29 elementos que debes marcar en tu lista de planificación de eventos corporativos

Ya sea para celebrar la Navidad, el aniversario de su empresa, un nuevo hito o para promocionar su marca públicamente, siempre hay grandes razones para planificar un evento de empresa. Ahora bien, la pregunta es, ¿por dónde empezar para organizar un momento memorable sin olvidar nada? En este caso, su mejor aliado es una lista de comprobación para la planificación de eventos de empresa. 

Contiene todas las acciones que hay que acometer antes del gran día, desde enviar las invitaciones hasta encargar el catering y reservar el lugar de celebración. No solo garantiza que todo esté cubierto, sino que también ayuda a las personas encargadas de la planificación del evento a estar menos estresadas.

Hay pasos clave que seguir para crear una experiencia positiva y un gran recuerdo para todos tus invitados y asistentes. Aquí tienes todo lo que necesitas saber y todas las casillas que debes marcar para que tu evento corporativo sea un éxito inolvidable. 

‍

Pasos esenciales antes de iniciar el proceso de planificación del evento

Determinar la finalidad y el objetivo de este evento

‍

¿Cuál es el objetivo de tu próximo evento corporativo y qué resultados espera? ¿Fomentar los lazos de equipo entre tu personal híbrido? ¿Es para conocer en persona a sus socios e impulsar su negocio? Como ya hemos dicho, las razones para planificar un evento corporativo son infinitas. Sin embargo, preparar la reunión anual con su equipo no implica las mismas acciones que diseñar un gran evento con clientes e inversores potenciales.

‍

Aclarar el tipo de evento

‍

El siguiente paso es definir el evento corporativo que estás planeando. ¿Será sólo para empleados o estará abierto a más gente? ¿Dónde se va a celebrar, dentro o fuera de las instalaciones? ¿Será una tarde de conferencias, un fin de semana para unir al equipo o un día de promoción de la marca? El tipo de evento que va a organizar debe quedar claro desde el principio. 

‍

‍

Fijar un presupuesto para el evento

‍

Determinar tu presupuesto antes de empezar a planificar tu evento corporativo es esencial. ¿Cuánto puedes gastar para que el acto sea memorable y tenga éxito? Una vez tengas la respuesta, te recomendamos prever un pequeño margen "por si acaso". Un 10% de tu presupuesto total debería ser suficiente para cubrir gastos imprevistos.

‍

Asegúrate de que el evento se ajusta a tus valores

‍

Por ejemplo, si promueve la sostenibilidad y las prácticas ecológicas, no planifique un evento que requiera volar a otro país. Sus socios, empleados y clientes le apoyan por varias razones, entre ellas lo que usted defiende. Coger el avión para asistir a un acto corporativo en el extranjero sería una gran decepción para todos los que le apoyan por su compromiso con el planeta.

‍

🪩 ¡Descubre nuestras 17 ideas de eventos sociales para divertirte y estrechar lazos!

‍

Las 29 acciones clave que debe incluir en tu lista de planificación de eventos corporativos

‍

Ya estás totalmente preparado para empezar a planificar este increíble evento corporativo. Sin embargo, los siguientes pasos deben ajustarse en función del tamaño de tu empresa y del tipo de evento que vayas a organizar.

‍

1. Elige una fecha para tu evento

‍

El primer paso a la hora de organizar un acto de empresa es elegir una fecha, ya que esto influye en varios aspectos del proceso de planificación, como las reservas de catering, alojamiento, búsqueda de locales, etc. A la hora de decidir el día, tenga en cuenta los objetivos y el tipo de acto. También hay que tener en cuenta los conflictos de horarios y la estacionalidad para garantizar que pueda asistir el mayor número posible de personas.

‍

2. Crea un calendario de planificación de eventos con fechas y plazos clave.

‍

Dependiendo del tipo y el tamaño de tu evento, puedes empezar a prepararlo con un año o un mes de antelación. Cuanto más tiempo se tarda en organizar un evento, más cosas hay que pensar y más fechas clave hay que tener en cuenta, como la confirmación del catering. Disponer de un calendario detallado con notificaciones automáticas programadas se convierte entonces en una ayuda muy bienvenida.

‍

3. Establece una lista de invitados 

‍

Elaborar una lista de invitados es crucial para tener una idea general de cuántas personas podrían asistir al acto y de las dimensiones que debería tener el lugar de celebración si tiene lugar fuera de la oficina. Se trata de un acto corporativo privado solo para tus empleados, o es un evento más importante con socios, posibles futuros clientes, otras empresas, etc.?

‍

4. Elige un tema que coincida con el motivo del evento

‍

Dependiendo del tipo de evento, tener un tema puede ser estupendo. Crea un ambiente memorable y refuerza la cultura de su empresa. Además, le orienta en el proceso de planificación y en la toma de decisiones. Un tema bien elegido estimula el compromiso, fomenta la unidad del equipo y deja una impresión duradera en los asistentes. Es, sin duda, un aspecto clave que influye en el éxito del evento.

‍

5. Implica a tus empleados

‍

Tanto si se trata de un evento privado como si no, haga que los miembros de su equipo participen enviándoles formularios de opinión y animándoles a compartir sus ideas y deseos. Si el evento se organiza para ellos (fiesta de Navidad, aniversario de la empresa, celebración de un hito, reunión anual..., etc.), incluirlos en el proceso es aún más importante. En primer lugar, aumenta las posibilidades de acertar. En segundo lugar, fomenta una cultura centrada en las personas. En tercer lugar, mejora la experiencia de los empleados.

‍

6. Busca un lugar y realiza visitas

‍

Ya tienes la fecha, el número aproximado de invitados, el tema... Es hora de buscar un lugar donde celebrar tu evento, si es que no tiene lugar en el edificio de tu empresa. Encontrar el lugar perfecto puede llevar tiempo, así que te recomendamos que empieces a investigar y visitarlo cuanto antes.

‍

⛰️ ¡Aquí tienes 12 actividades de team building al aire libre para realizar durante un evento fuera de las instalaciones!

‍

7. Considerar opciones de alojamiento (si es necesario)

‍

Si tu evento dura varios días o está lejos del domicilio de tus invitados, puede buscar opciones de alojamiento. Así aumentarás sus posibilidades de asistir al acto y se evitará el estrés de encontrar un lugar donde dormir en el último momento. 

‍

8. Planificar soluciones de transporte (en caso necesario)

‍

En cuanto al alojamiento, también es crucial que tengas en cuenta cómo llegarán tus invitados al lugar del evento. ¿Podrías colaborar con una empresa de transportes? ¿Funcionaría el coche compartido? ¿Hay algún tren que llegue al lugar? Averiguar cuál es el mejor transporte también debería ser una casilla que marcar en la lista de comprobación de la planificación de su evento corporativo lo antes posible.

‍

9. Comprueba tu contrato de seguro

‍

Puede que ésta no sea la primera medida que tenga en cuenta a la hora de planificar un evento corporativo, pero asegurarse de que su contrato de seguro cubre este acontecimiento es imprescindible. Si no es así, haz los cambios necesarios antes del evento. 

‍

10. Establecer un sistema de registro

‍

Antes de compartir todos los detalles sobre el evento y enviar las invitaciones, tienes que crear una forma de que la gente se registre. Puede ser tan sencillo como responder "sí" o "no" en tu aplicación deskbird . Este paso es clave, ya que te permite saber cuántos empleados e invitados asistirán. Así podrás empezar a planificar en consecuencia.

‍

11. Crea tarjetas de invitación irresistibles para tus invitados

‍

Es hora de compartir lo que has estado preparando durante los últimos días o semanas. Crea bonitas tarjetas de invitación o correos electrónicos con tu marca para todos los invitados de tu lista. ¡Asegúrate de que sean tan pegadizas que la gente no pueda resistirse a registrarse y se emocione!

‍

12. Envía invitaciones a tus empleados e invitados

‍

Una vez que tus invitaciones estén listas con todos los detalles: fecha, lugar, tema, requisitos dietéticos, etc., envíalas a los buzones físicos u online de tus invitados. ¡Las cosas empiezan a ser reales!

‍

13. Búsqueda de patrocinadores

‍

En función de sus objetivos y del tipo de acto corporativo que organice, puede buscar patrocinadores. Las marcas pueden aceptar apoyarte económicamente o aportar recursos. También es importante intentar colaborar con organizaciones que compartan los valores de tu empresa.

‍

14. Seleccionar el mejor catering

‍

Ahora que ya tiene un lugar de celebración y una idea de cuántas personas asistirán a su evento, debe empezar a buscar proveedores de catering. ¿Qué tipo de comida quiere servir? ¿Debería ser más bien comida para picar mientras se interactúa con otros invitados o un menú gourmet para disfrutar en una mesa? No olvide tampoco su presupuesto.

‍

‍

15. Piensa en opciones de entretenimiento

‍

Según el tipo de acto corporativo que esté organizando, tendrá distintas opciones de entretenimiento. Si estás organizando una conferencia, tienes que convencer a los ponentes para que suban al escenario y participen en tu acto. Pero si estás preparando una fiesta en la oficina para celebrar el lanzamiento de un producto, quizá prefieras contratar a un DJ para esa noche. Una vez más, es una forma estupenda de promover la cultura de tu empresa.

‍

16. Contrata a un fotógrafo profesional de eventos

‍

Un fotógrafo que capture los momentos clave de su evento corporativo puede ser una idea fantástica, sobre todo si quiere promocionar su marca o un nuevo producto. Sin embargo, aunque se trate de un evento privado solo para tus empleados, tener recuerdos en imágenes crea un sentimiento de pertenencia y comunidad. 

‍

17. Contratación de eventos de referencia para su decoración y equipamiento

‍

Tanto si necesita mobiliario como decoraciones específicas, comprobar las empresas de alquiler para eventos es necesario a la hora de planificar un acto corporativo. Son una gran ayuda para todo el equipo que necesita para que esta reunión sea un éxito. Te recomendamos que empieces a investigar con tiempo para elegir el que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto.

‍

18. Determina la tecnología que necesitas para el evento

‍

En primer lugar, si piensa organizar un evento al que la gente pueda asistir física y virtualmente, necesita una tecnología que se lo permita. En segundo lugar, incluso para un evento 100% presencial, la tecnología para eventos desempeña un papel fundamental en la planificación de eventos corporativos.

‍

🖥️ ¡7 formas en que la tecnología ha afectado al lugar de trabajo moderno!

‍

19. Diseñar un plan de asientos (si es necesario)

‍

¿Se sentarán tus invitados en mesas? Si es así, es mejor crear un plan de asientos de antemano. Así podrás reunir a determinadas personas y ayudarás a los servicios de catering en caso de que haya algún requisito dietético (vegetarianos, veganos, sin lactosa, etc.). También evita confusiones cuando se pide a los invitados que se sienten. 

‍

20. Crear entusiasmo entre empleados e invitados

‍

Para que el evento sea un éxito, es clave crear expectación entre los invitados y un poco de sensación de FOMO para los que aún dudan de su asistencia. Entre el momento en que envíes las invitaciones y la fecha del evento, promociona periódicamente el acto y da algunas pistas sobre las actividades previstas para entusiasmar a la gente. 

‍

21. Elabore un programa detallado del acto

‍

Por ejemplo, si organiza una fiesta de Navidad, detalle una hora para el comienzo de la cena, decida cuándo deben pronunciarse los discursos, fije una hora para el reparto de regalos si forma parte de la planificación del evento, etc. Tener una idea clara del horario del evento es esencial para que éste sea un éxito.

‍

22. Compartir el calendario detallado

‍

La planificación de un evento corporativo suele implicar a más de una persona. Para mantener a todo el mundo informado, debe compartir las actualizaciones y el calendario detallado del evento. Esto ayuda a mantener la alineación y a garantizar que las personas conozcan sus funciones y responsabilidades en cada paso del proceso.

‍

23. Promover el acto en línea y fuera de línea

‍

Cuanto más hable del acto, más gente sentirá curiosidad y ganas de asistir. Promocione el evento sin acosar a sus empleados e invitados. En persona, cuando veas a tus compañeros en la oficina, y virtualmente, enviando correos electrónicos o mensajes a través de tu canal Slack , por ejemplo.

‍

24. Considera un plan B

‍

Tener un plan B es crucial en la planificación de eventos. Ayuda a mitigar los imprevistos y garantiza la continuidad y la profesionalidad en caso de que surjan. Por ejemplo, disponer de un lugar cubierto de reserva para un evento al aire libre en caso de lluvia inesperada evita interrupciones y garantiza el éxito del evento a pesar de las circunstancias desfavorables.

‍

25. Actualice regularmente su hoja presupuestaria

‍

Mantener una hoja de presupuesto actualizada es esencial para el control financiero y la transparencia durante la planificación de un evento corporativo. Permite hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real, ayuda a detectar a tiempo posibles excesos de gasto y fomenta la toma de decisiones con conocimiento de causa. Un presupuesto preciso también permite asignar los recursos de forma eficaz y evita sorpresas costosas.

‍

💸 ¡Aprende a recortar gastos de oficina para tener más presupuesto para tus eventos!

‍

26. Ultimar los detalles del lugar de celebración

‍

A medida que se acerca la fecha del evento, es hora de ultimar los detalles del lugar de celebración. Se trata de un paso esencial en la lista de comprobación de la planificación de su evento corporativo, ya que garantiza que todo esté en su sitio para una ejecución sin problemas. Se trata de confirmar aspectos logísticos como la disposición, el equipamiento, el catering y el personal. Prestar especial atención a estos detalles evita problemas de última hora y mejora la experiencia de los invitados.

‍

28. Comunicar cualquier cambio final al servicio de comidas y a otros socios

‍

Comunicar cualquier cambio de última hora al servicio de catering y a otros socios aproximadamente una semana antes del evento garantiza que todos los proveedores estén al tanto de los últimos planes, evitando así malentendidos o descuidos. Las actualizaciones puntuales sobre el número de invitados, los requisitos dietéticos o los ajustes de horarios les permiten prepararse con precisión para ofrecer un servicio fluido y satisfactorio.

‍

27. Enviar recordatorios a medida que se acerque la fecha del evento

‍

Tic, tac, tic, tac... Una semana antes y el mismo día del evento, le recomendamos que envíe recordatorios a todos los invitados. Estas notificaciones puntuales garantizan que no se hayan olvidado del evento en medio de sus apretadas agendas. Estas pequeñas notas también crean expectación al destacar detalles clave y características emocionantes, lo que aumenta la participación y el entusiasmo.

‍

29. Tecnología de doble control

‍

El último paso previo al evento consiste en volver a comprobar toda la tecnología del evento uno o dos días antes. Esta verificación crucial garantiza que el equipo audiovisual, el software de presentación y las herramientas interactivas funcionen correctamente. Así se evitarán problemas técnicos durante el acto y se garantizará la profesionalidad.

‍

El papel de deskbird en la planificación de eventos en la oficina

‍

Como expertos en la experiencia del lugar de trabajo híbrido, hemos creado una función de eventos de oficina en la aplicación deskbird para ayudarte a compartir y promocionar tus eventos corporativos con los miembros de tu equipo. A través de esta funcionalidad, tus empleados reciben notificaciones de todos los próximos eventos en el trabajo y pueden planificarlos según sus horarios. 

‍

‍

Estas 29 acciones son los pasos clave de su lista de control para la planificación de eventos corporativos. Sin embargo, le recomendamos que detalle cada paso de las subacciones para estar más organizado y preparado. Otro punto importante es digitalizar esta lista para poder acceder a ella y actualizarla en cualquier momento y lugar. Además, te permitirá compartir fácilmente las pautas de planificación de tu oficina con cualquier persona implicada. Por último, utiliza la tecnología para que te ayude a coordinar y hacer que tus eventos tengan éxito. Por ejemplo, utilice deskbird para asegurarse de que sus empleados bloquean la fecha en sus calendarios. 

‍

Solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir en qué consiste nuestra herramienta y cómo mejora la experiencia del puesto de trabajo híbrido.

‍

‍

Fuentes:

‍

• Planificación de eventos corporativos: La lista de control definitivaeventbrite. 
• Guía del organizador de eventos corporativosTravelPerk.
• Lista de comprobación avanzada para la planificación de eventos corporativosSkift Meeting.
• Planificación de eventos corporativos: Lista de comprobación y guíaBizzabo.

‍