Mejor software para compartir escritorio: todo lo que necesitas saber
Un buen software de escritorio compartido cambia las reglas del juego en el dinámico entorno de trabajo actual, personificando el cambio en la cultura del lugar de trabajo. Conocido también como software de "hot desking", el uso compartido de escritorios implica que varios empleados utilicen un mismo espacio de trabajo en diferentes momentos, abandonando el modelo de la vieja escuela de escritorios asignados.
Su auge no es sólo una moda; es una respuesta a la evolución de los modelos de trabajo. ¿Las ventajas? Una reducción significativa de los costes inmobiliarios de las oficinas (hasta un 30%), un recorte de los gastos generales y un aumento de la moral de los empleados gracias a una organización más flexible del trabajo. Esta flexibilidad puede traducirse en desplazamientos más cortos y agradables: ¡imagínese la alegría de saltarse las horas punta de tráfico! Pero, ¿cómo se ha conseguido?
La dinámica cambiante de los espacios de oficina
La pandemia ha modificado drásticamente la dinámica de los espacios de oficina, afectando profundamente a su utilización. Con la repentina aparición de la COVID-19, las empresas de todo el mundo se vieron obligadas a adoptar prácticas de trabajo a distancia, reduciendo significativamente el uso de los espacios de oficina tradicionales. Este cambio puso de relieve la viabilidad y los beneficios del trabajo a distancia, lo que llevó a muchas organizaciones a reevaluar su necesidad de espacios de oficina físicos.
Esta reevaluación marcó el comienzo de la transición a modelos de trabajo híbridos, que combinan el trabajo a distancia y el trabajo en la oficina. Los modelos híbridos ofrecen un equilibrio que permite a los empleados trabajar desde casa y, al mismo tiempo, mantener la opción de colaborar e interactuar en persona cuando sea necesario. Este modelo requiere un diseño más dinámico y adaptable
En este contexto,los modelos de escritorio compartido adquieren especial relevancia. Se adaptan a la presencia fluctuante de los empleados en la oficina, garantizando un uso eficiente del espacio y los recursos. Como los empleados ya no están atados a un único escritorio, la oficina se transforma en un centro de colaboración e interacción social, en lugar de ser un mero lugar de trabajo individual.
Pero no todo son rosas y sol.
Los modelos de escritorio compartido también pueden plantear retos, como la incomodidad de cambiar constantemente de entorno de trabajo y el riesgo de distracción. Sin embargo, una planificación estratégica y una aplicación meditada pueden salvar estos obstáculos con elegancia. Examinaremos lo que se necesita para implantar con éxito un modelo de escritorio compartido.
Pasos fundamentales para implantar con éxito un software de escritorio compartido
El éxito de un programa de escritorio compartido requiere una planificación cuidadosa y tener en cuenta la logística y los factores humanos. He aquí los pasos clave para garantizar una transición fluida y una implantación eficaz:
- Evaluación del espacio de oficinaAntes de lanzarte a la aventura, analiza detenidamente la distribución de tu oficina. ¿A cuántas personas puedes dar cabida? ¿Hay suficiente luz, poco ruido y fácil acceso a elementos esenciales como impresoras y zonas de reunión? Recuerda que un espacio bien planificado es la mitad de la batalla ganada.
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- Elaborar una política de uso compartido de escritorios: es fundamental contar con normas y expectativas claras. Esta política debe cubrir los protocolos de reserva y hacer hincapié en la importancia de ordenar los espacios de trabajo. Un pequeño toque personal en un escritorio puede hacer que los empleados se sientan más a gusto.
- Comunicación y formación: El cambio puede ser desalentador. Facilite la transición con una comunicación y una formación claras. Considera la posibilidad de hacer una prueba para limar asperezas.
Y aquí es donde entra en juego la magia de las buenas prácticas:
- Un sistema de reservas de escritorios ágil y fácil de usar como deskbird es su columna vertebral. Es como tener un conserje personal al alcance de la mano. Pero no son solo herramientas de reserva; son minas de oro de datos que ofrecen información para tomar decisiones más inteligentes sobre el espacio de trabajo. Combínalo con otras tecnologías de oficina y tendrás la receta para un lugar de trabajo próspero, productivo y armonioso.
