Guía práctica del software IWMS para equipos informáticos y otros profesionales
22 de junio de 2023
26 de septiembre de 2024
La tecnología está en el centro de las oficinas de hoy en día, por lo que el software IWMS (Integrated Workplace Management System) es una solución revolucionaria y muy necesaria para gestionar este nuevo conjunto de herramientas digitales. El software IWMS integra múltiples aspectos de los bienes inmuebles corporativos, la gestión del lugar de trabajo y la infraestructura en un único sistema centralizado.
Esta innovadora herramienta es clave para las empresas que intentan ser más ágiles digitalmente. Tanto si el objetivo es mejorar la eficiencia de las operaciones de oficina como gestionar el uso de la energía y el mantenimiento, el software IWMS es la solución perfecta. Estas plataformas recopilan datos que predicen futuras necesidades empresariales, como la asignación de recursos o el ahorro de costes.
Con el auge del trabajo híbrido, estos sistemas son aún más esenciales para que las empresas puedan adaptar y optimizar sus espacios a la evolución de la naturaleza del trabajo.
En esta guía, profundizaremos en las distintas dimensiones del software IWMS, examinando sus características, ventajas y aplicación. Siga leyendo para explorar el potencial de utilizar un IWMS para su equipo.
¿Qué es un sistema integrado de gestión del puesto de trabajo?
Definición de un software IWMS
El software IWMS (Integrated Workplace Management System) es una plataforma para la gestión de inmuebles corporativos (CRE) que incluye la gestión de edificios, el uso de la energía, la asignación de espacios y el mantenimiento.
La palabra "integrado" es importante aquí. Significa que esta plataforma combina múltiples tecnologías y datos en un solo sistema. Esto hace que sea accesible para los gestores de CRE, los responsables de los centros de trabajo y los informáticos.
Los cinco aspectos fundamentales de un SGI
5 aspectos fundamentales caracterizan a un SGAI, que son:
- Espacio e instalaciones: proporciona planos de planta y datos sobre ocupación. Ayuda a mejorar la utilización del espacio, reducir los costos inmobiliarios y gestionar las reservas de escritorios y salas de reuniones.
- Cartera inmobiliaria y contabilidad de arrendamientos: ofrece una visión general de cada propiedad, incluidos sus metros cuadrados, ocupación y costos.
- Mantenimiento: se utiliza para la gestión de las solicitudes de servicio. Garantiza que se realiza el mantenimiento adecuado incluso antes de que sea necesario, y lleva un control de los costes.
- Capital: ayuda a supervisar la documentación de construcción, como planos, ofertas, costes y calendarios.
- Energía y sostenibilidad: ofrece una visión global del consumo energético.
Algunas estadísticas sobre IWMS que debería conocer
Para comprender mejor el impacto de los IWMS, exploremos algunos datos sobre el tema. El estudio de 2019 sobre el mercado de los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS), con previsiones hasta 2024, informa de estas conclusiones clave sobre el estado de los IWMS:
- Para 2024, se prevé que el mercado de soluciones IWMS integradas con tecnología IoT se expanda hasta los 2.800 millones de dólares.
- El mercado mundial de IWMS superará los 11.500 millones de dólares ese mismo año, con Norteamérica a la cabeza.
- Se espera que las soluciones in situ en Norteamérica superen los 2.400 millones de dólares en 2024, con una tasa de crecimiento anual compuesto (TCAC) del 22,9%.
- Para 2023, se prevé que más del 80% del software IWMS incorpore capacidades de IA.
- Se prevé que el sector IoT impulse hasta el 55% del mercado de software IWMS en 2024.
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¿Quién y cómo suele utilizar más el software IWMS?
El software IWMS es una categoría amplia que es relevante para una serie de funciones en una organización, incluidas las que se ocupan de los bienes inmuebles corporativos y la gestión del espacio, los recursos y las finanzas.
Responsables de TI
La función de un profesional de TI es gestionar todos los sistemas tecnológicos y mantener la infraestructura tecnológica general de la empresa. Por lo tanto, desempeñan un papel importante en la implantación y el uso de IWMS.
Los profesionales de TI son responsables del aspecto de integración de los IWMS, garantizando que todo se consolide en una sola plataforma. Con este tipo de soluciones, los responsables de TI ayudan a automatizar las tareas y agilizar los flujos de trabajo, mejorando la eficiencia y la productividad de la oficina y la organización.
CRE y Facility managers
El uso más probable de los IWMS es la CRE y la gestión de instalaciones. Su principal trabajo es garantizar que todas las instalaciones estén organizadas, especialmente si hay que gestionar más de una, y mejorar la eficiencia del espacio de trabajo. Esto incluye garantizar que todos los empleados dispongan del espacio, las herramientas y los recursos necesarios para realizar su trabajo.
La gestión de CRE e instalaciones es cada vez más importante en el mundo del trabajo híbrido, donde los edificios e instalaciones fluctúan en términos de ocupación y utilización. Por ello, los IWMS orientan el trabajo de los CRE y los facility managers centralizando toda la información necesaria sobre el lugar de trabajo, como los datos de utilización del espacio y de costos.
Profesionales del entorno de trabajo digital
Los profesionales del entorno de trabajo digital incluyen a cualquier persona que gestione o interactúe con los elementos digitales del lugar de trabajo. Esto incluye a los responsables de RRHH, cuyos principales objetivos son garantizar la felicidad de los empleados y mejorar la contratación y la retención. Por ejemplo, utilizan IWMS para incorporar nuevos empleados o administrar una aplicación de reserva de escritorios.
Luego están los jefes de equipo en general, que a menudo tienen que organizar todo un conjunto de tecnologías que utilizan para la función de su equipo. Y, por último, los propios empleados utilizan los IWMS cuando interactúan con distintos recursos digitales, buscan datos o necesitan utilizar el conjunto de herramientas digitales que les ha facilitado su jefe.
