Planificación de la ocupación: adaptar el lugar de trabajo físico al trabajo moderno
14 de agosto de 2024
27 de septiembre de 2024
El 87% de las empresas de todo el mundo ofrecen a sus empleados modalidades de trabajo híbridas. Este cambio ha repercutido drásticamente en la función y el uso de las oficinas físicas y ha hecho que la planificación de la ocupación sea aún más relevante. ¿Cómo se ha adaptado usted a este cambio?
A medida que cambia nuestro enfoque del trabajo y se generaliza la flexibilidad, es importante que los espacios de trabajo sigan siendo atractivos y útiles para los empleados. Sin embargo, puede resultar complicado hacer un seguimiento de cuántas personas acuden a la oficina y cuánto espacio se utiliza a diario. La tecnología es crucial, ya que permite a los responsables de CRE analizar los datos y tomar decisiones con conocimiento de causa.
¿Quieres saber más sobre la planificación de la ocupación y cómo preparar tu espacio de trabajo para el futuro, optimizándolo y ahorrando costes? Esto incluye el análisis de la utilización del espacio, los ajustes a los nuevos estilos de trabajo, la tecnología en el lugar de trabajo, la experiencia de los empleados in situ y la implantación del hot desking. Entonces, ¡manos a la obra!
¿Qué es la planificación de la ocupación?
Definición de planificación de la ocupación
La planificación de la ocupación implica la elaboración de estrategias y la gestión de la asignación del espacio dentro de un edificio para maximizar la eficiencia y satisfacer sus necesidades actuales y futuras. Se centra en comprender cómo se utiliza el espacio mediante la previsión de las próximas necesidades de espacio y la planificación de cambios en la ocupación para apoyar los objetivos de la organización y mejorar la utilización. Este proceso ayuda a garantizar que los espacios físicos estén en consonancia con sus estrategias empresariales, fomenten la productividad, reduzcan los costes y se adapten a las necesidades cambiantes o al crecimiento de tu personal.
Aspectos fundamentales de la planificación de la ocupación: de la optimización a la experiencia y la tecnología
Son muchos los aspectos que los responsables de CRE deben tener en cuenta para crear un entorno de trabajo que satisfaga tanto las expectativas de la empresa como las de los empleados, al tiempo que se optimiza el espacio y se ahorran costes. Por ejemplo, tienen que tener en cuenta y analizar:
- políticas de trabajo en oficina, híbridas, horarios asíncronos, modelo de 2-3 días...);
- diseño de espacios de oficina;
- experiencia y expectativas de los empleados;
- tecnología y datos del lugar de trabajo.
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Planificación de la ocupación hoy: el impacto del trabajo híbrido
La planificación de la ocupación se ha vuelto cada vez más compleja a lo largo de los años, a medida que nuestra forma de trabajar se ha hecho más flexible. Con menos empleados en el lugar de trabajo físico a diario, la función y el uso de la oficina han cambiado significativamente.
Estudios realizados en todo el mundo demuestran que los empleados híbridos acuden a la oficina de 2 a 3 días a la semana.
Esto no significa que todos vengan el mismo día. En realidad, sólo el 15% de las empresas requieren trabajadores en la oficina en días fijos)1. Por consiguiente, no todo el espacio de trabajo se utiliza todos los días.
Gestionar estas fluctuaciones en la ocupación de las oficinas y la nueva finalidad de las mismas es hoy una prioridad absoluta para las organizaciones.
¿Por qué es crucial analizar y planificar la ocupación del espacio de oficinas?
Adaptar los inmuebles de las empresas a las nuevas formas de trabajar
El uso que los empleados hacen de la oficina ha cambiado. Las filas de escritorios individuales ya no se ajustan a nuestra forma de trabajar ni a las expectativas de una plantilla moderna. Aferrarse a una configuración tradicional del espacio de oficina también significa que la mitad de su espacio de trabajo no se utiliza o no satisface las necesidades de sus trabajadores para prosperar. Por tanto, es esencial adaptar los inmuebles de su empresa a las nuevas formas de trabajar para que su lugar de trabajo siga siendo relevante, atractivo y acogedor.
