8 herramientas y aplicaciones útiles para la gestión de la oficina
2 de julio de 2024
27 de septiembre de 2024
Con las herramientas de gestión de oficinas adecuadas, supervisar un lugar de trabajo híbrido es mucho más fácil. Los directores de oficina tienen las manos llenas, haciendo malabarismos con responsabilidades que van desde la programación de reuniones a la organización de eventos sin salirse del presupuesto. Sin el equipo adecuado, estas tareas pueden acumularse y resultar abrumadoras. Los recursos adecuados pueden simplificar las operaciones diarias y mantener todo en orden.
Le ayuda a agilizar los procesos para sacar el máximo partido a su negocio. Estas soluciones ofrecen importantes ventajas, como la facilidad de reserva de mesas y salas, análisis en tiempo real para hacer un seguimiento de la utilización del espacio e integraciones sencillas para que todo funcione a la perfección.
Esta entrada del blog analiza nueve tipos de software de gestión del espacio de trabajo esenciales para ayudarle a gestionar eficazmente su entorno de trabajo flexible. Pero empecemos analizando por qué estas herramientas digitales son hoy más críticas que nunca.
¿Por qué las herramientas de gestión de oficina son más importantes que nunca?
El auge de la digitalización en las empresas
La digitalización está cambiando las reglas del juego para las empresas. La tecnología simplifica los procesos y mejora la comunicación. La digitalización permite ahorrar tiempo y reducir el papeleo. Es fácil compartir información rápidamente, gestionar tareas con eficacia y mantenerse conectado, incluso a distancia. Las herramientas modernas para el lugar de trabajo satisfacen las necesidades de las oficinas de hoy en día, al tiempo que mantienen a todo el mundo en la misma página y hacen que las operaciones se desarrollen sin problemas.
El interminable objetivo de aumentar el espacio y optimizar los costes
Las herramientas de gestión de oficinas también le permiten reducir costes y aprovechar mejor su espacio. Le ayudan a optimizar la distribución, coordinar las reservas y hacer un seguimiento del uso. Al identificar las zonas infrautilizadas y mal aprovechadas, puede replantearse su estrategia de planificación del espacio de oficina para mejorar su lugar de trabajo. Hacer que cada metro cuadrado cuente ahorra dinero y crea un lugar de trabajo más productivo. Utilizar los recursos con sensatez le permite llevar su negocio más alto.
La búsqueda constante de más eficiencia y eficacia
Estas herramientas automatizan las tareas rutinarias, agilizan los flujos de trabajo e impulsan la colaboración para los equipos y responsables de TI, pero también para los empleados. Tienen más tiempo para centrarse en cosas importantes. Puede mantenerlo todo organizado con funciones como la programación automatizada y el seguimiento de tareas. Por ejemplo, puede utilizar una plataforma que combine la programación, la gestión de proyectos y la comunicación en un solo lugar. Esta integración reduce los errores y garantiza que todo el mundo conozca sus responsabilidades. De este modo, tu personal trabaja de forma eficiente y se mantiene al día.
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¿Cuáles son las herramientas de gestión de oficina imprescindibles?
1. Software de gestión del espacio de oficinas
¿Por qué es útil utilizar un software de gestión de espacios de oficina?
Gestionar tu espacio de trabajo puede ser un reto, especialmente con equipos híbridos. El software de gestión del espacio de oficina lo simplifica. Te ayuda a utilizar cada centímetro de forma eficaz, reduciendo el desperdicio de espacio y ahorrando dinero. También se obtienen datos en tiempo real para tomar decisiones rápidas e inteligentes. Este tipo de software se adapta rápidamente a los cambios, lo que también es un aspecto esencial, dada la rapidez con la que evolucionan el mundo laboral y las expectativas de los empleados. Mantiene el orden y optimiza el espacio de trabajo en beneficio de su equipo.
¿Cuál es el mejor software de gestión de oficinas?
Estas son algunas de las principales herramientas de gestión del espacio de oficinas que debe tener en cuenta:
- deskbird: ofrece una solución fácil de usar para la reserva de escritorios y la planificación semanal.
- iOffice: Racionaliza las operaciones de las instalaciones y mejora la utilización del espacio.
- OfficeSpace: Optimiza el uso del espacio y planifica eficazmente la distribución de tu oficina.
2. Sistemas de reserva de escritorios y aulas
¿Por qué es crucial utilizar un sistema workspace booking ?
El sistema workspace booking facilita la reserva de mesas y salas. Evita las reservas dobles y mantiene la fluidez de la programación híbrida. Con unos pocos clics, su equipo sabe exactamente dónde tiene que estar, lo que aumenta la productividad. Todo el mundo tiene un lugar para trabajar, lo que reduce el estrés y la confusión.
¿Cuáles son los mejores programas de workspace booking ?
