Herramientas ofimáticas: ejemplos concretos y valiosos consejos
1 de agosto de 2024
30 de septiembre de 2024
¿Eres un experto en informática que intenta convencer a su jefe y a otros directivos de la importancia de las herramientas ofimáticas? ¿Tienes una empresa que espera determinar si merece la pena invertir más en la automatización de oficina?
Es normal pensárselo dos veces antes de implantar una nueva tecnología. En primer lugar, es cara. Segundo, no querrás gastar dinero en tecnologías que no se van a utilizar y no van a crear valor. Por eso, he aquí los ejemplos más valiosos de ofimática, las ventajas de un entorno de trabajo automatizado y consejos prácticos para hacerlo bien.
Desde herramientas de automatización de datos hasta sistemas automatizados de RRHH y automatización de CRM, repasamos distintos tipos de ofimática para ilustrar por qué esta inversión es crucial y valiosa para todos. ¿Está preparado para agilizar el flujo de trabajo y los procesos al tiempo que reduce costes y refuerza la ciberseguridad? Aquí tienes tu guía de iniciación a la ofimática.
¿Cuáles son los ejemplos típicos de ofimática?
1. Herramientas automatizadas para la gestión de instalaciones
Las herramientas automatizadas de FM (Facility Management) forman parte de la automatización del back-office. Por ejemplo, ayudan a optimizar la gestión del espacio de trabajo, que es crucial para adaptarse a las necesidades dinámicas de una configuración de trabajo híbrida. También agilizan los procesos de mantenimiento de las instalaciones. Por lo tanto, al aprovechar las herramientas automatizadas, los gestores de FM pueden abordar de forma proactiva los problemas de las instalaciones, programar el mantenimiento preventivo y asignar eficazmente los recursos del espacio de trabajo. Esto aumenta la eficiencia operativa y proporciona un entorno de trabajo seguro y agradable. Las mejores herramientas automatizadas para FM son:
- Solución integral de gestión del puesto de trabajo como deskbird.
- Sistemas de automatización de edificios como Honeywell Building.
- Soluciones de gestión de la energía como Apollo IoT Energy Platform.
- Herramientas de gestión de visitantes como ILobby.
- Software de seguridad y conformidad como SafetyCulture (iAuditor).
2. Herramientas automatizadas para el trabajo híbrido
La automatización también desempeña un papel clave a la hora de salvar las distancias entre los trabajadores que trabajan en la oficina y los que lo hacen a distancia. Las plataformas de colaboración y comunicación mantienen a las personas conectadas y permiten que los proyectos colectivos avancen con eficacia. Los sistemas automatizados de programación optimizan las reuniones en distintos husos horarios, mientras que el software workspace booking garantiza un acceso fluido a los recursos de la oficina cuando se necesitan. Estos recursos fomentan un entorno de trabajo más cohesionado y flexible, permitiendo a los miembros del equipo mantenerse conectados y productivos independientemente de su ubicación. Entre las herramientas automatizadas esenciales para el trabajo híbrido se incluyen:
- software de reservas como deskbird;
- hybrid scheduling sistemas como deskbird;
- plataformas de comunicación en línea como Slack;
- software de gestión de proyectos como Notion;
- soluciones basadas en la nube como Google Drive.
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3. Herramientas automatizadas para la gestión de proyectos
Las herramientas automatizadas de gestión de proyectos agilizan los flujos de trabajo al permitir a los gestores de proyectos crear calendarios, asignar tareas y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real con una intervención manual mínima. Las notificaciones automatizadas mantienen a los equipos alineados y responsables, garantizando el cumplimiento de los plazos críticos. También facilita una mejor asignación de recursos y evaluación de riesgos al proporcionar información analítica mediante la consolidación de datos. Esta mayor eficiencia mejora la finalización de los proyectos y permite a los empleados centrarse más en tareas estratégicas basadas en la creatividad y la capacidad de resolución de problemas. Estas son las principales herramientas automatizadas de gestión de proyectos que hay que tener en cuenta:
- Soluciones de gestión de tareas como Notion.
- Software de diagramas de Gantt como Smartsheet.
- Software de gestión de recursos como Float.
- Herramientas ágiles de gestión de proyectos como JIRA.
- Plataformas de gestión de la cartera de proyectos (PPM) como Wrike.
4. Herramientas automatizadas para RRHH
Desde la contratación hasta la incorporación y la gestión del rendimiento, las herramientas de automatización ayudan a los equipos de RR.HH. en varios aspectos de su trabajo. Agilizan procesos como la clasificación de currículos y la programación de entrevistas. Los sistemas automatizados también mejoran la exactitud de los datos, reduciendo el riesgo de errores humanos en los informes de nóminas y de cumplimiento normativo. Además, permiten un mejor autoservicio de los empleados para las actualizaciones de beneficios e información personal, lo que conduce a una mayor satisfacción laboral. En general, la automatización fomenta un departamento de RR.HH. más dinámico y centrado. Estas son las herramientas de automatización que pueden mejorar realmente los procesos de RR.HH:
- Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) como Greenhouse.
- Software de automatización de nóminas como Gusto.
- Plataformas de incorporación de empleados como BambooHR.
- Herramientas de gestión del rendimiento como Lattice.
- Software de compromiso de los empleados como Officevibe.
La buena noticia es que muchas herramientas de automatización de RR.HH. combinan todos estos aspectos, de modo que todo lo que necesita está centralizado en un único lugar.
5. Herramientas automatizadas para las finanzas
Los sistemas automatizados agilizan los procedimientos financieros recurrentes. Desde el procesamiento de facturas hasta la gestión de gastos y la elaboración de informes, proporcionan una visión inmediata de la situación económica de la empresa. Esto garantiza que puedas tomar decisiones informadas con rapidez y mantener una mayor transparencia en tus operaciones financieras. Además, estos aliados tecnológicos contribuyen a una sólida gestión de riesgos, realizando un análisis constante de las transacciones financieras para garantizar el cumplimiento de la normativa y las políticas internas. He aquí ejemplos clásicos de herramientas automatizadas destinadas a los equipos de Finanzas:
- programas de contabilidad como QuickBooks;
- herramientas de gestión financiera en la nube como Xero;
- sistemas de automatización de informes de gastos como Expensify;
- Soluciones ERP como Oracle Netsuite;
- Herramientas de automatización de procesos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar como Bill.com (funciona con Xero).
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6. Herramientas automatizadas para la seguridad
Con el auge de la digitalización, proteger los datos es una prioridad fundamental para todas las empresas. Las soluciones automatizadas de ciberseguridad son un gran apoyo, ya que identifican instantáneamente los riesgos y mitigan las amenazas. Estas herramientas garantizan que las actualizaciones de software y los parches de seguridad se apliquen de forma coherente y oportuna, sin retrasos humanos. Por ejemplo, recursos como los sistemas de detección de intrusiones pueden analizar el tráfico y los comportamientos para detectar anomalías mucho más rápido que si su personal los supervisara manualmente. Esto permite a los equipos de ciberseguridad dedicar más tiempo a estrategias de defensa proactivas y a la resolución de problemas complejos para reforzar la infraestructura digital de la organización. Estos son algunos ejemplos de herramientas automatizadas de ciberseguridad que conviene tener en cuenta:
- Gestión de eventos e información de seguridad (SIEM) como IBM QRadar.
- Sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDPS) como Cisco Firepower.
- Soluciones Endpoint Detection and Response (EDR) como CrowdStrike Falcon Insight XDR.
- Herramientas de gestión de vulnerabilidades como Qualys VMR.
- Plataformas de orquestación, automatización y respuesta de seguridad (SOAR) como Cortex XSOAR de Palo Alto Network.
