Oficinas flexibles: un cambio de imagen clave para un mayor éxito

La flexibilidad laboral no sólo ha influido en nuestra forma de trabajar. También han cambiado profundamente el papel del lugar de trabajo físico. Los espacios de trabajo tradicionales se convierten en espacios de oficina flexibles. ¿Qué aspecto tiene un espacio de trabajo flexible en la realidad y por qué es importante adaptar la distribución de su oficina? 

La gente ya no acude a la empresa para trabajar en tareas individuales. Reservan una mesa para reunirse con sus colegas, colaborar en proyectos de grupo, socializar y estrechar lazos con sus compañeros de equipo. Además de reducir la ocupación de los puestos, el trabajo a distancia también ha modificado la finalidad de la oficina. A medida que evoluciona la forma en que realizamos nuestro trabajo, también lo hace nuestra relación con el lugar en el que abrimos nuestros portátiles. 

Además, muchas empresas se han dado cuenta en los últimos años del impacto que tiene el diseño de las oficinas en el rendimiento. Por eso, crear un entorno de trabajo próspero se considera ahora un aspecto fundamental para impulsar la experiencia, la satisfacción y la productividad de los empleados.

He aquí una guía completa para crear un espacio de oficina moderno, versátil y centrado en las personas. Desde las mejores prácticas hasta la tecnología más valiosa, compartimos contigo recomendaciones clave para tenerlo todo listo para gestionar este nuevo espacio de trabajo con eficacia y éxito.

¿Qué es una oficina flexible?

La idea de una oficina flexible

El principal objetivo de las oficinas flexibles es crear un espacio de trabajo que sea algo más que un lugar donde los empleados se reúnen y hacen su trabajo. El objetivo también es crear un entorno profesional que se adapte a sus necesidades, fomente una experiencia positiva de los empleados e impulse la productividad. Debido a sus distintas funciones y responsabilidades, cada uno de sus empleados puede tener necesidades diferentes.

Además, la expansión del trabajo a distancia puso de manifiesto las ventajas de evolucionar en un entorno que responda a las necesidades de los trabajadores. Por tanto, replantearse la oficina es fundamental para ofrecer a sus empleados unas condiciones laborales tan estupendas como cuando trabajan desde casa o un tercer lugar de trabajo.

Diseño y estructura de un espacio de trabajo ágil

Para adaptarse a las expectativas de los empleados, el trabajo se hace más flexible, y también nuestros entornos físicos de trabajo. Para algunas personas, los días de oficina significan trabajo colaborativo. Pero para otros, tener acceso a zonas tranquilas donde concentrarse a solas sigue siendo esencial. Los miembros de un equipo necesitan distintos tipos de espacio de trabajo en función de sus tareas, personalidades y estado de ánimo del día (sí, todos tenemos esos días en los que no nos apetece interactuar). La distribución de un espacio de oficina flexible se basa en esta idea. Olvídate de los cubículos y de una sala interminable llena de mesas individuales. No funciona para todo el mundo ni hace prosperar a los trabajadores. Un espacio de trabajo ágil ofrece una configuración versátil, que incluye zonas de colaboración, áreas tranquilas, rincones para socializar y relajarse, y zonas de hot desking.

Las ventajas de un espacio de trabajo flexible

Una oficina flexible responde a las expectativas de los trabajadores y aumenta su satisfacción y productividad. Cuando un equipo inicia un nuevo proyecto, se reúne en una zona común para una sesión de intercambio de ideas. Luego se dividirán y utilizarán las zonas tranquilas para trabajar individualmente en sus tareas. Más tarde, reservarán una sala de reuniones para compartir sus conclusiones y debatir los siguientes pasos. Así es como un entorno de trabajo ágil se adapta a las necesidades de los trabajadores y aumenta la productividad.

Además, este tipo de configuración de oficinas ayuda a las empresas a reducir sus facturas. Una organización puede alquilar oficinas flexibles o rediseñar su espacio de trabajo para hacerlo más versátil. Sea cual sea la opción elegida, este concepto permite a las empresas ajustar el tamaño del lugar de trabajo al número de personas que acuden a él y reducir sus costes inmobiliarios y energéticos.

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¿Cómo se crea un espacio de trabajo flexible que haga prosperar a los empleados?

Habla con tu personal flexible para conocer sus necesidades

Aunque los equipos híbridos pasan menos tiempo in situ que los trabajadores que trabajan en la oficina, acudir al lugar de trabajo sigue siendo un pilar fundamental para la experiencia de los empleados y todo lo que de ella se deriva, incluida la productividad. Hay que contar con su opinión para mejorar su experiencia en la oficina. . Enviarles un cuestionario de satisfacción de los empleados relacionado con este tema concreto es una forma eficaz de hacerlo. Una vez que hayas recogido todas sus opiniones, podrás construir una oficina a medida que responda a las necesidades de tus trabajadores. Al proporcionarles los tipos de espacio de trabajo necesarios, les demuestra que su bienestar es importante y se asegura de que puedan realizar su trabajo en las mejores condiciones.

Ofrecer a los empleados varias opciones de espacio de trabajo

Crear un espacio de oficina flexible implica desarrollar una variedad de entornos de trabajo dentro de la oficina para atender a diferentes tareas y preferencias. Esto significa equipar el espacio de trabajo con:

• escritorios compartidos para proyectos de colaboración;
• zonas tranquilas para concentrarse en el trabajo;
• salas de reunión para debates en grupo;
• salones informales para interactuar o relajarse.

De este modo, los empleados adquieren autonomía para elegir un entorno acorde con su actividad o estado de ánimo, lo que aumenta la productividad y la satisfacción laboral. Los espacios de oficina flexibles reconocen que el trabajo es dinámico y polifacético. Por lo tanto, el entorno físico facilita esta diversidad en lugar de limitarla. Ofrecer una gama de opciones de espacio de trabajo ayuda a fomentar una cultura de flexibilidad y favorece una plantilla más ágil y receptiva.

Asegúrate de que todos los empleados híbridos tienen acceso al espacio de trabajo que necesitan

Mejorar la oficina ofreciendo varios espacios de trabajo ayuda a sus compañeros a rendir más. Sin embargo, ¿cómo puedes asegurarte de que siempre tengan acceso al lugar de trabajo que necesitan? ¿Qué haces si la mayoría de los miembros de tu equipo híbrido deciden venir el lunes y no hay escritorio disponible para todos? Situaciones como los conflictos de horarios pueden tener el efecto contrario al que se supone que desencadena una oficina flexible. Los empleados se frustran y acaban trabajando en un entorno que no es el más adecuado para realizar sus tareas. Le contamos brevemente cómo la tecnología puede ayudarle a resolver estos problemas.

Elige un diseño que fomente la experiencia y el bienestar de los empleados

En la introducción mencionamos el impacto de la distribución de la oficina en la productividad y la experiencia de los empleados. Mientras cambia el aspecto de su lugar de trabajo físico para crear un espacio de trabajo más ágil, ¿por qué no tener esto también en cuenta? Un diseño de oficina bien pensado puede reducir significativamente el estrés y mejorar la salud mental en general. 

Por ejemplo, la implantación de una configuración basada en la actividad permite a los miembros del equipo elegir entornos de trabajo adecuados para diversas tareas, desde zonas de colaboración hasta zonas tranquilas, lo que aumenta la eficiencia y la adaptabilidad. Además, la incorporación de un diseño de oficina biofílico aumenta su bienestar, concentración y rendimiento. Este moderno enfoque del diseño del espacio de trabajo no sólo optimiza la productividad de los empleados, sino que también atrae y retiene a los mejores talentos al demostrar un compromiso con su salud y felicidad.

Cree un espacio de oficina flexible que refleje su cultura y viceversa

A la hora de diseñar su nueva distribución, es esencial centrarse en crear un entorno que refleje la cultura de su lugar de trabajo y los valores que defiende. Remodelar la oficina para hacerla más flexible y centrada en el empleado encaja con la idea de promover una cultura que dé prioridad a las personas. Recuerde que su oficina es la ilustración física de los valores y la visión que desea compartir. 

Pero, para ayudar a su equipo a adoptar esta nueva disposición, tiene que cambiar la cultura de la oficina hacia este aspecto. Poco a poco, los empleados no deben ver un espacio determinado como un lugar de trabajo de un solo uso. Por ejemplo, su sala de reuniones que hasta ahora sólo se ocupaba para este fin, ahora podría utilizarse como zona de actividades. Los trabajadores pueden simplemente reservar este espacio desde su app de reserva de salas para el momento en que lo necesiten.

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¿Qué tecnología debes utilizar para la gestión flexible del espacio de oficina?

Un sistema de análisis de oficinas para optimizar el espacio y ahorrar costos

Con el permiso de tus empleados, la tecnología le proporciona datos sobre cualquier cosa que desee. Este recurso te ayuda a analizar el uso de tu oficina, las áreas de mejora y las oportunidades de optimización de costes. Gracias a la analítica del puesto de trabajo, por ejemplo, puedes ver qué partes de tu oficina son las más utilizadas y reservadas (si utilizas un software de reserva de mesas como deskbird). También puede saber claramente si el entorno físico de trabajo responde o no a las necesidades de sus trabajadores. Si casi nadie acude al lugar de trabajo, y si lo hacen, sólo utilizan las salas de reuniones, puede que sea necesaria una remodelación de la oficina.

Una solución de planificación semanal para mantenerse organizado y eficiente

Con un personal híbrida y un espacio de oficina flexible, controlar quién trabaja dónde y cuándo es imprescindible. Si no lo haces, puedes acabar teniendo conflictos de horarios y otros problemas que resolver. No es bueno para la satisfacción o la experiencia de los empleados. La mejor solución es adoptar un recurso de planificación semanal en línea. Te permite comprobar rápidamente quién de tus compañeros está en la oficina cada día. Si tu equipo está de acuerdo, puedes hacer que los calendarios sean visibles para todos, de modo que también puedan beneficiarse de ello. Digamos que Karen tiene que trabajar en una presentación con Chris el próximo martes, y él está en la oficina ese día. Al ver su planificación semanal, ella podría acudir ese mismo día para que puedan hablarlo en persona.

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Software de reserva de escritorios para gestionar con éxito oficinas flexibles

¿Te preguntas cómo adoptar el trabajo flexible sin problemas? El software de reserva de mesas es LA tecnología para crear un espacio de oficina flexible. Permite a tus empleados reservar el lugar de trabajo que necesitan con unos pocos clics y contiene muchas funciones fantásticas, incluidas las dos mencionadas anteriormente. Por ejemplo, con la aplicación deskbird , pueden:

• Reserva un escritorio o un aula;
• Asegúrate una plaza de aparcamiento;
• Organiza su horario híbrido;
• Encuentra rápidamente a tus compañeros gracias al plano interactivo;
• Modifica tus horarios y reservas desde cualquier lugar y en cualquier momento (aplicación móvil y web para acceso desde ordenadores de sobremesa, + múltiples integraciones).

Desde el punto de vista administrativo, puedes:

• Recopilar datos analíticos de la oficina;
• Asigna un puesto de trabajo a un empleado concreto;
• Implementa una función de registro para evitar ausencias;
• Organizar eventos de oficina.

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La versatilidad es un aspecto fundamental del futuro del trabajo y afecta a todos los rincones del lugar de trabajo. Ahora conoce mejor los espacios de oficina flexibles y dispone de toda la información necesaria para crear un entorno de trabajo próspero y ágil. La tecnología es un aliado clave en este proceso, y su papel no debe subestimarse. Los departamentos de RR.HH., instalaciones y TI deben trabajar juntos para llevar a cabo esta remodelación esencial de la distribución y el diseño de su oficina.

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