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Trabajo híbrido

Aplicación de orientación: ventajas y recomendaciones

Publicado:

27 de junio de 2024

Actualizado:

4 de julio de 2024

¿Alguna vez te has sentido frustrado y estresado por llegar tarde porque no localizabas la sala de reuniones donde debía celebrarse la próxima reunión de tu equipo? A la mayoría nos ha pasado, y no hay nada más molesto. Es entonces cuando el wayfinding de oficina resulta muy útil, especialmente para empresas con grandes instalaciones o campus que necesitan un sistema de planificación de oficinas impecable. Las aplicaciones de orientación son una de las muchas tecnologías que ayudan a mejorar la experiencia en el lugar de trabajo y a impulsar la eficiencia, la colaboración y la productividad. Las personas pueden centrarse en su trabajo y prepararse para su próxima reunión en lugar de perder el tiempo deambulando por la oficina en busca de una sala específica o de alguien. Descubramos para qué sirven las soluciones digitales de orientación, qué características básicas debe tener en cuenta y cómo pueden ayudarle. deskbird puede ayudarle.

¿Qué son la "orientación de oficinas", un "sistema de orientación" y una "aplicación de orientación"?

Definición de orientación en oficinas

La orientación en oficinas está pensada para ayudar a los usuarios a orientarse en el lugar de trabajo. Suele utilizarse en grandes entornos de trabajo repartidos en varias plantas y edificios. En lugar de deambular en busca de una sala concreta, hace que la navegación por espacios de oficina amplios o complejos resulte sencilla y eficaz. También elimina el estrés y la frustración de llegar tarde por buscar el lugar de reunión. Su orientación clara y fácil de seguir mejora la experiencia general en sus instalaciones, tanto para los miembros de su equipo como para sus visitantes.

Un sistema de orientación y su señalización múltiple

Un sistema de orientación se basa en una combinación de indicaciones visuales, como señalización direccional, nombres de salas, mapas, símbolos, códigos de colores, etcétera. A veces también incluye elementos digitales como quioscos interactivos o aplicaciones móviles para guiar a las personas por los espacios físicos. Funciona con una comunicación clara y un diseño intuitivo colocados estratégicamente para ofrecer una navegación paso a paso. Los usuarios siguen estas indicaciones para llegar al lugar deseado. Una buena orientación minimiza la confusión y mejora la accesibilidad de un edificio. El sistema garantiza que empleados e invitados puedan llegar a su destino sin problemas ni necesidad de indicaciones. 

Finalidad de una aplicación de orientación

¿Qué hace una aplicación de orientación? Utilizando GPS o tecnología de posicionamiento en interiores, proporciona indicaciones en tiempo real y mapas interactivos que se adaptan a los movimientos del usuario. Señala puntos de referencia, giros y áreas de interés a lo largo del camino directamente en las pantallas de los teléfonos y tabletas de los usuarios. Algunas aplicaciones también ofrecen directorios con función de búsqueda, horarios de eventos y opciones de accesibilidad para mejorar la experiencia de los usuarios ofreciéndoles rutas eficientes y personalizadas hacia sus destinos. Sus empleados ya no perderán tiempo buscando la sala de reuniones donde están sus compañeros. Pueden encontrar fácilmente a sus compañeros y su ubicación con sólo tocar el lugar que buscan en sus dispositivos móviles.

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hombre de pie en la oficina
Hombre navegando por una gran oficina

¿Por qué debería implantar un sistema digital de orientación en su lugar de trabajo?

Para una orientación más fácil y rápida en oficinas grandes

En primer lugar, el objetivo principal de una aplicación de orientación es simplificar la navegación en grandes oficinas transformando los teléfonos inteligentes de empleados e invitados en guías digitales. Utiliza datos de localización en tiempo real y mapas interactivos para ofrecer indicaciones personalizadas directamente al destino deseado. Ya no tienen que deambular buscando la sala de conferencias o la mesa de un compañero. Con unos pocos toques, la herramienta muestra un camino rápido y directo, teniendo en cuenta obstáculos como vías cerradas u obras en curso. Su intuitiva interfaz permite incluso guardar los lugares que se visitan con frecuencia. En definitiva, la aplicación reduce el tiempo dedicado a deambular y aumenta la eficiencia para que los usuarios puedan centrarse en el trabajo que importa.

