7 consejos para crear un espacio de trabajo colaborativo

Como las empresas son cada vez más híbridas, muchas de ellas se basan en un modelo de espacio de trabajo colaborativo. Pasar del marco tradicional, en el que todo el mundo acude a la oficina cada día y tiene su propio escritorio, a este concepto deno es fácil. Requiere cierta estructura, un buen plan de gestión y las herramientas adecuadas. ¿Te preguntas cómo crear un espacio de trabajo compartido? ¿Sabes cómo gestionar una distribución flexible de la oficina? deskbirdEl equipo de 's responde a tus preguntas y te da 7 consejos extra útiles para que este nuevo panorama laboral sea todo un éxito.  

Qué es un espacio de trabajo compartido? Definición

Significado de un espacio de trabajo compartido

Un espacio de trabajo compartido es una zona en la que los empleados utilizan los mismos equipos e instalaciones. Puede ser un espacio físico o en línea, según el contexto y las necesidades de los trabajadores. El uso de este nuevo modelo de trabajo está aumentando a medida que muchas empresas ofrecen oportunidades de trabajo totalmente remoto u opciones de trabajo híbrido. Los empleados pueden reservar un escritorio en un espacio de trabajo compartido público o privado, pero también dentro de las instalaciones de tu empresa si ésta ofrece un espacio de trabajo colaborativo. En este caso, las empresas pueden ofrecer, por ejemplo, un marco de hot-desking. 

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Conviene saberlo: el concepto de "espacio de trabajo compartido" difiere del de "oficina compartida", que se refiere al alquiler de diferentes espacios de oficina dentro de un edificio de oficinas a distintas empresas.

Ejemplos de espacios de trabajo compartidos

Existen 4 tipos principales de espacios de trabajo compartidos:

• Físico y de colaboración;
• físico y compartido;
• Virtual y en colaboración;
• Virtual y compartido.
  

Los espacios físicos y de colaboración permiten a los empleados disponer de un espacio para trabajar juntos, con todo el equipamiento y las instalaciones necesarias para funcionar en las mejores condiciones. Por ejemplo, una sala de reuniones es un espacio de colaboración. Pero también puede ser un lugar alquilado por las empresas para que los miembros del equipo trabajen fuera de casa o tengan un lugar donde reunirse.

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Los espacios físicos y compartidos se basan más en el uso individual. Un mismo escritorio es compartido por distintas personas a lo largo del día o de la semana. Las empresas basadas en un concepto de escritorio compartido suelen optar por un modelo de hot-desking que permite a los empleados reservar un escritorio dedicado en función de sus necesidades.

Los espacios virtuales y de colaboración son utilizados por los miembros de un equipo para trabajar juntos en tiempo real. Puede ser una sala de reuniones en pantalla o una pizarra en línea, por ejemplo.
Un espacio virtual y compartido es más un lugar para ser utilizado individualmente y compartir información. Un Google Drive compartido es un buen ejemplo de este tipo de espacio de trabajo colaborativo virtual.

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Cómo crear un espacio de trabajo colaborativo? 7 consejos útiles

1. Informa a tus empleados sobre este nuevo modelo de trabajo

Algunas personas tardan más tiempo en adaptarse a nuevas situaciones. Por eso es muy importante que hable con sus empleados sobre los cambios que se avecinan en el modelo de trabajo de oficina. Así tendrán tiempo para reflexionar y estar preparados para esta nueva forma de trabajar.

2. Centrarse en las necesidades de los empleados

Este cambio en la empresa es la mejor ocasión para dar la oportunidad a los miembros de tu equipo de comunicar sus necesidades en cuanto a espacio de oficina. Toma nota y, si es posible, intenta poner en práctica sus sugerencias. Centrarse en la satisfacción de los empleados es crucial para el éxito de una empresa. Tener en cuenta sus comentarios demuestra que te preocupas por el bienestar de tus empleados, un aspecto importante en el que centrarse en el entorno laboral actual. 

3. Determinar el equipo y las instalaciones necesarias

Convertirse en una empresa híbrida puede significar que acabes teniendo demasiados escritorios de acuerdo con el número de personas que realmente están en la oficina cada día. Es importante saber cuánto espacio, el número de escritorios así como otros equipos que realmente necesitas.

💡 Para recordar: recomendamos planificar algún espacio extra en caso de que ocurra un evento imprevisto. Por ejemplo, imagina que vienen clientes importantes a tu oficina y todas las salas de reuniones están llenas, ¿qué haces?

4. Crear y comunicar directrices claras

Como con cualquier cambio nuevo, tus empleados pueden estar un poco confundidos al principio. Dónde debo sentarme? Cómo puedo ver qué escritorios están aún disponibles? Qué hago si no hay disponibilidad en la oficina? Para ayudarles con esta nueva configuración y evitar una montaña de preguntas, lo mejor es crear una guía clara del espacio de trabajo compartido.

5. Planificar una variedad de puestos de trabajo diferentes

No todos tus colaboradores tienen las mismas necesidades, por lo que es importante definirlas y tenerlas en cuenta. Julius, del equipo de atención al cliente, puede sentirse totalmente cómodo en un espacio abierto, mientras que Michelle, de datos, se desenvuelve mejor en una zona tranquila donde pueda concentrarse. También puedes intentar crear un entorno de trabajo creativo para que florezcan las ideas de los miembros de tu equipo.

6. Pide a tus empleados su opinión

Desde el principio, pero también después, es importante recoger las opiniones de las personas que realmente utilizan este espacio. Se ajusta este modelo a sus necesidades? Pueden venir a la oficina cuando quieran? Se sienten seguros cuando acuden a la oficina? En función de sus respuestas, puedes analizar y aportar algunas mejoras. No olvides nunca que el futuro del trabajo se centra en los empleados.

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7. Trabajar con las herramientas adecuadas para las empresas híbridas

Gestionar un espacio de trabajo colaborativo requiere buenas dotes de organización y el equipo adecuado. Herramientas en línea como Slack o Zoom, por ejemplo, han revolucionado el entorno de trabajo en los últimos años. En cuanto a la gestión de oficinas, el software de reserva de escritorios compartidos deskbirdte facilita la vida.

¿Por qué la aplicación de espacio de trabajo colaborativo de deskbirdes una gran herramienta de apoyo? Plano interactivo

deskbird El software de hot-desking está proporcionando un apoyo real a las empresas que cambian a un modelo de trabajo híbrido y, más concretamente, a un espacio de trabajo compartido. Gracias a la aplicación deskbird , las empresas pueden ofrecer a sus empleados una herramienta intuitiva y útil para gestionar su horario de trabajo. Con unos pocos clics, pueden tener una visión general de su espacio de oficina y reservar un escritorio específico. 

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Sin embargo, como nuestro objetivo es la satisfacción de los empleados, hemos querido ir más allá creando una nueva función: el mapa interactivo. Cómo funciona? En nuestra nueva función: Mapa interactivo, te explicamos cómo funciona esta nueva función en sólo 3 pasos.

Los miembros de su equipo están planeando una reunión en la oficina, pero Mathew se ha quedado atrapado en un atasco y llega tarde. Sabe que la reunión ha empezado sin él y no quiere interrumpir a sus compañeros para saber en qué sala de reuniones están. Mathew abre la aplicación deskbirdy hace clic en la función de plano interactivo. Puede ver en tiempo real quién está en la oficina y dónde. Su equipo está en la sala de reuniones número 4, él se une discretamente a ellos sin interrumpir la reunión en curso.

Pasar de una oficina tradicional a un espacio de trabajo compartido requiere cierta organización. El espacio de trabajo colaborativo debe responder a sus necesidades, pero también a las de sus empleados. Nuestras 7 recomendaciones deberían ayudarle a alcanzar este importante objetivo. Para ayudarles a adoptar este modelo de trabajo y proporcionarles una herramienta sencilla para planificar su horario, el sistema de reserva de escritorios compartidos de deskbirdes imprescindible.