7. Herramientas automatizadas de marketing
Los equipos de marketing también pueden beneficiarse enormemente del uso de la automatización en su trabajo diario. Las herramientas ofimáticas para marketing agilizan las tareas redundantes, como las campañas de correo electrónico, la publicación en redes sociales y el análisis de datos. Mientras tanto, los profesionales del marketing tienen más tiempo para concentrarse en la estrategia y la creatividad. Las soluciones de marketing automatizadas mejoran la eficiencia, dirigen las comunicaciones de forma más eficaz y proporcionan información a partir de los datos de los clientes para ayudar a adaptar los esfuerzos de marketing. Obviamente, esto no sólo aumenta la productividad, sino que también mejora los resultados de las campañas. Estas son algunas herramientas de automatización valiosas para los equipos de marketing:
- Soluciones de automatización del marketing por correo electrónico como Mailchimp.
- Software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como HubSpot.
- Plataformas de gestión de redes sociales como Hootsuite.
- Herramientas de análisis y atribución de marketing como Google Analytics.
- Sistemas de gestión de contenidos (CMS) como WordPress.
8. Herramientas automatizadas de análisis de datos
Los analistas de datos se encuentran entre los trabajadores que pueden beneficiarse significativamente de la expansión de las herramientas de automatización. Estas tecnologías automatizan la recopilación, el procesamiento y la visualización de datos, lo que permite a los expertos en datos descubrir ideas rápidamente y tomar decisiones informadas. Este software aumenta la precisión y desempeña un papel clave en la mejora de las estrategias empresariales y la eficiencia operativa. He aquí algunos ejemplos de herramientas automatizadas para el análisis de datos:
- Plataformas de Business Intelligence (BI) como Microsoft Power BI.
- Herramientas de limpieza y preparación de datos como Alteryx.
- Software de análisis estadístico (SAS) como JMP.
- Soluciones de análisis predictivo y aprendizaje automático como Tableau.
- Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS) como Google Cloud SQL.
9. Herramientas automatizadas para CRM (gestión de las relaciones con los clientes)
Las herramientas ofimáticas para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) son soluciones de automatización del front-office. Centralizan los datos y las interacciones con los clientes para facilitar un servicio personalizado y mejorar una comunicación más eficaz. Las herramientas CRM le ayudan a mejorar la satisfacción del cliente, la productividad de las ventas y las relaciones comerciales a largo plazo automatizando tareas como la gestión de contactos, el seguimiento de clientes potenciales y la atención al cliente. He aquí algunos ejemplos de herramientas automatizadas de CRM bien valoradas:
- Software de gestión de ventas, atención al cliente, automatización de marketing y análisis como Salesforce.
- Gestión de contactos y empresas, pipelines de acuerdos y soluciones de programación de correo electrónico como HubSpot CRM.
- Sistemas de gestión de ventas y atención al cliente impulsados por IA como Microsoft Dynamics 365.
- Herramientas de gestión de ventas, automatización de marketing y seguimiento de actividades como Zoho CRM.
- CRM de ventas y software de gestión de pipeline como Pipedrive.
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¿Por qué las herramientas ofimáticas están cambiando nuestra forma de trabajar?
La ofimática elimina las tareas repetitivas y de poco valor
Estamos en la era digital. Es hora de dejar de hacer tareas y procesos que consumen mucho tiempo. Este es el objetivo principal y la ventaja más significativa de los sistemas automatizados. Todas las ventajas siguientes de las herramientas de automatización son el resultado de permitir a los empleados disminuir el número de tareas repetitivas y de poco valor en su horario. Por ejemplo, su colega Chloe ya no tiene que introducir datos manualmente. Con una herramienta de ofimática como Zapier, puede conectar diferentes aplicaciones para transferir información automáticamente, gestionar alertas de correo electrónico y actualizar listas de tareas. Así puede dedicar su tiempo y energía al pensamiento crítico y la estrategia.
Las herramientas de automatización agilizan los flujos de trabajo y los procesos
Las herramientas de ofimática también ayudan a optimizar las tareas diarias de Chloe al eliminar la fricción de los procesos rutinarios. Por ejemplo, si Chloe pudiera utilizar un planificador automatizado, ya no tendría que hacer malabarismos con correos electrónicos para concertar reuniones. La herramienta se sincroniza con su calendario, de modo que sus colegas pueden reservar huecos fácilmente. Esta eficacia no sólo le libera tiempo, sino que garantiza una colaboración más fluida. También aumenta su productividad y le permite concentrarse en iniciativas estratégicas y no en problemas administrativos.
