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Escritorios asignados: ¿deberías tenerlos en tu oficina híbrida?

Publicado:

8 de febrero de 2024

Actualizado:

9 de febrero de 2024

¿Algunos de sus empleados acuden a usted diciendo: "Antes era mejor" después de haber cambiado a un espacio de trabajo compartido y flexible? Satisfacer a todo el mundo es difícil. Sin embargo, optimizar y crear un espacio de oficina más moderno no significa que los miembros de tu equipo ya no puedan tener un escritorio dedicado.

En algunos casos, mantener algunos escritorios fijos en su entorno de trabajo puede tener mucho sentido. Sí, el futuro de la oficina es flexible y se adapta a las necesidades y tareas de sus trabajadores. Las personas pueden cambiar su lugar de trabajo a diario o varias veces al día si así lo desean. 

Desde escritorios individuales hasta zonas de colaboración y salas de reuniones, pueden elegir lo que más les convenga gracias al software de reserva de salas y hot desking como deskbird. Pero para ser 100% ágil y centrarse en el empleado, también hay que tener en cuenta la idea de que algunas personas no quieren trabajar desde un espacio distinto cada vez que acuden a la oficina.

Analicemos los pros y los contras de dejar que tus compañeros de trabajo tengan sus propios escritorios y cómo puedes sacarles el máximo partido en un entorno de trabajo híbrido.

¿Qué es un mostrador específico?

Las mesas dedicadas, también denominadas "mesas asignadas" o "mesas fijas", son un tipo de disposición de asientos habitual en espacios de trabajo tradicionales y entornos de oficina abiertos. A diferencia del modelo hot desking, en el que los empleados reservan cualquier mesa disponible, las mesas dedicadas suelen reservarse para uso exclusivo de una persona concreta. 

Este sistema proporciona a los usuarios un lugar de trabajo constante donde pueden dejar sus equipos y pertenencias sin tener que despejar el espacio al final de cada jornada. Mantener escritorios dedicados en un entorno de trabajo híbrido puede ser estupendo para lograr un equilibrio entre la flexibilidad del hot desking y la personalización de las configuraciones de oficina tradicionales. Ofrecen un sentido de permanencia y un lugar designado para concentrarse dentro de un diseño de oficina compartido y ágil.

¿Cuál es la diferencia entre un hot desk y un escritorio dedicado?

Ventajas e inconvenientes del hot desk

Ventajas del modelo de hot desk

En los últimos años, la estrategia de trabajo flexible denominada "hot desking" ha ganado adeptos por sus diversas ventajas, lo que ha llevado a muchas organizaciones a adoptar este modelo. Si aún no las conoces, aquí tienes algunas de las principales ventajas que ofrece tanto a los empleados como a las empresas:

  • Maximiza el espacio y los costes: la disposición flexible de los asientos permite reducir el espacio de oficina y minimizar los gastos generales.
  • Fomenta la colaboración: cambiar de lugar de trabajo favorece la interacción entre distintos equipos y departamentos.
  • Aumenta la flexibilidad: una distribución ágil de la oficina ofrece a los empleados el control sobre dónde trabajan un día determinado, en función de sus tareas y preferencias.
  • Estimula la creatividad y la productividad: el hot desking expone a los empleados a nuevas perspectivas al cambiar de vecino.
  • Reduce el desorden: los escritorios no asignados fomentan una política de escritorios limpios, lo que conduce a un espacio de trabajo más ordenado.

Además, la creciente demanda de flexibilidad en el lugar de trabajo y el deseo de un entorno más dinámico y colaborativo han hecho del hot desking una opción atractiva para varias empresas con visión de futuro. Gracias a esta disposición de la oficina, pueden optimizar recursos y dinamizar su cultura organizativa.

