Espacio de trabajo dedicado: un enfoque moderno y centrado en el empleado

¿Estamos dando un paso atrás? 

Mientras el "hot desking" está en auge, queremos introducir una nueva función llamada "escritoriosasignados". No hemos cambiado de opinión sobre el potencial de la flexibilidad en el trabajo y los escritorios compartidos. Sin embargo, muchos empleados expresan la necesidad de espacios de trabajo dedicados. Como nuestro objetivo es ayudar a crear el mejor entorno de trabajo flexible y centrado en las personas, hemos considerado esta petición. 

Pasarse a la oficina híbrida tiene las ventajas de reducir el tamaño de la oficina y los costos. Permitir a los miembros del equipo elegir su escritorio favorito o un espacio de trabajo diferente cada vez que van a la oficina es otra ventaja de la oficina flexible que la mayoría de los trabajadores aprecian. Sin embargo, algunos prefieren seguir en el mismo puesto de trabajo. 

El futuro del trabajo se basa en la adaptabilidad y en centrar la atención en el empleado. Pero, ¿cómo definir cuánto espacio de oficina necesita? ¿Qué tipos de espacios de trabajo son los mejores para tu personal? Este artículo se centra en la importancia de mantener fijos ciertos elementos en  la oficina híbrida y en cómo gestionar todos los tipos de espacios de oficina flexibles.

¿Qué es una oficina dedicada?

Una oficina dedicada en casa

Hay dos tipos de espacios de trabajo dedicados: los que se tienen en casa cuando se trabaja a distancia y los que facilitan las empresas a sus trabajadores cuando acuden in situ.

En casa, los empleados deben dedicar una zona de su hogar a sus tareas relacionadas con el trabajo. Pueden personalizar al máximo este rincón para que se adapte a sus necesidades. Algunos aspectos importantes son disponer de la iluminación, el mobiliario y el equipamiento adecuados, y de un entorno tranquilo. Crear en casa una zona de "sólo trabajo" cómoda y hecha a medida es muy recomendable para aumentar la concentración y la productividad. También ayuda a separar la vida personal de la profesional y a mantener un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada. 

Un escritorio asignado en la oficina

Un escritorio asignado en la oficina es la configuración de escritorio tradicional tal y como todo el mundo la conoce.

Si está leyendo este artículo, es muy probable que sea consciente de la importancia de modernizar el lugar de trabajo y cambiar a una oficina más flexible. Sin embargo, el elemento más crucial para adoptar el futuro del trabajo e impulsar tu empresa es un enfoque centrado en el empleado. 

¿Qué tiene esto que ver con la planificación del espacio de oficinas? Pues todo. Es esencial conocer y tener en cuenta lo que quieren los miembros de su equipo. Por eso, si algunas personas de tu personal expresan su deseo de mantener un escritorio asignado, debes permitirlo y tenerlo en cuenta en tu estrategia de planificación de oficinas.

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¿Por qué hay que dejar espacio para algunos escritorios asignados en la oficina?

Garantía de que los empleados disponen del espacio de trabajo que necesitan

No todo el mundo desea sentarse en un escritorio distinto cada vez que llega a la oficina. A algunos simplemente les gusta un puesto de trabajo y no quieren cambiarlo constantemente. Otros pueden necesitar un equipo específico, y un espacio de trabajo concreto satisface perfectamente sus necesidades.

Lo más importante es que cada empleado tenga acceso a un espacio de trabajo que satisfaga sus necesidades. No sólo aumenta su productividad, sino también su satisfacción y bienestar. 

Un espacio de trabajo dedicado para concentrarse plenamente 

Supongamos que tu colega Andrew viene a trabajar dos veces por semana, los martes y los jueves. Al planificar su horario, dedica un día a proyectos de colaboración y el otro a realizar tareas muy específicas que no puede hacer en casa.

En todas las oficinas hay zonas más propicias para la concentración que otras. Andrew lo sabe e intenta constantemente reservar el mismo escritorio. Por desgracia, este puesto de trabajo no siempre está disponible. Eso le obliga a reservar otro sitio, arriesgarse a no poder concentrarse y sentirse frustrado.

Mantener algunos escritorios dedicados en tu espacio de oficina y asignar uno a Andrew cada jueves te ayuda a resolver este conflicto de horarios y le da la mejor oportunidad de estar en modo de concentración total. 

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Gestión del espacio para aumentar la satisfacción de los empleados

La fuerte demanda de modalidades de trabajo flexibles obliga a las empresas a ajustar sus políticas laborales y a replantearse cómo se utiliza y diseña el lugar de trabajo. El espacio de oficinas debe satisfacer la necesidad de una plantilla híbrida sin dejar de ser rentable.

