Solución de oficina híbrida: por qué todas las oficinas flexibles deberían invertir en una

¿Utilizas una solución de oficina híbrida? Muchas empresas, por no decir la mayoría, han adoptado un estilo de trabajo más flexible en los últimos años. Esto va desde permitir que los empleados trabajen desde cualquier lugar hasta permitir el horario flexible y ofrecer tipos de contratos más flexibles. 

Aunque estas prácticas modernas surgieron inicialmente como una respuesta para seguir cumpliendo las expectativas de los trabajadores y aumentar su satisfacción, las organizaciones también se benefician enormemente de conceder más flexibilidad en el trabajo. 

Con el enfoque y las herramientas adecuadas, el trabajo a distancia permite, por ejemplo, reducir las necesidades de espacio de oficina. Una tecnología como un sistema híbrido de gestión del puesto de trabajo te ayuda a gestionar una oficina flexible tomando decisiones acertadas, mejorando los entornos de trabajo y minimizando los gastos. 

¿Le interesa saber más sobre este tema y ahorrar costos? Pues siga leyendo.

¿Qué es una solución de oficina híbrida y cómo funciona?

Una herramienta imprescindible para gestionar su espacio de trabajo flexible

Una solución de oficina híbrida es una herramienta que ayuda a las organizaciones a gestionar un lugar de trabajo en el que los empleados tienen derecho a acuerdos laborales flexibles. Por ejemplo, algunos miembros de su equipo podrían estar dispuestos a venir a trabajar los martes de 8.00 a 14.00 y los miércoles de 16.00 a 21.00 y trabajar desde casa el resto de la semana. 

Pero, ¿cómo hacer un seguimiento de todos estos horarios diferentes y mantener una colaboración fluida y eficaz? La tecnología moderna, como un sistema de gestión de puestos de trabajo híbridos, facilita enormemente la gestión y mejora del espacio de trabajo físico, así como la dirección de una plantilla híbrida.

Un sistema de apoyo clave para empleados y empresas híbridas

El principal objetivo de una herramienta de este tipo es ofrecer una solución para que las empresas y los empleados puedan disfrutar de todas las ventajas del trabajo híbrido y, al mismo tiempo, superar los retos.

Desde el punto de vista de la empresa, una plataforma de oficina híbrida permite a RRHH y a los jefes de equipo saber quién trabaja dónde y cuándo, al tiempo que mejora el trabajo en equipo y la productividad. Ayuda a los profesionales de instalaciones y CRE a mejorar el espacio de oficina tomando decisiones basadas en datos. Por último, es un recurso central para que los responsables financieros optimicen y reduzcan los costos de oficina.

Desde el punto de vista de los empleados, un sistema híbrido de gestión del puesto de trabajo es un elemento clave de apoyo. Les permite coordinar su horario fácilmente, colaborar mejor con sus compañeros y reservar el espacio que necesitan (escritorio, sala de reuniones, plaza de aparcamiento, etc.).

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¿Cómo le ayuda a ahorrar costos el uso de una solución de oficina híbrida?

Análisis de ocupación y uso de espacios de trabajo

El uso de una solución de oficina híbrida le proporciona datos claros sobre el uso y la ocupación de su espacio de oficina. Le ayuda a determinar cuáles son los espacios de trabajo más utilizados y cuáles son los que faltan. 

Por ejemplo, cuando los miembros de un equipo trabajan de forma híbrida, a menudo desean trabajar en proyectos de colaboración cuando están in situ. Por lo tanto, es posible que se dé cuenta de que las salas de reuniones están constantemente reservadas, a veces incluso creando conflictos de programación. Mientras tanto, los puestos de trabajo individuales disponibles en el espacio abierto permanecen desocupados. 

Si conoce bien el uso que hace de su oficina, podrá determinar las necesidades de tu personal y optimizar la oficina basándose en los datos pertinentes y en tu análisis. Estos recursos son cruciales para mejorar tu espacio de trabajo y pueden reportarte los siguientes beneficios.

Reducción del espacio de oficinas

Saber cómo utiliza tu personal híbrido el espacio de trabajo físico también le permite determinar si el tamaño de la oficina se ajusta a tus necesidades. 

Muchas empresas pasaron de un modelo de trabajo tradicional con miembros del equipo trabajando in situ todos los días a un modelo de trabajo flexible. Si este es tu caso, es muy probable que puedas beneficiarte de la reducción del espacio de oficina sin dejar de satisfacer las necesidades de los empleados y crear una gran experiencia de oficina. 

El downsizing es una gran solución para reducir sus gastos en varias áreas. No solo te permite disminuir los gastos de alquiler, sino también las facturas de energía y mantenimiento.

Optimización de la gestión de instalaciones

Utilizando los análisis proporcionados por su sistema híbrido de gestión del puesto de trabajo, también puede optimizar los costes de gestión de sus instalaciones. Puede combinar esta herramienta con otra tecnología de oficina inteligente para realizar un seguimiento de los KPI de gestión de instalaciones. Esto permite a los profesionales de CRE y de las instalaciones tomar mejores decisiones en cuanto a mantenimiento, seguridad y optimización del espacio. A largo plazo, estos ajustes y mejoras crean un entorno de trabajo más eficiente y reducen los costes empresariales.

