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Compartir escritorio en 2024: todo lo que hay que saber

Publicado:

2 de enero de 2023

Actualizado:

1 de febrero de 2024

La guía definitiva para compartir escritorio

En los últimos años, compartir escritorio se ha convertido en una práctica cada vez más habitual en los centros de trabajo de todo el mundo. No sólo ayuda a las empresas a ahorrar dinero en espacio de oficina, sino que también fomenta la colaboración y la flexibilidad entre los empleados. Pero, ¿qué sabe usted al respecto? Estamos aquí para ayudarle.

Esta completa guía explora los entresijos del uso compartido de escritorios y proporciona las herramientas necesarias para implantar con éxito esta práctica en tu oficina.

‍Comprender el reparto de escritorios

¿Qué es el escritorio compartido?

El uso compartido de escritorios, o "hot desking", es una práctica en la que varios empleados comparten el mismo espacio de trabajo en diferentes momentos. En lugar de tener escritorios exclusivos, los empleados pueden elegir cualquier espacio de trabajo disponible por orden de llegada.

‍Beneficios del escritorio compartido

El uso compartido de escritorios ofrece numerosas ventajas tanto a empresarios como a empleados:

  • Ahorra dinero en espacio de oficina
  • Reduce los gastos generales
  • Fomenta la colaboración y la flexibilidad
  • Reduce los tiempos de desplazamiento

Posibles inconvenientes de compartir mesa

A pesar de sus muchas ventajas, el uso compartido de escritorios puede tener sus inconvenientes. Para algunos empleados puede resultar difícil adaptarse a espacios de trabajo que cambian constantemente. Además, compartir mesa con otras personas puede dar lugar a distracciones e interrupciones que pueden afectar a la productividad.

Sin embargo, estos inconvenientes pueden minimizarse con las políticas y prácticas adecuadas.

‍Implantación del escritorio compartido en su lugar de trabajo

Si te planteas implantar el uso compartido de escritorios en tu oficina, debes tener en cuenta algunos elementos. Hemos elaborado una lista de los elementos imprescindibles para una adopción con éxito.

1. Evalúa el espacio de tu oficina

Antes de implantar el uso compartido de escritorios en tu oficina, es fundamental evaluar el espacio de la oficina. Toma nota del número de empleados, el espacio disponible y las necesidades de tu empresa. Esto te ayudará a determinar cuántos escritorios necesitas y cómo deben organizarse.

Ten en cuenta la luz natural, los niveles de ruido y la proximidad a recursos compartidos como impresoras y salas de reuniones. También puede plantearse implantar un sistema de hot desk, que permite a los empleados reservar escritorios por orden de llegada.

2. Crear una política de compartición de escritorios

Crear una política de uso compartido de escritorios es crucial una vez que hayas evaluado el espacio de tu oficina. Esta política debe describir las normas, directrices y expectativas de la empresa en relación con el uso compartido de escritorios. También debe incluir información sobre la reserva de escritorios, la limpieza y organización de los espacios de trabajo y otros datos importantes sobre esta práctica.

Considere la posibilidad de incluir directrices para personalizar los espacios de trabajo, como permitir que los empleados traigan sus plantas o adornos. Esto puede ayudar a crear un sentimiento de propiedad y pertenencia entre los empleados, incluso en un espacio de trabajo compartido.

3. Asegúrate de comunicar el cambio a los empleados

Asegúrate de que entienden los motivos de la diferencia y en qué les beneficiará. Ofrece formación sobre el sistema de escritorios compartidos y fomenta la comunicación abierta sobre cualquier preocupación o problema.

Considera la posibilidad de organizar una reunión en toda la empresa para debatir la nueva política y responder a las preguntas de los empleados. Considera la posibilidad de establecer un periodo de prueba para que los empleados se adapten al nuevo sistema antes de implantarlo por completo.

En general, implantar el uso compartido de escritorios en tu oficina puede ser un cambio positivo tanto para su empresa como para tus empleados. Evaluando cuidadosamente el espacio de tu oficina, creando una política clara y comunicándote eficazmente con tus empleados, puedes crear un entorno de trabajo productivo y colaborativo que beneficie a todos.

Mejores prácticas para el uso compartido de escritorios

El uso compartido de escritorios puede plantear algunos problemas si no se gestiona adecuadamente. Estas son algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta a la hora de implantar un sistema de escritorios compartidos:

Establecer un sistema de reservas

Para que el uso compartido del escritorio funcione sin problemas, es esencial establecer un sistema de reservas. Puede que tengas la tentación de empezar con una simple hoja de cálculo de Excel. Pero, créenos, lo mejor es que busques inmediatamente soluciones informáticas para gestionar tus reservas.

¿Dónde buscar? Hay tantas opciones, ¿verdad? 

Sea cual sea el software que elijas (le recomendamos deskbirdpor supuesto 😉 ), asegúrate de que:

  • es fácil de usar: ¡no añadas complejidad a la gestión de tu oficina!
  • se centra en el usuario: busca una solución con diseños/comandos/flujos claros. ¡Quieres que tu equipo esté encantado de utilizarla!
  • es rápido: quieres una solución que simplifique el proceso, por supuesto. Haz clic, haz clic y ¡la reserva debería estar hecha!

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Fomentar la limpieza y la organización

Cuando varios empleados comparten el mismo espacio de trabajo, la limpieza y la organización son fundamentales. Anime a los empleados a limpiar lo que ensucian y a mantener organizados sus espacios de trabajo. Esto crea un entorno de trabajo más agradable, ayuda a evitar la propagación de gérmenes y reduce el riesgo de accidentes o lesiones. Proporcione material de limpieza y soluciones de almacenamiento para facilitar a los empleados el mantenimiento de un espacio de trabajo limpio y organizado.

Proporcionar soluciones de almacenamiento adecuadas

Compartir escritorio puede ser un reto si los empleados necesitan soluciones adecuadas para guardar sus pertenencias. Proporcione taquillas o archivadores para que los empleados dispongan de un lugar seguro donde guardar sus objetos personales. Esto también puede reducir el desorden y garantizar que los espacios de trabajo permanezcan organizados y ordenados.

‍Diseñar un espacio de trabajo flexible

Crear un entorno flexible que se adapte a los distintos estilos de trabajo es importante a la hora de diseñar un espacio de trabajo con escritorios compartidos. Para ello, hay que ofrecer varios espacios de trabajo, como mesas para trabajar de pie, salas silenciosas y zonas de colaboración. Los empleados pueden elegir el espacio de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades y preferencias ofreciendo múltiples opciones, lo que aumenta la productividad y la satisfacción laboral.

En general, el uso compartido de escritorios puede ser una forma estupenda de optimizar el espacio de trabajo y reducir costos. Aun así, requiere una planificación y gestión cuidadosas para tener éxito. Siguiendo estas buenas prácticas, puedes crear un sistema de escritorios compartidos que funcione bien para tus empleados y tu organización.

Tecnología para compartir la mesa de trabajo

‍Aplicaciones móviles para la gestión de escritorios

En el vertiginoso entorno empresarial actual, los empleados suelen desplazarse y trabajar desde distintos lugares a lo largo del día. Esto puede dificultar la gestión de los escritorios compartidos, ya que es posible que los empleados solo puedan acceder a un ordenador para reservar un escritorio a veces.

Las aplicaciones móviles como deskbird permiten a los empleados reservar mesas y gestionar sus horarios a través de sus teléfonos. Con deskbird, los empleados pueden ver fácilmente los escritorios disponibles, reservar un escritorio para una hora determinada e incluso entrar y salir de un escritorio utilizando sus dispositivos móviles. Esto puede ser especialmente útil para trabajadores remotos o empleados que se desplazan constantemente.

Las aplicaciones móviles de gestión de escritorios también pueden proporcionar información valiosa a gestores y administradores, como quién utiliza qué escritorios y durante cuánto tiempo. Esto puede ayudar a identificar patrones de uso de escritorios y optimizar su asignación.

‍Integración del escritorio compartido con otras herramientas ofimáticas

Para aprovechar al máximo las ventajas del escritorio compartido, es esencial integrarlo con otras herramientas de oficina, como el software de colaboración y las herramientas de comunicación. Esto puede fomentar el trabajo en equipo, mejorar la comunicación y aumentar la productividad.

Por ejemplo, al integrar el uso compartido de escritorios con software de colaboración, como Slack o Microsoft Teams, los empleados pueden comunicarse fácilmente entre sí sobre la disponibilidad de escritorios y coordinar sus horarios. Esto puede ayudar a evitar conflictos y garantizar que todos puedan acceder a un escritorio cuando lo necesiten.

La integración de escritorios compartidos con herramientas de comunicación, como Zoom o Skype, también puede ayudar a facilitar el trabajo a distancia y permitir a los empleados trabajar desde cualquier lugar. Los empleados pueden colaborar y mantenerse conectados proporcionándoles acceso a escritorios y espacios de trabajo compartidos, independientemente de su ubicación.

En conclusión, la tecnología ha facilitado el uso compartido de escritorios en el lugar de trabajo moderno. El software de reserva de escritorios, las aplicaciones móviles y la integración con otras herramientas de oficina pueden ayudar a optimizar la asignación de escritorios, mejorar la comunicación y aumentar la productividad.

Compartir el escritorio puede ser una forma muy eficaz de ahorrar dinero, promover la colaboración y fomentar la flexibilidad en el lugar de trabajo. Sin embargo, es esencial implantarlo con cuidado y con las políticas y herramientas adecuadas. Siguiendo las prácticas recomendadas que se describen en esta guía, puede llevar a cabo con éxito la transición de su lugar de trabajo a un entorno de escritorios compartidos y aprovechar sus numerosas ventajas.

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Compartir escritorio en 2024: todo lo que hay que saber