Funciones de oficina: simplifica el cumplimiento de la normativa y la seguridad en las oficinas híbridas

Garantizar la seguridad y el cumplimiento de las normas en el lugar de trabajo es ahora mucho más sencillo gracias a nuestra última función: Funciones de oficina. Esta innovadora incorporación a la plataforma deskbird permite a las empresas supervisar y gestionar de forma eficiente las funciones esenciales de la oficina, abordando directamente los retos que plantean las modalidades de trabajo modernas y flexibles.

El reto

Sabemos que las empresas se enfrentan a la abrumadora tarea de cumplir la normativa sobre salud y seguridad. Y no sólo eso.

Independientemente del sector, garantizar la seguridad en el lugar de trabajo es una prioridad absoluta para los gobiernos europeos, que han implantado una legislación exhaustiva para proteger a los empleados. Estas leyes exigen diversos protocolos de seguridad, como inspecciones periódicas, equipos de protección individual y una evaluación exhaustiva de los riesgos.

Así pues, garantizar que haya suficientes bomberos, socorristas y ayudantes de emergencia en la oficina es crucial, pero tener una visión clara de este personal puede ser complejo y fragmentario, sobre todo en lugares de trabajo híbridos.

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Nuestra solución

deskbirdaborda estos retos de frente con funciones integrales diseñadas para agilizar la gestión de la conformidad y la seguridad. 

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Explorémoslo con más detalle:

• Asignación de funciones de oficina: los administradores pueden asignar funciones como vigilantes de incendios, primeros auxilios, ayudantes de evacuación y portadores de llaves a usuarios específicos dentro de oficinas concretas. Si los administradores lo permiten, los usuarios también pueden gestionar las funciones asignadas en su configuración personal.

• Integración de la vista diaria de la oficina: los datos críticos de las funciones se muestran en la vista diaria de la oficina rediseñada, lo que permite a los administradores y usuarios ver fácilmente quién es responsable de las funciones esenciales cada día.

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• Integración del plano de planta: el personal clave puede identificarse y localizarse rápidamente mediante los datos del plano de planta cuando se produce una emergencia:

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• Integración de perfiles de usuario: las funciones de oficina se muestran claramente en los perfiles de usuario, lo que garantiza que todo el mundo sepa quién desempeña las funciones esenciales:

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Cómo funciona

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Desde la configuración de los administradores:

• Los administradores globales determinan quién puede mantener las funciones de la oficina, si sólo los administradores globales y de la oficina o también los empleados.
• Los administradores asignan funciones de oficina a usuarios para oficinas específicas.

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Desde la configuración personal del empleado:

• Los empleados con los derechos de acceso necesarios pueden añadir o eliminar funciones de oficina.
• Los empleados pueden ver las funciones de oficina que tienen asignadas.

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Ventajas para los administradores

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Gestión racionalizada del cumplimiento:

• Los administradores pueden asignar y controlar fácilmente funciones críticas como los guardas de incendios, los primeros auxilios, los ayudantes de evacuación y los encargados de las llaves. Esta centralización reduce la carga administrativa y garantiza el cumplimiento de la normativa de salud y seguridad.
• Visibilidad en tiempo real: La integración de la vista diaria de la oficina ofrece una instantánea en tiempo real de quién está presente y es responsable de las funciones esenciales diarias, lo que ayuda a tomar decisiones rápidas y a comprobar el cumplimiento de las normas.

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Mayor coordinación de la seguridad:

• Preparación para emergencias: la integración de planos de planta permite identificar y localizar rápidamente al personal clave en caso de emergencia, lo que garantiza una actuación rápida y mejores resultados en materia de seguridad.
• Distribución clara de funciones: al mostrar las funciones de oficina en los perfiles de usuario, los administradores se aseguran de que todos los empleados sepan quién desempeña funciones críticas, lo que mejora la coordinación y la comunicación durante las emergencias.

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Gestión flexible de funciones:

• Los administradores pueden asignar y reasignar funciones según sea necesario, adaptándose a los cambios en la disponibilidad del personal o la ubicación de las oficinas sin interrupciones significativas.
• Los administradores pueden decidir si son globales o específicos de cada oficina y, potencialmente, otros empleados pueden gestionar las funciones de la oficina, distribuir responsabilidades y mejorar la eficiencia.

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Ventajas para los trabajadores

Mayor concienciación y responsabilidad

• Los usuarios pueden gestionar sus funciones asignadas directamente desde su configuración personal, lo que fomenta el sentido de la responsabilidad y de la propiedad sobre sus contribuciones a la seguridad en el lugar de trabajo.
• Con las funciones de oficina claramente expuestas en los perfiles de usuario, todos los empleados son conscientes de sus funciones y las de sus compañeros, lo que mejora la responsabilidad y la cooperación mutuas.

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Mejora de la coordinación y la comunicación

• La integración de la vista diaria de la oficina permite a los usuarios ver quién es el responsable diario de las funciones esenciales, lo que fomenta una mejor comunicación y colaboración entre el personal.
• Conocer las funciones y la ubicación del personal clave mediante la integración de planos de planta ayuda a los usuarios a actuar con eficacia en caso de emergencia, garantizando una respuesta más coordinada.
• Los usuarios con los derechos de acceso necesarios pueden añadir o eliminar funciones de oficina según sus necesidades, lo que permite flexibilidad y adaptabilidad en sus funciones.
• Al comprender y controlar claramente sus funciones, los usuarios están más comprometidos y son más proactivos a la hora de contribuir a la seguridad y el cumplimiento de las normas en el lugar de trabajo.

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Beneficios generales para la organización

• deskbird garantiza que las empresas cumplen la normativa de salud y seguridad, reduciendo riesgos y posibles responsabilidades.
• La rápida identificación y localización del personal clave durante las emergencias mejora la seguridad general del lugar de trabajo, lo que permite obtener mejores resultados en situaciones críticas.
• La asignación clara de funciones y la posibilidad de que los usuarios gestionen sus funciones fomentan una plantilla más organizada, responsable y motivada, lo que contribuye a crear un entorno de trabajo positivo y productivo.

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Las funciones de oficina de deskbird permiten a las empresas gestionar eficazmente la salud y seguridad en entornos de oficina flexibles, mejorando el cumplimiento y la seguridad en general. La nueva función estará disponible a partir de nuestro plan Business.

Con deskbird, garantizar un lugar de trabajo seguro y conforme a las normas nunca ha sido tan fácil. Vuelve a visitarnos para recibir más actualizaciones a medida que perfeccionemos y ampliemos esta función.

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