Oficina híbrida: centrarse en el mejor modelo de trabajo

Pasar de la oficina en casa a pasar los días in situ se ha convertido en una norma para todas las organizaciones que aspiran a tener un enfoque centrado en las personas y abrazar el futuro del trabajo. Las empresas están cada vez más familiarizadas con la flexibilidad laboral. Sin embargo, la transformación de una empresa en un lugar de trabajo híbrido no se produce de la noche a la mañana. 

¿Tu espacio físico de oficina está preparado para el futuro y para esta nueva visión del trabajo? ¿Cómo se gestiona un equipo híbrido? ¿Qué soluciones de puestos de trabajo híbridospueden ayudarte en esta transición? 

Algunas empresas han intentado reimplantar la antigua forma de trabajar y exigir a su personal que vuelva por completo a la oficina. Sin embargo, las jóvenes generaciones de trabajadores ven la flexibilidad laboral como un aspecto no negociable de su vida profesional. Para seguir siendo competitivos y tener éxito, los empresarios no tienen más remedio que adoptar esta nueva tendencia.

Como expertos en espacios de trabajo flexibles, este artículo ofrece una visión clara del trabajo híbrido, las mejores prácticas a adoptar y consejos para la gestión de equipos híbridos. Con esta información clave, comprenderás mejor la forma híbrida de trabajar y sus ventajas. 

Comprender mejor una oficina híbrida

Significado de un puesto de trabajo híbrido

Un puesto de trabajo híbrido es un modelo de trabajo basado en una "política de trabajo desde cualquier lugar". La mayoría de las veces, los empleados trabajan desde casa o en la oficina. Pero también pueden elegir trabajar desde un"tercer lugar de trabajo". Esta última opción implica que las personas pueden decidir libremente su lugar de trabajo, ya sea una cafetería en Múnich o un Airbnb en Grecia.

Las razones por las que se ha hecho tan popular

Las oficinas híbridas se hicieron populares cuando la pandemia de Covid-19 se frenó y las empresas empezaron a pedir a su personal que volviera a la oficina. Al verse obligados a trabajar desde casa durante los cierres, los empleados se dieron cuenta de las ventajas del trabajo a distancia. Sin embargo, las interacciones en persona y la pérdida de conexión en el lugar de trabajo les hacían desear volver a la oficina. Entonces, ¿cómo podrían beneficiarse tanto del modelo remoto como del presencial? Adoptando una forma híbrida de trabajar con una política de "trabajo desde cualquier lugar".

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Ejemplos de puestos de trabajo híbridos

Como explicamos en nuestra guía sobre modelos de trabajo híbridos, puedes implantar una forma híbrida de trabajar de varias maneras. La clave está en comprender y considerar claramente las necesidades de su empresa y, lo que es más importante, las necesidades de los miembros de tu equipo. Según tus conclusiones y la cultura de tu empresa, un horario de trabajo híbrido puede ser:

• fijo (modelo híbrido de semana dividida, semana a semana, etc.);
• oficina primero;
• remoto primero;
• a voluntad.

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🙌 deskbird consejo: la centralidad del empleado se está convirtiendo en un aspecto crucial para los trabajadores, adoptar un enfoque centrado en las personas cuando se trata de trabajo híbrido te ayudará a tener éxito.

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Comprende el propósito del trabajo flexible con estas estadísticas sobre el lugar de trabajo híbrido

Qué revelan las estadísticas sobre la oficinas híbridas acerca de las expectativas de los empleados

Los expertos siguen de cerca la evolución de los modernos métodos de trabajo. He aquí lo que revelan las estadísticas sobre las expectativas de los empleados respecto al trabajo híbrido:

• El 55% de los empleados desea trabajar en casa o en un tercer lugar de trabajo al menos tres días a la semana^.1
• El 59% de los solicitantes de empleo son más propensos a decir sí a un puesto con oportunidades de trabajo a distancia que a uno sin ellas^.1
• El 84% de los trabajadores de todo el mundo afirma que su empresa ha cambiado a un modelo de trabajo híbrido en 2022, frente al 54% de 2021^.2

Lo que dicen los datos sobre el impacto financiero de un modo de trabajo híbrido

Una de las principales ventajas de un lugar de trabajo híbrido es su impacto positivo tanto en las finanzas de la empresa como en las de los empleados. Desde la optimización del espacio de trabajo hasta el ahorro en facturas y la reducción de costes de Recursos Humanos, el trabajo híbrido beneficia a las cuentas bancarias de todos de múltiples maneras. He aquí datos clave sobre este tema:

• La rotación de personal disminuye un 12% en las empresas con oportunidades de trabajo a distancia^.1
• Las empresas ahorran hasta 11.000 dólares al año por cada trabajador remoto a tiempo parcial (de media)^.3
• El 82% de los directores financieros considera que los lugares de trabajo híbridos son un modelo empresarial más asequible^.3
• Las empresas híbridas pueden ahorrar hasta un 30% en costos de oficina, según revelan nuestra calculadora de oficinas híbridas y nuestro estudio sobre soluciones de reducción de costos de oficina. 

