Maximiza la productividad con una oficina conectada: permite a los empleados trabajar en cualquier momento y lugar.

¿Cómo te comunicas con tu equipo híbrido? ¿Tus empleados remotos tienen el mismo acceso a la información que tendrían si estuvieran in situ? ¿Cómo utilizas la tecnología para superar los retos del trabajo híbrido?

Crear unaoficina conectada te ayuda a adoptar las tendencias del futuro del trabajo y las ventajas de la digitalización para las empresas. Desde la seguridad hasta la optimización del espacio y las herramientas de colaboración de los trabajadores, puede desarrollar una red de sistemas eficiente para mejorar tu forma de trabajar. El auge de la flexibilidad empuja a las organizaciones a cambiar su modelo de trabajo para permitir una mayor experiencia de los empleados, un flujo de trabajo fluido y una mejor protección de los datos. En este artículo, compartimos lo que necesitas saber sobre este tema y también te damos ejemplos de soluciones digitales para adoptar el modelo híbrido.

¿Qué significa un lugar de trabajo conectado?

Una oficina conectada es un entorno corporativo que utiliza la tecnología para crear un modelo de trabajo fluido y eficiente que se adapte a las necesidades de la empresa y de los empleados. Se trata de una combinación de sistemas y herramientas conectados entre sí.

Desde hace un par de años, la tecnología de oficinaayuda a los directivos a aumentar la productividad de los empleados centrándose en dos aspectos clave: la parte técnica y el impacto humano. La Inteligencia Artificial (IA) y la automatización hacen que los procesos sean más fáciles, rápidos y seguros. Al dejar que las máquinas se encarguen de estas tareas, permite que tu personal disponga de más tiempo para trabajar en proyectos importantes. También se crea una red virtual que fomenta la interacción y la colaboración. 

Cada vez hay más personas que trabajan desde casa o en un tercer lugar de trabajo, por lo que las empresas tienen que encontrar la manera de potenciar este nuevo método de trabajo. Los empresarios tienen que desarrollar un entorno laboral que permita a los empleados desempeñar su trabajo de la mejor manera posible, independientemente de dónde se encuentren. Deben superar las barreras del trabajo híbrido con soluciones como:

• una estrategia eficaz de comunicación en línea;
• un sistema de protección de datos seguro;
• un plan espacial híbrido optimizado;
• un modelo de trabajo en el que el empleado es lo primero;
• etc.

Todo esto se puede poner en práctica utilizando la tecnología en la oficina. Más adelante daremos algunos ejemplos de herramientas modernas que pueden ayudarte a hacerlo. Pero antes, quizá quieras saber por qué es tan importante esta transformación digital. ¿Por qué no mantener el mismo modelo de trabajo de antes de la pandemia? Porque no es así, el trabajo flexible es la nueva normalidad, y esto también incluye más tecnología para triunfar.
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¿Por qué es importante la digitalización en las empresas?

Facilitar los procesos

La principal razón por la que es importante la digitalización en las empresas es que facilita los procesos y, por tanto, mejora la comunicación, la colaboración y la productividad. Fíjate, por ejemplo, en las ventajas de una aplicación de reserva de escritorios. No sólo simplifica el proceso de planificación semanal y reserva de escritorios, sino que también permite a los responsables optimizar el espacio y aprovecharlo mejor. Además, con unos pocos clics, sus trabajadores pueden reorganizar rápidamente su semana laboral en función de sus necesidades (días de enfermedad, reuniones de trabajo imprevistas, problemas con el transporte público, etc.). Esto nos lleva a las ventajas de construir un lugar de trabajo conectado.

Mejorar la experiencia de los empleados

La mayor ventaja de conectar todos los sistemas y herramientas es que se superan algunos de los inconvenientes del trabajo flexible: 

• mala comunicación;
• menos colaboración;
• más exclusión;
• pérdida de cultura organizativa.

Trabajar desde casa tiene muchas ventajas demostradas. Puedes leer nuestro artículo sobre las ventajas del trabajo híbrido para saber más al respecto. Sin embargo, también pueden surgir los problemas mencionados anteriormente y es importante tomar medidas para mitigarlos. . Los trabajadores remotos a veces pueden sentirse desconectados del resto del equipo que trabaja in situ. Si todos ellos trabajan desde distintos lugares del mundo, hay que encontrar la manera de crear una cultura positiva en la oficina, aunque sea virtualmente. Al conectar tu lugar de trabajo, reconectas automáticamente a tu gente.

Refuerza tu seguridad

Tener todos tus dispositivos interconectados ayuda mucho a la seguridad. Por ejemplo, el uso de un software de gestión de RR.HH. integrado con las distintas herramientas digitales simplifica y optimiza la protección de datos. Vincular varias plataformas facilita autorizar o prohibir el acceso a algunos datos privados de la empresa. Otro ejemplo es la ventaja de conectar tu sistema de seguridad con el resto de sus equipos. Gracias a la IA y la automatización, en caso de emergencia (incendio en el edificio, fuga de datos, etc.), estos dispositivos pueden "alertarse" mutuamente e informarte del problema.
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¿Cuáles son las tecnologías más útiles para el trabajo flexible?

Como decíamos, la necesidad de una oficina conectada ha crecido desde COVID-19 y el desarrollo rápido de las prácticas de trabajo flexible. Entonces, ¿cuáles son las herramientas más eficaces para una empresa híbrida? En primer lugar, es importante recordar que cada organización tiene necesidades diferentes. Las expectativas de sus empleados pueden variar de las de su competidor o de las de su oficina anterior. 

Una empresa con una personal multigeneracional no necesitará el mismo equipo que una startup compuesta solo por trabajadores de la Generación Z. Sin embargo, hay algunos aspectos comunes que importan para garantizar el éxito de los miembros de tu equipo. El más significativo es un enfoque centrado en el empleado y proporcionar a tu plantilla soluciones digitales que les ayuden en su trabajo. Tu conjunto básico de herramientas de trabajo flexible debería incluir: 

• soluciones de comunicación virtual: Zoom, Slack, Google Meet, MS Teams, etc;
• herramientas de colaboración digital: Trello, Notion, Asana, Google Drive, etc;
• plataformas híbridas de eventos: Cvent, vFairs, SpotMe, Hopin, etc;
• software de reservas de escritorios: deskbird, ¡por supuesto!

Y lo que es más importante, las integraciones son cruciales para crear una oficina conectada. Te recomendamos un recurso que pueda incorporarse a todos tus materiales digitales: no hará falta que tus empleados cambien de una herramienta a otra, y todos tus equipos permanecerán integrados.

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La digitalización en las empresas no sólo es importante para el desarrollo de tu empresa, sino también para la felicidad de tus empleados. Y todos sabemos que es más difícil alcanzar el éxito si los trabajadores no están contentos. Esperamos que este artículo te dé una idea clara de cómo se define una "oficina conectada" y por qué es esencial. Para ayudar a las organizaciones y a los empleados a adoptar la flexibilidad laboral, hemos creado un sistema workspace booking que puedes integrar con tus otras soluciones digitales. ¿Quieres descubrir cómo funciona y las increíbles funciones que incluye?

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