11 estrategias para fomentar una colaboración eficaz en el lugar de trabajo

Por Vartika Kashyap

Vartika Kashyap es el Director de Marketing de ProofHub, una potente alternativa de hoja inteligente. Es una mujer de cabeza fuerte que siempre pone sus innovadoras aportaciones en la gestión de proyectos, la colaboración, el equilibrio entre el trabajo y la vida con la tecnología, y mucho más. Es activa en varias plataformas, entre ellas LinkedInel sector del aprendizaje electrónico, etc., para compartir su experiencia. En su tiempo libre, disfruta de la maternidad y la lectura sobre bienestar mental. 

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Ha habido inmensos avances tecnológicos, catástrofes naturales que han cambiado el funcionamiento de las oficinas y revoluciones que han creado separación entre distintas categorías de personas, pero al final de todo, los equipos que trabajan con una colaboración eficaz siempre están en la cima. Un estudio descubrió que las personas que trabajan en lugares de trabajo colaborativos permanecen concentradas en sus tareas durante un 64% más de tiempo que sus compañeros que trabajan en solitario.

La colaboración es la clave que mantiene unidos a los miembros de un equipo y les ayuda a trabajar sin problemas en diferentes equipos, departamentos y, en algunos casos, ubicaciones geográficas. 

Tanto si eres propietario de una empresa como si trabajas en plantilla, todos estamos de acuerdo en que la necesidad de colaboración no ha cambiado con el paso de los años. 

Esto es evidente incluso en el último discurso público de Patrick Henry en 1799, denunciando las resoluciones de Kentucky y Virginia; dijo: "... divididos caemos, y unidos resistimos".

La unidad y el trabajo conjunto no sólo ganan guerras y mantienen unidas a las naciones, sino que también constituyen la base para que las organizaciones trabajen para alcanzar su visión. La colaboración en el lugar de trabajo es necesaria para completar y entregar a tiempo proyectos de alta calidad. 

Este artículo explora los retos que dificultan la colaboración y le ofrece 11 estrategias que le ayudarán a crear un lugar de trabajo colaborativo eficaz. 

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¿Qué es la colaboración en el lugar de trabajo? 

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La colaboración en el lugar de trabajo se refiere básicamente a equipos que trabajan juntos por un objetivo común. La piedra angular de la colaboración es la confianza. Encarnar la confianza en tu grupo es esencial para construir la colaboración en el lugar de trabajo. 

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Retos que dificultan la colaboración en el lugar de trabajo

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Numerosos retos dificultan los lugares de trabajo colaborativos. Analicemos brevemente algunos de ellos antes de explorar las estrategias para resolverlos. 

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1. Liderazgo deficiente 

El liderazgo es la columna vertebral para construir un equipo de éxito. Los miembros de la alta dirección y de la C-suite son los responsables de crear un lugar de trabajo colaborativo. Un liderazgo deficiente da lugar a equipos que parecen ovejas sin pastor.

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2. Mala comunicación 

La regla general es: ¡no suponer! Debes asegurarte de que todos los miembros del equipo conocen los objetivos de la empresa. Una comunicación adecuada y clara ayuda a superar la confusión y a que los distintos departamentos trabajen juntos.

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3. Sobrecarga de colaboración 

Dado que la atención se centra en mejorar la colaboración, determinados lugares de trabajo ya están a tope. Hay que entender que los empleados ya tienen una agenda apretada e incorporar nuevas reuniones. Otros eventos provocarán agotamiento y perturbarán su equilibrio entre vida laboral y personal. 

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4. Problemas de confianza y falta de respeto mutuo 

Construir un lugar de trabajo colaborativo depende de que los miembros del equipo se sientan cómodos trabajando juntos. Hay que identificar y resolver los conflictos de los empleados y ayudarles a darse cuenta de su responsabilidad en el trabajo en equipo.

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5. Falta de herramientas o software digital 

Construir un lugar de trabajo colaborativo requiere confianza, transparencia y respeto. Una herramienta digital o un programa informático simplificarán esta fase de creación de un lugar de trabajo colaborativo. Sin embargo, la falta de un dispositivo digital obstaculizará el intercambio de conocimientos y la transparencia, lo que dificultará la creación de un lugar de trabajo colaborativo.

