Horario en bloques de tiempo: aumenta tu productividad con este método revolucionario
13 de julio de 2023
17 de julio de 2023
¿Sueles conseguir hacer todo lo que tienes en tu lista de tareas pendientes? ¿Trabajas con frecuencia horas extra antes del fin de semana porque no has completado todas sus tareas semanales? ¿Sientes que podrías ser más productivo pero no sabes cómo?
He aquí una técnica eficaz y probada para optimizar tu tiempo y aumentar tu productividad: el método de bloqueo temporal. Al igual que los empleados, los directivos suelen desear jornadas más largas para conseguir más cosas. Por eso, hemos decidido ofrecerte una visión clara de los horarios con bloqueo temporal.
El bloqueo del tiempo es aplicable a la vida personal y profesional, tanto si quieres hacer más cosas al día como si quieres liberar algo de tiempo para crear un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada.
¿Le parece interesante? Siéntate, tómate unos minutos y aprende más sobre este enfoque de la gestión del tiempo que cambia las reglas del juego.
Definición de un horario en bloque
Teoría de la programación por bloques horarios: definición
La programación por bloques de tiempo es un método de gestión del tiempo y un complejo sistema de organización. Con esta herramienta, puedes programar las actividades cotidianas en bloques, incluidos los descansos para estirar las piernas, ir al baño y tomar un tentempié.
Famosamente utilizada por Benjamin Franklin, esta técnica le permite ganar en eficacia y productividad. Conseguir hacer más cosas en el mismo tiempo o en menos tiempo libera algo de tiempo al día. Puedes utilizarla para hacer más cosas o para darte tiempo para el ocio, mejorando el equilibrio entre la vida laboral y personal.
La programación por bloques horarios en la práctica: ejemplo
¿Cómo se ve en la práctica?
Con el bloqueo del tiempo, dedicas una cantidad concreta de tiempo a una actividad específica en lugar de ir de una tarea a otra y comprobar "rápidamente" algunos correos electrónicos entre medias.
Por ejemplo, un horario de bloques de tiempo para un día puede dividirse así:
- De 7.00 a 7.30: despertarse lentamente con meditación, respiración, estiramientos o lectura.
- De 7:30 a 8:00: desayuno.
- De 8.00 a 8.30 horas: consulta y contesta tus correos electrónicos.
- De 8:30 a 12:30: dedica esta franja horaria al trabajo profundo en el que necesitas concentrarte, como la creación de un informe.
- Luego bloquea 1 hora para la pausa del almuerzo.
- De 13:30 a 15:30: reserva este horario para las reuniones.
- De 15:30 a 16:30: deja esta hora libre para imprevistos o para llevar a cabo tareas de baja concentración.
- De 16:30 a 17:00: revisar los correos electrónicos del día.
- De 17.00 a 18.00: dedica este momento a ti mismo (citas personales, aficiones, deportes, etc.).
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Principales ventajas del método de bloqueo temporal
Concentración y trabajo en profundidad
Un horario en bloques de tiempo te ayuda a mantener la concentración y evitar las distracciones. Por ejemplo, planeas revisar tus correos electrónicos al principio y al final del día. Así, el resto del tiempo, tu buzón permanece cerrado y tu cerebro se concentra en tareas más valiosas.
Todo está orquestado en su horario, que se ajusta a la perfección. Además, esto le permite realizar una sola tarea. Centrarse en una actividad a la vez evita que la mente divague de una tarea a otra y le ayuda a estar más concentrado y ser más eficiente y productivo.
Eficacia y productividad
Las listas de tareas son estupendas para planificar tus objetivos diarios, y deberías seguir utilizándolas. Sin embargo, si no estableces un plan para llevarlas a cabo, lo más probable es que al final del día sólo cumplas unos pocos.
Con el bloqueo temporal, sabes que tienes una hora para realizar esta tarea antes de abordar la siguiente (por ejemplo). Así evitarás distraerte y dejar las cosas para más tarde.
Además, como está a punto de descubrir leyendo las reglas básicas para crear un horario de bloques de tiempo eficaz, tener en cuenta su pico de productividad también es clave. Ganas eficiencia y productividad asignando los momentos del día en los que tienes más energía y concentración a las tareas más críticas.
Optimización del tiempo
¿Cuántos de nosotros llegamos al final del día diciendo: "¿Dónde se ha ido el día?"
Todos hemos pasado por esta sensación en casa o en el trabajo. Pero con el método de programación del tiempo, puedes contrarrestar esta sensación y optimizar mejor tu tiempo de la mañana a la noche.
Por ejemplo, ¿por qué planificar una actividad de trabajo profundo a las 2 de la tarde si te cuesta concentrarte después de comer? Reserva esta franja horaria para el trabajo superficial, como el papeleo o las citas.
Desconexión
Otra ventaja no tan obvia pero clave de adoptar el método de bloqueo horario es su capacidad para ayudarte a separar tu tiempo de trabajo del tiempo privado. Esto no sólo es beneficioso para las personas que luchan por poner un límite entre su vida profesional y personal, sino que también es realmente útil para los empleados remotos.
Un horario por bloques de tiempo incluye franjas horarias para hacer deporte, cenas con amigos, actividades familiares, cuidado personal, etc. Organizar tu día por bloques de tiempo te hace separar visualmente estos dos aspectos y te ayuda automáticamente a potenciar un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada y el bienestar.
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Reglas básicas para un bloqueo eficaz del tiempo
Prioriza las tareas de alta concentración durante tu pico de productividad
¿Eres más madrugador o noctámbulo?
Los picos de productividad varían de una persona a otra. Tener en cuenta este aspecto a la hora de planificar la jornada marca una enorme diferencia en tu eficiencia y productividad.
¿Sueles concentrarte mejor por la mañana? Entonces interactúa en las redes sociales y consulta las últimas tendencias de tu sector por la tarde. Reserva tus momentos más productivos, cuando tu mente está en su mejor momento, para completar tus tareas cruciales y valiosas.
Categorizar tareas
Para que tu horario de bloques de tiempo sea aún más eficiente, una buena práctica es agrupar las tareas similares. Por ejemplo, si sueles tener varias reuniones a lo largo del día, intenta hacerlas todas por la mañana o por la tarde, teniendo en cuenta tu pico de productividad.
Si te cuesta clasificar tus tareas, divídelas en dos tipos: trabajo profundo y trabajo superficial. Planifica las de trabajo profundo para tu periodo de máxima productividad y las otras para cuando estés menos concentrado y productivo.
Sé realista
Un error común es prever un bloque de una hora para una tarea que requiere tres. No sólo conlleva frustración, sino que retrasa todas las tareas siguientes, provocando estrés. Cuando no tengas una idea clara de cuánto tiempo necesitas para algunas tareas, te recomendamos que programes tiempo extra.
Si comprobar el correo electrónico te lleva 15 minutos, planifica 30 minutos. Un mensaje puede requerir más tiempo del previsto porque, por ejemplo, tengas que recabar información antes de contestar.
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Deja algunos bloques libres para imprevistos
Raro es el que no ha experimentado en el trabajo un acontecimiento imprevisto que de repente le genera estrés y ansiedad. Imagínese lo que ocurre si atiborra su horario con un montón de tareas sin dejar espacio para las emergencias. Al final se produce un efecto dominó que hace que trabajes más horas y te salgan más canas.
Así que, para evitarlo, deja siempre algunas franjas horarias para reuniones urgentes, resolver imprevistos, etc.
Del mismo modo, no hacer pausas es contrario a la intuición. Aumenta el nivel de estrés y reduce la capacidad de concentración. Así que, si tiendes a trabajar horas seguidas sin pausas, reserva unos minutos cada hora para levantarte, estirarte, beber un vaso de agua, etc. Puedes utilizar la técnica Pomodoro, que es otro método de gestión del tiempo.
Programa tiempo para actividades personales (pero no se exceda)
Es fundamental reservar tiempo para ti y tus actividades personales. En primer lugar, estos momentos son tan importantes como tu vida laboral. En segundo lugar, aunque te encante tu trabajo, son tu zanahoria para mantenerte motivado a lo largo del día.
Sin embargo, tu tiempo de ocio no tiene por qué ser productivo, ¿verdad? Añadir estos objetivos personales del día no debe hacer que los veas como "cosas que hay que hacer". Te recomendamos crear estos bloques pero sin ser demasiado específico sobre lo que vas a hacer. De este modo, sigues planificando tiempo para ti, pero dejas espacio para la espontaneidad.
Manténte flexible
Aunque se trata de un método de gestión del tiempo muy organizado y detallado, es importante que conserves una parte de adaptabilidad en tu horario de bloques de tiempo.
El objetivo es ayudarte a ser más organizado y productivo, pero no debe convertirse en una fuente de estrés. Por eso te recomendamos que preveas algunos huecos para imprevistos, de modo que te cause estrés y ansiedad cuando tengas que reajustar tu calendario.
Así que, ¡aleja la rigidez y abraza la flexibilidad! De todas formas, el trabajo flexible es el futuro del trabajo. 🙌
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Herramientas de bloqueo temporal
Soluciones físicas de bloqueo temporal
Y ahora, ¿cómo poner en marcha el bloqueo temporal? Según tus preferencias, tienes dos opciones principales. La primera es utilizar herramientas físicas de bloqueo del tiempo, como un bullet journal o una hoja imprimible.
Sin embargo, tu agenda manual puede desordenarse rápidamente con toneladas de notas, lo que hace que deje de ser tan clara y organizada como se había planeado inicialmente. En deskbird promovemos las ideas sostenibles, incluido el cambio a una oficina sin papeles. Así que, si esto es importante para ti, la segunda opción es la mejor.
Herramientas digitales de programación de bloques horarios
Recomendamos el uso de herramientas digitales de programación de bloques horarios como opción cómoda y accesible para aplicar este método. Puede utilizarse en cualquier momento y lugar.
Puedes utilizar un calendario en línea, como los calendarios de Google, Outlook, Microsoft o Apple, u otros recursos virtuales que ofrezcan una opción de calendario, como Asana, Notion o ToDoist.
Por último, también existen aplicaciones específicas de bloqueo del tiempo para ayudarte a programar tu día de forma eficiente. Algunas de las más conocidas son TimeCamp, Fantastical y Focus Booster.
Si aún no has probado el método de bloqueo temporal, te recomendamos que lo intentes. Primero puedes crear tu horario de bloqueo en un calendario digital. Si te enganchas a esta técnica de gestión del tiempo como muchos otros antes, puedes consultar más tarde las aplicaciones de bloqueo del tiempo. Pero no olvides las reglas básicas mencionadas anteriormente para poner todas las probabilidades a tu favor para sacarle el máximo partido y ganar productividad.
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