Estas son algunas de las herramientas de workspace booking que pueden agilizar la gestión de su oficina:
- deskbird: Facilitar la reserva de mesas y la planificación semanal
- Clearooms: Reserva fácilmente mesas y salas de reuniones y obtén informes de uso.
- Táctica: Programa escritorios y salas en un lugar de trabajo híbrido con facilidad.
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3. Plataformas de comunicación en línea
¿Por qué es importante utilizar una plataforma de comunicación en línea?
Mantener conectado a su equipo híbrido es crucial, sobre todo si trabajan desde distintos lugares y en diferentes horarios. Las plataformas de comunicación en línea facilitan esta tarea, y trabajar eficazmente sin ellas se ha convertido en algo imposible. Combinan mensajería instantánea, videollamadas e intercambio de archivos en un solo lugar. Esto ayuda a que todos estén en sintonía, tanto si están en la oficina como si trabajan a distancia.
¿Cuáles son las mejores herramientas de comunicación en línea?
He aquí algunas herramientas de comunicación famosas:
- Slack: Comunícate con tu equipo a través de mensajes y canales.
- Microsoft Teams: Se integra con el paquete Office para llamadas de texto, voz y vídeo.
- Zoom: Realiza videoconferencias con pantalla compartida y grabación.
4: Soluciones de gestión financiera
¿Por qué es esencial utilizar una herramienta digital de gestión financiera?
Los equipos financieros también pueden obtener un poco de ayuda de las herramientas de gestión de oficina. Las soluciones digitales de gestión financiera les permiten controlar las finanzas de su empresa. Automatizan las tareas de facturación, gastos y nóminas, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Con todo en un mismo lugar, pueden hacer fácilmente un seguimiento de los presupuestos, prever los costes y tomar decisiones con conocimiento de causa.
¿Cuáles son los mejores programas de gestión financiera?
Estos son algunos de los mejores programas de gestión financiera:
- Xero: Gestione la facturación, los gastos y las nóminas de forma eficaz.
- Expensify: Gestiona gastos escaneando recibos e importando información de tarjetas de crédito.
- Wave: Software gratuito de facturación, pagos y nóminas.
5. Herramientas de gestión de recursos humanos
¿Por qué es útil utilizar herramientas de gestión de RRHH?
Las herramientas de gestión de RR.HH. simplifican el trabajo de sus colegas de RR.HH. automatizando tareas como el seguimiento de los registros de personal y las nóminas. Les proporcionan datos en tiempo real, ayudándoles a tomar mejores decisiones sobre la plantilla. Estas soluciones también mejoran el compromiso de los empleados al facilitarles el acceso a los servicios de RRHH, lo que aumenta su satisfacción.
Esto significa que dedicará menos tiempo a las tareas administrativas y más a mejorar el entorno de su oficina. Hacen que la gestión de RRHH sea sencilla y eficiente.
¿Cuáles son las mejores soluciones de gestión de RRHH?
Quizá te interese probar estas soluciones de gestión de RRHH:
- Gusto: Simplifique la gestión de nóminas, prestaciones y personal.
- BambooHR: Una plataforma fácil de usar para todo lo relacionado con RRHH.
- ADP Workforce Now: Gestione nóminas, empleados y gestión del talento en un solo lugar.
6. Herramientas de gestión de proyectos
¿Por qué es imprescindible utilizar un software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos cambia las reglas del juego para los jefes de equipo en un lugar de trabajo híbrido. Le ayuda a planificar y organizar actividades, asegurándose de que todo funciona sin problemas. Con estas herramientas, puedes asignar tareas, fijar plazos y hacer un seguimiento del progreso, todo en un mismo lugar. Esto mantiene a todo el mundo en la misma página y aumenta la productividad.
¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos?
Consulte este popular software de gestión de proyectos:
- Asana: Realiza el seguimiento de tareas y proyectos con vistas flexibles.
- Trello: Gestiona tareas visualmente con tableros, listas y tarjetas.
- ClickUp: Organiza tareas con listas de tareas, recordatorios y seguimiento de objetivos.
7. Plataformas para compartir y gestionar documentos
¿Por qué es inevitable utilizar una solución de gestión y compartición de documentos?
Las soluciones para compartir y gestionar documentos mantienen sus archivos organizados y de fácil acceso. Le permiten almacenar, compartir y colaborar en documentos de forma segura. Este software facilita la búsqueda y recuperación de material clave, ahorrándole tiempo a usted y a sus compañeros. También garantiza que todo el mundo disponga de la última versión de los documentos. Por lo tanto, al agilizar la gestión de documentos, aumentas la eficiencia y reduces los errores.
¿Cuáles son las mejores herramientas para compartir y gestionar documentos?
Algunas de las principales herramientas para compartir y gestionar documentos son:
- Espacio de trabajo de Google: Almacena y comparte documentos y colabora en tiempo real.
- Dropbox: Comparte archivos fácilmente con amplias integraciones.
- Box: Gestiona documentos y colabora sin problemas.
8. Sistemas de planificación de horarios de los empleados
¿Por qué es útil utilizar un sistema de planificación de horarios de los empleados?
Si se encuentra entre la mayoría de organizaciones que han adoptado un modelo de trabajo flexible en los últimos dos años, es necesario utilizar un sistema de planificación de horarios de los empleados. Simplifica hybrid scheduling la colaboración y la productividad. Agiliza las operaciones con calendarios automatizados, facilitando la cobertura de turnos y las solicitudes de tiempo libre. Los miembros del equipo obtienen horarios claros y coherentes, lo que aumenta la satisfacción y la retención. Esta herramienta garantiza el cumplimiento de la legislación laboral y permite a tu personal conciliar la vida laboral y personal.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones de planificación de horarios para empleados?
Entre las principales herramientas de programación de horarios para empleados se encuentran:
- deskbird: Soluciones de reserva de escritorios y planificación semanal
- Sling: Gestiona el tiempo, programa turnos y comunícate con eficacia.
- Cuando trabajo: Marca la entrada y la salida, solicita tiempo libre y gestiona los horarios desde el móvil.
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¿Por qué deskbird es un software de gestión del espacio de trabajo clave que debe incluir en su kit de herramientas?
Software de escritorio y reserva de habitaciones fácil de usar
deskbird Elsoftware de reserva de escritorios facilita la gestión de espacios de trabajo. Con unos pocos clics, puedes reservar un escritorio, una sala o cualquier espacio de trabajo que necesites (¡e incluso un aparcamiento! 🚗). Nuestro sistema fácil de usar reduce las complicaciones de la gestión de espacios y garantiza que todo el mundo tenga un sitio cuando lo necesite. Olvídate de la confusión y el caos de las reservas manuales. Nuestra herramienta simplifica el proceso para ti y tu equipo, haciendo que las operaciones diarias sean más fluidas y eficientes.
Moderno plano interactivo
Con el plano interactivo de deskbird, puedes ver exactamente dónde está todo el mundo en cada momento. Esta función facilita la conexión y la colaboración. En lugar de dar vueltas buscando a tus compañeros, puedes encontrar rápidamente su ubicación y organizarte en consecuencia. La representación visual de tu espacio de trabajo ayuda a optimizar el uso del espacio, mejorar la distribución de la oficina e impulsar el flujo de trabajo general.
Análisis en tiempo real del lugar de trabajo
Nuestro software también proporciona análisis del lugar de trabajo en tiempo real que le muestran cómo se está utilizando su espacio. ¿Cuántas personas acuden al día? ¿Qué salas de reuniones se utilizan más? ¿Cuáles son los escritorios más reservados de su oficina? Estos datos le ayudan a tomar decisiones informadas sobre la asignación y el uso del espacio, optimizando la distribución para lograr la máxima satisfacción y eficiencia de los empleados. Además, conocer las tendencias de ocupación y los patrones de uso le permite reducir costes optimizando y utilizando su espacio de forma más eficiente.
Integraciones sin fisuras
Las integraciones son imprescindibles a la hora de buscar las mejores tecnologías en las que invertir para tu espacio de trabajo. deskbird se integra a la perfección con plataformas como MS Teams y Slack para integrarse sin problemas en tu flujo de trabajo actual. Estas integraciones permiten una comunicación y coordinación accesibles dentro de tu equipo. Ya sea para programar reuniones o planificar eventos, deskbird funciona armoniosamente con tus aplicaciones favoritas, lo que la convierte en una adición versátil a tu kit de herramientas de gestión del espacio de trabajo.
Novedades modernas y actualizadas
Actualizamos continuamente nuestras funciones y desarrollamos otras nuevas para estar al día de las últimas tendencias en el futuro del trabajo y satisfacer tus expectativas. Escuchamos los comentarios de nuestros usuarios para ofrecerles la mejor experiencia posible. Esto significa que siempre tendrás acceso al software más innovador para gestionar el espacio de trabajo de tu empresa y proporcionar un entorno de trabajo positivo y próspero a tu personal.
Gestionar un lugar de trabajo híbrido puede ser todo un reto, pero las herramientas de gestión de oficina adecuadas marcan la diferencia. Hemos hablado de nueve tipos de recursos digitales que ofrecen un apoyo clave para ti y tus empleados, como sistemas de reserva de escritorios, plataformas de comunicación y software de programación. Con estos diversos conjuntos de tecnologías, debería ser capaz de agilizar sus operaciones, optimizar el espacio de su oficina y aumentar la eficiencia. Cada una de estas soluciones desempeña un papel crucial para ayudarle a gestionar con éxito su espacio de trabajo.
Sin embargo, es posible que prefiera invertir en soluciones que puedan cumplir numerosos propósitos y evitar tener tantas herramientas diferentes.
A continuación,solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird para descubrir las múltiples funciones de nuestra herramienta, como workspace bookinganalíticas de oficina, programación de empleados, etc.
Fuentes:
