Oficina inteligente: la mezcla perfecta entre humanidad y tecnología

Cuáles son tus herramientas de comunicación virtual favoritas? ¿Qué tecnología de oficina utilizas para mejorar tu oficina? Cómo impulsas digitalmente a tu equipo para que adopte el trabajo híbrido? El rápido desarrollo de la tecnología te permite transformar tu empresa en una oficina inteligente. El personal post-pandémico está ahora familiarizado con las plataformas de colaboración en línea como Slack, MS Teams y Zoom. La tecnología inteligente no sólo ayuda a satisfacer las necesidades del personal remoto, sino que también te ayuda a tí y a tus empleados cuando están in situ. Desde la climatización automatizada hasta el software de reserva de escritorios y la formación en realidad virtual, la forma de trabajar ha dado un giro radical. Qué es una oficina inteligente? Qué aspecto tiene en la vida real y cómo beneficia a las empresas exitosas? He aquí la información clave para adoptar con éxito las tendencias del futuro del trabajo creando una relación equilibrada entre las habilidades humanas y las capacidades tecnológicas.

Qué es una oficina inteligente?

Un lugar de trabajo inteligente es una oficina en la que la tecnología moderna se utiliza para ayudar a la empresa y a sus empleados a crecer y prosperar. Desde su llegada, COVID-19 ha desempeñado un papel fundamental en el desarrollo de nuevas formas de trabajo. Lo más importante es que las nuevas tendencias laborales se centran más en la experiencia del empleado y en mejorar la productividad. Por ejemplo, la automatización ofrece una gran variedad de soluciones digitales que reducen la cantidad de procesos repetitivos y de escaso valor. En consecuencia, las personas disponen de más tiempo para tareas significativas. Por fin pueden aprovechar mejor sus capacidades y concentrarse en sus objetivos con un propósito.

Cuáles son los ejemplos de oficinas inteligentes?

Aplicaciones de comunicación

La mala comunicación puede tener graves consecuencias en muchos aspectos de una empresa. Puede afectar negativamente al rendimiento, la productividad y la motivación de los trabajadores. ¿Cómo se supone que sus empleados van a mantenerse motivados y trabajar eficazmente si se pierden alguna información porque no existe una estrategia de comunicación adecuada? El aumento de las oportunidades de trabajo a distancia incrementa la necesidad de herramientas de comunicación digital eficientes como Slack, Zoom y Google Meet, por ejemplo. Estas plataformas representan ahora algunas de las tecnologías más utilizadas en el lugar de trabajo.

Software de gestión del espacio

El edificio de oficinas está evolucionando para ser más sostenible y centrarse más en los empleados. Las empresas también se están replanteando el diseño de sus oficinas para adaptarse a las necesidades de un personal multigeneracional y optimizar el espacio. Una mezcla de espacios de colaboración, salas de reuniones, escritorios individuales y otros tipos de espacios de trabajo sustituyen ahora a las antiguas zonas de trabajo con escritorios individuales. Los sensores de ocupación, el software de reserva de mesas y los planos interactivos son ejemplos de tecnología inteligente para el lugar de trabajo que mejoran el uso de la oficina física. La gestión de edificios de oficinas también está experimentando un punto de inflexión a medida que los responsables de las instalaciones confían más en tecnologías para el lugar de trabajo como la iluminación inteligente o las herramientas de gestión de edificios.

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Dispositivos de formación de realidad virtual

El largo periodo de cuarentena y las normas de distancia social ya no son un problema para la formación, pues la realidad virtual (RV) está entrando en nuestra vida profesional. Dado que la formación ha quedado en suspenso durante la pandemia, los proveedores de dispositivos de RV han tenido la oportunidad de mostrar a las empresas las principales ventajas de su tecnología. Además de ofrecer una gran solución para formar a los trabajadores en cualquier circunstancia, también permite practicar sin riesgo de consecuencias reales. Las máquinas de formación en realidad virtual responden a las expectativas de los empleados en términos de reciclaje, mejora de las cualificaciones y crecimiento personal, al tiempo que permiten a las organizaciones formar a sus trabajadores desde cualquier lugar.

Plataformas de gestión de proyectos

¿Buscas una solución para centralizar todos los datos del proyecto en el que trabaja tu equipo? ¿Cómo controlas el rendimiento de tus equipos híbridos y haces un seguimiento de sus avances? La tecnología en la oficina, como las plataformas de gestión de proyectos como Trello o Notion, ayuda a los directivos y a tu personal a ser más eficientes, organizados y exitosos. De un vistazo, los empleados tienen acceso a los documentos o la información que necesitan para realizar sus tareas. También pueden consultar fácilmente los próximos pasos y el progreso de sus compañeros para trabajar en consecuencia.

Herramientas de trabajo híbridas

La mayor flexibilidad laboral es una ventaja de los procesos de trabajo de estos últimos años y las herramientas digitales son un apoyo clave de su protagonismo y éxito. Pasar de un modelo 100% presencial a un modelo de trabajo híbrido exige algunos ajustes. ¿Por qué mantener 50 escritorios individuales si los análisis del lugar de trabajo recogidos de su aplicación de reserva de escritorios muestran que sólo 10 están ocupados diariamente? Permitir que las personas trabajen desde cualquier lugar y en cualquier momento cuando se utiliza una política de horario flexible requiere una muy buena organización. La tecnología moderna también incluye plataformas de planificación semanal que permiten a los miembros de su equipo planificar su semana en unos pocos clics. ¿Dispones de estacionamiento en tu oficina? El uso de soluciones de aparcamiento inteligentes también se ha hecho más popular en las empresas modernas.

