Programación asíncrona: todo lo que hay que saber para que funcione

¿Algunos de tus empleados trabajan por la mañana mientras que otros abren sus portátiles por la tarde? Entonces, tu perteneces al creciente número de empresas que han adoptado horarios asíncronos para tus equipos. ¿En qué consiste este modelo de trabajo? ¿Cuáles son los pros y los contras? ¿Cómo sacarle el máximo partido minimizando los pocos inconvenientes? Aunque los horarios flexibles eliminan el marco de las horas de trabajo, tener una política clara de trabajo asíncrono es fundamental para garantizar la eficacia. Compartimos contigo todo lo que necesitas saber sobre este sistema de trabajo y cómo garantizar que stus compañeros y tu empresa se beneficien. ¿Estás preparado para adoptar otro nivel de flexibilidad y una forma moderna de trabajar?

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Explicación de las programaciones asíncronas

Definición de horario asíncrono

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Cuando una empresa permite horarios asíncronos, los empleados no trabajan simultáneamente. Se basa principalmente en el concepto de horario flexible. Elena puede trabajar por la mañana mientras Mark enchufa su portátil por la noche, y Alex está conectado en distintos momentos del día con descansos intermedios. ¿Por qué las organizaciones se pasan a este modelo de trabajo? Las razones son diversas. Puede ser porque colaboran con personas situadas en múltiples zonas horarias, aspiran a fomentar un enfoque centrado en las personas en su lugar de trabajo, quieren mejorar la eficiencia, etc.

Prácticas de trabajo asíncronas y a distancia: iguales pero (muy) diferentes

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Muy a menudo, trabajar de forma asíncrona se asocia a la idea de trabajar a distancia. Sin embargo, esto es cierto a medias. Los horarios asíncronos se centran más en el tiempo que en la flexibilidad de ubicación. Por lo tanto, no sólo se aplican a los empleados remotos. También puede permitir prácticas de trabajo asíncrono aunque su personal trabaje en la oficina la mayor parte de la semana y todos vivan en la misma zona horaria. Por ejemplo, el personal de los hospitales tiene calendarios mayoritariamente asíncronos, aunque su trabajo no pueda realizarse en otro lugar.

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Ventajas y dificultades de los horarios flexibles

Razones por las que las empresas adoptan horarios asíncronos

Reducción de los gastos de oficina

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Permitir que tu personal adopte horarios asíncronos significa que hay menos empleados en la oficina simultáneamente. Esto te permite reducir el espacio físico de tu oficina. Esta reducción del espacio se traduce directamente en una disminución de los costes de alquiler, servicios públicos y mantenimiento, ya que un espacio más reducido permite alojar a un personal rotativo al tiempo que se mantiene la eficiencia operativa. En consecuencia, puedes ahorrar una cantidad significativa de dinero reduciendo al mínimo tus gastos relacionados con la oficina.

Mayor eficacia y productividad

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Estar "en el flujo" es el objetivo final de cualquiera que quiera hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. La buena noticia es que una de las mayores ventajas de permitir que los trabajadores de oficina tengan calendarios asíncronos es el impacto que puede tener en su flujo de trabajo. Adaptar sus horarios a sus necesidades y picos de productividad les permite disponer de periodos más largos sin interrupciones. Así, pueden concentrarse mejor y ser más productivos.

Más en consonancia con las prácticas laborales flexibles

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Los horarios asíncronos son como la extensión natural de un modelo de trabajo híbrido. Si ya permite que sus empleados trabajen desde cualquier lugar, es decir, que puedan estar basados en cualquier parte del mundo, es más probable que trabajen en diferentes zonas horarias. El trabajo asíncrono complementa el trabajo híbrido al permitir a los empleados trabajar fuera del horario estándar, a menudo a distancia.

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Menos reuniones en línea

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Al trabajar de forma asíncrona, el número de reuniones de equipo disminuye automáticamente. Esto fomenta una comunicación mejor y más transparente a través de actualizaciones escritas y plataformas de colaboración. Este cambio se centra en el trabajo sustantivo en lugar de en reuniones que requieren mucho tiempo, lo que aumenta la productividad. Las empresas se benefician de un flujo de trabajo más eficiente, mientras que los empleados disfrutan de periodos de trabajo ininterrumpidos y de un equilibrio más saludable entre trabajo y vida privada.

