Oficina inteligente: la mezcla perfecta entre humanidad y tecnología

Las soluciones inteligentes para el lugar de trabajo están revolucionando nuestra forma de abordar la productividad y la colaboración. Pero, ¿qué es exactamente un lugar de trabajo inteligente y por qué debería importarte? Las soluciones de oficina inteligente transforman nuestro trabajo, desde los asistentes con IA hasta los entornos habilitados para IoT. ¿Sabías que podrías reducir los costes de tu oficina en un 40% gracias a la tecnología en el lugar de ^trabajo1 y que "el 92% de los trabajadores afirman que la automatización del lugar de trabajo ha mejorado sus vidas "²? A medida que nos adentremos en el mundo de los espacios de trabajo inteligentes, descubrirá cómo innovaciones de vanguardia como la iluminación inteligente, las videoconferencias avanzadas y el mantenimiento predictivo están remodelando la oficina moderna: es hora de aprender más y dar la bienvenida a la era en la que la humanidad y la tecnología trabajan mano a mano. 

Definición de lugar de trabajo inteligente

Un lugar de trabajo inteligente es una oficina en la que la tecnología ayuda a las empresas y a las personas a crecer y prosperar de forma más eficiente. Desde la llegada de COVID-19, ha desempeñado un papel fundamental en la adopción de nuevas formas de trabajo. Lo más importante es que las nuevas tendencias laborales se centran más en la experiencia del empleado y en mejorar la productividad. Por ejemplo, la automatización ofrece una gran variedad de soluciones digitales que reducen la cantidad de procesos repetitivos y de poco valor. En consecuencia, los miembros del equipo tienen más tiempo para tareas significativas. Por fin pueden utilizar mejor sus habilidades y concentrarse en sus objetivos con un propósito.

🎬 Mira este vídeo de menos de dos minutos sobre nuestra aplicación de gestión inteligente del lugar de trabajo para ver cómo puede transformar el entorno de tu oficina y la experiencia de tus empleados.

5 ventajas de implantar soluciones de oficina inteligente

Beneficios del lugar de trabajo inteligente nº 1: mayor eficiencia y productividad de los empleados

¿Cuántas veces pierdes el tiempo buscando sin parar un documento en línea o rehaciendo tareas debido a una mala comunicación? Es una de las cosas más frustrantes y molestas. Desarrollar un lugar de trabajo inteligente con las herramientas adecuadas para tus empleados aumenta su rendimiento y productividad. 

Al permitirles automatizar tareas de poco valor y aprovechar la IA, su personal estará más comprometido y tendrá una mejor experiencia en el lugar de trabajo. Los dispositivos inteligentes les permitirán dar rienda suelta a su creatividad y utilizar eficazmente sus mejores habilidades. 

Aumentar la productividad no es sólo cuestión de velocidad; también incluye la calidad. Las tecnologías de oficina inteligentes pueden mejorar significativamente tanto la eficiencia como la calidad del trabajo.

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Ventaja nº 2 del lugar de trabajo inteligente: colaboraciones en equipos híbridos prósperos

Como el trabajo híbrido se ha convertido en la norma, muchos empleados trabajan ahora desde distintos lugares y en diferentes momentos. Por lo tanto, la necesidad de herramientas de colaboración eficientes nunca ha sido tan crucial. Desde software de comunicación digital hasta dispositivos de RV y programación de salas, el mercado del trabajo flexible ofrece múltiples soluciones inteligentes.

Identificar y analizar sus necesidades mediante la recopilación de datos y opiniones es clave para satisfacer las expectativas de sus empleados. ¿Dónde tienen dificultades? ¿Cómo puede ayudarles y mejorar su experiencia? Cada empresa tiene sus propias necesidades, pero una cosa es segura: encontrar la herramienta perfecta para sus empleados es cada vez más fácil, ya que el mercado de la tecnología inteligente no deja de crecer.

Ventaja nº 3 del lugar de trabajo inteligente: mejor experiencia del empleado

¿Cómo desarrollas la cultura de tu lugar de trabajo? ¿Cuál es tu estrategia de RRHH para atraer y retener el talento?

Las soluciones inteligentes para el lugar de trabajo desempeñan un papel fundamental en la mejora de la experiencia de los empleados. Todos los miembros del equipo probablemente estén de acuerdo en que perder veinte minutos al principio del día buscando un escritorio libre provoca ansiedad y frustración. La tecnología de oficina, como una solución de reserva de escritorios con un plano interactivo y una función de planificación semanal como deskbird, elimina el estrés innecesario y mejora la experiencia de los trabajadores.

Utilizar una aplicación de compromiso de los empleados y tener en cuenta los análisis del lugar de trabajo que recopilan sus soluciones tecnológicas inteligentes también le ayuda a determinar los niveles de satisfacción y felicidad en el trabajo. Con tus observaciones y los comentarios recogidos en paralelo, puedes tomar decisiones inteligentes para mejorar tu entorno de trabajo.

Ventaja nº 4 del lugar de trabajo inteligente: menores costos de oficina

Un lugar de trabajo inteligente puede reducir significativamente los costos en comparación con un lugar de trabajo no tecnológico al optimizar el uso de los recursos y mejorar la eficiencia. 

Por ejemplo, el IoT en el lugar de trabajo controla el consumo de energía y ayuda a reducir las facturas de servicios públicos ajustando la iluminación y los sistemas de climatización en función de la ocupación. Las herramientas de automatización pueden agilizar las tareas repetitivas, reducir los costes laborales y mitigar los errores humanos. Las plataformas de colaboración basadas en la nube reducen los costes de infraestructura física y permiten el trabajo remoto, ahorrando espacio de oficina y gastos de viaje. El software de mantenimiento predictivo puede prolongar la vida útil de los equipos identificando los problemas antes de que se conviertan en problemas costosos, minimizando el tiempo de inactividad y los costes de reparación.

La lista es interminable. Aunque al principio puede resultar una inversión costosa, el retorno de la inversión a largo plazo merece la pena.

Ventaja n.º 5 de un lugar de trabajo inteligente: potente apoyo a un lugar de trabajo inteligente y sostenible

El planeta nos está enviando señales claras de que debemos aplicar medidas sostenibles en todos los aspectos de nuestra vida, incluido el trabajo. Los edificios de oficinas inteligentes tienen ventaja sobre otros espacios de trabajo, ya que la tecnología inteligente puede ayudar a reducir su impacto de carbono.

Los sistemas de sensores y la automatización permiten regular la iluminación, la calefacción, la refrigeración o la impresión LED UV, por ejemplo. La optimización del espacio de oficinas ayuda a las organizaciones a gestionar sus edificios de forma más inteligente y ecológica. Por último, establecer una política BYOD también reduce el uso de recursos. ¿Por qué tener un ordenador en casa y otro en la oficina cuando pueden trabajar en el mismo? Utilizar un solo dispositivo para fines personales y profesionales ya es un paso esencial hacia prácticas más ecológicas.

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Estadísticas y datos clave sobre la evolución del mercado de puestos de trabajo inteligentes

Según el Informe sobre el mercado mundial de puestos de trabajo inteligentes 2024³, se espera que el tamaño del mercado alcance los 45.340 millones de dólares en 2024 y los 73.030 millones de dólares en 2028, con una TACC (tasa anual compuesta de crecimiento) del 12,7%. Estas cifras muestran claramente lo importante que es implantar estas soluciones para seguir siendo competitivos.

Esto es lo que parece deparar el futuro al mercado de los puestos de trabajo inteligentes:

• Se espera que casi el 60% de las conexiones IoT celulares sean IoT de banda ancha para 2028.
• Las aplicaciones inteligentes para el lugar de trabajo están revolucionando el mercado y mejorando el entorno de oficina y la experiencia de los empleados.
• Entre las principales tendencias del lugar de trabajo inteligente se incluyen:algo de texto
  • Conexiones de banda ancha IoT;
  • control de ocupación y utilización del espacio;
  • interfaces activadas por voz y controladas por gestos;
  • mayor seguridad y control de acceso;
  • herramientas de comunicación en tiempo real;
  • comunicación unificada.
    

Ejemplos concretos de tecnologías inteligentes en el lugar de trabajo

Herramientas inteligentes de gestión de puestos de trabajo híbridos

Pasar de un modelo de trabajo 100% presencial a otro híbrido requiere ajustes. Sea cual sea tu grado de flexibilidad laboral, esta forma de trabajar implica una organización inteligente y estupenda para ser eficiente y tener éxito.

¿Por qué mantener 50 escritorios individuales si la analítica de tu oficina muestra que sólo diez están ocupados a diario? Una combinación de espacios de colaboración, salas de reuniones, mesas individuales y otros espacios de trabajo sustituye ahora a las antiguas zonas de trabajo con mesas personales.

Las herramientas híbridas inteligentes de gestión del lugar de trabajo también incluyen soluciones de programación semanal, que permiten a los miembros del equipo planificar su semana con unos pocos clics. Soluciones inteligentes de aparcamiento, sensores de ocupación de oficinas, software de reserva de mesas, planos interactivos... ¡la lista de ejemplos de tecnología inteligente para el lugar de trabajo no para de crecer!

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Soluciones de comunicación inteligentes

Desde la eficiencia individual hasta la conexión y colaboración en el lugar de trabajo, la comunicación influye en muchos aspectos de un negocio y es un pilar básico de cualquier empresa de éxito. El aumento del trabajo a distancia ha incrementado nuestra dependencia de herramientas de comunicación digital como Slack, Zoom y Google Meet. Pero el hardware, como las pantallas inteligentes y los dispositivos de realidad virtual, también es esencial.

Además, herramientas como Yammer permiten una comunicación eficaz en toda la empresa, fomentando el sentido de comunidad. Plataformas como DocuSign agilizan los procesos de firma de documentos, acelerando las aprobaciones y los acuerdos. Estas herramientas se integran sin esfuerzo en las operaciones diarias, fomentando una comunicación y colaboración eficaces entre los distintos departamentos.

Dispositivos inteligentes de formación en realidad virtual

Trabajar desde casa ya no es un punto de bloqueo para formar a su personal y viceversa. La realidad virtual ha entrado en el mundo laboral y ha hecho que todo esto sea mucho más fácil y eficaz. Además de proporcionar una gran solución para formar a los trabajadores desde cualquier lugar, también fomenta la práctica sin tener el riesgo de sufrir consecuencias reales. El software de formación en RV se ajusta a las expectativas de los empleados en cuanto a reciclaje, mejora de las cualificaciones y crecimiento personal, al tiempo que permite a las organizaciones formar a sus trabajadores desde cualquier lugar.

Las plataformas de RV proporcionan entornos de formación inmersivos perfectos para sectores como la sanidad y la fabricación. Las soluciones de RV especializadas para la incorporación de empleados y el desarrollo de habilidades mejoran la retención del aprendizaje. Tilt Brush, de Google, permite la exploración creativa en espacios virtuales, lo que resulta beneficioso para la formación en diseño.

Soluciones de seguridad IoT inteligentes

Las soluciones de seguridad IoT inteligentes mejoran significativamente la seguridad en el lugar de trabajo al integrar tecnologías avanzadas que salvaguardan los entornos físicos y digitales.

Los sistemas de control de acceso gestionan con precisión los puntos de entrada, permitiendo que sólo el personal autorizado acceda a zonas específicas. Las tecnologías de vigilancia proporcionan control en tiempo real y alertas instantáneas, garantizando respuestas rápidas a las brechas de seguridad.

Las cerraduras y sensores inteligentes también mejoran la seguridad física al notificar a los gestores actividades inusuales. Las herramientas de ciberseguridad protegen la información sensible de las amenazas. Emplean inteligencia artificial para garantizar rápidamente la ciberseguridad de su oficina híbrida detectando y neutralizando posibles ataques. Estas soluciones ofrecen un marco de seguridad integral, fomentando un entorno de trabajo seguro y protegido.

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Mobiliario inteligente

El mobiliario inteligente está revolucionando el lugar de trabajo al mejorar la comodidad y la productividad gracias a un diseño innovador y a la integración de la tecnología.
Los escritorios Sit-stand permiten a los empleados alternar entre las posiciones de sentado y de pie, lo que favorece una mejor postura y reduce la fatiga. Las sillas inteligentes incluyen ajustes ergonómicos con sensores para fomentar una postura de asiento óptima. Los módulos de oficina ofrecen espacios insonorizados con iluminación y ventilación integradas para concentrarse en el trabajo o realizar llamadas privadas. Algunos escritorios inteligentes también pueden realizar un seguimiento de los patrones de uso y sugerir intervalos para permanecer de pie, lo que mejora la salud y la eficiencia. Estos muebles inteligentes se integran perfectamente en los entornos de oficina modernos, proporcionando espacios de trabajo personalizados y adaptables que satisfacen las necesidades y preferencias individuales.
Por último, pero no por ello menos importante, ¿ha oído hablar de los muebles modulares inteligentes? Son la cumbre de un entorno de oficina inteligente, ágil y dinámico.

Las soluciones inteligentes para el lugar de trabajo están revolucionando nuestra forma de trabajar. Estas tecnologías inteligentes mejoran la productividad y la experiencia de los empleados, al tiempo que ayudan a las organizaciones a ahorrar costes. La implantación de estas tecnologías permite crear un entorno que se adapta a las necesidades de la empresa y de los trabajadores. Estas herramientas, que van desde sensores IoT hasta análisis basados en IA, permiten tomar decisiones basadas en datos y optimizar la utilización de los recursos.

A medida que adoptamos este futuro impulsado por la tecnología, está claro que las herramientas inteligentes de gestión del lugar de trabajo desempeñarán un papel crucial en la configuración de entornos de trabajo eficientes, flexibles y atractivos. Para experimentar de primera mano las ventajas de un lugar de trabajo inteligente, solicite una demostración gratuita de la aplicación deskbird . Descubra cómo esta innovadora herramienta puede transformar su oficina en un espacio de trabajo verdaderamente inteligente.

Fuentes: 

¹ La revolución de la oficina inteligente: Boosting Efficiency, Cutting Costs, and Shaping the Future of Workspace Management.Puerta al futuro.

² Informe Zapier: El estado de la automatización empresarial en 2021Zapier.

³ Informe sobre el mercado mundial de puestos de trabajo inteligentes 2024.

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