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Estrategias para fomentar la colaboración en el lugar de trabajo

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Crear un lugar de trabajo colaborativo conlleva las dificultades que hemos visto en la sección anterior. Sin embargo, hemos creado estas 11 estrategias con el objetivo de ayudarle en el proceso de creación de un lugar de trabajo colaborativo. 

Definir y comunicar la visión de la organización 

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La visión de tu empresa debe ser la razón por la que tus empleados acudan a trabajar cada día. 

Esto es posible cuando se construyen unos cimientos sólidos con una visión sencilla que genere impacto. 

En el momento en que construyes un lugar de trabajo en el que tus empleados trabajan con pasión -más allá del sueldo- es cuando incorporas con éxito la colaboración eficaz a tu equipo.

Los empleados apasionados comprenden la visión de tu empresa, trabajan en equipo con unidad y se esfuerzan por alcanzarla.

Establecer objetivos realistas 

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Tu equipo debe tener una idea clara de los objetivos de la empresa. Pero en lugar de discutirlos semanal o mensualmente, háblalos a diario.

Esto te ayudará a comprender el potencial productivo de cada miembro del equipo. Además, el debate diario creará la transparencia necesaria para que los miembros del equipo comprendan los objetivos personales, eliminando así los silos.

Puedes dejar que los miembros de tu equipo decidan sus objetivos y alinear la productividad general con la visión de la empresa. De este modo, cada miembro del equipo tendrá un objetivo alcanzable y práctico por el que luchar.

Celebra reuniones con responsabilidad 

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Las reuniones de equipo son una forma estupenda de imbuir un sentido de colaboración y trabajo en equipo. Sin embargo, asegúrate de no empezar a celebrar demasiadas reuniones que afecten a la productividad general.

Planifica y programta tus reuniones con antelación para que no interfieran en la productividad de tu equipo. Aquí es donde puedes utilizar  deskbird para celebrar reuniones de equipo sencillas pero eficaces.

Además, las reuniones pueden alterar el equilibrio entre la vida laboral y personal debido a las horas productivas que se pierden en ellas. Los órdenes del día y las notas posteriores a las reuniones ayudan a resolver este problema aclarando la necesidad de celebrarlas.

Comprender los puntos fuertes individuales de los miembros de tu equipo

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Como líderes, deben conocer los puntos fuertes de cada uno de los miembros de su equipo. Los distintos miembros del equipo aportan otras habilidades a tu organización.

Tienes que entender a tus empleados para aprovecharlos al máximo. Además de asignarles tareas, sabrás cuánto tardarán en completarlas y si necesitan apoyo adicional.

Además, comprender a los empleados también proporciona a cada miembro del equipo una sensación de satisfacción y logro. Los miembros contentos del equipo trabajarán con mayor confianza para cumplir las expectativas de la organización. 

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Valorar la diversidad y promover una cultura integradora 

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Crear una comunidad es esencial para incorporar una colaboración eficaz en el lugar de trabajo. Hay que asegurarse de que varios miembros del equipo puedan trabajar juntos sin la sensación de que se les deja de lado o no se les tiene en cuenta.

No todos los miembros del equipo tienen la misma opinión sobre un objetivo concreto. Los empleados trabajan con mayor interés cuando se implica a todos los miembros del equipo en la elaboración de sugerencias y se les incluye activamente en el proyecto. Aumentan su productividad y trabajan para hacer realidad la visión de la empresa. 

Además, construir una cultura de trabajo libre de juicios ayuda a los empleados de diversas culturas a expresar sus ideas con facilidad y a trabajar juntos para lograr el objetivo general de la empresa. 

Fomentar la creatividad y el pensamiento crítico 

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Para construir un equipo colaborativo, es esencial fomentar la creatividad entre sus miembros para que aporten ideas innovadoras y estrechen lazos. 

Al fomentar la creatividad, los distintos empleados aportan otras ideas que tú podrías utilizar eficazmente para construir y promover un enfoque innovador. 