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mujer en el escritorio con una taza en las manos
Empleado que trabaja desde un despacho específico

Los contras de los hot desks

Sin embargo, como todo modelo y a pesar de la popularidad del hot desking, también existen algunos inconvenientes. Por ejemplo: 

  • Elimina el acceso al espacio personal: los empleados pueden echar de menos tener una "casa" en el trabajo donde dejar sus pertenencias y personalizar.
  • Puede crear conflictos de horarios: encontrar un escritorio libre durante las horas punta o un espacio de trabajo que permita a su personal trabajar en condiciones óptimas puede ser todo un reto.
  • Puede causar problemas de salubridad: las mesas compartidas pueden plantear problemas de higiene si no se gestionan bien.

La buena noticia es que la aplicacióndeskbird ofrece una solución a estos inconvenientes del hot desk. Permite a los miembros del equipo reservar sus espacios de trabajo con antelación, reduciendo así los conflictos de horarios y garantizando que todos puedan planificar su jornada con seguridad. Sus funciones también abordan las preocupaciones sobre el espacio personal y la rutina al permitir a los trabajadores seleccionar sus mesas preferidas, fomentando una sensación de control y autonomía dentro de la experiencia del hot desking.

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Ventajas y desventajas de una mesa dedicada

Las ventajas de tener un despacho propio

En un entorno de trabajo tan flexible como el actual, disponer de un espacio propio puede tener un valor incalculable. Aquí es donde entra en juego el concepto de escritorio fijo. Un escritorio fijo también ofrece algunas ventajas:

  • Se puede personalizar: con un escritorio dedicado, los empleados tienen la comodidad de hacer suya su zona de trabajo. Pueden colocar cuadros, plantas o incluso equipos ergonómicos, lo que lo hace más propicio para la productividad y el disfrute.
  • Ofrece coherencia: volver al mismo espacio cada vez que se acude al lugar de trabajo proporciona un entorno de trabajo estable, lo que ayuda en la rutina diaria y la productividad.
  • Refuerza la gestión del ciberriesgo: los empleados no tienen que preocuparse por dejar sus pertenencias cuando el escritorio es exclusivamente suyo.
  • Disminuye el tiempo de preparación: para su personal, saber que tienen un espacio preparado con todos sus materiales a mano puede agilizar su flujo de trabajo, lo que permite una jornada laboral más eficiente.

 

En última instancia, la incorporación de espacios asignados dentro de un plan de asientos flexible combina la estructura con la libertad, mejorando la satisfacción y la productividad de los empleados. Puede beneficiar especialmente a quienes se esfuerzan por mantener la coherencia o manejan información delicada. Por último, le sitúa en una posición que pone de relieve su capacidad para adaptarse a diversas preferencias laborales.

Los inconvenientes de un escritorio fijo

Aunque los escritorios dedicados tienen sus ventajas, algunos inconvenientes pueden impedirle adoptar exclusivamente este modelo: 

  • Implica mayores costes de oficina: tener escritorios dedicados sólo requiere más espacio de oficina que los hot desks, lo que conlleva un aumento de los gastos inmobiliarios.
  • Elimina la flexibilidad: los escritorios fijos limitan la capacidad de adaptarse a la fluctuación del número de empleados y a las preferencias de trabajo a distancia.
  • Reduce la interacción: sus empleados pueden conectarse menos cuando trabajan desde un único espacio de trabajo, lo que puede repercutir negativamente en la colaboración y las oportunidades de establecer contactos.
  • Conduce a la ineficacia del espacio: tener sólo mesas dedicadas en la oficina puede suponer un desperdicio de espacio cuando los empleados están ausentes o trabajan a distancia.

Estos contras ponen de relieve por qué una disposición de escritorios exclusivamente dedicados puede no ser la decisión más inteligente si lo que se busca es rentabilidad, productividad y agilidad. Un lugar de trabajo óptimo incorpora una combinación de opciones de asiento para maximizar tanto las oportunidades de interacción como el uso del espacio.

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escritorio con portátil
Escritorio dedicado

¿Cómo determinar cuántas mesas dedicadas necesita su espacio de trabajo?

1. Analice qué parte de su espacio de trabajo puede dedicar a mesas fijas

Para saber cuántos escritorios dedicados debe haber disponibles en su oficina, los gestores de instalaciones e inmuebles corporativos (CRE) deben evaluar meticulosamente la capacidad del espacio. Este análisis incluye la evaluación de la distribución actual de la oficina, teniendo en cuenta los metros cuadrados totales y los espacios esenciales, como salas de reuniones, zonas comunes y caminos necesarios. 

Su objetivo es equilibrar las limitaciones espaciales con la necesidad de puestos de trabajo específicos. De este modo, se asegurará de optimizar el uso del espacio sin saturarlo ni infrautilizarlo. Esta planificación estratégica es vital para crear un entorno eficiente y productivo que se ajuste a los requisitos operativos de la empresa y a las expectativas de los empleados.

2. Estudie cómo utilizan sus empleados el espacio de la oficina a través de su analítica del puesto de trabajo.

Para calcular el número óptimo de mesas dedicadas para una oficina, también hay que estudiar el uso actual de la oficina. Esto significa que debes echar un vistazo en profundidad a los análisis del lugar de trabajo para descubrir patrones de uso, como por ejemplo si determinados empleados suelen reservar el mismo espacio de trabajo. Identificar estas tendencias puede servir como primer indicador de la demanda potencial de mesas fijas. 

Además, el seguimiento de la frecuencia y regularidad con que los espacios son reservados por las personas proporciona información práctica. Le permite calcular el número de escritorios dedicados que necesita para dar apoyo eficaz a sus equipos. 

Este enfoque informado garantiza que la asignación de mesas se ajuste a las preferencias y hábitos de trabajo reales de los empleados. De este modo, también se diseña una distribución de oficinas personalizada y eficiente que hace que los empleados estén contentos, satisfechos y sean productivos.

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3. Compruebe con su equipo que este análisis refleja sus necesidades reales.

Determinar el número adecuado de mesas en una oficina no es sólo cuestión de números. Como gestor de instalaciones y CRE, también debe entablar un diálogo significativo con los empleados. Sí, los datos analíticos del lugar de trabajo proporcionan una primera idea sobre el uso de la oficina y las necesidades y hábitos de los miembros de su equipo. Sin embargo, es esencial validar estos resultados en función de las necesidades y preferencias reales de su plantilla. 

El debate con los compañeros de trabajo garantiza que las conclusiones derivadas de los patrones de uso del lugar de trabajo coincidan realmente con sus rutinas de trabajo y sus necesidades de comodidad. Este enfoque colaborativo refuerza que las decisiones de gestión se ajusten a las necesidades de los trabajadores, fomentando así un entorno de oficina basado en datos y centrado en las personas. La integración de los comentarios de los empleados acorta la distancia entre los análisis y la satisfacción en el mundo real, lo que conduce a una estrategia de asignación de escritorios personalizada y eficaz.

dos mujeres trabajando en la oficina
Compañeros de trabajo en mesas específicas

¿Cómo se gestionan estos espacios de trabajo en una configuración híbrida?

Utilice programas de gestión de espacios como deskbird 

Para que su entorno de trabajo ágil funcione sin problemas y gestionar la mezcla de escritorios de trabajo, escritorios dedicados, espacios de trabajo colaborativos, salas de reuniones, etc., es fundamental implementar un software de gestión de espacios fácil de usar como deskbird . Nuestra herramienta es más que un software de reserva de escritorios y salas. Es un recurso fundamental tanto para directivos como para trabajadores.

Su papel es esencial no sólo para gestionar estas diversas disposiciones de asientos, sino también para mantener una experiencia positiva de los empleados y recopilar datos clave para mejorar continuamente su lugar de trabajo físico. Por mejorar entendemos aprovechar al máximo el espacio, garantizar que responde a las necesidades de los miembros de su equipo y encontrar oportunidades de ahorro. 

Concéntrese en la optimización y utilice su espacio de forma inteligente

Puede asignar escritorios dedicados a sus empleados a tiempo completo. Sin embargo, si su plantilla trabaja con un modelo de trabajo híbrido, es posible que cada persona que tenga su propio escritorio no lo utilice a diario de 9 a 5 horas. Entonces, ¿por qué mantener este espacio vacío cuando no lo utilizan? La función "escritorio asignado" de deskbird permite al administrador bloquear un escritorio para un miembro del equipo en momentos concretos.

Por ejemplo, Alba podría pedirte que le asignes un pupitre junto a la ventana y cerca de la cafetería. Pero ella sólo viene los martes, jueves y viernes por la mañana. El resto de la semana, este espacio de trabajo está libre. Puedes ponerlo a disposición en tu aplicación de reserva de mesas deskbird para que otros compañeros puedan utilizarlo. Incluso pueden convertirlo en su escritorio dedicado en las franjas horarias disponibles. Con esta solución, Jena puede disponer de este agradable lugar todos los lunes.

Asegúrate de que todo el mundo conoce el protocolo de los escritorios compartidos

Si utiliza el método mencionado anteriormente, sus empleados no dispondrán de un escritorio dedicado que sea 100% suyo. Por lo tanto, no podrán dejar allí sus pertenencias y equipos. Para que este sistema funcione y sea agradable para todos, es esencial seguir unas normas de etiqueta en el escritorio. Garantizan una transición fluida y mantienen un espacio de trabajo respetuoso y organizado.

Por ejemplo, si Jena ocupa la mesa número 4 los lunes y Alba los martes, ambas deben seguir prácticas que impliquen mantener la mesa ordenada después de su uso. Esto significa guardar de forma segura los objetos personales y los documentos confidenciales, y volver a colocar en una posición estándar todos los componentes ajustables (como soportes de monitor o sillas). Asegurarse de que todos conocen estos protocolos puede evitar conflictos, fomentar el respeto mutuo y mantener un entorno profesional. Recuerda que la comunicación eficaz de estas normas es fundamental para que la distribución flexible de la oficina sea un éxito. Fomentan el sentido de la responsabilidad colectiva y el cuidado de los recursos compartidos.

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Reanalice periódicamente el uso de sus mesas específicas

La reevaluación periódica de la utilización de los escritorios dedicados es una práctica fundamental para garantizar que el modelo de espacio de oficina siga estando en consonancia tanto con los objetivos de la empresa como con las necesidades cambiantes de los empleados. A medida que las estructuras de los equipos, las exigencias de los proyectos y la dinámica de la plantilla cambian con el tiempo, lo que antes parecía una estrategia óptima de asignación de escritorios puede que ya no sirva eficazmente a la organización. 

Los análisis periódicos pueden poner de manifiesto pautas de uso, destacar zonas infrautilizadas o sobreutilizadas e identificar nuevas preferencias o necesidades del personal. Este enfoque proactivo permite a las empresas reajustar la distribución de sus oficinas a las circunstancias cambiantes. Esto les permite mantener un entorno productivo y de apoyo que refleje los estilos de trabajo actuales y mejore la satisfacción general de los empleados. La gestión adaptable del espacio es, por tanto, esencial para mantener la eficiencia y fomentar una cultura de oficina receptiva.

A medida que evoluciona la dinámica empresarial, también debe hacerlo la disposición de su espacio físico de trabajo. Tenga en cuenta que tanto las necesidades de los empleados como los objetivos de la empresa pueden cambiar con el tiempo. Esto significa que es muy recomendable revisar periódicamente su estrategia de escritorios dedicados. De este modo, no sólo garantizará un entorno de trabajo centrado en las personas que se adapte a las demandas cambiantes de su equipo, sino que también se asegurará de contar con la disposición adecuada para impulsar la productividad y optimizar los costes de su oficina

Adopte la flexibilidad y sea proactivo. Es la clave de un lugar de trabajo próspero que aprovecha al máximo las ventajas de todos los tipos de espacios de trabajo, desde las mesas calientes a las fijas y las salas de reuniones. ¿Te parece demasiado complicado de implantar y coordinar? Inicie una prueba gratuita de la aplicacióndeskbird para descubrir cómo nuestro software de reserva de escritorios le ayuda a gestionar un entorno de trabajo moderno y ágil sin problemas.

Paulyne

Paulyne es especialista en trabajo híbrido y escribe sobre sostenibilidad, modelos de trabajo flexibles y experiencia de los empleados.

Escritorios asignados: ¿deberías tenerlos en tu oficina híbrida?