Incorporación en un entorno híbrido: 7 mejores prácticas para superar los retos

La incorporación en un entorno híbrido no puede hacerse igual que en una configuración tradicional. Sin embargo, la incorporación de personas a distancia es cada vez más habitual, ya que la flexibilidad laboral forma parte de nuestra forma de trabajar y es esencial para fomentar la satisfacción, la productividad y la retención de los empleados.

Entonces, ¿cómo crear un sentimiento de pertenencia cuando los recién contratados sólo se encuentran ocasionalmente con sus compañeros en persona? ¿Qué estrategias puedes aplicar para mejorar la experiencia de incorporación de las personas que trabajan en distintos lugares? ¿Cómo puedes asegurarte de empezar esta nueva colaboración con buen pie? 

La conexión con el lugar de trabajo, la unión del equipo, la comprensión de las herramientas y los procedimientos, la adopción de la cultura... Todos estos son aspectos importantes que mejoran un proceso de incorporación que marca la diferencia en la trayectoria de tus empleados. 

En este artículo, compartimos 7 mejores prácticas para incorporar talento con éxito. Pero antes, es crucial comprender los principales retos que puede encontrar un trabajador híbrido al incorporarse a una nueva empresa.

Los principales retos de la incorporación en un entorno de trabajo híbrido 

Captar la cultura de la empresa es más difícil en un entorno de trabajo híbrido

Uno de los mayores retos en una configuración de trabajo híbrida o remota es mantener una sólida cultura corporativa. Es difícil mantener este aspecto con trabajadores que llevan mucho tiempo a tu lado. Así que imagina construir este pilar básico de la experiencia del empleado y la conexión en el lugar de trabajo con los nuevos contratados. Es difícil que capten las características culturales de la empresa cuando no acuden a ella y ven a sus compañeros a diario. Por lo tanto, es fundamental que, desde la fase previa a la incorporación, cada parte de su estrategia de incorporación y el recorrido del empleado reflejen la cultura de su organización. 

Crear conexiones auténticas es más difícil con las interacciones virtuales

Es difícil "sentir la sala" cuando los compañeros de trabajo están detrás de sus pantallas e interactúan principalmente con sus nuevos compañeros durante las reuniones. Los empleados recién llegados pueden tener dificultades para conseguir un sentimiento de pertenencia e inclusión. Los actos sociales son una gran idea para ayudar a los nuevos miembros a conocer a sus compañeros. Sin embargo, las actividades de creación de vínculos de equipo en persona y las interacciones informales son esenciales para romper el hielo y empezar a crear conexiones genuinas.

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Es más probable sentirse solo y perdido

Al ir a la oficina a diario, hay más posibilidades de que los empleados interactúen con los nuevos miembros del equipo de forma más natural. Por ejemplo, pueden iniciar una conversación durante la pausa para el café o la comida para saber cómo les va y si necesitan algo. Esto es menos probable cuando las personas trabajan desde casa la mitad del tiempo. Para un contratado, esta fase puede ser dura. Puede empezar a sentirse solo y perdido. Es posible que no se atreva a pedir ayuda, ya que podría verse como una señal de que no es apto para el puesto o la empresa.

Adoptar las prácticas de comunicación del equipo puede resultar difícil al principio.

Cada equipo tiene su forma de comunicarse e interactuar. También utilizan herramientas de colaboración y comunicación adaptadas a sus necesidades específicas. Así que, cuando los recién contratados se incorporan a un nuevo equipo, deben entender las prácticas de comunicación y cómo navegar por este sistema. ¿Dónde deben escribir para pedir información? ¿Qué plataforma de comunicación deben utilizar cuando desean concertar una reunión? ¿Suelen hablar entre ellos con un tono de voz formal o amistoso? Y así sucesivamente. Esto puede resultar complicado al principio, lo que puede dar lugar a errores de comunicación y desinformación.

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7 mejores prácticas de incorporación híbrida para que esta fase clave sea un éxito

1. Crea una gran experiencia para el empleado antes de que comiences el proceso de incorporación

La experiencia de los empleados es un aspecto vital de toda empresa. Pero fomentar este aspecto empieza antes del primer día de sus nuevos compañeros. Comienza justo en el momento en que les anuncias que han conseguido el puesto. El éxito en la creación de una experiencia próspera previa al embarque fomenta la satisfacción, el compromiso y el entusiasmo por conocer a sus compañeros de equipo y comenzar en sus nuevos puestos. Por ejemplo, un gran ritual previo al embarque es enviar un paquete de bienvenida al nuevo personal. Si puede personalizarlo, ¡será un éxito! Pero, tanto si se incorporan virtualmente como en persona, la experiencia del empleado debe tenerse en cuenta en cada paso. Las siguientes buenas prácticas pretenden fomentar este aspecto clave.

2. Diseña una política detallada del proceso de incorporación

Este paso puede llevar tiempo, pero es fundamental. Debe tener una política clara sobre cómo incorporar a cada nuevo miembro del equipo para garantizar el éxito de este proceso. Hay que cubrir todos los aspectos de la empresa, desde la explicación de su política de trabajo flexible hasta la tecnología que utiliza en el lugar de trabajo y sus expectativas y valores. Una buena política de incorporación de híbridos también debe incluir:

• controles periódicos;
• sesiones individuales con el director;
• evento por equipos en la primera semana;
• lista de las preguntas y respuestas más frecuentes;
• materiales de formación;
• horarios de trabajo;
• política de trabajo híbrido;
• formularios de opinión.

3. Responsable de formación para incorporar con éxito a los nuevos miembros del equipo 

El papel de los directivos en el proceso de incorporación es fundamental y debe destacarse. Un estudio sobre la estrategia de onboarding de Microsoft en el mundo híbrido revela que "los nuevos empleados tenían 3,5 veces más probabilidades de decir que estaban satisfechos con su experiencia de onboarding". Sin embargo, la incorporación de trabajadores remotos o híbridos sigue siendo relativamente nueva para los directivos, que no siempre conocen las mejores prácticas a aplicar para tener éxito en este proceso. Aprender a incorporar nuevas personas a un equipo híbrido es esencial. Puedes ayudarles compartiendo este artículo y proporcionándoles formación en línea o presencial.

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4. Crear capital social con los compañeros de incorporación

Quienes hayan cambiado de colegio a mitad de curso durante su infancia probablemente recuerden lo estresante que es incorporarse a un sistema y a un nuevo grupo de personas que ya se conocen. Esto no difiere de entrar en una nueva empresa y empezar un nuevo trabajo. Salvo que, cuando se hace a distancia, encontrar su encaje, conocer a los compañeros y entender cómo funcionan las cosas es más difícil. Pero si tiene un compañero que le apoye, responda a sus preguntas y le presente al resto del equipo, la experiencia de incorporación se hace mucho más agradable, ¿verdad? Los compañeros de incorporación son, sin duda, un pilar fundamental del éxito de la incorporación en un entorno híbrido.

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5. Céntrate en la confianza y la transparencia

Compartir información sobre objetivos, procesos y retos con los nuevos miembros del equipo crea una atmósfera de confianza. Además, una comunicación transparente desde el principio permite que las personas se sientan parte del equipo y responsables desde el primer momento. A partir de ese momento, sienten que forman parte del equipo y que su aportación importa tanto como la de los demás. También permite crear vínculos sólidos y establecer una relación sana basada en la confianza. Por último, les ayuda a proyectarse en el futuro como parte del equipo y de la empresa. 

6. Aprendizaje asíncrono 

Al incorporarse a una empresa basada en una configuración de trabajo tradicional, aprender los procesos y familiarizarse con las nuevas herramientas puede resultar más fácil, ya que siempre se tiene a alguien cerca a quien preguntar. En un entorno de trabajo híbrido, los nuevos miembros del equipo pueden pasar unos días o semanas trabajando desde casa antes de reunirse con sus compañeros por primera vez. Establecer un sistema de aprendizaje asíncrono es un concepto esencial que hay que poner en práctica. Gracias a los recursos y el apoyo en línea, pueden avanzar en sus puntos débiles a su propio ritmo sin sentirse frustrados por no tener a alguien cerca. 

 7. Utiliza herramientas y tecnologías modernas de colaboración

La buena noticia es que el avance de la tecnología nunca se detiene. Hoy en día, dispone de muchas herramientas para ayudarle a crear una gran experiencia de incorporación híbrida. Cuando se trata de interacciones digitales, los dispositivos de realidad virtual y las herramientas de colaboración en línea ayudan a minimizar los efectos de la distancia física entre empleados remotos. Por ejemplo, en lugar de presentar un proceso de trabajo por escrito, grabar un vídeo para explicarlo paso a paso es mucho más eficaz e interactivo. 

En cuanto a la experiencia en la oficina, una tecnología híbrida como deskbird permite a los candidatos alinear sus horarios con los de sus compañeros y reservar mesas en consecuencia. Supongamos que Priya acaba de incorporarse al equipo. Puede hacer clic en nuestra función de planificación semanal para saber cuándo estará en la oficina su compañero de incorporación la semana que viene y reservar escritorio ese día. Incluso pueden elegir espacios de trabajo contiguos para pasar más tiempo juntos, gracias al plano de la oficina.

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Hoja de trucos para crear una experiencia de incorporación híbrida próspera

Debemos admitir que es mucha información que memorizar y un proceso largo pero esencial que poner en práctica. Para ayudarte a empezar, aquí tienes una hoja de trucos con los principales aspectos que debes recordar al crear el programa de incorporación de tu plantilla híbrida:

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• Diseña una fase de preembarque;

• Formar a los directivos y hacer hincapié en su papel;

• Pide a los líderes que planifiquen reuniones individuales con regularidad;

• Proporciona material de aprendizaje síncrono y asíncrono;

• Empareja a los nuevos miembros del equipo con compañeros de incorporación;

• Organiza actos de equipo para romper el hielo y crear vínculos;

• Comprueba a menudo si los reclutas necesitan algo;

• Sé transparente con los nuevos empleados desde el principio;

• Inclúyelos en las reuniones y decisiones importantes;

• Utiliza la tecnología como aliada.

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→ Descarga tu hoja de trucos para la incorporación al trabajo híbrido

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Esperamos que este artículo te permita comprender mejor lo que significa e implica la incorporación en un entorno híbrido. Tratar de inscribir al nuevo personal en Zoom como lo haría en una configuración tradicional no funciona. Necesitas hacer más que esto y crear una experiencia única de onboarding híbrido. Los retos mencionados en esta entrada del blog son los más comunes a los que se ha hecho referencia desde que comenzaron los acuerdos de trabajo flexible. Sin embargo, recuerda que cada persona es diferente. Adoptar un enfoque individualizado y centrado en las personas es esencial para diseñar un programa de incorporación de éxito. Afortunadamente, el desarrollo de tecnologías eficaces y centradas en las personas te ayuda a mejorar esta importante fase del viaje de tus empleados. 

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