Colaborar en un entorno de trabajo híbrido: la relación entre la distribución de la oficina y el trabajo en equipo

¿Tu oficina está diseñada para fomentar la colaboración entre equipos híbridos? 

‍Colaboraren un entorno de trabajo híbrido difiere totalmente de trabajar juntos en persona. Algunos empleados pueden asistir a una reunión desde la oficina mientras otros están en casa o en un tercer lugar de trabajo. ¿Cómo hacer que esto funcione? ¿Cómo asegurarse de que todos tienen voz y se sienten incluidos? 

‍Herramientas de colaboración en línea, sistemas basados en la nube, plataformas de comunicación adistancia... Las empresas han implantado muchas soluciones estupendas para facilitar el trabajo en equipo digitalmente. Pero, ¿qué ocurre con el lugar de trabajo físico? La gente sigue acudiendo in situ de vez en cuando. El papel de la oficina ha cambiado con el auge del trabajo híbrido. Es un lugar para socializar y estrechar lazos con los compañeros y donde los miembros del equipo aprovechan para trabajar en proyectos de grupo. Por lo tanto, la configuración de su oficina tiene que responder a las necesidades de una plantilla híbrida. La transformación no solo debe ser digital, sino también física.

‍

Este artículo analiza por qué es esencial replantearse la distribución de la oficina y cómo crear un espacio de trabajo híbrido que invite a la colaboración y fomente la inclusión.

‍

Equipo híbrido y colaboración: la combinación perfecta

Colaboración: el nervio central de una empresa de éxito

‍

Como dijo Martha Goedert: "Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado". Fomentar la colaboración es uno de los billetes de oro para el éxito empresarial a largo plazo.Sin embargo, el trabajo híbrido ha modificado la forma en que los miembros de un equipo trabajan juntos. Incluso cuando las personas están equipadas con las mejores herramientas de colaboración remota del mercado, siguen considerando que la interacción en persona es un componente clave de una colaboración próspera. Según el informe 2022 Hybrid Work Statistics de Zippia, el 87% de los trabajadores cree que reunirse en persona es importante para colaborar y establecer relaciones con los compañeros. Además, el trabajo en equipo y la colaboración son esenciales para la moral y la experiencia de los empleados. Permite la conexión en la oficina, crea un sentido de pertenencia y potencia un sentimiento de comunidad primordial para el bienestar mental y la satisfacción laboral. Pero cuidado. No estamos hablando de obligar a la gente a trabajar en equipo constantemente. Nos referimos a facilitar la colaboración y ayudar a las personas a trabajar juntas gracias a un entorno profesional y a las herramientas adecuadas.

Trabajo híbrido: el mejor enfoque para que los equipos prosperen

Aunque el trabajo híbrido exige que las organizaciones y los directivos se replanteen la colaboración, este nuevo estilo de trabajo es crucial para satisfacer las expectativas de una plantilla moderna. No hay forma de volver a acudir diariamente a la oficina de 9 de la mañana a 6 de la tarde.

Los beneficios del trabajo híbrido son enormes, desde una mayor satisfacción laboral hasta un equilibrio más saludable entre vida laboral y personal y una mayor productividad. Por estas razones y muchas otras, el 37% de los solicitantes de empleo rechazaría una oferta si no incluye modalidades de trabajo flexibles. Por estas razones y muchas otras, el 37% de los solicitantes de empleo rechazaría una oferta si no incluyera modalidades de trabajo flexibles. Del mismo modo, el 28% de los trabajadores rechazaría un ascenso profesional si implicara tener un horario totalmente presencial. Por último, el 28% de los trabajadores diría que no a una nueva oportunidad laboral si no existe una política de "trabajo desde cualquier lugar". 

‍

💡 ¿Quieres saber más sobre lo que revelan las cifras de este modelo de trabajo? ¡Consulta las últimas estadísticas del trabajo a distancia ! 

‍

Colaborar en un entorno de trabajo híbrido: la importancia de transformar tanto la oficina digital como la física.

La colaboración en equipos híbridos no es sólo digital

Permitir modalidades de trabajo más flexibles obliga a las empresas a pensar y aplicar una estrategia de transformación digital rápida. Algunas organizaciones pueden sentirse perdidas con respecto a esta rápida evolución. Sin embargo, se trata de un paso esencial para garantizar el éxito de las prácticas de trabajo híbrido y hacer que su empresa esté preparada para el futuro. Los miembros del equipo deben poder trabajar desde casa y con sus compañeros con la misma fluidez que cuando están todos en la oficina.

Sin embargo, con un modelo de trabajo híbrido, no todo ocurre virtualmente como en una política totalmente remota. Por lo tanto, la colaboración debe prosperar también in situ, independientemente de que todo el equipo esté en la oficina. Por eso es primordial transformar tanto el lugar de trabajo digital como el físico. Cuando están en las instalaciones, los empleados deben tener acceso a espacios de trabajo que permitan la colaboración con los compañeros de la oficina y con los que trabajan a distancia.

Los cuatro tipos de colaboración en un entorno híbrido

La colaboración adopta distintas formas. Aquí tienes los cuatro tipos que puedes experimentar.

‍

• Colocación y sincronización

En este panorama de colaboración, los empleados trabajan juntos desde el lugar exacto. Por ejemplo, todos se reúnen en la oficina los miércoles. Estos días, tienden a reservar más espacios colectivos que individuales.

‍

• Colocados y asíncronos

Aquí, las personas también comparten la misma oficina pero trabajan por separado en sus propias tareas. En este caso, los miembros del equipo están más dispuestos a priorizar las zonas tranquilas y los escritorios individuales.

‍

• Remoto y síncrono

En un sistema de colaboración remota y sincrónica, todos trabajan juntos pero desde casa o desde un tercer lugar de trabajo. Este es especialmente el caso de los equipos distribuidos. Contar con las mejores herramientas de colaboración en línea es primordial. 

‍

• Remoto y asíncrono

El último tipo de colaboración para equipos híbridos es cuando cada miembro trabaja individualmente y a distancia. Se centran en tareas para proyectos de grupo pero por su cuenta. Esto suele ocurrir antes de pasar al modo síncrono, por ejemplo. 

‍

El papel del espacio de oficina y su impacto en la colaboración

Centrarse en tareas individuales en casa y planificar el trabajo colaborativo para los días presenciales.

Con el trabajo híbrido, muchos empleados adaptan su forma de trabajar. La mayoría prioriza las tareas individuales para la oficina en casa y guarda las relacionadas con proyectos de grupo para los días en la oficina. Por tanto, el papel del lugar de trabajo físico está cambiando por completo. Aunque a algunos miembros del equipo les sigue gustando trabajar de forma independiente en la oficina, la mayoría está deseando reservar un sitio en una instalación colectiva para trabajar con sus compañeros. Los CRE y los gestores de instalaciones deben tener en cuenta este aspecto para replantearse la finalidad de la oficina y crear un espacio de trabajo que satisfaga las expectativas de la mano de obra híbrida. 

‍

Crear zonas que fomenten las "interacciones en el refrigerador" y la unión del equipo

Otra forma en que cambia la finalidad de la oficina en un entorno de trabajo híbrido es que deja de ser un lugar relacionado únicamente con las tareas laborales. Se convierte en un punto de encuentro para socializar y volver a conectar con los compañeros después de unos días o semanas trabajando desde casa. ¿Qué tiene que ver esto con la colaboración y el diseño de oficinas? Mucho, porque significa que existe un interés real por crear espacios dedicados a las interacciones en persona y a la creación de vínculos entre equipos. Estas zonas "chill" no están hechas para trabajar, sino para disfrutar del tiempo con los compañeros de trabajo y establecer una auténtica conexión entre ellos. Permitir esto influye mucho en la forma en que los empleados interactúan y colaboran.

‍

‍

Construir espacios diseñados para equipos híbridos

El entorno de oficina puede contribuir a mejorar la cohesión y el trabajo en equipo en un entorno de trabajo flexible, desde el hardware hasta el software. Los equipos híbridos necesitan acceder a herramientas y recursos específicos de colaboración híbrida para trabajar juntos sin estar en la misma ubicación. 

Casi todos hemos vivido la experiencia de la videoconferencia en la que el gato de Samy pasa por delante de la pantalla y Chloe lucha con su mala conexión a Internet. Así pues, todos sabemos que la tecnología desempeña un papel fundamental en la colaboración eficaz en una configuración de trabajo híbrida. Más adelante en el artículo, explicaremos las herramientas y los recursos disponibles, cómo fomentan la colaboración híbrida y por qué las empresas deberían plantearse invertir en ellos.

‍

¿Quieres mejorar la experiencia de las reuniones en línea y potenciar la colaboración? ¡Echa un vistazo a las 7 mejores prácticas de comunicación en el trabajo remoto que todo líder de equipo debería implementar! 

‍

Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración en un entorno híbrido: buenas prácticas para CRE y gestores de instalaciones

Datos y personas: tus recursos más valiosos para crear un próspero entorno de trabajo híbrido

Datos

El primer paso para crear un espacio de trabajo que fomente el trabajo en equipo y la colaboración es estudiar en detalle los análisis de su lugar de trabajo. Por ejemplo, hay que determinar el uso que se hace de las oficinas y los índices de ocupación. ¿Son las áreas colectivas las que utiliza principalmente su plantilla híbrida, o prefiere su personal seguir trabajando en mesas individuales como en un modelo de trabajo tradicional? ¿Se reservan algunas salas de reuniones con más frecuencia que otras? En caso afirmativo, ¿se debe a que están equipadas con hardware específico? Los datos pueden responder a todas estas preguntas y a muchas más. Pero, ¿de dónde sacar esta información? Workplace analytics es tu mina de oro; por ejemplo, puedes encontrarlos en la aplicación deskbird . 

‍

Empleados

Tomar decisiones basadas en datos es una de las claves para construir un entorno de trabajo próspero. Sin embargo, la opinión de las personas es el ingrediente secreto para fomentar la colaboración y desencadenar la satisfacción y la felicidad entre los trabajadores. Preguntando directamente a los trabajadores, puede comprender qué falta o qué podría mejorarse en su configuración híbrida. Esto puede hacerse mediante un cuestionario de satisfacción de los empleados específico para ese tema o mientras compartes un café con tus compañeros.

Todos los departamentos deben trabajar juntos para diseñar una oficina colaborativa exitosa.

Los CRE y los facility managers son cruciales para crear un entorno de trabajo que fomente la colaboración. Sin embargo, formar equipo con otros departamentos es fundamental para crear uno de éxito. Por ejemplo, la labor del equipo informático es esencial para implantar herramientas de colaboración híbridas digitales de forma eficaz y segura. Los jefes de equipo ayudan a comprender mejor qué necesitan los empleados para facilitar el trabajo en equipo en el lugar de trabajo. Los responsables financieros definen si esos cambios son financieramente factibles. También pueden determinar en qué medida sus esfuerzos por construir un entorno de trabajo más colaborativo benefician a la cartera de la empresa, que puede apoyarle para hacer más.

‍

🤩 ¿Buscas soluciones para optimizar el espacio y reducir costos con una oficina flexible? ¡Descubre cómo puedes ahorrar hasta un 30% con estas ideas para reducir costos!

‍

La tecnología: su papel esencial para fomentar el trabajo en equipo y la colaboración en la oficina

Software de reserva de habitaciones

La reserva de aulas, como deskbird, es una aplicación integrada que permite a los miembros del equipo reservar una sala de reuniones para una hora determinada desde su teléfono o su ordenador. Puede que no todas las salas de reuniones estén equipadas de la misma manera. Algunas pueden tener pizarras blancas y mesas conectadas, mientras que otras tienen sistemas para compartir pantallas en directo. Con este sistema de reserva de espacios, los empleados pueden asegurarse de obtener la sala de reuniones que necesitan para colaborar en condiciones óptimas.

Plataforma de Programación híbrida

Imagínate lo frustrante que resulta llegar a la oficina y planear trabajar con un compañero en un proyecto común para darse cuenta de que esa persona no está trabajando in situ ese día. Estas situaciones pueden afectar profundamente al nivel de colaboración de los empleados. Para resolver este problema, te recomendamos que utilices una plataforma hybrid scheduling (la aplicación deskbird también está equipada con una función de planificación semanal ). De este modo, los jefes y los miembros del equipo pueden ver los horarios de los demás y planificar su semana en consecuencia.

Análisis de la oficina 

Como ya se ha mencionado, la analítica de su lugar de trabajo es una valiosa fuente de información para crear un entorno laboral que fomente el trabajo en equipo y la colaboración. A través de su infraestructura digital, siga recopilando y examinando datos para determinar si la distribución de la oficina se utiliza como usted imaginaba. También le permite detectar áreas de mejora para seguir potenciando la colaboración entre su plantilla híbrida.

‍

💡 Echa un vistazo a las opiniones de nuestros clientes para descubrir qué opinan nuestros usuarios de la aplicación deskbird .

‍

Hardware conectado

La tecnología de oficina inteligente desempeña un papel clave en la conexión entre empleados presenciales y remotos en un panorama laboral híbrido. Las empresas especializadas en este campo están desarrollando tecnologías en las que nunca habríamos pensado hace unos años. Según tus necesidades y tu presupuesto, puedes invertir en las siguientes herramientas de colaboración híbrida:

‍

• compartir pantalla en directo;
• Dispositivos de RV (Realidad Virtual);
• pizarras blancas;
• tablas conectadas;
• máquinas de café inteligentes ☕ (no subestimes el poder de una pausa para el café para crear vínculos de equipo e ideas creativas);
• etc.

‍

Ahora ya sabes por qué transformar el espacio de trabajo digital y rediseñar tu oficina es fundamental para fomentar la colaboración en equipos híbridos. Analizar los datos y debatir con los empleados y otros departamentos te permite averiguar en qué aspectos la plantilla híbrida tiene más dificultades y a qué dar prioridad. Con comentarios constructivos y un buen trabajo en equipo, podrá satisfacer las necesidades de las personas que colaboran en un entorno de trabajo híbrido. 

Además de ajustar los tipos de espacios de trabajo que ofrece, también debe considerar la actualización del software y el hardware para equipar a su personal con las herramientas y los recursos adecuados para que prosperen en una configuración de trabajo flexible. ¿Busca un sistema híbrido de gestión de espacios de trabajo fácil de usar que se adapte a sus necesidades?

‍

‍Inicia una prueba gratuita de la aplicacióndeskbird y descubre funciones esenciales como la reserva de aulas, la planificación semanal y los análisis de oficina. 

‍

‍

Fuentes:

‍

• 30 ESTADÍSTICAS ESENCIALES DEL TRABAJO HÍBRIDO [2023] MODELO DE TRABAJO HÍBRIDO, DATOS Y PRODUCTIVIDAD, Zippia;
• Estadísticas del trabajo a distancia: ¿Qué dicen las cifras?, deskbird.

‍