Hotelería inversa: un enfoque flexible y centrado en el empleado

Una solución innovadora para gestionar tu lugar de trabajo de forma centrada en el empleado es el reverse hoteling. Este enfoque de gestión del espacio de trabajo ofrece una disposición flexible de los asientos que proporciona las ventajas tanto de los escritorios asignados como del hot desking, al tiempo que se adapta a las diversas necesidades de todos los miembros del equipo. La mayoría de nosotros nos hemos alojado alguna vez en un hotel, con una fecha de entrada y salida establecidas. Piensa en este sistema de trabajo de la misma manera. Los trabajadores pueden "registrarse" en un escritorio que esté libre en ese momento. 

El hot desking es alabado por su flexibilidad y por fomentar la autonomía de los empleados, mientras que los escritorios asignados son necesarios para funciones específicas. Por tanto, la combinación de estos dos enfoques crea un lugar de trabajo dinámico y eficiente al combinar lo mejor de ambos mundos. 

En este artículo, profundizamos en el significado de reverse hoteling y en las mejores prácticas para implantar con éxito este enfoque en su lugar de trabajo híbrido. Exploramos qué significa este enfoque, en qué se diferencia de otros modelos de espacio de trabajo y cuáles son las ventajas que aporta tanto a los empleados como a las empresas.

Definición de hotelería inversa

¿Qué es la hotelería inversa?

El hoteling inverso es cuando cada persona tiene un escritorio asignado, pero puede quedar a disposición de los demás cuando un empleado está fuera de la oficina. Ese espacio de trabajo se convierte en un hot desk para el resto de la plantilla cuando ese miembro del equipo está de vacaciones o de baja durante un periodo de tiempo determinado. Mientras está fuera, el escritorio está disponible para que cualquiera pueda reservarlo y utilizarlo. Sin embargo, una vez que regresan, el escritorio se les asigna de nuevo y sólo está disponible para el uso de la persona que lo "posee".

¿Cuál es la diferencia entre reverse hoteling, hoteling y hot desking?

El hoteling inverso es diferente del hot desking, que pone a disposición de los usuarios escritorios que pueden reservarse por periodos cortos de tiempo, como un día o unas horas. Los trabajadores pueden reservar ese escritorio exactamente para cuando lo necesiten, lo que ofrece una gran solución para modelos de trabajo flexibles e híbridos. 

El escritorio sólo se reserva durante el tiempo que el empleado está en la oficina, que puede variar mucho en los lugares de trabajo flexibles. Dejar este escritorio abierto para su reserva ayuda a las empresas a optimizar su espacio garantizando que no queden espacios sin utilizar. 

El "hoteling", similar al "hot desking", consiste en reservar un puesto de trabajo durante un periodo más largo, por ejemplo semanas o días. A veces no hay fecha de finalización, lo que lo diferencia del hot desking. También se diferencia del reverse hoteling en que el puesto no se asigna inicialmente a un empleado, sino que se puede alquilar.

‍

👋 ¿Te preguntas qué es deskbird ? Descubre las ventajas de una aplicación de reserva de escritorios fácil de usar: haga clic, reserve, ¡trabaje!

‍

Ventajas de la hotelería inversa

La hotelería inversa ofrece a los empleados más opciones de asiento

Al tratarse de una disposición flexible de los asientos, ofrece más opciones. A algunas personas les gusta tener su propio espacio y pueden necesitar un escritorio asignado. A otros les gusta cambiar y pueden reservar un puesto de trabajo distinto cada vez que vienen a la oficina. Esto también es útil para quienes necesitan un equipo específico para realizar su trabajo. Por ejemplo, los miembros del equipo financiero pueden necesitar dos monitores para consultar las hojas de cálculo y los diseñadores gráficos, tabletas. Algunos empleados utilizan a diario equipos específicos, por lo que es importante asegurarse de que tienen acceso a ellos. Apela a todos los trabajadores satisfaciendo sus necesidades de espacio de trabajo, ya sea un escritorio específico o asientos más flexibles. 