El pensamiento crítico ayuda a los miembros del equipo a crear estrategias para resolver problemas con ideas individuales. Al permitir que los miembros del equipo aporten ideas desde diferentes perspectivas, se pueden diseñar soluciones eficaces para resolver y fomentar el trabajo en equipo. 

Recompensas y reconocimiento 

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En cuanto a las recompensas y el reconocimiento, aquí se recompensa a los empleados por su trabajo eficaz en equipo, no por su rendimiento individual. 

El rendimiento individual de los distintos miembros del equipo siempre es eficaz; sin embargo, cuando recompensa a los miembros de tu equipo en función de su contribución al trabajo en equipo, se les anima a trabajar con una colaboración eficaz entre los miembros del equipo.

Comunica a los miembros de tu equipo que serán evaluados por sus capacidades de trabajo en equipo para las evaluaciones y el rendimiento general. Esto les proporcionará la motivación necesaria para trabajar juntos como un equipo. 

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‍Información abiertay transparente

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Una sesión de feedback periódica, abierta y honesta es necesaria para construir un lugar de trabajo colaborativo. Los miembros de tu equipo necesitan entender su rendimiento desde tu perspectiva. 

Las sesiones de feedback continuas y transparentes le ayudarán a infundir confianza entre los miembros de su equipo.

Las sesiones periódicas de feedback son vitales para preparar a los empleados que no se abren fácilmente. Puedes orientarles y darles ideas prácticas para que superen su estigma y trabajen en un entorno colaborativo.

Intercambio eficaz de conocimientos 

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¡El conocimiento es poder! 

Proporcionar a todos los miembros del equipo un acceso igual y directo a los documentos que necesiten para el trabajo del proyecto. 

Esto podría simplificarse utilizando un software eficaz de intercambio de conocimientos como ProofHub, que proporciona un almacenamiento centralizado de archivos. Los miembros del equipo pueden ver, compartir o editar varios documentos según sus necesidades.

Además, los miembros del equipo tendrán la sensación de trabajar en un entorno transparente y de trabajar juntos. Sentirán el impulso de contribuir a la productividad general del equipo. 

Predicar con el ejemplo

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La creación de estrategias de colaboración y vinculación de equipos sólo funcionará bien si se realizan esfuerzos individuales para iniciar el proceso. Como líder, debes empezar a cooperar y a llevar en volandas a todo tu equipo. 

Empieza con reuniones individuales periódicas. Esto ayudará a desarrollar un sentimiento de preparación entre los miembros de tu equipo para trabajar juntos. Cuando los miembros de tu equipo confían en tí, pueden trabajar con mayor interés y unión de equipo. 

Gestionar peticiones y hacer promesas definen tus habilidades. Cuando un empleado se te acerque con una petición, escúchale primero y luego dale una solución. No rechaces abiertamente su petición sin un razonamiento adecuado. Además, sólo haga promesas que pueda cumplir. 

Incorporación de herramientas o software digital 

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La utilización de la tecnología desempeña un papel crucial en la creación de un lugar de trabajo eficaz con colaboración. En esta era digital, incorporar software de colaboración en equipo te ayudará a crear equipos que puedan trabajar juntos con facilidad.

La razón principal es que estas herramientas ayudan a acercar a los distintos miembros del equipo. Esto permite eliminar la distancia entre los miembros del equipo y les permite socializar.

Las herramientas de gestión de proyectos y colaboración como ProofHub, Asana y JIRA ofrecen funciones de colaboración y un panel integrado para trabajar de forma transparente con los miembros del equipo. 

Además, tienes herramientas como deskbird, Zoom y Eventbrite que se especializan en proporcionar a los miembros del equipo una plataforma para reservar reuniones y celebrar sesiones de colaboración.

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Conclusión

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La colaboración es un aspecto crucial del lugar de trabajo, pero puede resultar difícil. Los líderes deben ser pacientes y persistentes a la hora de reunir a todos. No siempre es fácil, pero con dedicación y perseverancia se puede alcanzar el éxito. Además, las herramientas y el software pueden hacer que el proceso sea más fluido y eficaz.

Recuerda que pueden surgir obstáculos, pero con la mentalidad y los recursos adecuados puede superarlos y crear un entorno de trabajo armonioso.

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