Qué indican las estadísticas sobre trabajo híbrido en términos de preferencias generacionales

Cuando se trabaja con un personal multigeneracional, hay que entender las necesidades de cada generación. Qué esperan los Baby Boomers, la Generación X, los Millennials y la Generación Z cuando se trata de trabajar de forma híbrida?

• Al 13,9% de los Baby Boomers y la Generación X, al 13% de los Millennials y al 12,7% de la Generación Z les gustaría trabajar solo en la oficina.
• Al 28,3% de las dos generaciones de más edad en el lugar de trabajo, al 34,5% de los Millennials y al 42,2% de la generación más joven les gustaría trabajar a distancia 1 o 2 días a la semana.
• El 36,4% de las personas nacidas entre 1946 y 1980, el 37,8% de los empleados nacidos entre 1981 y 1996, y el 30,4% de los trabajadores nacidos después de 1997 y antes de 2012 preferirían pasar en casa 3 ó 4 días a la semana.
• El 21,4% de los Baby Boomers y la Generación X, el 14,7% de los Millennials y el 14,7% de la Generación Z disfrutarían trabajando a tiempo completo a distancia.

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👉 ¡Consulta nuestro artículo sobre Millennials y Gen Z para saber qué caracteriza a las dos generaciones más jóvenes en el lugar de trabajo y cómo hacer que prosperen! 

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Establece con éxito un puesto de trabajo híbrido con estos tres pasos inevitables

1. Evaluar las necesidades de tu empresa híbrida y de tu personal

Identificar las funciones que pueden desempeñarse a distancia

Para algunos puestos de trabajo, trabajar a distancia es imposible o supone un reto. Por eso, adaptar su modelo de trabajo es fundamental para evitar crear estrés e insatisfacción entre su equipo. Analiza una por una las distintas funciones y sus tareas relacionadas. Hable de ello con sus compañeros de trabajo y pídales su opinión antes de decidir si las oportunidades de trabajo a distancia son una opción para su puesto de trabajo o no. 

Evaluar las preferencias de tus empleados

Algunos miembros del equipo prefieren trabajar en casa sólo un día a la semana, mientras que otros prefieren tener dos días libres a la semana y otros quieren incluso más. Es una información crucial que hay que tener en cuenta. Intente recopilar las preferencias de su personal y, a continuación, idee un sistema que funcione para todos y les haga felices. La mejor decisión suele ser adoptar el enfoque más centrado en el empleado y optar por un modelo de horarios "a voluntad". Puedes seguir exigiendo a tus compañeros que se reúnan en persona una vez a la semana como mínimo, por ejemplo. Pero déjales elegir el resto de la semana.

Reevaluar la distribución de tu oficina

Al permitir una mayor flexibilidad laboral en su lugar de trabajo, la finalidad de su espacio de oficina cambia drásticamente. No todo el mundo acude a la oficina todos los días y puede que a veces acabe teniendo un espacio de trabajo medio vacío o incluso menos. El uso del lugar de trabajo físico también evoluciona. Los empleados tienden a aprovechar la oportunidad de reunirse en persona para realizar trabajo colaborativo en lugar de tareas individuales. Debido al descenso de la tasa de ocupación de oficinas y a la nueva visión del uso de las mismas, es esencial reevaluar y ajustar la distribución de su espacio de trabajo. 

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2. Elegir las soluciones tecnológicas híbridas adecuadas para el lugar de trabajo

Herramientas de colaboración y comunicación

No importa si los miembros de tu equipo trabajan en la oficina o desde sus casas, su lugar de trabajo no debería afectar a sus interacciones y productividad. Un entorno de trabajo híbrido rara vez tiene éxito sin el apoyo de la tecnología para espacios de trabajo híbridos y el uso de las herramientas de colaboración y comunicación adecuadas. Por ejemplo, un software de reserva de escritorios como deskbird te ayuda a gestionar tu espacio de trabajo híbrido y a impulsar el trabajo en equipo gracias a nuestra función de planificación semanal. En ella, los empleados pueden ver los horarios de sus compañeros. A continuación, pueden elegir un día para reunirse in situ y utilizar nuestra opción de reserva de salas para asegurarse de que disponen del espacio de trabajo que necesitan. 