El espacio físico de trabajo está mejor optimizado

Al satisfacer las necesidades de los empleados, independientemente de su estilo de trabajo, el reverse hoteling garantiza la optimización del espacio. No todo el mundo necesita una mesa asignada, y no todo el mundo quiere hacer hot desking a diario. Por eso, disponer de un cierto número de mesas dedicadas para quienes realmente lo necesitan, además de dejar espacio para otras actividades como reuniones de equipo, es un gran aprovechamiento del espacio de oficina. Al utilizar un modelo que abre el espacio de escritorio cuando no se utiliza, las empresas pueden llenar las zonas no utilizadas en lugar de dejar que se desperdicien.

Las empresas ahorran en gastos de oficina

Como consecuencia de la ventaja mencionada, las empresas pueden optar por la reducción del espacio de oficina si observan que sólo necesitan algunos escritorios asignados. Y, en lugar de dejarlos sin utilizar cuando el asignado está fuera de la oficina, ese lugar se pone en uso, garantizando que no se desperdicia espacio. Utilizar este espacio extra significa que las oficinas pueden ser más pequeñas y servir para los mismos fines. Además, menos metros cuadrados significan menos costes de electricidad y mantenimiento.

‍

💡 Echa un vistazo a las opiniones de nuestros clientes para descubrir qué opinan nuestros usuarios de la aplicación deskbird .

‍

Inconvenientes de esta disposición flexible de los asientos

La hotelería inversa funciona mejor para algunos departamentos

Algunos departamentos requieren mesas asignadas todo el tiempo, mientras que otros son más colaborativos, lo que hace que este sistema sea más adecuado para unos equipos que para otros. Además, algunas funciones se desempeñan mejor en casa y otras en la oficina. Por lo tanto, la implantación de un sistema de este tipo puede servir más a unos empleados que a otros. Además, la hotelería inversa funciona mejor para las pequeñas empresas que para las grandes. Es más fácil hacer el seguimiento de un número menor de mesas y empleados.

Pueden surgir problemas de seguridad

Cuando la gente cambia de escritorio, sobre todo si hay tecnología de por medio, pueden surgir riesgos de seguridad. Por ejemplo, si un puesto de trabajo asignado tiene un ordenador de sobremesa, quien utilice ese espacio a continuación también lo utilizará. Por tanto, los datos de ambos empleados son visibles para el otro si no están correctamente protegidos. Los equipos informáticos deben incluir este aspecto en su estrategia de gestión de ciberriesgos. El objetivo principal es establecer directrices sobre el inicio y cierre de sesión en la tecnología compartida para garantizar que los datos sensibles sigan siendo privados.

‍

🎬 ¡Sigue a deskbird en YouTube y descubre cómo el Sr. Púrpura te ayuda a solucionar tus problemas con el trabajo híbrido!

‍

Los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de aplicar este enfoque de gestión del espacio de trabajo son

Planificar la introducción de la hotelería inversa en su espacio de trabajo

Cuando se decide introducir un nuevo modelo de trabajo, es crucial analizar el espacio actual para determinar qué tiene éxito y qué no. Además, el desarrollo de un nuevo modelo es muy individualizado, ya que cada empresa tiene necesidades distintas. Para empezar, plantéese las siguientes preguntas: 

• ¿Cuáles son las principales metas y objetivos de la implantación de la hotelería inversa en nuestra organización? ¿Se trata de reducir costes, aumentar la flexibilidad, fomentar la colaboración o mejorar la utilización del espacio?

• ¿Qué datos o métricas seguiremos para evaluar el éxito de la hotelería inversa? 
• ¿Existen indicadores clave de rendimiento (KPI) que podamos utilizar para medir su eficacia?
• ¿Hay directrices o políticas que debamos establecer para abordar estas cuestiones de forma proactiva?
• ¿Cuál es el calendario y la hoja de ruta para implantar la hotelería inversa? ¿Hay fases específicas o programas piloto que debamos considerar antes de una implantación a gran escala?