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Maximizar el uso de la oficina y reducir el espacio desaprovechado
Mantener un único escritorio por empleado supondría un desperdicio de espacio y recursos, ya que no se utilizarían a diario. Las oficinas Hot Desk están en auge, lo que permite a las organizaciones proporcionar menos escritorios para el mismo número de empleados. Esta solución de gestión del espacio de trabajo se adapta perfectamente a las necesidades de la mano de obra híbrida. Sin embargo, ofrecer varios tipos de espacios de trabajo para que los miembros del equipo elijan es el cambio de oficina más de moda y solicitado. Hoy, más que nunca, la gente acude a las oficinas para trabajar en tareas colaborativas más que en tareas individuales y para conectar con sus compañeros. Las salas de reuniones, los espacios de reunión, las zonas colectivas y otros tipos de espacios de trabajo modernos también deben formar parte de su entorno de trabajo.
Ahorro de costes
¿Quién no quiere ahorrar costes? Tanto si se trata de una pequeña empresa como de una gran corporación, reducir gastos es un objetivo para todos. La planificación de la ocupación le ayuda a encontrar soluciones señalando las áreas susceptibles de mejora y optimizando su espacio de trabajo. Por ejemplo, reducir el tamaño de su oficina para adaptarlo a sus necesidades reales de espacio es una de las muchas formas de recortar algunos gastos, gracias a la planificación de la ocupación. Pero no se trata sólo de ahorrar dinero. También se trata de generar ingresos creando un entorno físico de trabajo que fomente la colaboración, la creatividad, la innovación y el compromiso.
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¿Cómo planificar con éxito la ocupación de oficinas?
Trabajar en equipo
Todo empieza con un enfoque colaborativo. Los responsables de CRE deben colaborar con los gestores de instalaciones, los especialistas en TI, los diseñadores de espacios de trabajo, Recursos Humanos y otros departamentos. Combinando esta experiencia colectiva, pueden optimizar el espacio de oficinas de forma holística. Cada miembro del equipo aporta conocimientos únicos sobre las mejores prácticas de infraestructura, tecnología, necesidades de los empleados y estética del diseño. Al abordar este reto de forma colectiva, se asegura de que el proceso de planificación aborda múltiples facetas del entorno de trabajo para mejorar la eficiencia y la experiencia de los empleados.
Utilizar tecnología y datos modernos para tomar decisiones con conocimiento de causa
El éxito en la planificación de la ocupación implica aprovechar la tecnología moderna y un sólido análisis de datos. La integración de herramientas como los sensores IoT, el software de utilización del espacio y los análisis basados en IA le ofrecen información crucial sobre cómo se utiliza su espacio en tiempo real. Este enfoque basado en datos le permite tomar decisiones informadas y elaborar estrategias para optimizar los recursos espaciales, satisfacer las necesidades de sus empleados y adaptarse a la dinámica cambiante del lugar de trabajo.
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Atención a las tendencias del futuro del trabajo
La planificación de la ocupación consiste en optimizar el espacio de trabajo para reducir costes, pero también en garantizar que el entorno de oficina siga respondiendo a las necesidades del personal. Para lograr este objetivo, es fundamental estar al tanto de las nuevas tendencias del futuro del trabajo y sus implicaciones para el espacio de oficinas. Si conoce los cambios en nuestros métodos de trabajo (trabajo a distancia, horarios asíncronos, equipos distribuidos...), podrá anticiparse y adaptarse mejor a la evolución de las demandas. Esta mentalidad proactiva garantiza que el entorno de la oficina sea lo suficientemente flexible y ágil para adaptarse a las necesidades de los trabajadores en un panorama profesional dinámico y en constante cambio.
Considerar los objetivos de escalabilidad de la empresa
La escalabilidad es un tema importante cuando se trata de la ocupación de oficinas. Anticiparse al crecimiento o la contracción de la organización permite realizar transiciones y modificaciones más fluidas en el entorno de la oficina. Al planificar teniendo en cuenta la escalabilidad, puede asegurarse de que el espacio de trabajo puede ampliarse o reconfigurarse de forma eficaz. Esto le permite evitar reestructuraciones costosas y lentas y mantener la continuidad operativa a medida que evoluciona la empresa.
