Aprovecha la programación de habitaciones

Reserva una aula, cuando lo necesites y donde quiera que estés.

¿Tiene una presentación mañana y ha olvidado reservar una sala de reuniones? ¿O necesita un espacio de última hora para un grupo de trabajo más grande? Un software de planificación de salas es la solución.

Un software de planificación de salas le proporciona un calendario digital que muestra el nivel de ocupación de los espacios de oficina o de co-working, que pueden ser reservados por, por ejemplo, los empleados. Con este tipo de software de programación de oficinas, las empresas pueden mantener una base de datos para la gestión del espacio de oficina y de los empleados. Esto puede ayudar a utilizar eficazmente y asignar espacios de oficina bastante saturados o infrautilizados. 

Así, los empleados pueden reservar o reprogramar salas de reunión fácilmente y ahorrar tiempo para dedicarse a otras tareas.

3 Razones por las que es tan importante programar las aulas

1. Gestión de los empleados de trabajo híbrido

La pandemia ha hecho que cada vez más empleados puedan trabajar desde casa y desde la oficina. Especialmente en lo que se refiere al trabajo híbrido, cada vez es más importante que las empresas eviten ocupar demasiado espacio de trabajo. La planificación de salas es útil para determinar la necesidad real y el uso del espacio. Si el sistema de gestión de reservas en línea determina que el espacio de oficina está infrautilizado, las salas pueden subcontratarse, por ejemplo, a espacios de coworking, para reducir costes. La funcionalidad de los espacios también puede modificarse para mejorar el bienestar de los empleados, ya que las salas apenas ocupadas pueden convertirse en zonas tranquilas o estar mejor equipadas para salas de reuniones digitales.

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2. Aumento de la productividad

Con la planificación de salas, los empleados ahorran tiempo gracias a la sencillez de los procesos de reserva y a la rapidez con la que se localiza a otros empleados. Además, la productividad puede aumentar al evitar interrupciones y dobles reservas. Asimismo, las reuniones ad hoc pueden celebrarse fácilmente de forma espontánea en una sala que se ajuste al número de participantes. A través de una aplicación de reserva de mesas, el espacio de la oficina puede reservarse de forma sencilla en lugar de la incómoda forma de contactar con el equipo de recursos humanos o de ir en persona a la sala para firmar con el nombre del empleado.

3. La sencillez es la clave para que los empleados estén contentos

Implementar las salas y los puestos de trabajo en una herramienta de reserva de escritorios, descargar la app y reservar es de uso intuitivo y lo puede manejar cualquiera.

Con un sistema de gestión de reservas en línea, los empleados evitan una búsqueda complicada de un espacio de trabajo libre y ya no molestan a nadie en una reunión. Además, en caso de que un grupo no se presente aunque haya reservado una sala, ésta se anulará automáticamente. De este modo, la planificación de oficinas evita frustraciones innecesarias y ahorra tiempo.

El mejor software de reserva de escritorios permite a los empleados comprobar la disponibilidad de las salas de reuniones, reservarlas directamente, detectar y eliminar las "reuniones fantasma" y transformar el espacio no utilizado para las necesidades de los empleados. Por tanto, una planificación eficaz del espacio es la salsa secreta para resolver todos estos problemas.

En el futuro, la planificación de salas será aún más importante a medida que aumente el número de empleados remotos e híbridos. Las organizaciones que proporcionen una capacidad de sala personalizada, midan la ocupación de las salas de oficina y personalicen la funcionalidad de la sala en función de los datos y las necesidades de los empleados van a crear un entorno de trabajo excelente y altamente productivo. Un lugar de trabajo productivo y unos empleados contentos son la clave para el futuro del trabajo.

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