Deducción fiscal por trabajo a distancia: información clave para empleados europeos y estadounidenses
9 de mayo de 2023
16 de junio de 2023
La temporada de impuestos ha comenzado en la mayoría de los países del mundo. Dado que muchos empleados han adoptado políticas de trabajo flexible, es posible que acudan a usted preguntándose por las deducciones fiscales del trabajo a distancia. ¿Pueden solicitar una desgravación fiscal por trabajar desde casa la mitad del tiempo? ¿Pueden desgravar las facturas de electricidad, Internet y calefacción? ¿Merece la pena solicitar una desgravación fiscal por trabajo a distancia?
Para la mayoría de la gente, los impuestos son un quebradero de cabeza 🤯. Si hemos de ser sinceros, sabemos que no es el tema más atractivo. Sin embargo, hemos reunido todas las preguntas relevantes que los miembros de tu equipo híbrido probablemente se harán antes de presentar sus formularios de declaración de impuestos. Siempre con el objetivo de crear un entorno de trabajo más centrado en los empleados y positivo, este artículo te ayudará a darles respuestas claras y sencillas.
Sin embargo, existen diferentes leyes y sistemas fiscales en cada país, estado y, a veces, incluso ciudad. En nuestra investigación, nos hemos centrado principalmente en las políticas fiscales de Estados Unidos y Europa. Si tiene alguna duda o necesita información adicional, consulte a un especialista fiscal de su país.
¿Cómo funciona la deducción fiscal por teletrabajo en EE.UU.?
La Ley de bajada de impuestos de 2018: un bajón para los asalariados W-2
El sistema tributario estadounidense no está realmente a favor de los miembros remotos del personal. Desde la reforma de recorte de impuestos en 2018, los empleados W-2 no pueden anotar los gastos de oficina en casa en sus formularios de impuestos. En otras palabras, los trabajadores que recibían una nómina o un W-2 exclusivamente de una empresa ya no tienen derecho a reclamar una desgravación fiscal.
Sin embargo, si algunos de tus colaboradores están contratados como autónomos y a veces trabajan desde casa, tienen derecho a una exención en su base imponible. En este caso, pueden elegir entre dos sistemas de deducción fiscal: el método simplificado frente al método ordinario.
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Las dos opciones de deducción fiscal para otros trabajadores a distancia en EE.UU.
Método ordinario de deducción fiscal
Los autónomos pueden deducir un porcentaje de sus gastos subvencionables de oficina en casa en función del tamaño de su espacio de trabajo. Por ejemplo, si el rincón de su oficina representa el 10% de la superficie total de su piso o casa, pueden reclamar el 10% de sus gastos subvencionables. Este es el método habitual de deducción fiscal. Implica que registren todos los gastos y guarden todos los recibos.
Opción simplificada
El método anterior puede merecer más la pena que la opción simplificada. Sin embargo, requiere disciplina y tiempo para calcularlo todo y cumplimentar todo el papeleo (excepto si tus autónomos contratan a profesionales fiscales para que lo hagan por ellos). La opción "fácil" permite a los autónomos deducir 5 $ por pie cuadrado de espacio de oficina. El límite es de 300 pies cuadrados y 1.500 $.
Caso específico de los empleados que trabajan y viven en distintos estados
Supongamos que algunos miembros del equipo remoto viven en Oregón, pero la sede de su empresa está en California. ¿Qué legislación fiscal se aplica entonces? ¿Cómo evitar pagar en ambos estados? Para estos empleados, rellenar un formulario de impuestos de no residente es crucial. Entonces, pueden deducir los impuestos pagados en su estado "de trabajo" de la cuota tributaria de su estado de residencia. También puede hacerse al revés, según el estado que tenga los tipos impositivos más altos. ¿Le parece complicado? Es normal, y puede que sus empleados también se sientan abrumados. Por eso, a menudo la mejor opción es ponerse en contacto con especialistas fiscales para que le asesoren o dejar que ellos se encarguen de todo.
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¿Pueden los empleados europeos que trabajan a distancia beneficiarse de la desgravación fiscal de la oficina en casa?
Italia, España, Portugal y Polonia: los gobiernos aún tienen mucho que hacer para apoyar a los trabajadores a distancia
Para los empleados a distancia italianos, españoles, portugueses y polacos hay (hasta ahora) poca o ninguna posibilidad de deducción fiscal por trabajo a distancia. Los gobiernos de estos cuatro países europeos animan a las empresas a compensar a sus trabajadores, pero no es obligatorio. Algunos de ellos, como Polonia, han trabajado recientemente en la creación de una nueva ley que permita a los empleados deducir parte de sus gastos de trabajo a distancia. Desde abril de 2023, las empresas polacas están obligadas a pagar a sus empleados una asignación mensual. Sin embargo, aunque la cantidad es deducible fiscalmente, aún no está claro cuánto deben compensar los empresarios a sus compañeros de trabajo.
Alemania, Francia, Países Bajos, Austria, Irlanda y Grecia: las oficinas tributarias permiten a los empleados deducir los gastos de su domicilio social.
La cantidad que los empleados a distancia pueden deducir de sus impuestos varía de un gobierno europeo a otro. Pero frente a los países mencionados, muchos otros han ajustado su legislación laboral a la adopción de un trabajo más flexible. Alemania, Francia, Países Bajos, Austria, Irlanda y Grecia suelen ofrecer una cuota de compensación diaria o anual. He aquí una tabla para comprender mejor las ventajas fiscales del trabajo a distancia de cada país.
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Bélgica: el país europeo más ventajoso para la deducción fiscal de los trabajadores a distancia
El sistema belga de deducción fiscal del trabajo a domicilio es hasta ahora el mejor de todos los países europeos mencionados en este artículo. Los empleados a distancia tienen derecho a una cantidad semanal de 142,95 euros en cuanto realicen un mínimo de una jornada laboral en casa y su organización les conceda sus prestaciones. En total, son 1715,40 euros extra que los miembros del equipo pueden percibir sin tributar por ello. Otra ventaja es que esta jornada de trabajo a distancia puede dividirse y programarse en función de las necesidades de los trabajadores. Por ejemplo, pueden trabajar dos medias jornadas semanales en casa o tomarse todos los días asignados de oficina en casa la misma semana.
¿Cómo pueden las empresas ayudar a sus trabajadores a distancia con los gastos de su oficina en casa?
Crea una base de datos con todas las preguntas más frecuentes (FAQ)
Cuando quieras ser solidario y ayudar a tus empleados con los impuestos, el primer paso es crear una base de datos que responda a las preguntas más habituales. Algunas de las respuestas siguen siendo válidas de un año para otro. Otras se quedan obsoletas. Es fundamental que mantengas tu sistema de preguntas frecuentes actualizado y preciso. Unas semanas antes de que empiece la temporada fiscal, pide a tus empleados que compartan todas las preguntas que se les ocurran sobre este tema. También puedes incluir preguntas adicionales que no se hayan destacado. Tu ventaja es que conoces mejor su perfil y puedes ajustar las FAQ en consecuencia. Así dispondrás de tiempo para recopilar las respuestas y las mejores prácticas a adoptar en materia de impuestos.
Proporciona apoyo gratuito de un especialista fiscal cuando llegue la temporada de impuestos
Salvo si algunos miembros de tu equipo sienten una pasión oculta por los números, rellenar los formularios fiscales no suele percibirse como un momento agradable. Puedes ayudar a tus empleados de múltiples maneras para que esta tarea imperativa sea más fácil. Por ejemplo, existen programas informáticos de preparación de impuestos. Házlo saber a tus empleados y recomiéndales una lista de los más fiables. Pero si quieres ir un paso más allá para tu equipo, aconséjales que pidan ayuda a un experto fiscal y ofréceles pagar parte de los honorarios de consultoría. Seguro que tus empleados apreciarán este gesto.
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Sé justo y hazte cargo de algunos de los gastos de tus empleados a distancia
La flexibilidad laboral beneficia a empresarios y trabajadores. Para las organizaciones, ahorrar dinero en inmuebles, facturas y otros gastos es una gran oportunidad. Para los miembros del equipo, les permite encontrar un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada. Sin embargo, también puede aumentar algunos de sus costes de vida, como las facturas de electricidad. Las empresas pueden adoptar un enfoque centrado en el empleado en los países en los que no se aplica la deducción fiscal por trabajo a distancia. Pueden compensar a su personal remoto y hacer que forme parte de los beneficios de la empresa. Esto ayuda a fomentar una cultura corporativa positiva, impulsar la experiencia de los empleados y mejorar la satisfacción general.
La deducción fiscal por trabajo a distancia sigue siendo un tema reciente para los gobiernos; obviamente, siempre habrá margen de mejora. La reforma de recortes fiscales de Estados Unidos de 2018 es válida hasta 2025. Esperemos que después se establezca un sistema más ventajoso. En Europa, España, Italia y Portugal van con retraso en lo que respecta a las políticas de desgravación fiscal de las oficinas domésticas. Pero es muy probable que estos países también se adapten en este tema. Alemania, Francia, Países Bajos, Austria, Irlanda, Grecia y Bélgica se han adaptado a las nuevas formas de trabajo y han establecido ventajas fiscales para los empleados a distancia. Independientemente de dónde se encuentre la sede de su empresa, apoyar a su personal cuando comienza la temporada de impuestos forma parte de estar centrado en el empleado. No sólo puedes permanecer disponible para responder a sus preguntas, sino que también puedes crear una base de datos de preguntas frecuentes o contratar a un experto fiscal. Por último, puedes ofrecerles una compensación por trabajo a distancia si no es posible la deducción fiscal.
Antes de que abandones esta página, tenemos una última pregunta: ¿estás satisfecho con tu sistema híbrido de gestión del puesto de trabajo? ¿Están también satisfechos los miembros de tu equipo?
Si no es así, solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir cómo te ayudamos a optimizar tu espacio de trabajo, coordinar horarios de trabajo híbridos y mucho más.
Fuentes:
- ¿Trabaja a distancia? Estas son 4 cosas a las que debes prestar atención en esta temporada de impuestosCNBC;
- Consejos fiscales para empleados que trabajan en casaIntuit Turbotax;
- Desgravaciones fiscales: cómo gravan los distintos países europeos el trabajo desde casa, N26.
