17 instalaciones y servicios de oficina para marcar la diferencia
26 de julio de 2024
29 de julio de 2024
Al elevar su espacio de trabajo, proporciona a su personal una configuración mejorada y demuestra su compromiso con su bienestar, felicidad y satisfacción. Hacer su oficina más atractiva con las instalaciones adecuadas puede ser un paso fundamental para fomentar más el trabajo en persona y la colaboración. Sabiendo que encontrar el equilibrio entre satisfacer las expectativas de los empleados con respecto al trabajo a distancia y hacer que acudan a la oficina más a menudo puede ser un verdadero reto, este artículo es una pieza clave para leer y compartir.
Aquí tienes 17 instalaciones y servicios de oficina que le permitirán hacerlo.
¿Qué son las instalaciones de oficina y en qué se diferencian de los servicios en el lugar de trabajo?
Descripción de las instalaciones de la oficina
Las instalaciones de oficina son los componentes básicos de un espacio de trabajo que permiten a los empleados desempeñar su labor con eficacia. Incluyen espacios físicos como puestos de trabajo, salas de reuniones y aseos, y elementos de infraestructura como sistemas de iluminación, calefacción y ventilación. Los ordenadores, las impresoras y los teléfonos también forman parte de las instalaciones del lugar de trabajo. Estos elementos fundamentales crean un entorno de trabajo funcional que favorece las operaciones diarias y la productividad.
Diferencia entre instalaciones y servicios en el lugar de trabajo
Las instalaciones de oficina son los espacios, equipos o servicios necesarios para el funcionamiento básico de un lugar de trabajo. Al mismo tiempo, los servicios se perciben a menudo como características adicionales que proporcionan comodidad, conveniencia y disfrute más allá de lo fundamental. En otras palabras, las instalaciones satisfacen las necesidades prácticas, mientras que los servicios pretenden mejorar la moral y la satisfacción. Sin embargo, no siempre está tan claro. Por ejemplo, si valora la inclusividad, ¿considera agradable tener una guardería in situ o cree que es crucial que los padres hagan su trabajo en condiciones óptimas?
Ejemplos de instalaciones y servicios de oficina
Como estos dos términos suelen utilizarse indistintamente, he aquí ejemplos concretos de instalaciones de oficina frente a servicios.
Las instalaciones del lugar de trabajo incluyen:
- sillas;
- escritorios;
- baños;
- aparcamientos;
- WIFI;
- ventilación;
- sistema de iluminación;
- contenedores de residuos;
- zonas para descansar y comer;
- acceso al agua potable.
Las instalaciones de la oficina incluyen:
- hot desking;
- espacios de reunión
- almacenamiento de bicicletas;
- terraza en la azotea;
- aperitivos y bebidas de cortesía;
- mobiliario ergonómico;
- zonas aptas para perros;
- guarderías;
- Gimnasio in situ;
- taquillas y duchas.
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¿Qué instalaciones y servicios de oficina pueden marcar realmente la diferencia para sus empleados?
1. Múltiples tipos de espacios de trabajo
Disponer de escritorios y sillas individuales es lo mínimo indispensable en un lugar de trabajo. Sin embargo, puedes mejorar tu distribución creando un diseño de oficina ágil con varios espacios de trabajo. Así, tus instalaciones se adaptan a las necesidades de tus empleados, y no al revés. Los miembros de tu equipo pueden elegir el espacio de trabajo que necesiten en función de las tareas que tengan que realizar y de sus imperativos del día.
2. Espacio de grabación y creación de contenidos
Las empresas modernas también pueden plantearse dedicar algún espacio a la grabación de vídeo o la creación de contenidos. Esto resulta increíblemente cómodo para las configuraciones de trabajo asíncronas, por ejemplo. Disponen de una sala privada para grabar reuniones y luego compartirlas con el resto del equipo que no haya asistido. Pueden utilizar esta sala en lugar de cualquier lugar de la oficina con gente y ruido. Este espacio también es práctico para los departamentos de marketing que necesitan crear contenidos con regularidad.
3. Cabinas telefónicas
Cuando tu personal híbrido acude a la oficina, debes disponer de todo lo necesario para trabajar en condiciones óptimas. No tienen que aislarse en casa para atender una llamada importante (salvo si hay familiares cerca). En el lugar de trabajo, también deben disponer de cierta intimidad para realizar llamadas confidenciales. Las cabinas telefónicas son la solución perfecta. Tu diseño compacto minimiza el valioso espacio de la oficina al tiempo que ofrece zonas dedicadas al trabajo individual y la concentración.
4. Señalización digital de salas
Otro elemento revolucionario que puede instalar en su espacio de trabajo es la señalización digital de salas. Esta tecnología agiliza la utilización de los espacios de reunión y ofrece disponibilidad en tiempo real. Permite a los empleados reservar y gestionar las salas con éxito, al tiempo que reduce los conflictos de programación y el tiempo de inactividad. Las pantallas visuales facilitan la navegación y la identificación de ubicaciones tanto para los miembros de su equipo como para los invitados. Además, su integración con los sistemas de calendario garantiza un uso más eficiente y una mayor adaptabilidad a las necesidades dinámicas.
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5. 5. Guardería
Dejar a los niños en la guardería y recogerlos después del trabajo puede ser una fuente natural de estrés tanto para los padres como para los hijos. Imagina que los papás y mamás de tu equipo ya no tienen que hacer un maratón logístico antes y después del trabajo y pueden traer a sus pequeños a la oficina. Esta es una de las mejores facilidades de oficina que puede ofrecer si dispone de los medios para hacerlo. Al eliminar esta fuente de estrés, sus empleados llegan al trabajo más relajados y listos para afrontar la jornada con eficacia. Esto también aumenta la satisfacción y la moral de los empleados, ya que les ayuda a compaginar mejor la paternidad y su carrera profesional.
6. 6. Sala de bienestar
¿Qué te parece crear una sala de bienestar en un lugar de trabajo moderno, equipada con un botiquín de primeros auxilios y otros servicios? Destaca el compromiso con la salud y el bienestar de los empleados. Este espacio ofrece un santuario para emergencias médicas, alivio del estrés o un respiro tranquilo durante la jornada laboral. También ayuda a las madres trabajadoras, proporcionándoles una zona privada para la lactancia o la extracción de leche, lo cual es esencial para las que tienen guardería o compaginan el trabajo con la maternidad. De este modo, se fomenta la integración y se demuestra que se atienden las diversas necesidades de los trabajadores.
7. 7. Gimnasio
Los beneficios del deporte para la salud mental y física están más que demostrados. Si quiere promover un lugar de trabajo centrado en las personas y busca ideas para instalaciones de oficina que apoyen este aspecto, los gimnasios in situ son una gran solución. Su uso regular reduce el estrés y puede aumentar la productividad, fomentando una plantilla más sana y reduciendo potencialmente los costes sanitarios. Además, los gimnasios de oficina mejoran la conciliación de la vida laboral y familiar al ahorrar a sus empleados tiempo que de otro modo emplearían en desplazarse a un gimnasio.
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8. Trasteros y duchas
Tanto se crea un gimnasio in situ como si no, disponer de un almacén y duchas en la oficina es siempre una instalación muy apreciada. Por ejemplo, si tus compañeros llegan al lugar de trabajo en bicicleta, puede que les guste ducharse antes de empezar su jornada laboral. Además, acabamos de hablar de los beneficios de hacer deporte. Disponer de duchas puede motivar a tus empleados a correr durante la pausa para comer en lugar de sentarse a navegar por el móvil, esperando a volver a sus escritorios.
9. Rincón de comidas con cocina
Cuando los miembros de tu equipo vienen a trabajar a la oficina, es posible que no todos quieran ir a comer a restaurantes o comer bocadillos. Instalar un rincón de comidas con cocina les ofrece un espacio para preparar y disfrutar sus comidas. Además, fomenta el sentido de comunidad, ya que pueden sentarse a la mesa con compañeros a los que hace tiempo que no ven y ponerse al día. Este servicio fomenta hábitos alimentarios más saludables al permitir a los empleados traer y cocinar alimentos frescos.
10. Acceso 24h
Con las últimas tendencias en el mundo laboral, ofrecer acceso a la oficina las 24 horas del día puede ser el siguiente paso que quiera dar. Desde el trabajo híbrido hasta el horario flexible y el trabajo asíncrono, el lugar de trabajo sigue ganando flexibilidad. El acceso 24 horas permite a los empleados trabajar cuando quieran y sean más productivos, adaptándose a los distintos horarios y husos horarios. Esta ventaja también permite conciliar mejor la vida laboral y personal, ya que los empleados pueden gestionar sus responsabilidades personales al tiempo que cumplen los plazos. Los miembros de su equipo pueden adaptar su entorno de trabajo a sus necesidades sin las limitaciones de los horarios de oficina tradicionales.
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11. 11. Dirección postal
¿Necesitan los miembros de tu equipo una dirección postal en el trabajo? Un sistema de direcciones postales puede ser útil, especialmente en un entorno de trabajo híbrido. Transmite una imagen profesional a los empleados remotos o a los que trabajan de cara al cliente y necesitan una dirección comercial formal, lo que ayuda a reforzar la credibilidad y la confianza. También mejora la eficacia organizativa y la privacidad al permitir la distribución segura y precisa de la correspondencia personal y laboral. Por último, establecer direcciones postales profesionales agiliza los procesos de entrega y garantiza la recepción puntual de documentos esenciales. En caso de duda, pregunta a tus empleados qué opinan de esta facilidad adicional.
12. Opciones de movilidad más ecológicas
La implantación de opciones de movilidad ecológica, como estaciones de recarga de coches eléctricos y aparcamientos para bicicletas en las oficinas, señala el compromiso de una empresa con la sostenibilidad y fomenta una imagen corporativa moderna. Anima a los empleados a adoptar métodos de transporte respetuosos con el medio ambiente y reduce su huella de carbono. Además de mejorar su imagen, estas instalaciones también pueden reportarle beneficios económicos, como ventajas fiscales y menores costes de desplazamiento, y ayudarle a atraer talentos concienciados con el medio ambiente.
13. 13. Espacios exteriores
Incorporar zonas al aire libre a las instalaciones de oficina es vital, ya que ofrecen un refrescante cambio de aires. Estar rodeado de naturaleza reduce el estrés, favorece el bienestar mental y fomenta la creatividad. Espacios como jardines, azoteas, terrazas, patios, etc., fomentan las conversaciones espontáneas, mejorando la cohesión del equipo. Además, una dosis de aire fresco y sol puede aumentar la productividad y la concentración. Tus zonas al aire libre ya no son un detalle, sino un activo estratégico para aumentar el rendimiento de tu personal.
14. Rincones sociales y espacios de descanso
Hoy más que nunca, los rincones sociales y los espacios de descanso son elementos clave a tener en cuenta a la hora de mejorar las instalaciones de las oficinas. Con el auge del trabajo híbrido, el papel de la oficina ha cambiado, convirtiéndose en un lugar para reunirse, interactuar con los compañeros y conectar. Los empleados pueden utilizarlos para desconectar unos minutos, relajarse y recargar las pilas, y también pueden reunirse allí para mantener conversaciones informales y crear vínculos de equipo.
15. Zonas de trabajo aptas para mascotas
Permitir animales en el trabajo es un tema en auge en muchas empresas. Si se hace con cuidado, aplicar una política de animales de compañía en el lugar de trabajo tiene muchas ventajas, como mejorar la moral de los empleados (no sólo de los dueños) y el equilibrio entre la vida laboral y personal. Puedes aceptarlos en cualquier lugar de la oficina o dedicar una parte de tu espacio de trabajo a las personas que deseen traer a sus compañeros de cuatro patas al trabajo.
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16. Mobiliario ergonómico y equipamiento inteligente
¿Es ergonómico tu lugar de trabajo? Las sillas y mesas ergonómicas favorecen una postura correcta, reduciendo la tensión musculoesquelética y el riesgo de lesiones. Los equipos inteligentes, como la iluminación regulable y la climatización, optimizan el entorno de trabajo en función de las necesidades de los empleados, minimizando la fatiga y aumentando la concentración. El mobiliario ergonómico y los equipos de oficina inteligentes crean un espacio de trabajo centrado en las personas y preocupado por su salud. Desempeñan un papel crucial en la mejora de la productividad y el mantenimiento del bienestar y el confort.
17. Tecnología de oficina inteligente
La tecnología de oficina innovadora es uno de los principales servicios para un lugar de trabajo preparado para el futuro. El control automático de la temperatura y los sistemas de ventilación inteligentes garantizan la eficiencia energética y el confort. Las herramientas avanzadas de conferencia facilitan una comunicación fluida para la colaboración global. Y, como acabamos de mencionar, los escritorios conectados controlan los indicadores de salud y animan a la gente a moverse, reduciendo así los riesgos para la salud. Estas innovaciones mejoran la eficiencia operativa, la salud de los empleados, la sostenibilidad medioambiental y las oportunidades de ahorro de costes.
💡Importante: asegúrate de que las instalaciones y servicios de tu oficina son inclusivos.
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Un plano interactivo para localizar fácilmente las instalaciones y servicios de la oficina
Equipar a sus equipos con instalaciones de oficina de primera categoría es un acierto. Sin embargo, resulta realmente eficaz cuando sus empleados pueden encontrar estas instalaciones rápidamente sin perder tiempo buscándolas. Gracias a nuestro dinámico plano interactivo, sus empleados podrán localizar y reservar sin esfuerzo la sala de grabación más cercana para sus próximas reuniones. Para los que necesitan aire fresco para mantener la concentración, nuestro plano interactivo es la herramienta perfecta para localizar rápidamente el espacio ideal junto a zonas al aire libre o lugares que ofrecen una vista tranquila del entorno natural.
Software de reserva de escritorios y salas para que tus empleados dispongan del espacio de trabajo ideal
Algunos de tus empleados pueden necesitar este tipo de espacio de trabajo y equipamiento para realizar su trabajo en condiciones óptimas. Gracias a la appdeskbird workspace booking , pueden elegir el escritorio o la sala que necesitan en función de su ubicación y del equipamiento que incluye. Por ejemplo, su colega Dan trabaja todo el día delante de una pantalla y sufre habitualmente dolores de espalda. Puede que le guste poder reservar un escritorio con mobiliario ergonómico conectado para evitar tensiones musculares que le impiden mantener la concentración.
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Sistema de reserva de aparcamientos para reducir los problemas de estacionamiento
No hay nada más irritante que llegar puntual al trabajo pero llegar tarde porque no has podido encontrar sitio para el coche. No es la forma ideal de empezar el día, ¿verdad? La aplicación deskbird también permite a los miembros de tu equipo elegir y reservar el mejor lugar para aparcar sus coches y así asegurarse de que consiguen uno cuando lleguen al lugar de trabajo. Antes de empezar el día, se acabaron la frustración y el estrés por tener que buscar durante 20 minutos un sitio para aparcar. Tus empleados pueden hacer la reserva desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por fin pueden llegar a la oficina relajados y puntuales a sus reuniones.
Análisis del lugar de trabajo para conocer mejor las necesidades de tus trabajadores
Por último, la mejor forma de mejorar las instalaciones de tu oficina es comprender claramente las necesidades y expectativas de tus empleados. Para ello, debes centrarte en dos tipos de información. En primer lugar, pídeles su opinión sincera y genuina sobre la mejora del lugar de trabajo. En segundo lugar, examina tus datos.
deskbird te proporciona informes analíticos de la oficina en tiempo real para ayudarte a comprender cómo se utiliza tu espacio de trabajo y señalar las áreas de mejora.
Proporcionar las instalaciones de oficina necesarias es crucial para las operaciones básicas a la hora de crear un espacio de trabajo. Unas instalaciones bien pensadas pueden contribuir a crear un entorno de trabajo más atractivo, mejorar el compromiso, aumentar la productividad y atraer y retener el talento. La combinación ideal de instalaciones y servicios depende de la cultura, el presupuesto y las necesidades de personal de su empresa. Esperamos que este artículo te aporte ideas concretas para mejorar tu oficina y prepararla para el futuro. ¿Tienes curiosidad por saber cómo deskbird ha ayudado a muchas empresas a mejorar la gestión de su espacio de trabajo híbrido, la experiencia de los empleados in situ y la optimización de costes?
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Fuentes:
