Objetivos de la gestión de oficinas: responsabilidades y nuevos retos

Es imposible que no lo haya notado y experimentado. La forma de trabajar y la función de nuestras oficinas han cambiado drásticamente en los últimos dos años. Ahora la pregunta es: ¿cómo adaptarse y mantener las operaciones y los procesos en perfecto funcionamiento? Estos son los objetivos fundamentales de la gestión de oficinas. Pero encontrar el ángulo perfecto para asumir estos cambios y sacarles el máximo partido es una tarea colectiva. Los jefes de equipo, RRHH, TI, departamentos de instalaciones y directores de oficina tienen que trabajar juntos para abordar los retos modernos de la gestión de oficinas, desde el trabajo flexible hasta el auge de la tecnología y la necesidad de más sostenibilidad en el trabajo. He aquí una guía rápida sobre el papel de los directores de oficina, los nuevos aspectos a tener en cuenta y las razones para utilizar la deskbird para gestionar tu lugar de trabajo de forma fluida y eficiente.

Las principales funciones de un director de oficina frente a las de un gestor de instalaciones

Los objetivos de un director de oficina

La función de un director de oficina es centrarse en la gestión de operaciones y procesos para satisfacer las necesidades de los empleados. Desempeñan un papel fundamental a la hora de orquestar el buen funcionamiento del lugar de trabajo coordinando equipos y procedimientos para mantener la productividad y garantizar la eficiencia. Creando y perfeccionando enfoques, agilizan las tareas y fomentan un ambiente de trabajo cohesionado. La gestión de los trabajadores es también una de las piedras angulares de sus funciones. Puede abarcar desde la programación de reuniones y citas hasta la gestión de problemas en el lugar de trabajo y el suministro de material de oficina. Además, planifican y supervisan eficazmente una amplia gama de actividades de oficina.

Resumen de los principales objetivos de la gestión de oficinas:

• coordinar equipos y procesos;
• supervisar el material de oficina;
• garantizar la eficacia;
• procesos de creación;
• la gestión de los empleados;
• programar reuniones y citas;
• planificación y coordinación de las actividades de la oficina;
• gestión de conflictos y problemas en el lugar de trabajo.

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El papel de un gestor de instalaciones

A diferencia de los directores de oficina, los responsables de instalaciones se centran más en gestionar y mejorar el entorno de trabajo para ayudar a los empleados a prosperar. Su papel es crucial en la funcionalidad operativa de una oficina. Implica supervisar el mantenimiento, la seguridad y la eficiencia de los lugares de trabajo físicos para proporcionar un entorno laboral seguro y óptimo. Por ejemplo, supervisan los programas de mantenimiento de los edificios y coordinan las renovaciones o la planificación del espacio para adaptarlo a las necesidades de la organización. Se ocupan de las respuestas cotidianas a emergencias y de la planificación estratégica a largo plazo de las instalaciones. Su objetivo es prolongar el ciclo de vida de los activos minimizando los costes y maximizando el bienestar y la productividad de los empleados.

Resumen de los principales objetivos de la gestión de instalaciones:

• mejorar la distribución de la oficina;
• garantizar el mantenimiento de las instalaciones;
• gestión de la previsión inmobiliaria;
• colaborar con contratistas y proveedores externos;
• analizar la utilización del espacio.

Estos dos puestos de trabajo están interrelacionados, pero también son diferentes. Sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa, a veces la misma persona desempeña estas dos funciones, lo que explica que a menudo no coincidan.

Los nuevos objetivos en materia de gestión de oficinas

Adaptación al trabajo flexible

El trabajo flexible no es sólo una consecuencia de COVID-19. También se debe a la llegada de la Generación Z al mundo laboral y a la imparable expansión de los avances tecnológicos. Las generaciones más jóvenes (Millennials y Gen Z) desean un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal, y el auge de la tecnología contribuye a hacerlo realidad.

"Asíncrona" es la mejor manera de describir esta nueva era del trabajo. Los empleados son ahora más flexibles en su visión y enfoque del trabajo. Pueden conectarse desde distintos lugares y en varios proyectos en momentos diferentes.

Esto tiene importantes consecuencias para la gestión de las oficinas. Por ejemplo, el papel del lugar de trabajo ha cambiado, pues las personas ya no acuden a diario a las instalaciones, y la colaboración ha dado un nuevo giro. Todos estos cambios están obligando a los gestores de las instalaciones a adaptarse y revisar los procesos para mantener la coordinación y la eficiencia.

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Centrarse más en el bienestar de los empleados y las prácticas de DEI

Cuando se observan las tasas de depresión entre los Baby Boomers, la Generación X, los Millennials y la Generación Y, se puede ver que cuanto más jóvenes son los trabajadores, más rápido muestran problemas de salud mental y síntomas de agotamiento. El bienestar y la salud mental de los empleados ya no pueden ser aspectos que se ignoren, y los directores de oficina tienen un papel clave que desempeñar en este sentido. Lo mismo ocurre con las prácticas de DEI (Diversidad, Equidad e Inclusión), que tienen una relación directa con la salud mental en el mundo profesional. El bienestar y la DEI en el lugar de trabajo son claves en las estrategias de gestión de oficinas para conseguir una plantilla sana, productiva, comprometida y leal.

Garantizar la ciberseguridad y la privacidad de los datos

Con amenazas cibernéticas cada vez más sofisticadas y frecuentes, una brecha puede conducir a consecuencias devastadoras, incluyendo pérdidas financieras, repercusiones legales y daños irreparables a la reputación de una empresa. Junto con los departamentos de TI, los directores de oficina deben dar prioridad al desarrollo de estrategias sólidas de gestión de riesgos c ibernéticos para proteger la integridad y confidencialidad de los datos corporativos. La adopción de estas soluciones también fomenta la confianza con los clientes y cumple con unos requisitos normativos cada vez más estrictos. Trabajar mano a mano con los miembros del equipo de TI, informarse sobre las nuevas tendencias en ciberseguridad e invertir en tecnologías seguras es ahora fundamental para los directores de oficina.

Utilizar mejor la tecnología para alcanzar los objetivos de gestión de la oficina

Con el desarrollo constante de las tecnologías y la digitalización del lugar de trabajo, ser experto en tecnología es ahora imprescindible para crecer y tener éxito en el mundo laboral. Para los directores de oficina, cada vez es más importante aprovechar e integrar la tecnología en sus operaciones diarias. Dominar la tecnología ya no es una ventaja. Es imprescindible para realizar el trabajo con eficacia. Permite coordinar y agilizar mejor los flujos de trabajo, supervisar equipos remotos o híbridos y mantener canales de comunicación eficaces dentro y fuera de la organización. Como la gestión de datos y la ciberseguridad también son cruciales, utilizar software y herramientas especializadas para salvaguardar la información sensible y garantizar el cumplimiento de la normativa también es esencial.

Introducir prácticas más sostenibles en el lugar de trabajo

Vivir y trabajar de forma más sostenible es un deber de todos. Integrar prácticas ecológicas y responsables en el entorno laboral es, por tanto, una de las tareas más importantes que los directores de oficina (entre otros) tienen que llevar a cabo a partir de ahora. Desde convertir el lugar de trabajo en una oficina sin papel hasta esfuerzos como ofrecer únicamente opciones vegetarianas para el almuerzo o utilizar únicamente energías renovables, hay muchas formas de hacerlo realidad. También en este caso puede ser necesario trabajar codo con codo con otros departamentos. Por ejemplo, implantar sistemas que funcionen con energía verde y sensores inteligentes son iniciativas que los responsables de oficinas e instalaciones pueden aplicar conjuntamente.

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El papel de la aplicación deskbird en apoyo de los objetivos de gestión de la oficina

Datos precisos sobre el uso y la ocupación del espacio de oficinas

Aunque el beneficio de utilizar análisis del lugar de trabajo es más obvio para los responsables de las instalaciones, los directores de oficina también tienen interés en comprobar estos datos. Dado que los objetivos de la gestión de oficinas incluyen la coordinación y el desarrollo de procesos para aumentar la eficiencia, la productividad y la satisfacción de los empleados, saber cómo se utiliza el espacio de oficina también puede ser muy valioso para ellos. Por ejemplo, pueden darse cuenta de que el equipo de creación de contenidos pasa más tiempo en la oficina que el de atención al cliente, pero que a menudo carecen de espacio. Entonces pueden decidir estudiar cómo optimizar mejor el espacio para crear una sala de creación de contenidos para hacer sesiones de fotos y guardar el equipo, por ejemplo. 

Mapa interactivo de la planta

Los jefes de oficina a menudo tienen que hablar cara a cara con empleados de todos los departamentos. Por eso, saber quién está trabajando y dónde puede serles muy útil. Gracias a nuestro plano de planta interactivo, pueden saber quién está en la oficina y dónde en tiempo real, en lugar de tener que dar vueltas buscando a los miembros del equipo. Esto cambia las reglas del juego, ya que les ahorra mucho tiempo, lo que les permite centrarse en tareas más importantes. Por último, el mapa interactivo de la oficina también les permite ver qué salas de reuniones siguen disponibles en caso de que necesiten programar una reunión de última hora.

Reserva de Oficina

Hablando de programación, como una de las funciones clave de los directores de oficina es planificar y organizar citas y reuniones, utilizar un software de reserva de escritorios y salas como deskbird tiene todo el sentido. Para una mayor eficacia, la aplicación deskbird les permite reservar el espacio de trabajo ideal, ya sea una sala de conferencias o de reuniones. Con tres clics, se reserva el espacio de reunión perfecto, se evitan conflictos de programación y los empleados obtienen la sala y los recursos que necesitan para esa reunión concreta. La sencillez de nuestra herramienta la convierte en una de las soluciones más fáciles de utilizar y garantiza que todos los miembros de su plantilla le saquen el máximo partido. 

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Eventos de oficina

Por último, uno de los objetivos de la gestión de oficinas es también planificar, organizar y dirigir eventos de trabajo. Con lafunción de eventos de oficina de deskbird , los jefes de oficina pueden notificar a toda la plantilla el próximo evento que se celebre en el lugar de trabajo. Gracias a nuestras perfectas integraciones, tu personal recibe notificaciones en Slack, MS Teams, iCalendar o cualquier otra herramienta que utilicen. No hay necesidad de cambiar de un recurso a otro. Obtienen toda la información que necesitan en su plataforma favorita. Pero la aplicación deskbird también está disponible en el móvil. Por lo tanto, pueden consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar los detalles del evento directamente desde su teléfono y decir si van a venir o no.

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Esperamos que ahora esté preparado para abordar con firmeza los objetivos de la gestión de oficinas y comprender los nuevos retos que exigen cambios en la forma de dirigir las operaciones y los procesos. El auge del trabajo flexible, el desarrollo de la tecnología y las nuevas expectativas de las generaciones más jóvenes están remodelando las funciones y los objetivos de los directores de oficina. Pero deskbird está aquí para ayudarles en esta transición para que puedan cumplir su trabajo con éxito. Solicite una demostración gratuita de la aplicacióndeskbird para descubrir concretamente cómo funciona nuestra herramienta y cómo puede ayudar a los directivos, pero también a su plantilla híbrida.