Implementar la transformación digital: un proceso estratégico constante

Implementar la transformación digital (DX) es un proceso inevitable e interminable para que cualquier empresa siga siendo sostenible. Lo sabemos, cuando se presenta así, suena un poco aterrador, ¡pero necesitábamos captar tu atención!

Sea cual sea tu sector, sabes que la tecnología está cambiando por completo el lugar de trabajo. Probablemente ya hayas adoptado algunas medidas para beneficiarse de ello. ¿Pueden sus clientes enviarle preguntas 24 horas al día, 7 días a la semana, y obtener una respuesta rápida a través de un chatbot bien diseñado y fácil de usar? Este es el ejemplo perfecto de cómo muchas empresas han adoptado esta evolución tecnológica en los últimos años. Pero, por supuesto, va mucho más allá del simple uso de bots virtuales y el entrenamiento de la IA. 

La parte más difícil del proceso de transformación digital es que nunca termina, ya que la tecnología siempre mejora y se desarrolla. Esta es una de las principales razones por las que las empresas fracasan en la ejecución de este cambio digital. Por un lado, te permite optimizar muchos aspectos de tu organización, lo que te da más oportunidades de crecer. Pero, por otro lado, necesitas supervisar y actualizar constantemente tu infraestructura informática porque tus competidores hacen exactamente lo mismo.

¿Quieres saber más sobre el impacto de la transformación digital y cómo desarrollar una estrategia de éxito? Aquí tienes información clave que te ayudará a hacerlo.

¿Qué es la transformación digital?

Definición

"Transformación digital" fue acuñado por McKinsey Global Institute en 2015 y se describe como "el proceso de creación de nuevos modelos de negocio, productos y servicios, procesos y estructuras organizativas para ofrecer valor a través de las tecnologías digitales." 

En pocas palabras, aplicar la transformación digital permite a las empresas mejorar todos los aspectos de la organización, desde RRHH hasta las operaciones de marketing y gestión de instalaciones, gracias a la tecnología. Aunque los equipos de TI son los encargados de ejecutar esta estrategia continua, hacer que funcione con éxito es una responsabilidad colaborativa que implica a todos en el lugar de trabajo. 

Las cuatro áreas centrales de un marco de transformación digital

Disponer de un marco a la hora de implantar la transformación digital es primordial para conocer los objetivos, comprender los pasos a seguir y hacer un seguimiento de los progresos. Esta hoja de ruta puede dividirse en cuatro categorías: personas, procesos, tecnología y datos (con IA). 

Personas

Las personas desempeñan un papel fundamental a la hora de introducir más herramientas y métodos digitales en el lugar de trabajo. En primer lugar, los empleados tienen que entender su finalidad, adoptar estas nuevas tecnologías y recibir formación para utilizarlas con el fin de sacarles el máximo partido. En segundo lugar, este proceso también afecta a la forma de interactuar y colaborar con sus clientes y socios.

Proceso

El objetivo principal de aplicar la transformación digital es optimizar, simplificar y racionalizar el máximo número de actividades y sistemas en todas las áreas de tu organización. ¿Cómo puedes mejorar determinados procedimientos gracias a la tecnología y cuál es la mejor herramienta para hacerlo? Por ejemplo, puedes utilizar la aplicación deskbird para que los equipos híbridos planifiquen su semana más rápidamente y fomenten la colaboración.

Tecnología

La tecnología es el tercer pilar en el que centrarse a la hora de crear un marco de transformación digital. Este boos a las TI es inevitable para actualizar tu infraestructura digital. Según tu panorama digital actual y tus objetivos, debes determinar qué herramientas tienen la mejor propuesta de valor y cumplen las expectativas de tu personal y tus clientes.

Datos e IA 

Por último, pero no menos importante, la transformación digital debe llevarse a cabo basándose en datos y apoyándose en sistemas de IA predictivos y generativos. La Inteligencia Artificial es una tecnología que trabaja en pareja con los datos. Juntos, son un recurso clave que ayuda a las empresas a implementar iniciativas digitales, pero, sobre todo, les permite llevar a cabo este cambio de forma sostenible y con éxito.

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Ejemplos de las principales tendencias de transformación digital en 2023

Por poner algunos ejemplos de transformación digital, he aquí las tendencias que han influido en 2023 hasta el momento: 

• El trabajo híbrido empuja a las empresas a acelerar su transformación digital.
• La digitalización ha aumentado, lo que no es sorprendente, ya que es uno de los primeros pasos para aplicar la transformación digital. 
• La transformación de la nube sigue convenciendo a muchas empresas.
• Las soluciones de IA están reorganizando por completo el mundo laboral y obligando a los empleados a revisar su forma de trabajar.
• La hiperautomatización está en alza, ya que contribuye a reducir los costes operativos y a crear más puestos de trabajo significativos.
• Las organizaciones están adoptando el enfoque "low-code/no-code".
• El concepto de desarrollo ciudadano abre nuevas puertas a las aplicaciones digitales.

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¿Cuál es el impacto y el beneficio de un proceso de transformación digital en el lugar de trabajo?

Mejora la experiencia de los empleados

La transformación digital no solo agiliza los flujos de trabajo e impulsa la colaboración, sino que también satisface las expectativas de los empleados. Una vez más, el acceso a las últimas herramientas y soluciones digitales es algo que se espera cuando tienes Millennials y Gen Z en tu plantilla. Su experiencia de usuario puede dar un nuevo giro con los recursos adecuados. Por ejemplo, introducir tecnología híbrida para el lugar de trabajo como la deskbird plataforma de reserva de escritorios permite a tus empleados reservar su espacio de trabajo favorito sin esfuerzo cuando llegan a la oficina. También puedes potenciar la experiencia de las reuniones virtuales equipando a tus equipos híbridos con dispositivos de realidad virtual.

Mejora la experiencia del usuario desde la perspectiva del cliente

Como ya se ha mencionado, las personas son uno de los cuatro pilares fundamentales de la transformación digital. Para las empresas, el objetivo de este proceso es simplificar la vida de sus empleados, pero también la de sus clientes. En última instancia, la combinación de tecnologías que se implementa repercute en la experiencia del cliente. Adecuarse a sus necesidades y ofrecerles las soluciones que buscan es fundamental. Mientras el mundo se vuelve más digital, esperan que les facilite el acceso a sus productos y servicios en línea. Además, cuanto más jóvenes sean sus clientes, más crucial será el éxito de su transformación digital.

Facilita los procesos y el flujo de trabajo

Una infraestructura de TI optimizada consolida toda la arquitectura digital de su empresa. Simplifica todos los procesos, refuerza el sistema operativo y mejora la colaboración sin fisuras, especialmente con un modelo de trabajo híbrido. Este cambio digital hace que todo su modelo de trabajo sea más eficiente y eficaz. Lo mejor es que beneficia a todos los departamentos. Ayuda a RRHH con los procesos de contratación, a los profesionales de CRE con la planificación del espacio de trabajo, a los responsables financieros con el análisis de datos, etc. Con una estrategia bien aplicada y duradera, la transformación digital aumenta sus posibilidades generales de crecimiento y éxito.

Crea más espacio para la innovación y la agilidad

Con la transformación digital, la creación de nuevos productos da un nuevo giro. La fase de pruebas, por ejemplo, no es tan costosa. Por lo tanto, los equipos pueden experimentar con ideas nuevas que habrían requerido mucho más presupuesto y tiempo que antes de este cambio digital. Esta ventaja deja espacio para más innovación y agilidad en el lugar de trabajo. Todo el mundo sale ganando, ya que las empresas pueden dejar brillar su talento, los empleados se sienten menos limitados en su trabajo y están más comprometidos, y los clientes tienen acceso a mejores productos.

Prepara tu empresa para el futuro

Entre todas las ventajas de implantar la transformación digital en tu lugar de trabajo, la razón más importante para hacerlo es que tu empresa probablemente tendrá dificultades para sobrevivir si no lo haces. El futuro es digital. Los empleados quieren un entorno de trabajo moderno con las últimas tecnologías, y los clientes esperan que tú estés digitalmente a punto. Si no afrontas este reto, es muy probable que tus competidores ya lo estén haciendo. ¿Por dónde empezar? Te damos los principales pasos a seguir para proceder a una transición fluida y eficaz.

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¿Cómo implantar con éxito la transformación digital?

Recuerda que la transformación digital es un proceso colectivo

Los profesionales de TI están a cargo de toda la infraestructura digital de la empresa, pero el éxito de la transformación digital depende del compromiso de todos. El equipo de TI necesita que cada departamento comparta información sobre los problemas recurrentes de los procesos para encontrar las lagunas que hay que cubrir. Así podrán buscar el mejor enfoque digital para resolverlos. Sin embargo, esto no basta. Hace falta el esfuerzo de todos para utilizar estas herramientas adecuadamente y sacarles el máximo partido. Por ejemplo, el departamento de TI puede poner en marcha la mejor estrategia de gestión de riesgos cibernéticos. Pero si la gente no sigue las políticas de seguridad de la fuerza de trabajo híbrida para evitar perder datos personales y de la empresa, el propósito de su trabajo se queda a medias.

Rodéate de los mejores profesionales informáticos

Hemos compartido los aspectos fundamentales que deben figurar en tu marco de transformación digital. Sin embargo, cada organización tiene necesidades únicas. Por lo tanto, es crucial rodearse de un grupo de expertos en TI que puedan satisfacer esas necesidades. Aquí hay dos opciones posibles. Puedes contratar nuevos talentos o actualizar tu personal actual. En cualquier caso, tu equipo de TI tiene que ser capaz de desarrollar el mejor plan para cubrir tus carencias tecnológicas y estar preparado para afrontar los retos de la transformación digital. 

Crea una estrategia clara a largo plazo basada en la aportación de valor

La implantación de la transformación digital requiere una hoja de ruta clara con muchas propuestas de valor. Esto te permite mantener el rumbo, ser consciente de los próximos pasos, evaluar tu progreso y alcanzar tus objetivos. Tu estrategia debe tener en cuenta tus bloqueos actuales, las soluciones para superarlos, los retos potenciales que podría encontrar y cómo solucionarlos, y los KPI para medir su mejora. Y lo que es más importante, debes pensar a largo plazo y mantenerse flexible. El mundo de la tecnología cambia constantemente, y tu plan debe ser ágil para adaptarse a cualquier imprevisto.

Tenga en cuenta la escala

Una transformación digital bien pensada puede ayudar a tu empresa a prosperar y expandirse. Por lo tanto, debes recordarlo y desarrollar un modelo de transformación digital escalable. A medida que tu empresa crece, tus métodos operativos deben seguir respondiendo a las necesidades de tus empleados y clientes. Por ejemplo, si tu organización planea globalizarse en los próximos años, tenlo en cuenta. Esto significa que más personas trabajarán desde diferentes lugares y zonas horarias, por lo que los sistemas de flujo de trabajo sin fisuras son una necesidad. 

Recopilar y tomar decisiones basadas en los datos correctos

Los datos son clave en un proceso de transformación digital y en la toma de decisiones adecuadas en general. Pero cuantos más datos se recopilan, más complejo resulta examinar toda esa información. Examinar los datos adecuados es fundamental para tomar decisiones impactantes. La buena noticia es que tecnologías como las herramientas de IA basadas en datos pueden ayudarte a recopilar, clasificar y analizar datos para tomar decisiones predictivas.

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Implica a todo el personal

Algunas personas pueden sentirse abrumadas cuando se introduce más tecnología en el lugar de trabajo. Formar a los empleados sobre por qué y cómo utilizar estas nuevas herramientas es fundamental para que se sumen a este cambio inevitable. Perfecciona a quienes carezcan de algunas competencias tecnológicas para que puedan seguir haciendo su trabajo correctamente (e incluso mejor) al tiempo que adoptan la transformación digital. Otra clave es utilizar un lenguaje ejecutivo que puedan entender y abandonar la jerga informática.

Implica a tus clientes y colaboradores

Cambiar a un enfoque más digital es inevitable para preparar su empresa para el futuro. Sin embargo, este futuro podría ser más oscuro si no tiene en cuenta a sus clientes y colaboradores en este proceso. Si, por un lado, optimizas los procedimientos para facilitarles la vida, pero por otro no entienden cómo funciona y se sienten frustrados, es un fracaso. Al igual que la incorporación de su personal es crucial, también lo es la de sus socios y clientes. Por lo tanto, anticípate a cualquier pregunta o problema que puedan tener y muéstrate lo más disponible posible (¡lo que significa todo el tiempo si formas equipo con IA 😉 ).

Analiza el presupuesto dedicado a implantar la transformación digital en su lugar de trabajo

Por desgracia, la transformación digital no es fácil ni barata. Requiere tiempo, un equipo cualificado y dinero. Con más empresas que implementan la tecnología en su plan de negocio, los presupuestos de TI han aumentado drásticamente en los últimos años. Sin embargo, las organizaciones deben tener una estrategia financiera a largo plazo para poder seguir el ritmo. Este proceso lleva mucho más tiempo que unas pocas semanas o meses. Nunca termina. Sin embargo, es una inversión esencial para ayudarle a mantenerse en el juego y prosperar a largo plazo. 

Controla tus progresos midiendo los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento)

Por último, realiza un seguimiento periódico de sus progresos para determinar si las soluciones digitales que ha implantado funcionan. ¿Qué es importante medir? En primer lugar, debe conocer la tasa de adopción de estos nuevos dispositivos y recursos. En segundo lugar, tiene que analizar si estas tecnologías están ayudando a los miembros del equipo a colaborar más fácilmente, ser más productivos y tener una mejor experiencia como empleados. En tercer lugar, hay que tener una idea clara de si estas herramientas están añadiendo valor a la empresa desde un punto de vista financiero. Otros KPI pueden medirse en función de sus objetivos. Por ejemplo, puedes hacer un seguimiento del ROI (retorno de la inversión) de tu transformación digital, de la agilidad organizativa o del CLV (valor de vida del cliente).

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Implantar la transformación digital ya no es una opción para el mundo profesional. Aunque puede ser complejo y requiere esfuerzo, las empresas tienen mucho más que ganar que perder al introducir más tecnología y soluciones digitales en el lugar de trabajo. Gracias a flujos de trabajo y prácticas más eficaces y ágiles, se mejora la experiencia del usuario (empleados y clientes). Al construir una estrategia a largo plazo, creas un modelo de negocio que adopta las tendencias actuales y está preparado para el futuro. 

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