Almacenamiento en la nube y plataformas para compartir archivos

Cuando se trabaja a distancia, el personal tiene que acceder a toda la información que necesita como si estuviera in situ. Para cumplir este requisito, existen eficientes recursos en línea, como las plataformas de almacenamiento y compartición de archivos basadas en la nube. Permiten a los miembros del equipo obtener y compartir documentos y datos desde cualquier lugar, en cualquier momento y a través de cualquier dispositivo con conexión a Internet. Además, proporcionan soluciones rentables y escalables para empresas de todos los tamaños, ya que eliminan la necesidad de costosas infraestructuras de almacenamiento in situ y ofrecen modelos de precios flexibles en función de su uso. Lo más importante es determinar tus necesidades y las de tus empleados. Así podrás elegir el que mejor les apoye en su vida laboral diaria. 

Medidas de ciberseguridad

Permitir que los empleados trabajen desde distintos lugares y utilicen diversos dispositivos para acceder a los datos y sistemas de la empresa también aumenta estos riesgos. Por lo tanto, asegurar su contenido es más esencial que nunca para prevenir ciberataques y proteger la información sensible. Las soluciones de ciberseguridad incluyen cortafuegos, software antivirus, autenticación de dos factores y cifrado. Puedes contar con la ayuda de organizaciones especializadas en este campo. Ellos salvaguardarán tus redes, herramientas y datos, para proteger tu negocio frente a amenazas como el malware, el phishing y el ransomware.

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3. Priorizar la comunicación transparente y la confianza

Establecer expectativas claras para los empleados remotos y de oficina

Una buena comunicación siempre ha sido un elemento esencial para el éxito de la colaboración. Sin embargo, el aumento del trabajo a distancia ha obligado a las empresas a revisar la forma de comunicarse de sus empleados. Trabajar desde distintos lugares aumenta el riesgo de malentendidos o de una comunicación deficiente. Los directivos tienen que asegurarse de que los miembros de su equipo disponen de las herramientas adecuadas para interactuar con eficacia, establecer expectativas claras y ser transparentes. Si no se gestiona este aspecto clave, puede bajar el rendimiento, aumentar la frustración y disminuir la satisfacción de los empleados.

Priorizar una colaboración basada en la confianza y la responsabilidad

Al no poder verlos e interactuar con ellos en persona a diario, los líderes tienden a empezar a controlar en exceso a su personal en un entorno de trabajo híbrido. Aunque uno de los principales objetivos y ventajas de un entorno de trabajo híbrido es potenciar la autonomía de los empleados y satisfacer sus necesidades, los efectos psicológicos de la microgestión lo borran todo. Confiar en tus compañeros y fomentar relaciones de confianza entre ellos es esencial para que una plantilla híbrida prospere. Además, no verse todos los días en la oficina no significa que deba evitar asumir responsabilidades. Los miembros de tu equipo deben seguir siendo responsables de sus actos y tú también. 

Fomentar las interacciones informales y las actividades de creación de equipos

Mantener una conexión en el lugar de trabajo y unas relaciones auténticas puede resultar más difícil cuando todo el mundo trabaja desde distintos lugares. Para evitar que esto ocurra en su empresa, le recomendamos encarecidamente que fomente las interacciones informales e integre actividades de creación de equipos. Puede echar un vistazo a nuestras ideas de creación de vínculos de equipo para poner en práctica en entornos de trabajo híbridos interiores, exteriores y en línea. Al principio puede parecer algo "bonito", pero los resultados de impulsar la creación de equipos son fundamentales para su organización. No sólo les dan la oportunidad de conocerse mejor, sino que también mejoran la colaboración, fomentan la confianza y refuerzan sus vínculos.

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👉 ¡Consulta nuestro artículo sobre las mejores prácticas de gestión de equipos remotos para obtener más consejos útiles!

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Esperamos que este artículo le ayude a comprender mejor el concepto de puesto de trabajo híbrido, lo que implica, cómo beneficia a tu empresa y a tu personal, y cómo establecer con éxito una forma híbrida de trabajar. Si adopta un enfoque centrado en el empleado, tendrá todas las posibilidades de sacar el máximo partido del trabajo híbrido. Analiza tu espacio de trabajo, escucha las necesidades de tus empleados, esta abierto a adoptar las nuevas tendencias del futuro del trabajo, ¡y mira cómo surge la magia! ¿Busca una herramienta fácil de usar para gestionar tu espacio de oficina híbrido y tu personal ? Solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird y descubre lo fácil que puede ser.

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¹ 30 ESTADÍSTICAS ESENCIALES DEL TRABAJO HÍBRIDO [2023]: EL FUTURO DEL TRABAJOZippia.

² 2023 ESTADO DEL INFORMEAkumina.

³ Los directores financieros ven en el trabajo híbrido una oportunidad para reducir costesFortune.