Obtén la opinión de tus empleados
La planificación de la ocupación es crucial para crear un entorno de trabajo próspero en el que los empleados puedan encontrar lo que necesitan para trabajar en las mejores condiciones. Para saber más sobre este tema, lea nuestro artículo sobre el impacto de la distribución de las oficinas en la productividad. Pero también mejora la experiencia, la satisfacción, el compromiso, la atracción de talento y la retención de los empleados. Le recomendamos encarecidamente que recabe la opinión de sus empleados sobre su lugar de trabajo físico y sobre cómo mejorarlo. El mejor enfoque para una estrategia de planificación de la ocupación con éxito es combinar los datos de su oficina y las opiniones de sus empleados.
Utiliza la técnica de "probar y aprender
Una vez que haya comprendido mejor los pasos para mejorar su entorno físico de trabajo, el método de "probar y aprender" es la mejor manera de validar la eficacia de su estrategia de planificación de la ocupación. Empiece aplicando cambios a pequeña escala, recopile datos sobre su impacto y analice sus resultados. Este proceso iterativo le permite perfeccionar su estrategia basándose en pruebas prácticas de lo que funciona y lo que no. Probando y aprendiendo continuamente, podrá realizar ajustes con conocimiento de causa, asegurándose de que su planificación de la ocupación sigue estando en consonancia con las necesidades cambiantes de su organización y su plantilla.
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¿Cómo te ayuda la aplicación deskbird a planificar la ocupación?
Obtén informes analíticos claros sobre el espacio de trabajo
La aplicación deskbird ayuda a las empresas a planificar la ocupación de sus oficinas mediante análisis precisos. Nuestra herramienta recopila datos sobre el uso y la ocupación de las oficinas para ayudarte a tomar decisiones informadas sobre la gestión de tu espacio de trabajo. Por ejemplo, le indica cuántos escritorios y salas de reuniones se reservan al día. Esto le permite ajustar el número de espacios de trabajo en función de sus necesidades reales.
Utiliza la calculadora de oficina híbrida
deskbird también ha creado una calculadora de oficinas híbridas para ayudarte a determinar tu proporción ideal de escritorios por empleado y dejar de malgastar espacio. Con unos pocos clics, sabrás exactamente cuántos escritorios individuales debe incluir tu espacio de trabajo en función del tamaño de tu oficina, el número de miembros de tu equipo y tu política de trabajo.
Da a tus empleados acceso a los tipos de espacios de trabajo que anhelan
La aplicación deskbird es un software de reserva de espacios de trabajo. Permite a los empleados reservar los escritorios compartidos, salas de reuniones, espacios de reunión e incluso plazas de aparcamiento que deseen cuando lleguen a la empresa. Nuestra solución no sólo les garantiza un espacio de trabajo, sino también el entorno de trabajo que necesitan para realizar sus tareas diarias.
Gestionea eficazmente tu espacio de trabajo híbrido
La aplicación deskbird incluye muchas otras funciones diseñadas para ayudar a los empleados y a las empresas a sacar el máximo partido de su entorno de trabajo híbrido. Desde nuestro plano interactivo hasta la planificación semanal y la función de eventos de oficina, nuestra tecnología intuitiva es un aliado tecnológico clave para cualquiera que evolucione en una configuración de trabajo flexible.
La planificación de la ocupación nunca ha sido tan importante en el mundo laboral. A medida que evolucionan nuestras pautas de trabajo, también lo hace el espacio de oficinas y su finalidad. Los CRE y los Facility Managers se enfrentan a nuevos retos. Trabajar en equipo con otros departamentos y con la tecnología es crucial para tener éxito en el análisis y la estrategia de utilización del espacio.
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1 Informe de evaluación comparativa de la planificación de la ocupación mundial 2024JLL.
Fuentes:
Informe comparativo mundial sobre planificación de la ocupación 2024JLL.