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- La limpieza es lo primero, sobre todo en los espacios compartidos. Foméntala, facilítala y verás cómo brilla tu espacio de trabajo.
- En la variedad está el gusto, y eso también se aplica a los espacios de trabajo. Mezcla escritorios de pie, zonas tranquilas y áreas de colaboración para satisfacer todos los gustos.
Compartir escritorio en el modelo de trabajo híbrido
El modelo de trabajo híbrido representa un enfoque moderno del empleo, en el que los empleados dividen su tiempo entre el trabajo a distancia y en la oficina. Este modelo ofrece una mezcla de la estructura del entorno de oficina tradicional y la flexibilidad del trabajo a distancia. Se adapta a diversas preferencias laborales y estilos de vida, equilibrando la necesidad de colaboración en persona con la comodidad y eficiencia del trabajo desde casa.
En este contexto, el uso compartido de escritorios se convierte en un elemento fundamental en los lugares de trabajo híbridos.
Maximiza el uso del espacio de oficina adaptándose a los distintos horarios de los empleados. Los empleados utilizan los espacios de trabajo disponibles en lugar de asignarles mesas fijas cuando trabajan desde la oficina. Este sistema optimiza la utilización del espacio y fomenta un entorno dinámico y colaborativo.
Además, el uso compartido de escritorios en modelos híbridos fomenta el sentido de comunidad y la espontaneidad en las interacciones, ya que los empleados pueden trabajar a diario con compañeros diferentes. Esta variabilidad puede mejorar la colaboración y suscitar nuevas ideas y perspectivas. También reduce la huella física de los espacios de oficina, en consonancia con objetivos rentables y respetuosos con el medio ambiente.
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Estrategias para optimizar el espacio de oficinas
La optimización del espacio de oficina es crucial en el dinámico entorno laboral actual, y para lograrlo pueden emplearse diversas estrategias:
- Sistema de reserva de escritorios: sistema permite a los empleados reservar espacios de trabajo con antelación, lo que garantiza un uso eficiente del espacio de oficina. Reduce la necesidad de un exceso de escritorios, se adapta a las fluctuaciones de asistencia a la oficina y ofrece flexibilidad. El sistema suele consistir en una aplicación o software que permite a los empleados reservar escritorios a distancia, mejorando la planificación y la utilización del espacio.
- Hot desking: este concepto implica que los empleados utilicen cualquier escritorio disponible en lugar de tener uno fijo. Maximiza la eficiencia del espacio, fomenta la colaboración al favorecer las interacciones entre distintos equipos y reduce los costes asociados al espacio de oficina no utilizado. Su aplicación requiere políticas claras y una infraestructura tecnológica de apoyo, como un sistema de reserva de mesas, para gestionar la asignación de espacios.
- Trabajo basado en la actividad (ABW): El ABW es un enfoque en el que los espacios de oficina se diseñan en torno a la colaboración, la concentración y la relajación. Los empleados eligen dónde trabajar en función de la tarea que tengan entre manos. Esta estrategia favorece la diversidad de estilos de trabajo, aumenta la productividad proporcionando espacios adecuados para distintos tipos de trabajo y puede dar lugar a un personal más comprometido y satisfecho. Requiere una amplia gama de espacios de trabajo y flexibilidad para que los empleados se muevan libremente entre ellos.
Ventajas de los modelos de escritorio compartido
El uso compartido de escritorios ofrece importantes ventajas, sobre todo en ahorro de costos y mejora del bienestar y la productividad de los empleados.
Ahorro de costos y eficiencia del espacio
- Reducción de los gastos de oficina: Implantar un modelo de trabajo híbrido con escritorios compartidos puede suponer hasta un 30% de ahorro en gastos de oficina. Esta reducción se debe principalmente a la disminución de las necesidades de espacio físico, ya que no todos los empleados necesitan estar en la oficina simultáneamente.
- Impacto en el espacio y el diseño de las oficinas: Los modelos de trabajo flexible como el Desk-sharing cambian la forma de ver y utilizar los espacios de oficina. Transforman las oficinas en espacios para la interacción social y la colaboración, y no solo para el trabajo individual.
- Uso eficiente de los escritorios: Con empleados que trabajan en horarios diferentes, las personas pueden alternar los escritorios. Gracias a esta flexibilidad, si un día solo está presente la mitad de la plantilla, pueden compartirse los mismos escritorios, lo que reduce la necesidad de un espacio de oficina más grande.
- Reducción de los costos operativos: un modelo híbrido con Desk-sharing también reduce los costes de gestión del espacio, limpieza y consumo de energía. Por ejemplo, la gestión inteligente de la oficina puede llevar a una asignación más eficiente de los recursos de limpieza y al ahorro de energía, al haber menos espacio y menos personas en la oficina en todo momento.
- Subvenciones para TI y desplazamientos: el modelo híbrido, apoyado por tecnologías como el software de escritorio compartido, puede reducir a largo plazo los costes informáticos y de desplazamiento, lo que aumenta aún más la rentabilidad de este planteamiento.
Mejorar el bienestar y la productividad de los empleados
- Aumento de la productividad: Los estudios demuestran que los modelos de trabajo híbridos pueden aumentar significativamente la productividad, especialmente los que están bien coordinados con el uso compartido de escritorios. Se calcula que el trabajo híbrido bien coordinado puede aumentar la productividad hasta un día a la semana.
- Felicidad y sentido de pertenencia de los empleados: mientras que la productividad aumenta con más días de trabajo a distancia, la felicidad de los empleados es mayor con un mínimo de días de trabajo a distancia. El trabajo a distancia puede provocar sentimientos de soledad, desvinculación y un menor sentido de pertenencia, todo ello mitigado en un modelo híbrido bien coordinado. La coordinación en los modelos de trabajo híbridos aumenta la productividad y mejora significativamente la felicidad de los empleados.
Retos y soluciones
Implantar el uso compartido de escritorios en las organizaciones suele conllevar sus propios retos. Comprenderlos e idear soluciones prácticas es crucial para que la transición sea un éxito.
Resistencia al cambio
Desafío: Los empleados pueden resistirse a pasar de tener un escritorio fijo a un sistema compartido, por miedo a la pérdida de espacio personal y a la alteración de las rutinas.
Solución:implicar a los empleados en las primeras fases del proceso mediante sesiones de comunicación y feedback. Destaca las ventajas de los escritorios compartidos, como el aumento de la flexibilidad y las oportunidades de colaboración, para conseguir su apoyo.
Cuestiones logísticas
Desafío: La coordinación de escritorios compartidos puede ser compleja desde el punto de vista logístico, especialmente en grandes organizaciones con horarios diversos.
Solución: Implantar un sistema de reservas eficaz con directrices claras. Asegúrese de que el sistema sea fácil de usar y accesible para todos los empleados. Supervisar y ajustar periódicamente el sistema en función de los patrones de uso y los comentarios recibidos.
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Falta de intimidad y espacio personal
Desafío: El uso compartido de escritorios puede dar lugar a una percepción de falta de privacidad y espacio personal, lo que repercute en la satisfacción y productividad de los empleados.
Solución: Proporcionar soluciones de almacenamiento personal, como taquillas. Designe zonas tranquilas para concentrarse en el trabajo y asegúrese de que haya espacios para conversaciones confidenciales. Fomente el respeto por los espacios compartidos y los límites personales.
Mantener la limpieza y la higiene
Desafío: Los espacios compartidos pueden suscitar preocupación por la limpieza y la higiene, especialmente tras una pandemia.
Solución: Establecer y hacer cumplir protocolos de limpieza. Facilita el acceso a los productos de limpieza y fomente una cultura de responsabilidad en el mantenimiento de los espacios compartidos.
Adaptación de tecnologías e infraestructuras
Desafío: adaptar la tecnología y la infraestructura para dar soporte a una plantilla flexible y móvil puede suponer un obstáculo importante.
Solución: invertir en tecnología fiable que permita el trabajo a distancia y en la oficina. Actualice la infraestructura de la oficina para incluir fuentes de alimentación adecuadas, mobiliario ergonómico y una conexión Wi-Fi sólida.