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Colaboración y productividad

Como ya se ha mencionado, el modelo de "trabajo desde cualquier lugar" tiene como objetivo inicial responder a las expectativas de los empleados y mejorar la satisfacción laboral. Por lo tanto, el trabajo híbrido no debe ser una fuente de estrés para los miembros de tu equipo y comprometer su capacidad para trabajar de forma eficiente. 

Por desgracia, a veces causa estrés cuando las empresas implantan una política de trabajo flexible sin hacer ningún cambio para ayudar al equipo a adaptarse a esta nueva forma de trabajar. El papel de la oficina cambia cuando los trabajadores se desplazan sólo unos días a la semana o al mes. La forma en que trabajan juntos también se ve afectada. 

Un sistema híbrido de gestión del puesto de trabajo le ayuda a adaptarse a este enfoque laboral moderno. Al optimizar el espacio de trabajo basándose en datos y proporcionar a su personal una herramienta para coordinar su horario fácilmente, permite una mejor colaboración y productividad entre tu personal. Estos dos aspectos contribuyen en gran medida a una mayor calidad de los resultados y al crecimiento de la empresa.

Experiencia y satisfacción de los empleados

Si eliges una solución de oficina híbrida como la aplicación deskbird , te aseguras de que tus empleados tengan acceso a una herramienta fácil de usar y centrada en el empleado para ayudarles en su trabajo diario. Pueden:

• crear su horario híbrido en unos pocos clics;
• modificar instantáneamente su horario cuando surge un imprevisto;
• reservar su puesto de trabajo favorito a través del sistema de reserva de escritorios;
• consultar el plano interactivo para encontrar fácilmente a tus compañeros;
• y mucho más. 

Por supuesto, esta herramienta por sí sola no es lo que va a hacer que su personal esté contento y satisfecho, pero sin duda contribuye a mejorar la experiencia y la satisfacción de los empleados. Estos dos aspectos son cruciales para retener y atraer talento, reduciendo los costes de rotación del personal.

¿Por qué deskbird es el mejor sistema híbrido de gestión de espacios de trabajo?

Diseño fácil de usar y centrado en el empleado

Aunque les interese, la mayoría de los seres humanos suelen ser reacios al cambio. Si les proporcionas herramientas complejas, vas a crear más estrés y frustración que otra cosa. Recuerda que el principal objetivo de permitir acuerdos laborales flexibles es que tu personal esté contento y satisfecho, y no al revés.

Por este motivo, el equipo de deskbird ha trabajado duro para desarrollar una solución de oficina híbrida fácil de usar y centrada en el empleado. Siempre tenemos en cuenta las necesidades de los trabajadores y nos adaptamos a los nuevos requisitos.

A la medida de tus necesidades

Sin embargo, también prestamos mucha atención a los problemas que encuentran las organizaciones a la hora de implantar un modelo de trabajo flexible. ¿Cómo controlar quién trabaja, dónde y cuándo? ¿Hay que rediseñar la oficina para adaptarla mejor a este nuevo estilo de trabajo? ¿Cómo animar a la gente a trabajar in situ más a menudo?

Por lo tanto, cuando decides utilizar la aplicación deskbird , te ayudamos a crear el mejor entorno de trabajo para tu equipo híbrido adaptándonos a las necesidades de tu empresa. Toda la plataforma está hecha a medida del tamaño de tus instalaciones, el número de empleados, el tipo de espacios de trabajo que ofreces, etc.

Actualizaciones constantes y nuevas funciones

Con el auge de la tecnología y los cambios desencadenados por los Millennials y los empleados de la Generación Z, el mundo laboral avanza a gran velocidad. Las normas y las mejores prácticas en el lugar de trabajo evolucionan constantemente. Como empresa moderna y centrada en las personas, no solo nos mantenemos atentos a esto, sino que también escuchamos atentamente las opiniones de nuestros clientes. Esto nos permite ofrecerle una solución de oficina híbrida preparada para el futuro y que responde a sus necesidades.

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💡 Echa un vistazo a las opiniones de nuestros clientes para descubrir qué opinan nuestros usuarios de la aplicación deskbird .

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Integración perfecta y eficaz en todos los sistemas operativos

Por último, pero no por ello menos importante, al igual que usted, queremos fomentar la eficiencia y la productividad. La solución de oficina híbrida deskbird puede integrarse en todos tus sistemas operativos. Ya no es necesario pasar de una pantalla a otra, de Slack a MS Teams y Google Calendar; nuestra herramienta está a tu lado en todas tus plataformas de trabajo. Esto simplifica tu vida y la de tus empleados al tiempo que hace que tu flujo de trabajo sea fluido y eficiente. 

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¿Cómo gestionas tu oficina flexible? ¿Has conseguido reducir tus costes con este nuevo estilo de trabajo? ¿Utilizas ya una solución de trabajo híbrido?

Si no es así, esperamos que este artículo te ayude a comprender la finalidad de esta herramienta crucial y sus ventajas para tu organización y tu personal. En caso afirmativo, ¿se ajusta tu actual sistema híbrido de gestión del puesto de trabajo a tus necesidades y a las de los miembros de tu equipo? 

Inicia una prueba gratuita de la aplicación deskbird para descubrir cómo funciona nuestra tecnología y cómo podemos ayudarte a conseguir un espacio de trabajo eficiente, preparado para el futuro y centrado en los empleados.