Para ver en tiempo real el plano de la oficina y el uso

Disponer de una vista en tiempo real del plano de la oficina tiene un valor incalculable para los gestores de instalaciones y oficinas, ya que revela los aspectos fundamentales de la utilización del lugar de trabajo. Esta visualización dinámica les permite supervisar el flujo de empleados, realizar un seguimiento de la ocupación de los distintos espacios e identificar patrones de uso, todo ello en tiempo real. Esta información es fundamental para optimizar la asignación de espacios, garantizar un uso eficiente de los inmuebles y favorecer entornos de trabajo ágiles. En última instancia, ayuda a tomar decisiones informadas sobre los ajustes o mejoras necesarios y mejora la planificación diaria eficaz del mantenimiento. Por último, fomenta el desarrollo de un entorno de trabajo flexible y productivo.

Para una mayor eficacia y gestión del tiempo

Los empleados tienen mucho más que hacer que perder el tiempo buscando esa nueva sala de reuniones de la que nunca han oído hablar. Con indicaciones claras y paso a paso para llegar a las salas de conferencias, los despachos o los servicios disponibles, los empleados dedican menos tiempo a navegar por el laberinto de espacios de trabajo y más a sus tareas principales. La aplicación de orientación elimina las conjeturas y reduce las llegadas tarde a las reuniones, fomentando la puntualidad y un flujo de trabajo más fluido. Además, la capacidad de la herramienta para localizar rápidamente a compañeros o áreas de trabajo cruciales reduce las interrupciones. Por lo tanto, también facilita un entorno más centrado y productivo que maximiza cada minuto de la jornada laboral.

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compañeros paseando por la oficina
Colegas que se abren paso en la oficina

Para que los visitantes tengan una mejor experiencia en la oficina

Esta tecnología también mejora significativamente la experiencia del visitante en una oficina, ya que proporciona una guía clara e interactiva a través de entornos desconocidos, como un GPS personal. Por ejemplo, cuando un cliente potencial o un socio acude a una reunión, puede abrir la aplicación en lugar de pararse a preguntar cómo llegar o estudiar la señalización estática. Puede guiarles desde el mostrador de recepción hasta la sala de reuniones por la ruta más rápida, ofreciendo incluso una vista virtual de su recorrido. Esto simplifica su viaje, elimina la ansiedad de perderse y permite una llegada puntual y relajada. Además, sus invitados se llevarán una impresión positiva y duradera de un lugar de trabajo gestionado de forma eficiente y tecnológicamente avanzado.

Para reforzar la colaboración y la unión del equipo

Una aplicación de orientación también puede desempeñar un papel clave en el fomento de la colaboración y la unión del equipo, conectando sin esfuerzo a compañeros de trabajo de grandes oficinas. Por ejemplo, piensa en un empleado que necesita reunir rápidamente a sus compañeros de diferentes departamentos para una sesión improvisada de intercambio de ideas. En lugar de perder valiosos minutos recorriendo pasillos o enviando un aluvión de mensajes para pedir indicaciones, pueden utilizar la herramienta para localizar la ubicación de cada uno y el espacio de reunión disponible más cercano. Esta eficacia no sólo allana los obstáculos logísticos del trabajo en equipo, sino que también crea más oportunidades para interacciones espontáneas cara a cara. Fomenta una cultura de oficina más cohesionada y colaborativa.

Para un entorno de trabajo más seguro

Por último, el uso de este tipo de tecnología contribuye a la seguridad en el lugar de trabajo al ofrecer vías claras y bien dirigidas hacia las salidas de emergencia y las zonas de seguridad, especialmente cruciales durante un incidente inesperado. En caso de emergencia, por ejemplo, la aplicación de orientación puede dirigir a empleados y visitantes por la ruta más segura para salir del edificio, alejarse de los peligros y dirigirse a los puntos de reunión designados. Además, mediante el seguimiento del flujo de personas por las instalaciones, esta solución digital puede garantizar que todo el mundo está localizado una vez que se ha establecido la seguridad. Con esta orientación específica, se minimiza el caos y la confusión al tiempo que se ayuda a mantener el orden y proteger a las personas cuando más importa.

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¿Cuáles son las principales características que hay que buscar en una aplicación de orientación para oficinas?

Cuando busque nuevas tecnologías que le ayuden a potenciar su lugar de trabajo, hay una regla esencial: analice primero sus necesidades. Una herramienta que funciona perfectamente para su competidor puede no funcionar para su empresa. El espacio de su oficina es diferente, el tamaño de su plantilla puede ser mayor o menor y los perfiles y expectativas de sus empleados probablemente sean distintos. En cualquier caso, hay algunas características clave en las que debe fijarse cuando estudie el mercado de las aplicaciones de orientación. Estas son las principales características que debe ofrecer:

  • Facilidad de uso;
  • integraciones;
  • opciones de accesibilidad;
  • escalabilidad;
  • actualizaciones y notificaciones;
  • análisis de datos;
  • normas de seguridad.

¿Cómo ayuda deskbird a sus empleados a encontrar su camino?

deskbird es, en primer lugar, una solución de reserva de escritorios y salas. Sin embargo, en función de sus necesidades y del tamaño de su lugar de trabajo, se pueden utilizar numerosas funciones para la orientación de oficinas.

Plano interactivo para localizar a los compañeros y espacios de trabajo accesibles

Nuestro plano interactivo permite a los empleados ver dónde están sus compañeros en la oficina y qué espacios de trabajo (mesas, salas de reuniones, salas de reunión, etc.) siguen disponibles. Ya no tienen que deambular en busca de sus compañeros o de un escritorio en el que instalarse por el día. En un abrir y cerrar de ojos, pueden consultar rápidamente el plano de la oficina y encontrar el espacio que necesitan. Por ejemplo, su nuevo compañero de equipo, Mark, puede descubrir su escritorio reservado, reservar espacios de colaboración o identificar la impresora más cercana consultando el mapa interactivo en su dispositivo. Esto ahorra tiempo, reduce el estrés y aumenta la productividad. Las actualizaciones en tiempo real del sistema y su interfaz intuitiva ayudan al personal a navegar fácilmente por la distribución de las oficinas.

Sistema de reserva de mesas y salas para encontrar y conseguir el espacio de trabajo ideal

¿Dónde está la sala de reuniones con tecnología de videoconferencia más cercana? ¿Dónde está el escritorio más cercano con vistas a una ventana? Encontrar el espacio de trabajo ideal puede ser todo un reto. Pero gracias a nuestro sistema de reservas, el plano interactivo y los filtros de escritorio, te aseguras de que tu personal pueda conseguir el entorno de trabajo que necesita para prosperar. Eliminará la frustración de su equipo híbrido al llegar a la oficina y sentirse decepcionado y molesto porque su espacio de trabajo favorito ya está ocupado.

Reserva de plazas para aparcar con inteligencia

Algunas soluciones de orientación pueden ayudar a su personal a encontrar el aparcamiento más cercano antes de llegar al lugar de trabajo. La aplicación deskbird incluye un sistema de reserva de aparcamiento. Antes de ir a trabajar, sus empleados pueden elegir el aparcamiento que más se ajuste a sus necesidades y reservarlo para asegurarse de que esa plaza les espera cuando vayan a la oficina. Por ejemplo, si sus instalaciones están divididas en varios edificios, pueden aparcar su coche cerca de donde deben pasar el día. Es una ganancia de tiempo y elimina el estrés de buscar aparcamiento.

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Amplio espacio de oficinas
Amplio espacio de oficinas

Analítica de oficina para mejorar constantemente su lugar de trabajo

Por último, los datos son esenciales para comprender cómo utilizan el espacio de oficina los miembros de su equipo. ¿Cuántas personas acuden a diario? ¿Qué zonas de su lugar de trabajo son las más utilizadas? ¿Tiene algún espacio sin utilizar que pueda reinventar para mejorar su espacio de trabajo y la experiencia de sus empleados? Puede obtener respuestas a todas estas preguntas utilizando la aplicación deskbird y su función de análisis de oficinas. Recopilar y analizar estos datos puede transformar las instalaciones de tu oficina en entornos de trabajo que satisfagan las necesidades de tu plantilla y la hagan prosperar.

Dependiendo del tamaño y la complejidad de su oficina, el uso de una aplicación de orientación puede cambiar las reglas del juego para los miembros de su equipo y los visitantes. Es algo más que ayudar a las personas a encontrar su camino en el lugar de trabajo. También mejora su experiencia en sus instalaciones al tiempo que elimina la frustración y reduce la pérdida innecesaria de tiempo buscando un espacio específico. Hemos mencionado algunas funciones dedeskbird que también pueden desempeñar su papel. Sin embargo, hay muchas otras funcionalidades que le encantarán y que podrían mejorar su espacio de oficina

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Aplicación de orientación: ventajas y recomendaciones

Paulyne Sombret

Paulyne es una experta muy respetada en el trabajo híbrido. Es conocida por sus escritos sobre la sostenibilidad en la oficina híbrida, los modelos de trabajo flexibles y la experiencia de los empleados. Con una sólida formación en contenido y SEO, su trabajo explora las tendencias emocionantes y las últimas noticias en el mundo del trabajo.

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