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¿Por qué utilizar este tipo de herramienta de gestión del puesto de trabajo?
El trabajo flexible se convierte en la norma
Con modelos de trabajo flexibles, como el trabajo híbrido, que se están convirtiendo en la norma para muchas empresas, una herramienta de gestión del lugar de trabajo es esencial para controlar quién entra en la oficina y cuándo.
Esto no sólo es importante para determinar cómo asignar mesas, despachos y recursos, sino también para definir las oportunidades de reducir la oficina y sus costes.
El uso de datos es clave para la toma de decisiones y la optimización
IWMS recopila datos que pueden utilizarse para tomar decisiones cruciales sobre la reducción del espacio de oficina o la adquisición de una oficina más grande. Además, disponer de datos de utilización, como qué partes de la oficina registran las mayores tasas de ocupación, ayuda a orientar la optimización del espacio.
En otras palabras, los gestores de las instalaciones pueden utilizar estos datos para crear más mesas o salas de reuniones con el fin de crear un entorno de trabajo más acorde con las necesidades de los empleados.
Los equipos colaboran y se comunican mejor
IWMS ayuda a agilizar operaciones como la reserva de recursos y la facturación, y centraliza los datos importantes, reduciendo la comunicación innecesaria sobre documentos importantes, investigación y programación.
Debido a su naturaleza integrada, los IWMS impulsan la colaboración conectando a las personas, los lugares y los datos dentro de la organización.
Se reducen y optimizan los gastos
Los responsables de las empresas pueden reducir el tamaño de la oficina conociendo la utilización y la ocupación, reduciendo así los costes de alquiler y otros gastos auxiliares. Los datos recogidos por un IWMS revelan qué se está infrautilizando y, por tanto, puede recortarse o reutilizarse para atender una necesidad diferente.
En los edificios inteligentes, estos sistemas pueden medir en tiempo real los costes de determinadas acciones. Por ejemplo, los sensores pueden detectar la cantidad de energía que se utiliza, y así se puede determinar cuánto le está costando a la empresa el consumo de energía.
La experiencia en el lugar de trabajo es fundamental
Como han demostrado la investigación y la observación, la experiencia en el lugar de trabajo y la felicidad de los empleados impulsan en última instancia el éxito empresarial. Al mejorar la comunicación y las oportunidades de trabajo flexible, un IWMS mejora el compromiso y la experiencia de los empleados.
Además, el uso de estos sistemas crea una mayor transparencia entre los empleados y los líderes, permitiendo que todas las partes interesadas tengan acceso a la información necesaria. A su vez, esta confianza y apertura mejoran la cultura organizativa.
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¿Cómo puede ayudarte la solución deskbird en la gestión del puesto de trabajo?
La solución deskbird es la solución de gestión del puesto de trabajo perfecta para añadir a su IWMS si desea aumentar la autonomía de los empleados, obtener información sobre la utilización de su oficina y crear un sistema eficaz de hot desking.
Proporciona datos claros sobre el uso de tu oficina
La aplicación deskbird proporciona análisis del lugar de trabajo, lo que permite a los responsables revisar la distribución de sus empleados remotos, la asistencia a la oficina y las ausencias.
También ofrece análisis de las oficinas para que los gestores sepan qué recursos se reservan con más frecuencia y cómo se utiliza la oficina en general.
Estos datos se muestran en tiempo real y pueden descargarse en informes personalizables. La guinda es que pueden adaptarse a cada equipo en particular.
Ayuda a tu personal con la planificación semanal
La función de planificación semanal ofrece a los empleados autonomía para programar los días de trabajo en la oficina y en casa, que luego se muestran para que los vean sus compañeros.
Además, los miembros del equipo pueden reservar mesas y salas de reuniones, reservando su espacio preferido desde un plano interactivo de la oficina. Esto no solo motiva a los empleados a acudir a la oficina, sino que también mejora la gestión de las instalaciones.
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Mejorar la colaboración y la experiencia de los empleados
Al fomentar el trabajo desde la oficina, deskbird impulsa la colaboración. Cuantas más personas acudan a la oficina, más fructífera será la colaboración y mejor será la experiencia general de los empleados.
Muchos de nosotros echamos de menos el elemento social de venir al trabajo y entablar relaciones personales con nuestros compañeros. Una aplicación como deskbird crea esa oportunidad.
Ahorre en gastos de oficina
Si se conoce la ocupación y utilización de las oficinas, hay más posibilidades de reducirlas. Si los datos de ocupación recogidos muestran que solo la mitad del equipo acude semanalmente, los gestores de instalaciones y CRE disponen de datos para justificar el traslado a un edificio más pequeño.
Además, los datos de utilización pueden revelar que ciertas partes de la oficina se utilizan menos que otras. Esto significa que los costos auxiliares de esa parte de la oficina pueden reducirse apagando las fuentes de energía.
El software Integrated Workplace Management System (IWMS) es una potente plataforma que combina diversas tecnologías y datos en un solo sistema, lo que permite una gestión inmobiliaria corporativa eficiente. IWMS abarca cinco aspectos fundamentales: gestión de espacios e instalaciones, cartera inmobili aria y contabilidad de arrendamientos, mantenimiento, gestión del capital, y energía y sostenibilidad.
Con el auge de los modelos de trabajo flexibles, el software IWMS es esencial para hacer un seguimiento del uso de las oficinas y optimizar la asignación de espacios. Además, estos sistemas proporcionan información sobre los patrones de utilización, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos sobre la reducción o ampliación del espacio de oficinas. Además, los IWMS mejoran la colaboración y la comunicación de los equipos al agilizar las operaciones y centralizar los datos.
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