Tiempo flexible: el papel de los equipos informáticos

El horario flexible es una forma estupenda de dar a los empleados la posibilidad de fijar sus horas de trabajo dentro de ciertos límites, lo que redunda en una mayor satisfacción laboral y productividad. Sin embargo, su aplicación puede plantear retos únicos a los equipos informáticos, que desempeñan un papel fundamental para garantizar su éxito. 

Una de las principales responsabilidades de TI es establecer y mantener una sólida infraestructura tecnológica. Esto incluye implantar software o plataformas de programación flexibles para coordinar los horarios de los empleados y permitir una comunicación y colaboración fluidas. Además, el departamento de TI debe garantizar el acceso remoto y las opciones de conectividad. Esto permite a los miembros del equipo trabajar eficazmente desde distintos lugares y a distintas horas. 

El departamento de TI también es responsable de salvaguardar la seguridad y la privacidad de los datos en el marco del horario flexible. Deben crear y aplicar protocolos de seguridad exhaustivos para proteger la información sensible, especialmente cuando los empleados trabajan a distancia. 

Además, los equipos informáticos deben proporcionar apoyo técnico y formación a los empleados, ayudándoles a adaptarse a las herramientas y sistemas tecnológicos utilizados en la organización del horario flexible. Este artículo cubre todos estos aspectos para que comprendas mejor el papel crucial de las TI en la implantación del horario flexible.

¿Qué es el horario flexible?

Definición de horario flexible

El horario flexible es una modalidad de trabajo que permite a los empleados elegir sus horas de trabajo dentro de unos límites establecidos. Hay distintos tipos de horario flexible, pero una de las opciones más populares permite a los empleados elegir la hora de entrada y salida que prefieran, siempre que realicen una determinada cantidad de trabajo al día o a la semana. 

Esta flexibilidad permite a los empleados adaptar mejor sus horarios a sus necesidades. Por ejemplo, un empleado podría decidir empezar a trabajar a las 7 de la mañana y terminar a las 4 de la tarde, o a las 9 de la mañana y terminar a las 6 de la tarde, dependiendo de su situación.

Ejemplos de modelos de horario flexible

Estos son algunos de los diferentes tipos de horario flexible que se aplican habitualmente en las organizaciones:

1. Horas centrales: Este tipo de horario flexible requiere que los empleados estén presentes durante ciertas horas designadas, conocidas como horas centrales, al tiempo que permite flexibilidad para elegir las horas de inicio y finalización fuera de estas horas centrales. Por ejemplo, se puede exigir a los empleados que trabajen de 10 de la mañana a 4 de la tarde, pero tienen flexibilidad para determinar su hora de inicio entre las 7 y las 10 de la mañana y su hora de finalización entre las 4 y las 7 de la tarde.

2. Semana laboral comprimida: Los empleados trabajan a tiempo completo durante menos días a la semana en una semana laboral comprimida. Normalmente, esto implica trabajar cuatro días más en lugar de cinco días normales. Por ejemplo, los empleados pueden trabajar diez horas al día durante cuatro días en lugar de ocho horas al día durante cinco días.

3. Horario flexible con límites establecidos : Este acuerdo permite a los empleados elegir sus horas de inicio y finalización dentro de unos límites predeterminados. Por ejemplo, los empleados pueden tener que trabajar entre las 7.00 y las 10.00 horas como hora de inicio y entre las 16.00 y las 19.00 horas como hora de finalización. Pueden elegir su horario preferido dentro de estos límites si completan las horas requeridas.

4. Horario escalonado: En un acuerdo de horarios escalonados, los empleados tienen diferentes horas de inicio y finalización, creando horas de trabajo solapadas para garantizar la cobertura diaria. Este tipo de horario flexible puede beneficiar a las empresas que necesitan ampliar las horas de servicio o cuando los equipos tienen que colaborar en distintas zonas horarias.

5. Tiempo flexible con acumulación: Este tipo de horario flexible permite a los empleados acumular horas adicionales trabajadas para disfrutar de tiempo libre en el futuro. Por ejemplo, si un empleado trabaja horas extra durante una semana determinada, se le puede permitir tomar esas horas adicionales como tiempo libre remunerado o días flexibles más adelante.

6. Flexibilidad del trabajo a distancia: El trabajo a distancia es cada vez más popular, sobre todo en los últimos tiempos. Esta modalidad permite a los empleados trabajar desde lugares ajenos al entorno tradicional de oficina, como sus casas o espacios de cotrabajo. La flexibilidad del trabajo a distancia permite a los empleados elegir su horario de trabajo y elimina la necesidad de desplazarse.

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👋 ¿Quieres saber más sobre otros tipos de flexibilidad laboral? Consulta nuestro artículo sobre ejemplos de flexibilidad en el trabajo. 

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Ventajas e inconvenientes de la flexibilidad horaria

El horario flexible tiene muchas ventajas:

• Mayor satisfacción de los empleados : Los empleados que disponen de horario flexible suelen afirmar estar más satisfechos con su trabajo. Esto se debe a que el horario flexible puede ayudarles a conciliar mejor su vida laboral y personal.
• Mejora de la productividad : Los estudios han demostrado que el horario flexible puede mejorar la productividad. Los empleados son más productivos cuando trabajan durante sus horas punta, lo que les ayuda a mantenerse centrados en sus tareas.
• Reducción del absentismo y la rotación: El horario flexible puede ayudar a reducir el absentismo y la rotación. Esto se debe a que los empleados que están contentos con el equilibrio entre su vida laboral y personal son menos propensos a coger vacaciones o a dejar su trabajo.

Sin embargo, el horario flexible también tiene algunas desventajas:

• Dificultades de comunicación:el horario flexible puede dificultar la comunicación entre los empleados, ya que pueden trabajar en horarios diferentes.
• Aumento de costos informáticos:el horario flexible puede incrementar los costes informáticos. Es posible que las organizaciones tengan que invertir en nuevas tecnologías para apoyar el horario flexible, como herramientas de seguimiento del tiempo y videoconferencia.
• Problemas de seguridad: el horario flexible puede plantear problemas de seguridad. Esto se debe a que los empleados pueden trabajar desde casa u otros lugares remotos. Por tanto, tienen un nivel de seguridad distinto al que tienen en la oficina.

¿Cuáles son las herramientas digitales imprescindibles para apoyar un modelo con horario flexible?

Plataformas de comunicación adecuadas

Con el auge de la tecnología avanzada, la comunicación y colaboración efectivas en equipo pueden producirse independientemente de la distancia física. Establecer y mantener buenas prácticas para las reuniones de empresa y de equipo es crucial, especialmente en lugares de trabajo flexibles. Para lograrlo, existen varias plataformas como Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts y Slack que facilitan una comunicación laboral a distancia fluida y eficaz entre los miembros del equipo.

La mensajería instantánea también se ha convertido en un medio de comunicación muy utilizado, con aplicaciones como WhatsApp, Facebook Messenger y WeChat, que cuentan con una gran base de usuarios. Estas aplicaciones mejoran la conectividad y la productividad del equipo al proporcionar canales de comunicación rápidos y sencillos. Además, las notificaciones por SMS integradas con el software de registro en el lugar de trabajo ayudan a mantener a los empleados al día de las llegadas o entregas de visitantes. Esto garantiza que el equipo se mantenga bien informado y comprometido.

La tecnología moderna ha permitido a los equipos comunicarse y colaborar eficazmente, independientemente de la distancia. Las reuniones periódicas por videoconferencia, las distintas plataformas de comunicación y las aplicaciones de mensajería instantánea son esenciales para mantener la cultura de equipo y garantizar el contacto visual.

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Sistema flexible y eficaz de gestión del trabajo

deskbird es un sistema eficaz y de primera categoría que gestiona el trabajo flexible, revolucionando la forma en que los empleados planifican sus horarios. Con su interfaz fácil de usar y sus sólidas funciones, los miembros del equipo pueden mostrar fácilmente su disponibilidad y ver los horarios de sus compañeros, lo que fomenta una mejor colaboración. 

La aplicación deskbird ayuda a los empleados a optimizar las horas de trabajo, mejorar la productividad y evitar conflictos de horarios. Con actualizaciones y notificaciones en tiempo real, la plataforma garantiza una coordinación eficaz entre los miembros del equipo, lo que permite agilizar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia. Estamos comprometidos con la mejora de la colaboración en el lugar de trabajo y la capacitación de los empleados. Esto convierte a deskbird en una herramienta esencial para cualquier organización que desee maximizar la productividad y fomentar un entorno de trabajo flexible.

Software de gestión de proyectos en la nube

Los equipos distribuidos necesitan poder colaborar eficazmente cuando están repartidos por múltiples ubicaciones y zonas horarias. Las herramientas basadas en la nube permiten a los empleados trabajar juntos en proyectos aunque no estén físicamente presentes. Plataformas como Notion proporcionan a todos los miembros del equipo acceso a los mismos documentos e información sin necesidad de enviar un correo electrónico o un mensaje a otra persona. Elimina el paso adicional de tener que enviar un mensaje y esperar una respuesta para avanzar en una tarea. Esto es extremadamente importante en entornos de trabajo flexibles, ya que no todo el mundo trabaja simultáneamente, por lo que estas plataformas ayudan a eliminar el tiempo de espera.

Además, el software de gestión de proyectos basado en la nube, como Google Suite, actualiza los documentos y las hojas de cálculo automáticamente en tiempo real para todas las personas con acceso. Esto permite a distintos empleados trabajar en un proyecto al mismo tiempo como si estuvieran en la misma sala. Estas plataformas hacen que el trabajo sea más eficiente y sincrónico.

¿Cómo contribuyen los equipos informáticos a que funcione el horario flexible?

Garantizar la ciberseguridad

Las fugas de datos y su uso indebido son cada vez más frecuentes a medida que nuestro trabajo se digitaliza. Y es probable que cuesten a las empresas billones de dólares, lo que convierte la ciberseguridad en una prioridad absoluta. Los equipos informáticos deben mitigar estos riesgos para conservar a los clientes y generar confianza. También es importante reflejar las actualizaciones de la normativa sobre datos. 

El trabajo flexible crea un riesgo aún mayor, ya que los empleados utilizan Wi-Fi personales o públicas y no disponen de una VPN (red privada virtual) debidamente cifrada, y utilizan sus propios dispositivos para acceder a la información de la empresa. 

Hay varias formas de mejorar la ciberseguridad, como las plataformas de formación para la concienciación sobre la seguridad. 

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➡️ Lee nuestro artículo sobre gestión de riesgos de ciber seguridad para obtener más información.

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Digitalizar el lugar de trabajo para que los datos sean accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar

Convertirse en una empresa híbrida significa centralizar la tecnología en muchos aspectos del trabajo, como la accesibilidad a los datos y la colaboración. Para colaborar eficazmente en entornos remotos, digitalizar el lugar de trabajo es crucial por varias razones. 

En primer lugar, todos los miembros del equipo deben poder acceder a los documentos desde cualquier lugar, por ejemplo utilizando el software de gestión de proyectos basado en la nube que hemos mencionado antes. En segundo lugar, estos sistemas mejoran enormemente la eficiencia al facilitar la colaboración y automatizar procesos que de otro modo se harían manualmente. 

Un buen ejemplo de digitalización del lugar de trabajo es la eliminación del papel, que es sostenible y ayuda a reducir los costos generales. Puedes transferir todos los documentos y datos en línea a un sistema basado en la nube. O puedes implantar tecnología de firma electrónica y software de control de presencia para digitalizar y automatizar tareas repetitivas.

Gestionar el buen funcionamiento de las herramientas mejorando directa o indirectamente el tiempo flexible

Los recursos digitales adecuados son cruciales para beneficiarse plenamente de los modelos flexibles. Como sugiere el horario flexible, distintos empleados pueden trabajar en horarios diferentes. Por lo tanto, la comunicación fluida entre los equipos es clave para mantener a todo el mundo en el buen camino. Esto puede ocurrir a través de plataformas que imitan la comunicación asíncrona, como Slack, o plataformas automatizadas de trabajo flexible como deskbird. Con una herramienta de este tipo, los miembros del equipo no necesitan comunicar por separado a cada persona cuándo estarán en la oficina, esa información está en la plataforma. Esto también ayuda a organizar eficazmente el lugar de trabajo para ajustarlo a las necesidades de los que llegan ese día. 

Programas como deskbird también tienen un alto nivel de seguridad, ayudando a mantener a salvo el lugar de trabajo digital y físico. En el ámbito digital, cuenta con uno de los estándares de encriptación más elevados del sector. Y en el aspecto físico, dispone de un registro de entrada seguro para los empleados si la empresa lo requiere.

Mejora la productividad y eficacia del equipo gracias a una tecnología en línea adecuada

Ofrecer un horario de trabajo flexible permite a los miembros del equipo de TI adaptar sus horarios a las horas de mayor rendimiento, lo que aumenta la concentración y el compromiso. Esto también promueve un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, reduciendo el agotamiento en el lugar de trabajo y aumentando la satisfacción laboral. La tecnología puede ayudar a lograr esta flexibilidad, proporcionando herramientas como el software de gestión de proyectos basado en la nube para una colaboración fluida, comunicación en tiempo real, delegación de tareas y seguimiento del progreso. Combinando horarios de trabajo flexibles y tecnología en línea, los equipos de TI pueden trabajar de forma independiente, dedicar menos tiempo a tareas administrativas y optimizar la entrega de los proyectos. En última instancia, esto crea un entorno más ágil y productivo para los equipos de TI.

Los horarios de trabajo flexibles proporcionan a los empleados un nuevo nivel de autonomía: elegir cuándo trabajan, si trabajan cuatro días a la semana o si sólo necesitan ciertas horas centrales, y darles flexibilidad para el resto del día. Los empleados tienen un mayor equilibrio entre trabajo y vida privada y están más satisfechos con la posibilidad de trabajar cuando quieren. Esto se traduce directamente en ser más productivos. Pero estos modelos no serían posibles sin la tecnología adecuada y la revolución digital que ha permitido optimizar y automatizar determinados procesos. Las plataformas de comunicación, los sistemas de gestión flexible del trabajo y el software de gestión de proyectos basado en la nube impulsan el éxito del horario flexible. Con la ayuda de los equipos de TI, los empleados pueden experimentar esa libertad y flexibilidad todos los días laborables. 

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