Tener en cuenta la experiencia y las necesidades de los empleados

El otro elemento clave a la hora de crear un nuevo plan de gestión del espacio de trabajo es obtener información de los empleados y comprender realmente sus necesidades y expectativas. Cada función y cada persona son diferentes y requieren determinados tipos de espacios y recursos para funcionar al mejor nivel posible. Para asegurarse de que adopta un enfoque centrado en los empleados, responda a las siguientes preguntas: 

• ¿Cómo encaja la hotelería inversa con la cultura y el estilo de trabajo de la empresa? 
• ¿Los empleados están abiertos a la idea de una distribución flexible de los asientos o prefieren tener puestos de trabajo asignados?
• ¿Cómo afectará la hotelería inversa a la productividad y colaboración de los empleados? 
• ¿Qué impacto tendrá la hotelería inversa en la experiencia y satisfacción de los empleados? 
• ¿Cómo podemos garantizar que los empleados se sientan cómodos y respaldados en este nuevo acuerdo?
• ¿Cómo gestionaremos los posibles conflictos o problemas derivados de compartir espacios de trabajo?
• ¿Cómo comunicaremos la transición a la hotelería inversa a los empleados y cómo abordaremos las posibles resistencias o aprensiones?

Examinar cuestiones de planificación y gestión de instalaciones

Antes de empezar, es importante tener una idea clara de la estructura actual de planificación de instalaciones y saber si funciona o no. Si estos son puntos claros de mejora, céntrese en ellos cuando decida implantar un nuevo modelo. Para señalar las áreas de progreso, considere lo siguiente: 

• ¿Existen posibles retos que abordar, como encontrar compañeros o mantener la cohesión del equipo cuando no se encuentran siempre cerca unos de otros?
• ¿Cómo afectará la hotelería inversa a la utilización y eficiencia del espacio de oficinas? ¿Podemos anticipar algún cambio en las tasas o pautas de ocupación?
• ¿Hay departamentos o equipos específicos que puedan beneficiarse más que otros de la hotelería inversa?
• ¿Cómo influiría la hotelería inversa en la distribución y el diseño general de la oficina?

‍

💡 ¡Conoce más sobre los KPI de facility management y cómo representan un recurso crucial para las empresas!

‍

Elaborar un plan financiero

Tén en cuenta que cualquier cambio en la gestión del lugar de trabajo repercute en tu presupuesto. Pero, en la mayoría de los casos, las estrategias flexibles como la hotelería inversa le ayudan a ahorrar costes. Determinar el impacto financiero de esta decisión es muy importante. Así que examina lo siguiente antes de empezar: 

• ¿Cuál es el ahorro potencial asociado a la hotelería inversa? 
• ¿Reducirá los gastos inmobiliarios u otros ahorros operativos?
• ¿Se requieren modificaciones o inversiones específicas para facilitar esta estrategia de forma eficaz?

Análisis de los requisitos informáticos

Dado que la tecnología desempeña un papel crucial en la implantación de cualquier nuevo modelo de trabajo, los requisitos informáticos son prioritarios. Es necesario utilizar nuevas tecnologías y adaptarse a nuevas plataformas y sistemas. Estar en sintonía con las necesidades de la empresa ayuda a determinar qué herramientas son necesarias y cuáles cumplen funciones clave para optimizar el lugar de trabajo de la forma prevista. Para mantenerte en el buen camino, empieza con estas preguntas:  

• ¿Existen consideraciones legales o de cumplimiento relacionadas con la hotelería inversa, como la privacidad de los datos o las normas de salud y seguridad?
• ¿Qué tecnología y sistemas se necesitan para apoyar la hotelería inversa?
• ¿Existe un sistema de reservas o una aplicación que permita a los empleados reservar su espacio de trabajo con antelación?

Buenas prácticas para las empresas que optan por la hotelería inversa para tus oficinas

Ofrecer una combinación de escritorios compartidos y asignados

Como ya hemos comentado, cada empleado tiene necesidades diferentes, por lo que las oficinas que optan por el reverse hoteling deben ofrecer tanto escritorios compartidos como asignados. Los escritorios compartidos pueden utilizarse para hot desking, lo que permite a los trabajadores híbridos que sólo acuden al trabajo unos días a la semana disponer de un lugar flexible. Los escritorios asignados complementan esto y sirven para aquellos que necesitan un espacio de trabajo o un equipo dedicados a diario. Estos puestos de trabajo pueden utilizarse para el reverse hoteling cuando el asignado se ausenta durante un determinado periodo de tiempo. 

Utiliza un software híbrido de gestión del espacio de trabajo

Saca el máximo partido a este sistema de mesas compartidas implantando una plataforma para racionalizar la distribución de los asientos. Una aplicación de hot desking permite a los empleados híbridos programar qué días están en la oficina y en qué mesa desean sentarse. deskbird Una aplicación de hot desking, por ejemplo, también permite crear espacios asignados que reservan determinados escritorios para miembros específicos del equipo. Un sistema de reserva de escritorios compartidos pondría automáticamente estos espacios de trabajo en el software para los días en que esa persona no acuda a la oficina.

‍

👉 ¿Buscas una solución para resolver los conflictos de horarios? ¡Descubre nuestra función de planificación semanal y disfruta de todas las ventajas del trabajo flexible!

‍

Asegúrate de que todos los datos confidenciales están protegidos y seguros

Dado que compartir escritorios y tecnología supone un riesgo para la ciberseguridad, es importante mantener todos los sistemas seguros. Esto puede hacerse de varias maneras. Por ejemplo, puede ser mejorando la protección por contraseña junto con una huella dactilar. Para los que trabajan en un entorno híbrido, establezca directrices claras sobre cómo utilizar el portátil de la empresa. Además, esfuérzate en impartir formación básica sobre ciberseguridad al equipo para que sepan a qué deben prestar atención.

Pide a los empleados que mantengan su oficina limpia y ordenada

Dado que los espacios de trabajo pueden ser utilizados por otras personas, los empleados deben mantener su zona lo más ordenada posible. Aunque se trate de un escritorio asignado, el "propietario" debe tener en cuenta que otras personas utilizarán el espacio. No hay nada más perjudicial para la productividad que una zona de trabajo desordenada. Establece la práctica de que quienes no vayan a acudir a la oficina durante unos días o semanas despejen su espacio antes de marcharse.

Comprueba periódicamente los análisis de tu oficina

Para determinar si tu estrategia de gestión del espacio de trabajo está funcionando y si existen áreas de mejora, echa un vistazo a los análisis de tu oficina. Esto incluye la ocupación de la oficina, es decir, cuántas personas acuden diaria o semanalmente. Además, la utilización de la oficina es una métrica clave que muestra qué áreas se utilizan más. Esto te ayuda a determinar, por ejemplo, si se necesitan más escritorios asignados o hot desks. Estos datos también ofrecen una visión general de la cantidad de energía que se utiliza, lo que supone un buen punto de partida para mejorar la sostenibilidad de la oficina. 

‍

El hoteling inverso es un gran modelo para transformar los lugares de trabajo en espacios dinámicos que mejoren la satisfacción de los empleados y, en general, la eficiencia empresarial. Combinando las ventajas de los escritorios asignados y el hot desking, las empresas pueden crear una disposición flexible de los asientos y mejorar tanto la utilización del espacio como la rentabilidad. 

Para implantar con éxito este concepto, la planificación, la consideración de las necesidades de los empleados, el examen de los problemas de gestión de las instalaciones, la elaboración de un plan financiero y el análisis de los requisitos informáticos son pasos vitales.

La mejor opción es una combinación de escritorios asignados y escritorios reservables. Esto es exactamente lo que deskbird le permite hacer. Con las funciones de reserva y asignación de escritorios, la aplicación se adapta a todas las empresas híbridas.

‍

¿Quieres adoptar un enfoque más flexible o racionalizar tu lugar de trabajo actual? Pruébalo gratis hoy mismo.