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Mayor satisfacción y moral de los empleados

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Una de las principales ventajas de los horarios asíncronos es que son el enfoque del trabajo más centrado en las personas. En primer lugar, desempeñan un papel clave en la consecución de un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Por ejemplo, si tu compañero Mark necesita una cita médica pero el único hueco disponible es durante el horario laboral habitual, puede reservarla y ajustar su horario de trabajo. En segundo lugar, se adaptan a las personalidades y necesidades de los miembros de su equipo. A algunas personas les resulta más fácil ponerse en marcha por la mañana, mientras que otras son noctámbulas y les va mejor por la tarde. Esta flexibilidad ofrece muchas ventajas y mejora la satisfacción y la moral de los empleados.

Mayores oportunidades de contratación

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Los horarios asíncronos le liberan de las limitaciones geográficas y horarias y le permiten acceder a una reserva mundial de talentos. Esta flexibilidad te permite contratar a los mejores candidatos con independencia de su ubicación, ampliando considerablemente la búsqueda de competencias especializadas y perspectivas diversas. Esta estrategia enriquece tu personal y proporciona a tu empresa una ventaja competitiva en el mercado mundial.

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Entre los retos que plantean los horarios asíncronos figuran:

Comunicación más lenta

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La comunicación asíncrona tiene muchas ventajas, pero también algunos inconvenientes. Por ejemplo, la gente puede tardar más en contestar, lo que puede retrasar el progreso de sus compañeros. Por eso hay que seguir unas pautas claras para que el trabajo asíncrono potencie la eficacia y no lo contrario. A continuación tratamos un poco este aspecto.

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Retraso en la toma de decisiones

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Otro efecto negativo de no tener a todo el mundo trabajando simultáneamente es el tiempo que transcurre entre la primera interacción y el momento de tomar una decisión concreta. De nuevo, implantar una norma que indique el tiempo máximo de que dispone un empleado para responder a un correo electrónico o ver una grabación es imprescindible.

Conexiones más débiles entre los miembros del equipo

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Interactuar diariamente con las mismas personas contribuye sin duda a la cohesión del equipo. Este es uno de los retos cuando se permiten horarios asíncronos. Es posible que los miembros de tu equipo no se vean tan a menudo y, por lo tanto, estén menos unidos a sus compañeros. Esto afecta directamente al sentido de comunidad y pertenencia en el lugar de trabajo. Este aspecto debe tenerse en cuenta, ya que desempeña un papel clave en la moral general, la salud mental y la satisfacción de los empleados.

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Recomendaciones para implantar con éxito los horarios asíncronos

Creando una sólida cultura de confianza y autonomía

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Sin confianza, los horarios asíncronos no pueden funcionar. Los jefes y directivos deben confiar en los miembros de su equipo, y los compañeros deben confiar los unos en los otros. Cuando no ves a tus compañeros con regularidad y no colaboras simultáneamente, tienes que confiar en que hacen el trabajo que se espera de ellos; no hace falta decir que la microgestión no es una opción en un entorno de trabajo tan flexible.

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💜 Más información sobre la importancia de la confianza en el lugar de trabajo.

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Trabajar con personas que disfrutan y comprenden las ventajas de la flexibilidad laboral

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Durante el proceso de contratación, comprueba la opinión de tus candidatos sobre la flexibilidad en el trabajo. ¿Es algo que valoran? ¿Comprenden las ventajas que les aporta a ellos y al lugar de trabajo? ¿Son reacios o se sienten cómodos trabajando de forma asíncrona? Si valoran los métodos de trabajo más tradicionales, puede que les resulte muy difícil prosperar en un entorno de este tipo.

Formación de directivos para trabajar con equipos asíncronos

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Gestionar un equipo asíncrono difiere fundamentalmente de coordinar un equipo síncrono y requiere algunas habilidades específicas debido a la falta de horas de trabajo simultáneas. Por ejemplo, los líderes deben centrarse más en establecer objetivos claros, hacer un seguimiento de los entregables y garantizar una comunicación eficaz en distintas zonas horarias que en supervisar las actividades cotidianas. Un aspecto esencial para tener éxito en la gestión asíncrona es fomentar un entorno en el que se prioricen la confianza y los resultados por encima de las horas de trabajo convencionales.

