficiencia del espacio de trabajo y a la productividad de los empleados para poder hacer ajustes.

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Adapte la disposición de su oficina a las necesidades y el uso de su plantilla híbrida

Su fuerza de trabajo híbrida requiere zonas versátiles que admitan diversas actividades y estilos de trabajo. Utilizando tecnología que facilite la comunicación tanto digital como física, le recomendamos que diseñe espacios flexibles que puedan pasar fácilmente de puestos de trabajo individuales a zonas de colaboración.

Asegúrese de que la distribución facilita las transiciones y reduce los cuellos de botella en la oficina. La distribución del espacio puede mejorar la colaboración y la privacidad, responder a las distintas necesidades del equipo y fomentar un entorno de trabajo productivo.

Vea más de cerca la optimización del mobiliario de oficina

El mobiliario de oficina es importante. Invierta en mobiliario modular y ergonómico que pueda reconfigurar para distintas actividades y necesidades. Esto maximiza el espacio y favorece la salud y la productividad de los trabajadores al adaptarse a distintas tareas y preferencias.

Analice las opiniones de los empleados y los datos de uso del espacio para ajustar las configuraciones. Si se centra en la adaptabilidad, aumentará la comodidad y se asegurará de que la disposición del mobiliario cambie a medida que cambia el lugar de trabajo.

Apóyate en herramientas de optimización del espacio

También puede hacer que la configuración de su espacio de trabajo sea más eficiente implantando herramientas de optimización del espacio como CAFM o IWMS. Estas herramientas le ofrecen información detallada sobre cómo se utiliza el espacio, lo que le ayuda a anticipar cambios en la distribución, asignar recursos y planificar la capacidad.

Mediante el uso de análisis, un sistema de reserva de escritorios como deskbird también permite a los administradores de instalaciones determinar si su espacio de trabajo se está utilizando de manera eficiente. Con esta información, puede reducir el tamaño de su oficina si es necesario o reasignar recursos para satisfacer las necesidades de sus empleados. Con este enfoque predictivo, puede asegurarse de que cualquier cambio en la distribución de su lugar de trabajo sea estratégico y beneficioso.

Comunicar y discutir los próximos cambios en el espacio de oficinas con los empleados.

La implantación de cambios en el espacio de oficinas requiere una comunicación eficaz para aumentar las posibilidades de obtener los resultados esperados. Hable con su personal sobre los ajustes previstos, recabe su opinión y responda a cualquier inquietud. Un diálogo abierto garantiza que las modificaciones sean bien recibidas y que los empleados se sientan implicados en el proceso.

Mantener la confianza y el compromiso de su equipo también requiere actualizaciones claras y continuas sobre el progreso y el impacto de estos cambios. Esto fomenta una cultura de apoyo en el lugar de trabajo, mostrando transparencia y valorando la comodidad y la productividad.

Revise periódicamente sus necesidades de espacio de oficina y adáptese a los cambios

Mantener un entorno de trabajo óptimo requiere una evaluación y un ajuste constantes en respuesta a las necesidades cambiantes de la empresa. Evalúa periódicamente la distribución del espacio para asegurarte de que funciona.

Este proceso continuo le permite estar al tanto de los cambios en las pautas de trabajo o el crecimiento de la organización. Esto mantiene su espacio de trabajo funcional, eficiente y alineado con los objetivos de su empresa y las necesidades de sus empleados. Adaptarse rápidamente a los comentarios y cambios mejora la eficacia operativa y fomenta una cultura dinámica y receptiva.

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¿Cómo le ayuda deskbird a optimizar el espacio de oficinas?

Recopilación de datos analíticos sobre el lugar de trabajo

Con deskbird, puede optimizar el espacio de su oficina recopilando análisis completos del lugar de trabajo. Con esta función, puede ver cómo utilizan las personas las distintas zonas de la oficina para conocer los índices de ocupación. Con esta información, puede asignar mejor el espacio a las necesidades de su equipo, aumentando la eficiencia y la satisfacción de los empleados.

Los datos también ayudan a los directivos a tomar decisiones estratégicas porque pueden aplicar cambios basados en pruebas reales y no en conjeturas. Con este enfoque proactivo, puede maximizar la eficiencia operativa y ahorrar dinero, evitando la expansión innecesaria del espacio.

Visualización en tiempo real de la utilización de las oficinas

Elplano de planta interactivo de deskbird le permite ver la utilización de las oficinas en tiempo real para que pueda visualizar cómo se está utilizando el espacio en este momento. Gracias a esta visibilidad, puede realizar ajustes sobre la marcha y adaptarse mejor a las fluctuaciones de asistencia in situ y a las necesidades cambiantes de los proyectos.

Las herramientas de visualización también ayudan a planificar a largo plazo, ya que ofrecen tendencias claras y estadísticas de uso. Al escuchar continuamente a los miembros de tu equipo, tu entorno de trabajo se adapta a sus necesidades cambiantes.

Calcule la proporción ideal entre escritorios y empleados

deskbirdle permite determinar el número ideal de puestos de trabajo que necesita en función de los datos de uso actuales y previstos. Le ayuda a dimensionar su entorno de trabajo sin malgastar espacio ni recursos en un exceso de puestos de trabajo. Evaluando con precisión los patrones de uso, podrá alcanzar el equilibrio perfecto entre flexibilidad y eficiencia.

Este enfoque calculado también le permite controlar la aglomeración y el exceso de capacidad, lo que hace que el trabajo sea más cómodo y productivo. Además, el mantenimiento de esta proporción hace que las operaciones sean resistentes y adaptables, algo crucial para las empresas modernas.

Uso eficaz y fluido del espacio de oficina

deskbird también le permite agilizar las reservas y la gestión de espacios de trabajo. Los miembros de tu equipo pueden reservar fácilmente mesas, salas y otros recursos para un uso fluido de la oficina.

Esto no sólo facilita los procesos diarios, sino que también proporciona a las personas un mayor control sobre su espacio de trabajo. Gracias a nuestra plataforma, puedes realizar cambios en el uso del espacio sin esfuerzo, creando un entorno de trabajo más ágil y con mayor capacidad de respuesta.

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Laoptimización del espacio de oficina es vital para las empresas modernas que pretenden aprovechar al máximo el uso de su lugar de trabajo físico al tiempo que reducen costes y aumentan la satisfacción de los empleados. Adoptando las mejores prácticas de diseño de oficinas e invirtiendo en tecnologías avanzadas de gestión del espacio, puede crear entornos que satisfagan las expectativas de los trabajadores de hoy en día.

Las prácticas recomendadas y las ideas sobre diseño de oficinas que acabamos de exponer deberían ayudarle a optimizar su lugar de trabajo. Con las herramientas y enfoques adecuados, podrá convertir su empresa en un lugar próspero para sus trabajadores y su negocio. Solicite una demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir cómo nuestra solución digital puede mejorar la experiencia de sus empleados y sacar el máximo partido de un espacio de trabajo híbrido.