Equilibrio entre colaboración y concentración
Desafío: Garantizar que el uso compartido de escritorios favorezca el trabajo en colaboración y la concentración individual puede resultar complicado.
Solución: diseñar el espacio de trabajo con varias áreas atendiendo a distintas necesidades, como zonas de colaboración, áreas tranquilas y salas de reuniones privadas.
Gestión de las expectativas y equidad
Desafío: Garantizar la equidad en la asignación de escritorios y gestionar las expectativas puede ser todo un reto.
Solución: Desarrollar una política transparente y justa para la asignación de mesas. Comuníquate periódicamente con los empleados para gestionar sus expectativas y resolver sus dudas.
Cambios culturales
Desafío: El uso compartido de escritorios exige un cambio cultural hacia una mayor flexibilidad y responsabilidad compartida.
Solución: Predicar con el ejemplo a nivel directivo para fomentar una cultura de flexibilidad y colaboración. Reconozca y recompense los comportamientos que apoyen el nuevo modelo de trabajo.
El futuro de los escritorios compartidos
Con las nuevas tendencias y los avances tecnológicos, el uso compartido de escritorios en el lugar de trabajo está llamado a evolucionar. Estos son algunos de los posibles desarrollos a tener en cuenta:
- Mayor adopción e integración de la tecnología: es probable que el uso compartido de escritorios se integre de forma más sofisticada con la tecnología. Los sistemas avanzados de reserva podrían utilizar la IA y el aprendizaje automático para predecir y optimizar el uso de los escritorios en función de los horarios y las preferencias de los empleados. La integración de IoT (Internet de las cosas) puede agilizar aún más el proceso, con sensores que actualicen automáticamente la disponibilidad de los escritorios en tiempo real.
- Personalización a través de la tecnología: los futuros sistemas de escritorio compartido podrían ofrecer experiencias personalizadas, ajustando parámetros como la altura del escritorio, la configuración de los monitores y la iluminación en función del perfil del usuario, mejorando la comodidad y la productividad.
- Centrarse en el bienestar de los empleados: como las organizaciones reconocen cada vez más la importancia del bienestar de los empleados, los escritorios compartidos se diseñarán para apoyarlo. Esto incluye la creación de espacios dedicados a la salud mental y física, como escritorios de pie, zonas de relajación e incluso estaciones de bienestar.
- Sostenibilidad: el uso compartido de escritorios puede contribuir a unas prácticas de oficina más sostenibles al optimizar el uso del espacio y reducir la necesidad de grandes recursos de oficina. Los diseños futuros podrían incorporar materiales ecológicos y sistemas energéticamente eficientes.
- Mezcla de espacios de trabajo físicos y virtuales: la línea entre los espacios de trabajo físicos y virtuales seguirá difuminándose. Los escritorios compartidos podrían integrar elementos de realidad virtual (RV) o realidad aumentada (RA) para mejorar la colaboración a distancia, haciendo de la presencia física en la oficina una experiencia más enriquecedora.
- Espacios de trabajo adaptables y dinámicos: las oficinas serán más flexibles y dinámicas, con mobiliario y espacios que puedan reconfigurarse fácilmente para adaptarse a diferentes necesidades y actividades, apoyando la naturaleza fluida del uso compartido de escritorios.
- Enfoque comunitario y de colaboración: los futuros modelos de escritorios compartidos de harán hincapié en crear comunidad y fomentar la colaboración con espacios que favorezcan las interacciones y las reuniones espontáneas.
- Acomodación de un personal global y diverso: a medida que el personal se vuelve más global y diverso, los escritorios compartidos se adaptarán para acomodarse a las distintas preferencias culturales y laborales, garantizando la inclusión y la comodidad de todos los empleados.
La clave del éxito de los modelos de escritorios compartidos es equilibrar los avances tecnológicos con un diseño centrado en el ser humano, garantizando que el futuro del trabajo sea productivo y propicie el bienestar y el crecimiento de los empleados.
El uso compartido de escritorios es algo más que una solución para ahorrar espacio; refleja una cultura laboral cambiante que valora la flexibilidad, la innovación y el bienestar integral de sus trabajadores.
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