Crea una política de trabajo asíncrono y comparte directrices claras

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Aunque el trabajo asíncrono elimina el marco clásico de las horas y los horarios de trabajo, requiere una política bien diseñada y transparente para tener éxito. Por ejemplo, en un entorno de trabajo de este tipo, puede que algunas reuniones no sean obligatorias para todos sus empleados en cuanto vean la grabación más tarde. Sin embargo, hay que asegurarse de que la vean y no se olviden de ella. Decidir una fecha límite para ver el vídeo te permite asegurarte de que todo el mundo conoce el contenido de la reunión y se alinea con él.

Equipa a tu personal con tecnología de apoyo a la colaboración y la comunicación asíncronas

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La tecnología y las herramientas digitales son la columna vertebral de la comunicación y la colaboración en un entorno de trabajo asíncrono. Permiten a los equipos con horarios y calendarios de trabajo flexibles colaborar eficazmente sin estar conectados simultáneamente ni encontrarse en la misma sala. Entre otros fines, estas herramientas

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• apoya el intercambio de información de forma organizada;
• ayuda a gestionar los proyectos independientemente del horario laboral;
• protege tu espacio de trabajo digital de los ciberataques;
• mantener un sentimiento de pertenencia al equipo.

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Herramientas tecnológicas esenciales para equipos con horarios flexibles

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La digitalización es la razón por la que esta flexibilidad laboral es posible y puede ser eficaz. Pero, ¿cuáles son las tecnologías más importantes que debes tener a tu lado cuando salte al mundo del trabajo asíncrono? Algunas de las herramientas tecnológicas clave que necesitas si quieres que este modelo de trabajo tenga éxito son:

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• Un sistema de programación digital;
• plataformas de comunicación asíncrona;
• herramientas de gestión de proyectos;
• software para compartir documentos basado en la nube.

Cómo deskbird te ayuda a gestionar los calendarios laborales asíncronos

Planificación semanal

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La función deplanificación semanal de  deskbird es una funcionalidad esencial para cualquier personal asíncrono. Te permite a tí y a los miembros de tu equipo observar quién trabaja dónde y cuándo. Puedes entender mejor quién trabaja en la oficina y a qué hora, lo que facilita la organización de una reunión de equipo. También ayuda a organizar tu horario, ya que te da una idea clara de cuándo tu compañero estará conectado y probablemente pueda responder.

Escritorio y reserva de habitaciones

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Siempre que los miembros de tu equipo trabajen de 6 de la mañana a 3 de la tarde o de 11 de la mañana a 8 de la tarde, nuestra herramienta te ayuda a garantizar que puedan acceder al espacio de trabajo que necesitan cuando trabajan en la oficina. Además, si tienen que trabajar de forma sincronizada con sus compañeros, nuestro sistema de reserva de salas les garantiza el espacio colectivo que necesitan para llevar a cabo sus reuniones de forma eficiente.

Programación de actos en la oficina

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Es posible que tus empleados no se vean a menudo debido a sus horarios asíncronos. La aplicación deskbird está equipada con una función de "eventos de oficina" para ayudarte a organizar reuniones sociales para tus equipos y asegurarte de que tienen oportunidades de estrechar lazos. Cada evento aparecerá en sus calendarios para que no pierdan la oportunidad de reunirse con sus compañeros y pasar tiempo juntos.

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La programación asíncrona ofrece un enfoque transformador del trabajo moderno. Proporciona a los trabajadores la flexibilidad que anhelan, al tiempo que les permite trabajar de forma más eficiente y le permite aprovechar una reserva de talento mundial. Cuando se apoya en una cultura de confianza y en una tecnología de trabajo asíncrono adecuada, puede mejorar significativamente la productividad, la satisfacción en el trabajo y el equilibrio entre la vida laboral y personal. Los directivos y los empleados deben estar equipados con las herramientas digitales adecuadas para aprovechar plenamente el potencial de los horarios asíncronos. 

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Fuentes:

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• Trabajo asíncrono: Qué es y cómo hacer que funcione para tu equipo, Lattice.
• ¿Qué es el trabajo asíncrono? 8 mejores prácticas para equipos más eficientes, centralita.
• Por qué debería trabajar de forma asíncronaa distancia.

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