Dos de las principales ventajas de cambiar a un modelo de trabajo híbrido son la reducción del espacio de oficina  y la disminución de las facturas. Sin embargo, no olvides tener en cuenta las expectativas de tus empleados cuando planees reducir el tamaño de tu espacio de trabajo. ¿Se sienten todos cómodos con un sistema de hot desking? ¿Vienen algunos más a menudo que otros y están dispuestos a trabajar desde el mismo escritorio cada vez que están en la empresa? 

Si se mantienen algunos escritorios fijos, es más probable que todo el mundo esté contento. La gente puede tener el escritorio que quiera y cambiar a un modelo de trabajo híbrido a su propio ritmo.

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¿Cómo se gestionan los espacios de trabajo dedicados en un entorno de trabajo híbrido?

Conoce las necesidades de tus empleados

El primer paso para crear un entorno de trabajo que responda a las necesidades de sus empleados es incluirlos en el proceso. Si quieres construir un lugar que les haga prosperar, la mejor forma de conseguirlo es preguntarles qué esperan del lugar de trabajo físico.

Si pueden elegir cuándo acudir a la oficina, envíe encuestas para saber con qué frecuencia tienen previsto acudir semanalmente. Además, intenta averiguar qué tipo de espacio de trabajo suelen reservar. ¿Se trata de un escritorio individual aislado, un lugar en una mesa colectiva, una sala de reuniones, etc.? ¿Les importa trabajar desde distintas zonas de la oficina, o prefieren ceñirse al mismo puesto de trabajo? 

Encontrar el equilibrio adecuado entre la cantidad de espacio de trabajo dedicado y los escritorios de trabajo.

Una de las mayores ventajas del trabajo híbrido para las empresas es su potencial de reducción de costos. No contrarreste esta ventaja planificando más mesas asignables de las necesarias. Por eso es clave analizar primero las expectativas de tus empleados. Así podrás encontrar el equilibrio adecuado entre sus necesidades y las tuyas.

Algunos puestos requieren más trabajo in situ que otros. Esto también puede ser un indicador útil. Una persona que necesita estar en la oficina la mayoría de los días puede preferir trabajar desde el mismo escritorio todos los días. Sin embargo, es más probable que un miembro del equipo que acude cada pocas semanas lo entienda y no le moleste tener que sentarse cada vez en un sitio distinto.

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Ser justo y equitativo con todos los miembros del equipo

La asignación de escritorios debe hacerse de forma justa y equitativa. Todos los empleados deben tener derecho a un espacio de trabajo que les ayude a realizar su labor en las mejores condiciones. Para ello, los directivos no deben manifestar favoritismo ni discriminación. Si varias personas solicitan el mismo escritorio cada vez que acuden a la empresa, hay que averiguar qué puede funcionar mejor para contentar a todos sin tomar decisiones sesgadas.

Por ejemplo, la gente puede elegir su escritorio favorito durante un mes y reservar otros espacios de trabajo el resto del tiempo. En deskbirdpuedes dedicar este escritorio específico a un miembro de tu equipo durante un mes gracias a la función de "espacio asignado". 

Utilizar tecnología híbrida de gestión del espacio de trabajo 

Por último, puede obtener una ayuda crucial y mejorar la gestión de su espacio de trabajo híbrido, incluida la asignación de escritorios, utilizando la tecnología para espacios de trabajo híbridos. Herramientas como deskbird, nuestro software de reserva de escritorios, le permiten optimizar su oficina flexible, coordinar la reserva de escritorios y salas, y asignar espacios (escritorios, salas, aparcamientos, etc.). 

Los profesionales de CRE, los ejecutivos de RR.HH. y los jefes de equipo pueden hacerlo con una sola herramienta y unos pocos clics. Accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, este aliado digital también recopila análisis de oficinas para proporcionar datos clave y ayudarle a tomar las decisiones correctas en relación con la gestión de tus oficinas. 

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El objetivo de introducir prácticas laborales más flexibles no es reducir el personal , sino fomentar un entorno de trabajo productivo y centrado en el empleado. Permitir que la gente trabaje desde cualquier lugar, y a veces en cualquier momento, es una parte de la definición de flexibilidad en el trabajo. También implica adaptarse a las expectativas de los trabajadores. 

Aunque este artículo explica las ventajas de permitir algunos espacios de trabajo dedicados en la oficina, no significa que su equipo los necesite. Esto es específico de cada organización, y determinar si tener escritorios asignados es necesario para tu personal es clave. Sin embargo, para ir sobre seguro, recomendamos encarecidamente tener en cuenta este aspecto a la hora de planificar tu estrategia de gestión de puestos de trabajo híbridos, ya que las necesidades de tus trabajadores pueden cambiar con el tiempo.

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