Los procesos automatizados aumentan la eficiencia y productividad de los empleados
Otra ventaja de la automatización del puesto de trabajo es que la racionalización de los flujos de trabajo da a Chloe más tiempo para hacer las cosas y ocuparse de las tareas de mayor impacto. Por ejemplo, con un sistema automatizado de gestión de documentos, clasifica y recupera archivos de forma eficaz sin tener que rebuscar manualmente en las carpetas. Esto supone un auténtico ahorro de tiempo, ya que los documentos se indexan en función de su contenido, por lo que Chloe dedica menos tiempo a archivar y más a analizar informes. Esto te permite trabajar con más eficacia y ser más productiva, ya que puedes aprovechar mejor tu experiencia y tu tiempo.
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El software de automatización funciona 24/7
Los empleados no pueden trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana. Los robots sí. Esta es otra de las ventajas de automatizar tu entorno de trabajo. ¿Y si alguien intenta piratear tus sistemas en mitad de la noche? Los expertos informáticos no pueden estar pendientes y listos para intervenir en cualquier momento. Un sistema automatizado bien configurado puede contraatacar de inmediato. Un chatbot automatizado de atención al cliente también puede proporcionar respuestas instantáneas a las consultas de los clientes a cualquier hora, mejorando la satisfacción del cliente sin las limitaciones de los horarios de oficina tradicionales. Este funcionamiento ininterrumpido puede mejorar indudablemente la eficacia operativa y la seguridad de una empresa.
La automatización reduce los riesgos de error humano
Los errores humanos suelen producirse cuando los empleados realizan tareas repetitivas y de poco valor. Es más probable que sus empleados cometan errores y no aporten valor alguno tecleando números en una hoja de Google. Automatizar la introducción de datos, los cálculos y la generación de informes aumenta la precisión de los datos y minimiza los errores humanos. Por ejemplo, también puedes automatizar una campaña de correo electrónico. Así, evitarás errores como el envío de duplicados o una segmentación incorrecta y te asegurarás de que el mensaje correcto llegue a las personas adecuadas en el momento más oportuno.
La ofimática permite obtener datos precisos
Las herramientas ofimáticas emplean análisis avanzados para procesar grandes conjuntos de datos y generar información precisa que sería imposible obtener manualmente. Digamos que Chloe trabaja en marketing. Las herramientas automatizadas pueden observar las métricas de rendimiento y las interacciones con los clientes para identificar tendencias y prever demandas. Esta claridad basada en los datos le permite tomar decisiones informadas con rapidez. Puede utilizar estos conocimientos para adaptar campañas que resuenen con el público de la empresa, lo que conduce a un aumento de la participación y las ventas. Por lo tanto, también beneficia a la organización al impulsar estrategias específicas y mejorar el rendimiento de la inversión.
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Los sistemas ofimáticos automatizados refuerzan la ciberseguridad
Como se ha destacado anteriormente, la automatización también desempeña un papel crucial en el refuerzo de su infraestructura de ciberseguridad. Los robots pueden identificar y hacer frente a posibles amenazas ridículamente más rápido que una persona. Trabajar en equipo con la tecnología para proteger el lugar de trabajo de los piratas informáticos o evitar fugas y pérdidas de datos es fundamental. Por ejemplo, un sistema automatizado de detección de intrusiones (IDS) supervisa continuamente el tráfico de la red en busca de indicios de accesos no autorizados y alerta al instante al personal informático para que pueda poner en marcha protocolos defensivos. En una era en la que el trabajo a distancia es la nueva norma, las soluciones automatizadas de ciberseguridad aportan a su entorno digital una bienvenida capa adicional de protección.
La automatización ayuda a las empresas a ahorrar costos
El tiempo es dinero, y las soluciones automatizadas le hacen ahorrar ambos. Veamos cómo.
