El dilema del software de seguimiento de la productividad de los empleados

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Art Malkovich es el CEO y cofundador de Onilab, una empresa de desarrollo de comercio electrónico. Tiene unos diez años de experiencia en gestión de equipos y desarrollo web para comercio electrónico. Le entusiasma estar al día de las últimas tecnologías y desarrollar proyectos innovadores, como soluciones de comercio headless y PWA.

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¿Es ético controlar la productividad de sus empleados? Esta pregunta es muy pertinente hoy en día, ya que cada vez más empresas están implantando software de seguimiento para supervisar a los trabajadores remotos y de oficina. Los empresarios quieren entender claramente en qué tareas y actividades participa su personal y asegurarse de que gestionan su tiempo de forma eficiente.

Desde la publicidad y el marketing hasta las finanzas y el comercio minorista, el software de control de la productividad, también conocido como "brassware" o "tattler", está ganando cada vez más adeptos. Por ejemplo, el titán del comercio electrónico Amazon utiliza la aplicación para smartphones Mentor para evaluar la eficiencia y el comportamiento de sus conductores de reparto en carretera. Del mismo modo, el líder mundial en servicios financieros, JPMorgan, lo controla todo, desde las llamadas de Zoom y los correos electrónicos de sus empleados hasta la asistencia a la oficina.  

Al aplicar estas herramientas de seguimiento, es esencial encontrar el equilibrio adecuado entre la supervisión del rendimiento de su equipo y el respeto de su privacidad. De lo contrario, puede ahogar la moral de los empleados y crear un lugar de trabajo tóxico. En este artículo, hablaremos de los principales tipos de software de seguimiento de la productividad, sus pros y sus contras, y las mejores prácticas para integrarlo en tu empresa.

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Visión general de la supervisión de los empleados

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La pandemia desencadenó un repunte inicial de la vigilancia laboral. A medida que pasaba el tiempo y las organizaciones se asentaban en modelos de trabajo remotos e híbridos, la vigilancia de los empleados se hizo aún más habitual. De hecho, el 60% de las empresas con personal remoto vigilan digitalmente a sus empleados.   

Las empresas utilizan diversas herramientas y prácticas para recopilar datos sobre lo que hace su personal durante las horas de trabajo. Entre las principales razones para aplicar estas soluciones figuran:

• Identificación de cuellos de botella e ineficiencias en el flujo de trabajo. Con los datos necesarios a su alcance, las empresas pueden analizar cómo emplean su tiempo los empleados e identificar los procesos lentos o engorrosos que obstaculizan la productividad.

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• Animar a los empleados a centrarse en su trabajo. Algunas herramientas de supervisión pueden bloquear el acceso a determinados sitios web y aplicaciones durante el horario laboral para que los miembros del equipo no se distraigan.

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• Prevención de filtraciones de datos y uso indebido de los recursos de la empresa. Los sistemas de supervisión proporcionan una capa adicional de seguridad, ya que pueden reconocer comportamientos dudosos en tiempo real y alertar al departamento adecuado para que tome medidas inmediatas.

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• Determinar el cumplimiento de las políticas de la empresa. El seguimiento del uso de Internet y de las comunicaciones por correo electrónico de los empleados garantiza que cumplen las directrices designadas y no participan en nada que pueda poner en peligro la seguridad o la reputación de la empresa.  

Las funciones de supervisión de la productividad de los empleados ya forman parte inherente de muchos sistemas modernos de gestión de relaciones con los clientes. Tomemos como ejemplo Salesforce CRM. Esta sólida plataforma permite a los directivos crear paneles e informes personalizados con información valiosa sobre las actividades de los empleados y el progreso del equipo. En la mayoría de los casos, las empresas necesitarán la orientación experta de una agencia de consultoría certificada de Salesforce CRM para aprovechar todo el potencial de esta potente herramienta.

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Tipos de herramientas de seguimiento de la productividad de los empleados

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El mercado digital está inundado de diversos programas informáticos para controlar la productividad y aumentar el rendimiento. Vamos a repasar algunos de los tipos más populares:

• El software de supervisión de ordenadores vigila todas las actividades que los empleados realizan en los ordenadores de la empresa. Su funcionalidad incluye el registro de pulsaciones de teclas, la realización de capturas de pantalla y el seguimiento del uso de Internet y de las aplicaciones.

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• La herramienta de seguimiento del tiempo registra cuántas horas dedican los trabajadores de oficina y a distancia a tareas específicas.

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• Los sistemas de supervisión del correo electrónico permiten ver la correspondencia de los empleados, es decir, los mensajes entrantes, salientes, eliminados y archivados.

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• El software de seguimiento GPS y de localización ayuda a las empresas a controlar el paradero de sus empleados.

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• Los sistemas biométricos escanean las huellas dactilares, la palma de la mano, la cara o el iris para controlar la asistencia de los empleados o dar acceso a zonas seguras.

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• La tecnología de videovigilancia capta imágenes de las acciones de los empleados y ofrece pruebas visuales en caso de infracción.

Elegir el mejor software de control de empleados puede ser bastante abrumador, teniendo en cuenta la gran diversidad de herramientas. Aunque cada opción sirve para una tarea específica, las empresas pueden combinar varias de ellas para adaptarlas a sus necesidades particulares. Por ejemplo, una empresa con una plantilla móvil podría optar por el seguimiento por GPS y los sistemas biométricos para garantizar la seguridad y la asistencia adecuada. Mientras tanto, una organización con sede en una oficina puede seleccionar un software de seguimiento del tiempo y la actividad informática para evaluar el rendimiento de los empleados.

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Software de seguimiento de la productividad de los empleados: ventajas e inconvenientes de su implantación

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Establecer un proceso de seguimiento de la productividad del equipo tiene ventajas e inconvenientes. Gitnux, una plataforma independiente de investigación de mercado, afirma que los empleados se vuelven un 7% más eficientes cuando saben que están bajo escrutinio. Sin embargo, hay muchos más beneficios que las empresas pueden obtener de las herramientas de seguimiento. Explorémoslos en detalle.

Pros

Mejora el rendimiento de los empleados

Apoyándose en los sistemas de seguimiento de la productividad de los empleados, los directivos pueden identificar a los miembros del personal que no consiguen gestionar la carga de trabajo. A continuación, pueden tomar las medidas necesarias, como distribuir las tareas entre otros miembros del equipo y organizar sesiones de formación adicionales, para reducir los obstáculos en el flujo de trabajo y aumentar la eficiencia general.

Minimiza los riesgos de abuso de datos

Con una variedad de herramientas de supervisión, los empleadores pueden rastrear fácilmente todas las interacciones con los datos empresariales, incluidos los documentos vistos, los correos electrónicos enviados, los archivos descargados y los sitios web visitados. Tal grado de supervisión les permite detectar actividades sospechosas y prevenir ciberataques y amenazas internas.

Mejora el compromiso de los empleados

El software de supervisión de empleados ayuda a detectar a los miembros del equipo que dedican mucho tiempo a tareas no relacionadas con el trabajo. Con esta información, los directivos pueden intervenir para determinar los factores que conducen a la falta de compromiso y encontrar formas de abordarlos. Al fin y al cabo, son los trabajadores felices y comprometidos los que impulsan el éxito empresarial. Suelen ser más creativos, productivos y están más motivados para hacer más de lo necesario. 

Control de los trabajadores a distancia

El trabajo a distancia se ha convertido en la nueva norma para muchas empresas. La implantación de software de supervisión permite a las empresas vigilar a los empleados que están dispersos por diferentes lugares, garantizando que siguen siendo productivos y siguen prácticas seguras de manejo de datos.

Fomenta la responsabilidad de los empleados

Cuando los equipos internos y remotos se dan cuenta de que su trabajo está siendo supervisado, es más probable que se centren en las tareas de la empresa y cumplan los plazos. Utilizar el mejor software de supervisión de empleados también puede animar a los miembros del personal a gestionar su tiempo de forma eficiente.

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Contras

Aunque la supervisión de los empleados puede ser una herramienta valiosa, su uso indebido puede acarrear algunas consecuencias negativas. Examinemos los posibles riesgos y retos de integrar este software en el flujo de trabajo de una empresa.

Socava la moral de los empleados

En lugar de aumentar la productividad de los trabajadores, una vigilancia demasiado intrusiva puede ser contraproducente y disminuir la satisfacción laboral. La idea de que están sometidos a un escrutinio constante crea una sensación de ansiedad e incomodidad entre el personal, lo que puede provocar una elevada rotación. De hecho, una encuesta realizada por ExpressVPN reveló que el 59% de los empleados se sienten estresados debido a la vigilancia en el lugar de trabajo, mientras que el 43% cree que es una violación de la confianza. 

Causa problemas legales y de privacidad

Al hablar de los distintos tipos de herramientas de control de la productividad, sin duda surgirán problemas de privacidad y legalidad. Los empleados deben saber qué datos se recopilan, cómo se utilizan y quién puede acceder a ellos. Al dar prioridad a la comunicación abierta y la transparencia, las empresas pueden aliviar las preocupaciones de los miembros de su equipo y fomentar la confianza en el lugar de trabajo.

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Enfoque ético del control de la productividad de los trabajadores

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Según Gartner, el 60% de las grandes empresas utilizan sistemas de seguimiento de la productividad desde la pandemia, y se prevé que esta cifra aumente hasta el 70% en 2025. A pesar de la creciente popularidad de este tipo de software de seguimiento, es crucial que las empresas los apliquen teniendo en cuenta las implicaciones éticas y el bienestar de los empleados. A continuación encontrará las mejores prácticas para lograrlo:

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• Cumple la ley. Las empresas deben investigar las leyes de privacidad y vigilancia de su estado o consultar a un abogado de empresa si es necesario. De lo contrario, corren el riesgo de enfrentarse a consecuencias legales.

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• Desarrolla políticas de supervisión bien definidas. Comunica claramente qué dispositivos y áreas se supervisarán.

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• Redacta contratos precisos. Haz que los miembros de tu personal firmen un acuerdo afirmando que entienden estas políticas.

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• Minimiza la recopilación de datos. Rastrea y recopila datos que sean relevantes para tus operaciones y objetivos empresariales. Evita la vigilancia intrusiva de las actividades personales.

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• Haz hincapié en la seguridad de los datos. Aplica medidas sólidas para salvaguardar la información sensible y la privacidad de los empleados.

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• Céntrate en los resultados, no en la microgestión. Utiliza los datos para evaluar el rendimiento general del equipo y señalar los aspectos que deben mejorarse. Concéntrate en los resultados obtenidos en lugar de analizar cada minuto de la jornada laboral de un empleado.

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• Promueve una política de puertas abiertas. Crea un entorno de trabajo en el que los empleados puedan expresar libremente a los supervisores sus preocupaciones o ideas sobre el seguimiento de la productividad.

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Equilibrio entre vigilancia y confianza

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El seguimiento de la productividad de los empleados abarca una amplia gama de métodos y herramientas para ayudar a los directivos a determinar cuánto tiempo dedican los miembros del personal a las distintas tareas, qué les distrae durante las horas de trabajo y quién contribuye más al éxito del equipo.

Sin embargo, la integración de estos programas en los procesos empresariales requiere una cuidadosa consideración de todos los pros y los contras. Las empresas deben seguir unas directrices éticas y debatir abiertamente con sus empleados la finalidad y las ventajas del uso de estas herramientas. Dado que existe una delgada línea entre la supervisión necesaria y la vigilancia invasiva, la transparencia es fundamental para crear un entorno de trabajo saludable y fomentar la confianza mutua entre la dirección y el personal.