Soluciones de salud y seguridad

Garantizar la salud y la seguridad de tu personal es esencial. Sin embargo, las normas, reglamentos y procedimientos para alcanzar este objetivo varían en función de tu sector de actividad. Las normas de salud y seguridad en el trabajo son obviamente diferentes cuando se trata de gestionar el personal de un hospital en comparación con los empleados de una oficina, por ejemplo. En las oficinas, las soluciones de salud y seguridad pueden incluir:

• Herramientas de sondeo de COVID-19; 
• facturación sin contacto; 
• aplicaciones de bienestar; 
• cámaras térmicas;
• etc. 

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Cuáles son las ventajas de la ofimática?

Apoyo clave para reducir tu huella de carbono y tu presupuesto

El planeta nos está enviando señales claras de que es necesario poner en marcha acciones sostenibles en todos los aspectos de nuestra vida, incluido el trabajo. Los edificios de oficinas inteligentes tienen una ventaja con respecto a otros espacios de trabajo, ya que la tecnología inteligente puede ayudar a reducir el impacto del carbono. Los sistemas de sensores y la automatización permiten regular la iluminación, la calefacción, la refrigeración o la impresión LED UV, por ejemplo. La optimización del espacio de oficinas también permite a las organizaciones utilizar sus edificios de forma más inteligente y ecológica. Por último, dejar que sus empleados traigan su propio dispositivo (BYOD) también reduce el uso de recursos. ¿Por qué tendrían que tener un ordenador en casa y otro en el trabajo? Puede que no sea lo mejor para el mercado informático, pero utilizar un solo dispositivo para uso personal y otro para uso profesional es sin duda un paso para ayudar al planeta. La seguridad de los datos ya es una prioridad para las empresas tecnológicas inteligentes a medida que aumenta la adopción de modelos de trabajo flexibles.

Mejor experiencia para los empleados gracias a la tecnología de la oficina

¿Cómo construyes la cultura de tu oficina ? ¿Cuál es tu estrategia de RRHH para atraer y retener el talento? La experiencia de los empleados desempeña un papel fundamental en este tema. Perder veinte minutos al principio del día buscando un escritorio libre provoca ansiedad y frustración. La tecnología de oficina, como una solución de reserva de escritorios con un plano interactivo, elimina el estrés innecesario y mejora la experiencia de los trabajadores. El uso de una aplicación de compromiso de los empleados y de análisis de oficina también ayuda a las empresas a determinar los niveles de satisfacción y felicidad en el trabajo. Con tus observaciones y los comentarios recogidos en paralelo, puedes tomar decisiones inteligentes para mejorar el espacio de trabajo. 

Refuerzo de la productividad en la oficina inteligente

No hay nada más frustrante que buscar un documento en línea durante años o tener que repetir una tarea por falta de comunicación. Puesto que ayuda a tu personal en sus operaciones habituales, crear una oficina inteligente con las herramientas adecuadas redunda directamente en un mayor rendimiento y productividad de los empleados. Al dejar que la automatización y la Inteligencia Artificial se hagan cargo de tareas con poco valor y apoyen a los miembros de tu equipo en su trabajo diario, su compromiso y experiencia en la oficina aumentarán. La implementación de dispositivos inteligentes les da la oportunidad de ser más creativos y utilizar sus mejores habilidades para completar su trabajo de forma óptima. La productividad no sólo significa ganar más en menos tiempo, también incluye la calidad. La tecnología puede ayudar a mejorar tanto la rapidez como la calidad del trabajo.

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Más colaboraciones prometedoras de equipos híbridos

En la actualidad, muchos equipos tienen que trabajar desde distintos lugares y en diferentes horarios, por lo que es necesario que los equipos híbridos utilicen herramientas de colaboración. Desde software de comunicación digital hasta dispositivos de RV y programación de salas, el mercado del trabajo flexible ofrece muchas soluciones. Para satisfacer las expectativas de sus empleados, es esencial identificar y analizar sus necesidades, tanto recopilando datos y comentarios como escuchando sus peticiones. ¿Cuáles son sus dificultades? ¿Cómo puede apoyarles y mejorar su experiencia? Cada empresa tiene sus propias necesidades, pero una cosa es segura: encontrar la herramienta perfecta para sus empleados es cada vez más fácil gracias a las nuevas tecnologías que se lanzan constantemente. 

Según el Smart Workplace Global Market Report 2022, se espera que el tamaño del mercado en 2022 alcance los 38.070 millones de dólares en 2022 y los 60.600 millones de dólares en 2026, con una CAGR (tasa anual compuesta de crecimiento) del 12,3%. ¿Ha empezado ya a adaptarse a estos cambios y a disfrutar de las ventajas de la ofimática? deskbird le ayuda a hacerlo proporcionando a su empresa la mejor solución centrada en las personas workspace booking . ¡Hecha a medida y equipada con un software de programación de horarios de los empleados, un plano interactivo, una versión móvil y otra web, y muchas más funciones, nuestra aplicación de reserva de escritorios permite a su personal make hybrid work!

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