Estas herramientas te ayudan a minimizar los errores humanos que a menudo conducen a rectificaciones que exigen muchos recursos. También protegen tu lugar de trabajo de las costosas ciberamenazas. Los empleados se liberan de tareas repetitivas y pueden concentrarse en actividades más estratégicas y generadoras de ingresos. Recibirás notificaciones automáticas cuando sea necesario realizar tareas de mantenimiento, lo que te ayudará a evitar gastos innecesarios. Tu lugar de trabajo también se gestiona de forma más eficaz gracias a los sistemas de reserva de escritorios. Estas soluciones te permiten reducir los costos de mantener un espacio de oficina más grande de lo necesario y crear uno más eficaz.
¿Cómo definir qué software ofimático necesitan tus empleados y tu empresa?
Ante todo, recuerda que cada empresa es única y tiene necesidades diferentes. Tener esto en cuenta antes de implantar cualquier herramienta de automatización es fundamental para garantizar el éxito de los equipos.
Conoce los puntos débiles diarios de tus empleados
¿Dónde pierden más tiempo? ¿Qué procesos creen que podrían optimizarse? La evaluación de las herramientas ofimáticas adecuadas para tu equipo empieza por comprender tus retos diarios. Es fundamental hablar de las tareas que les quitan tiempo y energía. Estos comentarios y conversaciones ayudan a identificar las actividades tediosas y repetitivas que son las principales candidatas para la automatización. Al identificar los puntos débiles específicos, puedes elegir las mejores soluciones para satisfacer las necesidades reales de tu personal. Este paso es fundamental para optar por herramientas automatizadas que agilicen el flujo de trabajo de tus empleados, aumenten su productividad y garanticen que la introducción de la tecnología se traduce en beneficios tangibles para el equipo.
Analiza tus datos
Mezclar las opiniones de los empleados con datos en tiempo real es fundamental para evitar abordar los temas equivocados. Lo que la gente piensa no siempre es la realidad; los datos son tu principal aliado para comprobarlo. Si examinas a fondo los datos del flujo de trabajo, podrás identificar qué tareas consumen tiempo o recursos excesivos y cuáles son propensas a cometer errores. Esta estrategia basada en datos le guía para comprender cuáles son las prioridades más importantes para la automatización. De este modo, podrás centrarte inicialmente en las áreas que tendrán un impacto más significativo en la eficiencia y la precisión. En consecuencia, los esfuerzos de automatización se alinean estratégicamente con las necesidades de los empleados y de la empresa.
Estudiar el mercado de la ofimática
En función de tu sector y de las necesidades de tus empleados, algunos programas de automatización son más pertinentes que otros. Debes investigar en lugar de invertir en una herramienta porque todo el mundo la utiliza. Comprueba las distintas funciones de cada solución, asegúrate de que se ajusta a tus objetivos de escalabilidad, consulta las reseñas, etc. Si es posible, prueba las herramientas antes de suscribirte y comprueba cómo reacciona tu personal ante ellas y si marcan la diferencia en sus operaciones diarias.
¿Cómo utiliza deskbird la automatización para impulsar la gestión flexible del espacio de trabajo?
Hay varias formas en las que utilizamos la automatización para ayudarte a gestionar tu espacio de trabajo híbrido de la forma más eficiente. Por ejemplo, las integraciones te permiten conectar la aplicación deskbird a tu infraestructura digital para evitar cambiar de una plataforma a otra y sincronizar todos los datos automáticamente. Cuando un compañero reserva una sala de reuniones para su equipo, esto se actualiza directamente en su calendario y usted recibe una notificación. Nuestro sistema de planificación semanal también está equipado con tecnología automatizada. Supongamos que uno de tus empleados ha decidido venir a la oficina todos los martes y quiere reservar la misma mesa cada semana. Puedes automatizar tu reserva para no tener que volver a hacerla cada semana (¡aunque sólo le llevará tres clics!).
Como cualquier otra herramienta ofimática, la mejor forma de descubrir cómo utilizamos la automatización en la gestión del espacio de trabajo es probar nuestra solución de forma sencilla.
Así que empieza una prueba gratuita de la aplicación deskbird para descubrir cómo agiliza tus procesos de reserva, planificación de semanas híbridas, análisis de datos... ¡Y mucho más!
Fuentes:
