Aumenta la productividad de tu oficina con el "hot desking".

El ABC del hot desking

El Hot desking ha irrumpido con fuerza en las oficinas modernas como un concepto popular y versátil que ofrece a las organizaciones una mayor flexibilidad y adaptabilidad en tu entorno de trabajo.

Con el auge del trabajo a distancia y los modelos de trabajo híbridos, el hot desking ha surgido como una solución flexible para las plantillas de hoy en día. En este artículo te adentraremos en las profundidades del hot desking, desde su definición básica hasta su aplicación en el lugar de trabajo.

Pero eso no es todo. También te contaremos algunos datos picantes y sorprendentes sobre el hot desking que te dejarán boquiabierto.

a) ¿Qué es el hot desking?

El "hot-desking" es una disposición del espacio de trabajo dentro de una organización en la que varias personas utilizan los escritorios de forma flexible, según las necesidades y en diferentes momentos. Este sistema está diseñado para optimizar la utilización del espacio y minimizar la exposición inmobiliaria eliminando el exceso de espacio de oficina.

b)¿Cómo funciona el hot desking?

Es muy sencillo. En lugar de tener un escritorio o espacio de trabajo fijo, los empleados reservan un espacio de trabajo mediante un sistema de reservas. Esto significa que pueden elegir dónde trabajar en función de sus tareas diarias, lo que hace que su entorno de trabajo sea más adaptable y dinámico.

c) ¿Cómo aplicarlo?

Hay varias formas de implantar este modelo, como los programas de hot desking que permiten a los empleados reservar un escritorio por adelantado o mediante un sistema de orden de llegada. Los empleados también pueden acceder a los archivos y aplicaciones de trabajo desde cualquier ordenador o dispositivo, lo que hace más accesible el trabajo desde cualquier lugar.

Los Hot desks en el trabajo son una forma estupenda de colaborar con los compañeros, pero la planificación y la reflexión ayudan mucho.

He aquí algunos pasos que puede seguir para empezar:

1. Asegúrate de que tu oficina tiene espacio suficiente para albergar escritorios compartidos. Considera los cambios que deberías hacer en la distribución de tu oficina.
2. Elige un software de hot desking: Hay muchas opciones disponibles, por lo que elegir una que se adapte a las necesidades de tu empresa es esencial.
3. Crea una política de "hot desking" : Define claramente las normas y directrices del uso del "hot desking", por ejemplo, cómo reservar un escritorio y cómo liberarlo después.
4. Proporciona formación y apoyo a tus empleados para que puedan utilizar eficazmente el software de hot desking y comprendan qué normas deben seguir.
5. Supervisa y evalúa: Supervisa y evalúa periódicamente la eficacia de la implantación del hot desk e introduce los cambios necesarios.

Implantar el hot-desking en la oficina puede ser todo un reto.

Es esencial planificar y evaluar la distribución de la oficina, la infraestructura tecnológica y las necesidades de los empleados. Por ejemplo, garantizar que los empleados tengan acceso a los equipos y recursos necesarios y que la oficina esté preparada para la colaboración.

Elegir la aplicación de gestión de oficina adecuada es esencial para facilitar la transición al hot desking. Y deskbird es una opción excelente para las empresas de trabajo híbrido que deseen implantar el hot desking. Con sus potentes funciones, deskbird ofrece una solución completa para gestionar las necesidades de su lugar de trabajo. La intuitiva reserva de escritorios de deskbird permite a los empleados reservar escritorios, salas de reuniones y otros recursos de forma rápida y sencilla. Es la plataforma de referencia para gestionar oficinas de trabajo flexible.

Además, deskbird garantiza que tu oficina esté bien equipada para soportar el hot desking. Le permite hacer un seguimiento del uso de los escritorios y optimizar los recursos disponibles. Sus sólidas funciones de análisis proporcionan información sobre el uso que hacen los empleados de la oficina, lo que le permite tomar decisiones basadas en datos sobre la gestión del lugar de trabajo.

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10 datos sorprendentes sobre el hot desking

Una vez que sabes cómo poner en marcha el hot desking en tu puesto de trabajo, es hora de profundizar en algunos hechos fascinantes que arrojan luz sobre la importancia de este modelo de trabajo.

Aquí tienes una lista de 10 datos sobre el hot desking que (probablemente) no conocías:

1. El hot desking puede aumentar la productividad: Los estudios han demostrado que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar en el entorno que elijan.
2. El hot desking puede mejorar el equilibrio entre vida laboral y personal: El hot desking permite a los empleados trabajar desde casa o desde otros lugares, lo que mejora su conciliación y reduce la necesidad de largos desplazamientos.
3. Hot desking ahorra dinero a las empresas: Al reducir el número de escritorios necesarios, las empresas pueden ahorrar en espacio de oficina e instalaciones.
4. El hot desking puede mejorar la colaboración: Al animar a los empleados a trabajar en distintas zonas de la oficina, el hot desking puede mejorar la colaboración y aumentar las oportunidades de trabajo en equipo entre departamentos.
5. El hot desking puede aumentar la creatividad: Al exponer a los empleados a nuevos entornos e ideas, el hot desking puede aumentar la creatividad y fomentar el pensamiento innovador.
6. El hot desking puede reducir el absentismo: Al permitir a los empleados trabajar desde casa o desde otros lugares, el hot desking puede reducir el absentismo y aumentar la satisfacción de los empleados.
7. El hot desking puede ser más respetuoso con el medio ambiente: al reducir el número de escritorios necesarios en una oficina, el hot desking puede disminuir el impacto ambiental del espacio de oficina y mejorar la sostenibilidad.
8. El hot desking requiere una cultura fuerte: La implantación del hot desking requiere una cultura empresarial sólida que apoye la flexibilidad y la confianza.
9. El hot desk requiere una infraestructura tecnológica sólida : El hot desk requiere una infraestructura tecnológica sólida, que incluya Wi-Fi fiable y acceso a los archivos y aplicaciones de trabajo desde cualquier dispositivo.
10. El hot desking no es para todo el mundo: Aunque puede ser una solución excelente para algunas empresas, puede que no sea adecuada para todo el mundo, y es esencial evaluar si es la opción adecuada para oficina.

En conclusión, el hot desking es una forma excelente de que las empresas adopten el modelo de trabajo híbrido y fomenten la productividad, el equilibrio entre vida laboral y personal y el ahorro de costos.

Sin embargo, elegir la aplicación de gestión del puesto de trabajo adecuada es esencial para garantizar el éxito de la transición. deskbird es una opción excelente para las empresas de trabajo híbrido. Ofrece funciones potentes, precios flexibles y sistemas de reserva intuitivos, lo que facilita la implantación del hot desking y el control de las necesidades del trabajo híbrido.

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