Dominar la gestión de datos de los empleados: estrategias para impulsar la productividad y el cumplimiento en el trabajo híbrido

Aunque el trabajo híbrido ya existía antes de la pandemia del COVID-19, lo cierto es que ha crecido exponencialmente en los últimos años. Muchos empresarios reconocen que el trabajo híbrido funciona: los empleados concilian mejor su vida laboral y familiar y, en general, son más productivos.... 

Dicho esto, hay retos que superar, sobre todo en lo que se refiere a la gestión eficaz de los datos de los empleados. En este artículo, exploramos estrategias para mejorar la productividad y el cumplimiento normativo en entornos híbridos, de modo que la forma híbrida de trabajar siga funcionando para todos, incluidas las empresas.

Retos de la gestión de datos de los empleados en el trabajo híbrido

El trabajo híbrido ha planteado muchos retos a las empresas, sobre todo en términos de gestión de datos. He aquí algunos de los principales retos que se plantean:

Fragmentación de datos

Cuando se combinan equipos remotos y de oficina, pueden surgir problemas por el hecho de que los datos se almacenen en varias ubicaciones, como la nube y las instalaciones locales. Cada una tiene sus propios problemas de seguridad. También puede haber problemas con la sincronización de datos entre las plataformas remotas y las de la oficina, o con la introducción o actualización incoherente de datos en los dos sistemas. En última instancia, existe un mayor riesgo de redundancia de datos y la posible pérdida de información crítica. 

Riesgos para la seguridad y cumplimiento de la normativa

Con una configuración híbrida, aumenta la vulnerabilidad a los ciberataques de datos remotos, como la suplantación de identidad o el acceso no autorizado. En función de la distancia a la que se encuentren los equipos remotos, también pueden surgir problemas con las normativas de protección de datos de las distintas regiones, como el GDPR en la UE y la CCPA en California. 

El acceso remoto también implica una mayor dificultad para mantener conexiones seguras. Las empresas deben asegurarse de que existen controles de acceso estrictos y cifrado para proteger la información confidencial. Los registros de auditoría también son más complejos.

Estrategias clave para una gestión eficaz de los datos de los empleados

Las siguientes estrategias pueden ayudar a las organizaciones a gestionar los datos de forma más eficiente, garantizando al mismo tiempo la productividad, la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa:

Disponer de sistemas de datos centralizados

Cuando los datos se consolidan en una única plataforma, todos los miembros del equipo, ya estén a distancia o en la oficina, pueden acceder a la información. Centralizar toda la información en un solo lugar ayuda a reducir la fragmentación de los datos y minimizar las incoherencias. 

Con el software basado en la nube, se puede acceder a los datos desde cualquier lugar. Además, se actualizan automáticamente y se sincronizan en tiempo real, lo que reduce el impacto de la información duplicada u obsoleta. 

Recopilación de datos e informes automatizados

Las tareas rutinarias, como la introducción de datos, el seguimiento y la elaboración de informes, pueden automatizarse. Esto libera recursos administrativos y de RRHH. La automatización también mejora la precisión al reducir los errores humanos. 

Algunos ejemplos de herramientas útiles para los equipos de RR.HH. remotos son el software de gestión del rendimiento , las aplicaciones de control del tiempo y las plataformas de nóminas. Independientemente de las herramientas que se utilicen, lo más importante es crear canales de datos eficientes que agilicen el flujo de información procedente de diversas fuentes. 

Implantar la gestión de la seguridad y privacidad de los datos

Hoy en día, las empresas tienen que estar muy atentas a la seguridad de sus datos. Ser un entorno híbrido conlleva complicaciones, pero son fáciles de gestionar con los controles y políticas adecuados. He aquí algunas formas de garantizar la seguridad y privacidad de los datos:

1. Disponga de estrictos controles de acceso y cifre los datos. 

El acceso a los datos debe restringirse en función de las funciones de los empleados, de modo que sólo las personas autorizadas puedan ver la información sensible. Debe utilizarse el cifrado para proteger los datos tanto en tránsito como en reposo para minimizar los riesgos. 

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2. Cumplir la normativa pertinente sobre protección de datos

Dependiendo de la ubicación y el alcance, las empresas deben revisar sus políticas de datos con regularidad para asegurarse de que cumplen cualquier normativa de protección de datos aplicable, como GDPR, CCPA e HIPAA. Esto incluye asegurarse de que las personas conocen sus diferentes roles y funciones de oficina de acuerdo con la política de la empresa. Cumplir la normativa significa proteger los datos y la privacidad y evitar sanciones legales y económicas.

3. Tener una política clara de trabajo híbrido

El trabajo híbrido es un concepto relativamente nuevo. Esto significa que pueden faltar políticas en algunas áreas. Una política clara de trabajo híbrido puede ayudar a establecer directrices sobre lo que se espera en términos de seguridad de los datos y protocolos de acceso. Esto garantizará el cumplimiento tanto en entornos remotos como en oficinas.

Garantizar la normalización y coherencia de la introducción de datos

Las empresas deben garantizar formatos estandarizados para la introducción de datos en los distintos equipos. La coherencia entre departamentos y plataformas facilita la gestión de los datos. Para garantizar que se siguen los procedimientos, es importante realizar auditorías periódicas. Esto permite identificar y corregir cualquier discrepancia en los datos. Significa que los jefes de equipo trabajan para mejorar cualquier problema entre los miembros de su equipo cuando sea necesario..  

Utilizar portales de autoservicio para empleados

La confianza de los empleados llega muy lejos. Al dar a los empleados acceso a sus propios datos, puede capacitarles para ser responsables. Actualizar su información personal y acceder a los datos de RR.HH. sin resistencia administrativa puede ayudar a crear una voluntad de proteger los datos y cumplir mejor las políticas. También significa que los datos serán probablemente más precisos, ya que los empleados reconocerán fácilmente las discrepancias en su información. 

Aumentar la productividad mediante una gestión eficaz de los datos

Una gestión eficaz de los datos también contribuye a mejorar la productividad de la oficina. Un acceso ágil y claro a la información reduce el trabajo administrativo innecesario. Cuando los datos se gestionan eficazmente, se necesita un tiempo mínimo para su introducción, validación y corrección manuales. Esto significa que los equipos de gestión y RRHH pueden centrarse en actividades de mayor valor. También se reduce la necesidad de duplicar el almacenamiento y la introducción de datos, lo que disminuye los posibles errores y el despilfarro de recursos. 

El acceso en tiempo real a la información más actualizada permite a los gestores tomar decisiones informadas con rapidez. También facilita la identificación de tendencias y problemas a medida que surgen, de modo que puedan realizarse intervenciones y ajustes. Los líderes también tienen visibilidad inmediata de las métricas de rendimiento del equipo, lo que facilita la fijación de objetivos y la revisión.

Los datos centralizados mejoran la colaboración

Con las plataformas y la información centralizadas, existe una única fuente de verdad, lo que reduce la falta de comunicación y la confusión entre los equipos remotos y los de la oficina. Con menos fricción en torno a los datos, los miembros del equipo pueden colaborar mejor, independientemente de su ubicación de trabajo. También se reduce la necesidad de comunicaciones de ida y vuelta para confirmar o aclarar información. 

Utilizar técnicas de activación de datos para obtener información

Las técnicas de activación de datos pueden transformar los datos brutos de los empleados en información práctica. Esto significa que las empresas pueden ser proactivas y tomar decisiones que impulsen la productividad. La activación de datos permite a las empresas identificar patrones, detectar áreas de crecimiento y tomar medidas para abordar cualquier problema antes de que el rendimiento decaiga. En lugar de simplemente almacenarse, los datos de los empleados pueden utilizarse como un activo para impulsar la productividad. 

Herramientas tecnológicas para optimizar la gestión de los datos de los empleados

Utilizar la tecnología más adecuada para su empresa es crucial para optimizar la gestión de los datos de los empleados. Los sistemas de gestión de datos de recursos humanos (HRMS) y otras soluciones de software especializadas ayudan a las empresas a agilizar los procesos de gestión de datos, mejorar la eficiencia y garantizar el cumplimiento. La transformación empresarial de Ardoq es un ejemplo de cómo las organizaciones pueden utilizar de forma holística el software especializado para abordar los datos de los empleados. 

Características principales

A la hora de buscar herramientas de ayuda a la gestión de datos, he aquí algunas consideraciones importantes:

• Automatización: Las herramientas de automatización se encargan de tareas repetitivas como la introducción de datos de los empleados, la inscripción en prestaciones y el procesamiento de nóminas para reducir la carga administrativa y minimizar los errores humanos.
• Informes: Con informes detallados sobre rendimiento, compromiso, asistencia, etc., a la organización le resulta fácil tomar decisiones. 
• La seguridad: Este aspecto es crucial. Cualquier herramienta utilizada debe tener un control de acceso basado en funciones, cifrado de datos y actualizaciones periódicas de seguridad. 
• Integraciones: La integración de su SGRH con otros sistemas es vital. Busca un software que se integre con las herramientas de nóminas existentes, con tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y con cualquier sistema utilizado para la gestión de proyectos.

Buenas prácticas para aplicar la gestión de datos de los empleados en el trabajo híbrido

El éxito de la gestión de los datos de los empleados en un entorno de trabajo híbrido requiere algo más que la tecnología adecuada. Debe existir un marco sólido de buenas prácticas que respalde la precisión, seguridad y accesibilidad de los datos. 

Formación

Tanto los equipos de RR.HH. como los empleados necesitan una formación adecuada sobre los protocolos de gestión de datos. Esta formación debe abarcar temas como la privacidad de los datos, las prácticas de seguridad y cómo utilizar las herramientas de gestión de datos. Cuando los empleados cuentan con los conocimientos adecuados sobre protección de datos, ayudan a mitigar los riesgos y se comprometen más con los sistemas de gestión de datos.

Revisiones y actualizaciones

Las políticas de datos y gestión deben revisarse y actualizarse periódicamente. La periodicidad dependerá de la organización, pero deben establecerse plazos claros para que no queden relegadas al final de la lista de tareas pendientes cuando surjan otras más urgentes.

Las auditorías deben programarse con regularidad.

Políticas de gobernanza de datos en toda la empresa

Una política clara definirá las normas, responsabilidades y procedimientos para gestionar los datos de los empleados en toda la organización. Debe indicar quién puede acceder a los datos, modificarlos, compartirlos y eliminarlos. Cuando todo el mundo sigue las mismas directrices, se consigue un entorno de datos más seguro, independientemente de la ubicación del empleado. La transformación de los procesos empresariales es esencial para las organizaciones que pretenden estandarizar y optimizar sus prácticas de gestión de datos en equipos remotos y presenciales.

Transparencia y comunicación clara

La transparencia en torno a las prácticas de gestión de datos fomenta la confianza entre los empleados. Ser abierto sobre qué datos se recopilan, cómo se utilizan y quién tiene acceso a ellos puede ayudar a los empleados a entender lo que se espera de ellos. 

Una gestión eficaz de los datos de los empleados ayuda a las organizaciones a sortear las complejidades de un entorno de trabajo híbrido. Con la tecnología y las prácticas adecuadas, las empresas pueden maximizar los beneficios de su plantilla híbrida al tiempo que gestionan los retos. En última instancia, las organizaciones pueden optimizar su plantilla para garantizar el éxito a largo plazo en un entorno híbrido.