13 buenas prácticas BYOD para adoptar este cambio tecnológico sin problemas y de forma segura

Aunque implantar una política BY OD en su lugar de trabajo tiene varias ventajas, también incluye algunos retos, como los riesgos de ciberseguridad, la privacidad de los datos o los problemas de compatibilidad. Por lo tanto, entender y adoptar las mejores prácticas BYOD es crucial para que este modelo funcione con éxito.

Dado que la flexibilidad laboral es ahora la norma, dejar que los empleados lleven sus propios dispositivos al trabajo es sencillamente más fácil y rentable que proporcionar equipos para cada persona. Imagínese ver la oficina medio vacía con el 50% de los ordenadores apagados porque sus propietarios trabajan desde casa. Qué desperdicio de recursos y dinero.

Repasemos lo que debes y no debes hacer BYOD para que puedas implantar esta estrategia de gestión de recursos minimizando los posibles inconvenientes asociados a esta práctica.

Los principales riesgos y retos de dejar que los empleados lleven sus propios dispositivos

Protección de datos de los empleados

Con una política BYOD, tu personal está mezclando datos personales y laborales en el mismo dispositivo. Esto aumenta el riesgo de que la empresa controle o acceda inadvertidamente a la información privada de los trabajadores. Por ejemplo, si un empleado utiliza un teléfono personal para trabajar, algunas empresas pueden exigir la instalación de software de seguridad para rastrear la ubicación, ver el uso de aplicaciones e incluso acceder a fotos y correos electrónicos. Esta gestión intrusiva va más allá de las actividades relacionadas con el trabajo. Puede vulnerar las expectativas de privacidad del empleado sobre sus datos personales, sus conversaciones y su paradero fuera del horario laboral.

Riesgos y amenazas para la ciberseguridad

Además, permitir el BYOD puede introducir mayores riesgos de ciberseguridad, ya que los dispositivos de los empleados suelen carecer de medidas de seguridad uniformes. 

Digamos que uno de los miembros de su equipo puede conectar su portátil a una red Wi-Fi pública comprometida. Esto puede permitir a los ciberdelincuentes infiltrarse en el dispositivo. Cuando los portátiles de los hackers se conectan a la red de la empresa, podrían acceder a datos corporativos confidenciales, lanzar malware o ejecutar un ataque de ransomware. 

Este problema suele ser menor con los dispositivos proporcionados por la empresa, ya que suelen estar fortificados con protocolos de seguridad estandarizados y robustos y restringidos de redes inseguras.

Compatibilidad de dispositivos

Por último, tu personal también puede enfrentarse a un problema de compatibilidad tecnológica al adoptar una política BYOD. Los empleados utilizan una amplia gama de dispositivos personales con diferentes sistemas operativos, versiones de software y capacidades de hardware. 

Por ejemplo, una oficina que adopte una nueva herramienta de gestión de proyectos puede descubrir que funciona perfectamente en los smartphones más recientes, pero que tiene problemas de funcionalidad o no está disponible en modelos más antiguos. Esta disparidad puede obstaculizar el flujo de trabajo, ya que los trabajadores con dispositivos incompatibles no pueden acceder a funciones esenciales o instalar algunas herramientas. Esto puede afectar a la eficiencia y obligar a buscar soluciones alternativas que pueden complicar los procesos de colaboración y la productividad.

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👉 ¡Lee también nuestro artículo sobre las ventajas e inconvenientes del BYOD para comprender las ventajas de este sistema!

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13 buenas prácticas BYOD para aplicar antes y después de implantar este sistema

Aspectos a tener en cuenta antes de implantar una política de "traie tu propio dispositivo

1. Asegúrate de que todo el mundo quiere una política BYOD

Aunque la mayoría de la gente pide poder utilizar sus propios dispositivos para trabajar, algunos empleados pueden no verlo como una ventaja. Los trabajadores que valoran los límites entre el trabajo y la vida personal pueden resistirse a utilizar sus teléfonos personales en el trabajo. 

Además, no todo el mundo tiene en casa una tecnología tan buena como el hardware corporativo que recibe de la empresa. Sin embargo, es posible que no quieran o no puedan invertir en ella sólo para el trabajo. Evaluar la disposición a utilizar dispositivos personales para el trabajo antes de implantar una política BYOD es crucial para garantizar la aceptación de los empleados y el éxito de la política. 

Si algunas personas se sienten incómodas con sus dispositivos o no pueden utilizarlos debido a problemas de privacidad, limitaciones económicas o discrepancias tecnológicas, imponer una política BYOD puede provocar insatisfacción, disminuir la moral y reducir la productividad.

2. Informa a tu personal sobre los posibles problemas éticos relacionados con las políticas BYOD.

Es esencial informar a los empleados sobre los posibles problemas de privacidad, ética e inclusión relacionados con las prácticas BYOD. El equipo de TI puede necesitar acceder al dispositivo personal de un empleado para realizar auditorías de seguridad, lo que podría exponer datos privados. Desde un punto de vista ético, esto puede ser problemático, ya que podrían verse inadvertidamente mensajes personales o información sensible, como historiales médicos.

La inclusión es otra preocupación. No todos los empleados pueden permitirse tecnología punta, lo que puede crear una brecha en el acceso y las oportunidades dentro del personal. Al abordar estas cuestiones por adelantado, las empresas pueden buscar soluciones para fomentar un entorno de trabajo respetuoso e imparcial.

3. Prever los posibles retos relacionados con las personas y encontrar soluciones

Esta es otra importante buena práctica que queremos destacar antes de implantar una política BYOD: piensa en los posibles retos a los que podría tener que enfrentarse en el futuro. 

Por ejemplo, ¿qué pasa si un empleado no puede permitirse el tipo de portátil que necesita para desempeñar su trabajo? ¿Se lo vas a pagar? ¿Cómo explicas a los demás miembros del equipo que pagas el equipo de algunos empleados pero no el suyo? 

Todas estas son preocupaciones en las que hay que pensar con antelación para evitar problemas posteriores y mantener prácticas éticas e inclusivas en el lugar de trabajo. En este caso, un estipendio para empleados BYOD podría ser una solución.

4. Crear una política BYOD

Crear una política BYOD clara y detallada es vital para definir los límites y las expectativas. Sin una política específica, puedes encontrarte con problemas si tu empleado pierde su dispositivo con datos confidenciales de la empresa. 

Sin directrices claras sobre la rapidez con la que el empleado debe informar de la pérdida, qué medidas puede tomar la empresa para proteger los datos o quién asume la responsabilidad de cualquier violación de datos subsiguiente siguen siendo grandes interrogantes. 

Una política BYOD detallada evita esta confusión estableciendo procedimientos para las infracciones de seguridad. Protege los intereses de la empresa al tiempo que garantiza que los empleados entienden sus responsabilidades.

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Mejores prácticas BYOD al lanzar este nuevo sistema

5. Organiza sesiones de formación en ciberseguridad para todos los empleados.

El error humano es la principal causa de los ciberataques y las filtraciones de datos.

Formar a tu personal sobre las mejores prácticas de ciberseguridad es esencial para garantizar que tu política BYOD no da a los hackers más oportunidades de llegar a tus datos privados. Un dispositivo personal, cuando se utiliza sin los conocimientos de seguridad adecuados, puede convertirse en un eslabón débil y permitir que el malware o los hackers penetren en las redes corporativas. 

La formación periódica garantiza que los empleados conozcan los últimos protocolos de seguridad. Les permite aprender a reconocer y responder a las amenazas para reducir significativamente el riesgo de incidentes de seguridad.

6. Cifrar datos

El cifrado de datos es una piedra angular de cualquier estrategia de ciberseguridad, pero es aún más crucial para las organizaciones con políticas BYOD. Garantiza la seguridad de la información, especialmente en caso de pérdida o robo de un dispositivo. 

Un teléfono sin cifrar que contenga correos electrónicos confidenciales de la empresa podría permitir a una persona que lo encuentre o a un ladrón acceder fácilmente a información confidencial de la empresa. Esto puede dar lugar a filtraciones de datos y consecuencias legales. 

El cifrado de datos en dispositivos personales añade una sólida capa de protección, haciendo que la información sea ilegible sin la clave de cifrado correcta. Esta medida de seguridad mitiga significativamente el riesgo de exposición de los datos, incluso en caso de que el dispositivo físico se vea comprometido.

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7. Implanta una estrategia de MDM

El desarrollo de una estrategia MDM va de la mano de la creación de una política BYOD. Mantiene la seguridad y la capacidad de gestión de los dispositivos que acceden a los recursos corporativos. 

Por ejemplo, si la tableta personal de un empleado se utiliza para acceder al correo electrónico y los documentos de la empresa, las herramientas MDM pueden aplicar políticas de seguridad como la protección por contraseña, el cifrado y la capacidad de borrar los datos si el dispositivo se pierde o es robado a distancia. 

Esto ayuda a evitar el acceso no autorizado a información sensible, garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos y da a la empresa el control sobre cómo se manejan los datos relacionados con el trabajo en los dispositivos personales.

8. Establecer protocolos de confianza cero

La Arquitectura de Confianza Cero (ZTA) se basa en el principio de "nunca confíes, verifica siempre". Es uno de los mejores enfoques para los equipos híbridos que utilizan sus dispositivos personales y cambian a menudo entre redes corporativas seguras y redes públicas potencialmente vulnerables. 

Tomemos, por ejemplo, el caso de tu colega Sofia, que accede a los datos de la empresa desde la Wi-Fi de una cafetería. Con un protocolo de Confianza Cero, se le pediría que verificara tanto su identidad como la seguridad del dispositivo antes de concederle el acceso.

Esto evita la entrada no autorizada y mitiga el riesgo de filtración de datos en estos entornos desprotegidos.

9. Crea una lista de consejos de ciberseguridad y mantenla accesible en todo momento

Compartir una lista de consejos de ciberseguridad con los empleados es esencial para fomentar la concienciación sobre la seguridad que se extiende desde las políticas BYOB a todos los aspectos de la vida laboral digital. Este recurso siempre accesible es un recordatorio constante y una referencia útil para las mejores prácticas, especialmente para los entornos de trabajo híbridos. No vamos a repasar en detalle todos los consejos clave, ya que acabamos de publicar un artículo completo sobre este tema. Pero, aquí están los aspectos más importantes que su lista de consejos de ciberseguridad debe incluir:

• Crea un nombre de usuario único.
• Activar MFA.
• Instala una solución de localización remota.
• Desactiva las opciones de conexión automática.
• Utilice VPN.
• Practica el método SLAM.
• Instala las últimas actualizaciones de software. 
• Etc.

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💡 ¡Lee el artículo completo sobre consejos de ciberseguridad para empleados para asegurarte de que tu personal mantiene a salvo sus dispositivos personales y sus datos!

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Consejos para mantener la seguridad y la eficacia una vez implantada la política BYOD

10. Proporciona un sistema de apoyo informático en caso de problemas de ciberseguridad y tecnológicos.

También es esencial que su personal sepa a quién dirigirse en caso de problemas técnicos o de ciberseguridad con sus dispositivos. El papel de tu equipo informático o de una empresa externa es clave aquí.

Los miembros de tu equipo deben sentirse cómodos pidiendo ayuda a sus colegas técnicos si encuentran un problema al instalar una nueva herramienta o si no están seguros sobre un correo electrónico sospechoso que han recibido. Una intervención rápida de los informáticos aumenta las posibilidades de resolver rápidamente los problemas y refuerza las prácticas seguras. 

Al implantar un sistema de soporte informático, ayuda a minimizar los riesgos para los dispositivos personales de los empleados y la seguridad de los datos de la empresa.

11. Programar periódicamente auditorías de ciberseguridad

Realizar auditorías de los dispositivos de los empleados en el marco de una política BYOD es esencial para la seguridad. Sin embargo, como hemos mencionado antes, debe equilibrar las preocupaciones por la privacidad. Es posible que tus empleados se muestren reacios a entregar sus dispositivos personales para esta comprobación, lo cual es 100% comprensible.

La transparencia y la comunicación son fundamentales para ejecutar estas auditorías de forma ética. Los empleados deben ser informados de lo que implica la auditoría, por qué es necesaria y cómo respeta su privacidad. Las auditorías deben centrarse únicamente en los datos y aplicaciones relacionados con el trabajo, no en el contenido personal. Se pueden utilizar herramientas automatizadas que señalen los riesgos de seguridad sin revelar datos personales. 

Antes de la auditoría, obtenga el consentimiento y discuta el proceso con los miembros de su equipo. Este enfoque garantiza el cumplimiento de la normativa, respetando al mismo tiempo la intimidad de los empleados. Mantiene el proceso profesional y respetuoso.

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12. Pón al día a tus equipos sobre las últimas medidas de ciberseguridad a aplicar

Mantenerte a tí mismo y a tus empleados al día de las últimas medidas de ciberseguridad es fundamental, ya que la tecnología evoluciona rápidamente y las técnicas de piratería informática son cada vez más sofisticadas. Cuando los ciberdelincuentes desarrollan nuevos métodos de ataque, los conocimientos de seguridad obsoletos dejan vulnerables tanto los datos personales como los de la empresa.

Las actualizaciones periódicas y las sesiones de formación garantizan que los miembros de tu equipo se mantengan informados. Este paso adicional también les ayuda a reconocer posibles nuevas amenazas y a aplicar las prácticas de seguridad más adecuadas para proteger la información sensible con eficacia.

13. Realiza copias de seguridad de los datos de la empresa con frecuencia

Por último, recuerda a tu personal que debe realizar copias de seguridad frecuentes para protegerse de las pérdidas de datos que pueden producirse por robo de dispositivos, daños o ciberataques, como el ransomware. 

Imagina que el dispositivo personal de tu colega Sam contiene documentos de trabajo críticos que podrían funcionar mal o perderse. Si no realiza copias de seguridad periódicas, la información podría perderse para siempre. No hace falta mencionar las consecuencias para su trabajo y tu empresa.

La implantación de un protocolo rutinario de copias de seguridad garantiza que los datos relacionados con el trabajo se copian y almacenan de forma segura. Así podrás recuperar rápidamente información vital y garantizar la continuidad de las operaciones en caso de que se produzcan situaciones de riesgo relacionadas con el uso de dispositivos personales por parte de tus empleados.

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Esperamos que estas 13 buenas prácticas BYOD te ayuden a tí y a tu equipo híbrido a determinar lo que deben hacer para implantar este nuevo sistema con éxito, seguridad y protección. Probablemente tendrás que ajustar la lista de lo que debes y no debes hacer para tu política BYOD en función de su sector, tamaño y necesidades. Tén en cuenta que el concepto BYOD sin duda ahorra costos y es mejor para el planeta, ya que reduce la necesidad de recursos. Sin embargo, debe tener en cuenta todos los aspectos mencionados en este artículo y aplicarse de forma inteligente. 

El uso de tecnología moderna y altamente segura es sin duda una de sus mejores opciones para salvaguardar este enfoque y sus datos. La aplicación deskbird cumple las normas más estrictas en materia de seguridad. Por lo tanto, si desea optimizar tu espacio de trabajo híbrido al tiempo que mejora la experiencia de tus empleados y ahorra costes, solicita una demostración gratuita.