5 estrategias para mantener la productividad de su equipo de marketing en una oficina flexible

Por Dmytro Zaichenko

Dimytro Zaichenko es especialista en marketing en Coupler.iouna plataforma de automatización y análisis de datos todo en uno. Tiene más de 3 años de experiencia en marketing digital, especialmente en SaaS. Además de experimentar con tácticas de marketing, es un gran fan de la NBA.

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La flexibilidad en el lugar de trabajo era relativamente infrecuente no hace tanto tiempo. La mayoría de las empresas creían que no les convenía porque podía afectar al rendimiento y la productividad. Mientras que otras organizaciones la implantaron con éxito, obteniendo las ventajas del trabajo flexible. Ahora, las opciones de trabajo flexible, como el trabajo a distancia y la flexibilidad horaria, son cada vez más populares. La flexibilidad laboral afecta a muchos departamentos de las empresas, incluidos los equipos de marketing. Aquí sigue habiendo cierto escepticismo: ¿puede un equipo de marketing ser productivo cuando sus miembros están distribuidos por todo el mundo con horarios flexibles? Sí, sí puede.

En este artículo, analizamos cómo los equipos de marketing pueden adaptarse al trabajo flexible manteniendo altos niveles de productividad.

¿Por qué es beneficiosa la flexibilidad laboral en marketing?

La preferencia por un entorno de trabajo flexible está creciendo entre los profesionales, lo que conduce a un cambio hacia empleos con más libertad de elección. En particular, las estadísticas de la encuesta de Zenefits dicen que el 67% de las pequeñas empresas ya ofrecen algún tipo de acuerdo de trabajo flexible, lo que indica su creciente prevalencia. 

Los acuerdos laborales flexibles pueden mantener la productividad de su equipo de marketing y beneficiar a las organizaciones de marketing al crear una plantilla más innovadora, creativa y adaptable. Esto se traduce en una mayor productividad. El estudio anterior muestra que el 78% de los empleados se sienten más enérgicos y productivos en un entorno de trabajo flexible. 

Además de una mayor satisfacción laboral, ahorro de costes y menores tasas de rotación, el trabajo flexible aporta tres ventajas clave a los equipos de marketing. Veámoslas a continuación.

Mejor conciliación de la vida laboral y familiar

Al disponer de flexibilidad para elegir su horario de trabajo o trabajar a distancia, los profesionales del marketing pueden atender sus compromisos y responsabilidades personales sin dejar de cumplir sus obligaciones profesionales. Pueden atender las necesidades familiares y cuidar de sí mismos sin comprometer su horario laboral. Para equilibrar la vida y el crecimiento profesional, los profesionales del marketing necesitan acuerdos laborales flexibles. Y los empleados principiantes tienen más probabilidades de seguir comprometidos y comprometidos cuando se dispone de trabajo flexible. Este equilibrio contribuye a aumentar la productividad, mejorar la salud y el bienestar, mejorar el compromiso, reducir las tasas de agotamiento, tener más opciones inmobiliarias, mejorar el nivel de vida, etc.

Acceso a una reserva de talento diversa

Los acuerdos de trabajo flexible pueden mejorar la capacidad de una organización para contratar y retener a empleados de alta calidad. Con un lugar de trabajo flexible, las organizaciones pueden contratar a profesionales cualificados de diferentes lugares, proporcionando al equipo de marketing acceso a diversos conocimientos y perspectivas. Además, el horario flexible es una consideración central para muchos trabajadores cualificados que eligen un empleo temporal. 

Es esencial abogar por que los empresarios inviertan en crear oportunidades de trabajo para personas de orígenes diversos. Esta diversidad enriquece la creatividad del equipo, su capacidad para resolver problemas y su habilidad para comprender y dirigirse a distintos mercados de consumo. También ayuda a cubrir lagunas de cualificación y a atraer a jóvenes talentos.

Un impulso potencial a la creatividad

Los profesionales del marketing pueden explotar su potencial creativo de diversas formas si tienen libertad para trabajar en distintos entornos y hacer pausas para inspirarse. 

Cambiar de entorno y trabajar en una cafetería o en un espacio de cotrabajo puede suponer un cambio de aires y una atmósfera estimulante que despierte nuevas ideas. El ambiente, las vistas y las interacciones con personas diferentes pueden contribuir a una perspectiva fresca y a un pensamiento creativo. Además, el trabajo flexible permite a los profesionales del marketing estructurar su jornada laboral en función de sus picos creativos.

Las oportunidades de viajar que ofrecen las políticas de flexibilidad en el lugar de trabajo también contribuyen a potenciar la creatividad. Experimentar culturas, paisajes y perspectivas diferentes puede estimular la creatividad. Tanto si se trabaja en una cafetería frente al mar como en un campo sereno, el cambio de entorno puede estimular nuevos enfoques de las tareas de marketing.

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Retos de productividad en los equipos de marketing a distancia

No obstante, merece la pena debatir los retos prácticos de productividad a los que se enfrenta el marketing a distancia. A continuación hemos dividido los factores desafiantes en tres grupos distintos.

Cohesión del equipo

La cohesión de equipo se refiere a la conexión interpersonal y la fuerza entre los miembros del grupo. Este vínculo fomenta la participación activa y la motivación hacia la consecución de los objetivos fijados. La cohesión se consigue cuando un equipo permanece unido a lo largo de un proyecto y siente que ha contribuido al éxito del grupo. Sólo a veces es posible en entornos de trabajo remotos y flexibles debido a la falta de colaboración y de actividades de equipo fuera del trabajo.

Comunicación

Para que los equipos funcionen eficazmente, la comunicación debe ser continua y transparente. Fomentar el sentido del trabajo en equipo puede ser un reto debido a la distancia física o a los acuerdos flexibles. La ausencia de comunicación offline entre los miembros del equipo y los diferentes estilos de comunicación también afectan a la satisfacción y la productividad.

Enfoque

Uno de los retos habituales en el trabajo flexible es mantener la concentración. Trabajar en un entorno de oficina no tradicional puede suponer un reto, ya que las distracciones pueden invadir fácilmente y obstaculizar la productividad. Estos son tres retos que afectan a la productividad de los equipos de marketing remotos. Por suerte, las organizaciones pueden minimizar su influencia o resolver completamente los problemas. Nuestra siguiente sección le dirá cómo exactamente.

5 estrategias para mantener la productividad de un equipo de marketing remoto

Adoptar las mejores prácticas y utilizar tecnologías que permitan el trabajo a distancia es esencial para implantar con éxito el trabajo flexible en un equipo de marketing. Siguiendo estas prácticas, los equipos de marketing pueden afrontar con éxito los posibles retos de productividad.

Planificación de tareas

Abordar cualquier preocupación relativa a la planificación de tareas es esencial para garantizar un alto nivel de rendimiento del equipo. Además, puede evitar la posible insatisfacción dentro de un equipo y las sobrecargas de trabajo. Por lo tanto, es necesario racionalizar la planificación, la gestión y el procesamiento de las tareas. Básicamente, la planificación de tareas depende del alcance del trabajo, la capacidad del equipo, las funciones y la estrategia. Así que el paso clave aquí es definir claramente todos esos puntos. Considere la posibilidad de integrar un test de gestión del tiempo en su evaluación de competencias en línea para calibrar y evaluar las habilidades de gestión del tiempo de sus empleados. Esto le ayudará a evaluar sus capacidades e infundirá confianza en su habilidad para gestionar su tiempo de forma eficaz.

Otro punto imprescindible es documentar todas las tareas, incluso las más pequeñas, y actualizar su estado a tiempo. 

Un director de marketing debe incluir la fijación de objetivos en la planificación de tareas. Puede consistir en fijar objetivos mensuales S.M.A.R.T. con una identificación y comunicación claras. Es importante establecer expectativas claras, como estar disponible durante las horas de trabajo principales, especificar los métodos de comunicación preferidos y fijar plazos. 

Además, para mantener la productividad de un equipo de marketing, los directivos pueden fomentar el uso de mini hitos para las tareas, iniciar sesiones de revisión, considerar los riesgos y establecer prioridades para el equipo y los miembros. Algunas organizaciones utilizan un planteamiento básico: vincular la remuneración directamente a las horas trabajadas, lo que sirve de fuerte incentivo para un rendimiento y una productividad estables. Sin embargo, una cultura del trabajo debe dar prioridad a la calidad sobre las horas trabajadas, facultando a los empleados para planificar su trabajo de forma eficaz.

Pila tecnológica

Es necesario equipar a tus empleados con las herramientas y la formación adecuadas. Es esencial disponer de un conjunto fiable de herramientas fáciles de usar y disponibles para todos los miembros del equipo. He aquí algunos ejemplos:

• Las herramientas de gestión de proyectos aportan transparencia a la hora de optimizar el flujo de trabajo y mejorar la eficacia general. Estas plataformas también ayudan a planificar las tareas individuales. Herramientas como Asana o Trello permiten el seguimiento de tareas y una colaboración fluida entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física. 
• El software de gestión del tiempo agiliza el seguimiento del tiempo para la preparación y el rendimiento de las tareas. Algunos ejemplos de software de gestión del tiempo que pueden utilizar los equipos de marketing son Toggl o Pomodoro.
• Un software de reserva de escritorios como deskbird le será útil para reservar escritorios o planificar visitas a la oficina.
• Las herramientas de automatización automatizan los procesos manuales y las tareas repetitivas. Las plataformas de automatización del marketing, como HubSpot o Marketo, ahorran tiempo a la hora de configurar las campañas para centrarse en otras tareas.
• Las herramientas de análisis permiten a los profesionales del marketing analizar datos, realizar un seguimiento de las métricas clave y tomar decisiones basadas en datos, lo que contribuye a comprender mejor al público objetivo y optimizar las estrategias de marketing. Implementación de herramientas de análisis de marketing como Coupler.io puede ofrecer información valiosa sobre el rendimiento y la eficacia de sus esfuerzos.
• El almacenamiento en la nube, como Google Drive y Dropbox, simplifica la gestión de datos y el acceso a los materiales de marketing.

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Aparte de estos segmentos de herramientas, puedes actualizar tu pila tecnológica con herramientas de comunicación, aplicaciones de calendario, software de videoconferencia, plataformas para creativos de marketing, diseños y colaboración.  

Crecimiento personal

No hay que subestimar el crecimiento personal y profesional. En el ámbito del crecimiento personal, la fijación de objetivos desempeña un papel importante. Estos objetivos deben ser desafiantes, con una alta recompensa, que exijan un esfuerzo considerable y habilidades creativas para resolver problemas. Introducir retos es crucial para evaluar a fondo las capacidades de los empleados. Desafiándolos con tareas ambiciosas que los empujen más allá de su zona de confort, los empleados adquieren conocimientos valiosos y se acercan a la consecución de esos objetivos, lo que en última instancia aumenta la eficacia de su empresa.

Es importante que los empleados tengan sus propios planes de desarrollo personal y presenten los resultados de las acciones realizadas. Esto es posible mediante reuniones individuales con los jefes de equipo, sesiones de revisión, presentaciones en vídeo o una simple matriz de hojas de cálculo.

Proporcionar formación y orientación continuas es crucial para fomentar una cultura que cultive buenos hábitos y un entorno de aprendizaje. Los profesionales del marketing pueden desarrollar sus habilidades practicando estos hábitos y aprendiendo nuevos enfoques. Este enfoque se traduce en mayores márgenes de beneficio y sienta las bases de un negocio sostenible.

Además, invertir en el desarrollo de competencias puede capacitar a los empleados para trabajar de forma autónoma. Las organizaciones que ofrecen el desarrollo de competencias como factor de autonomía, en lugar de como mera recompensa extrínseca, pueden observar una mejora en la capacidad de sus empleados para trabajar de forma independiente.

Cultura de comunicación y retroalimentación

Fomentar una cultura de comunicación y retroalimentación productiva y eficaz dentro de un equipo flexible es esencial. Al hacer que la retroalimentación sea constructiva, junto con posibles soluciones de mejora y haciendo hincapié en un proceso de aprendizaje, los empleados están mejor preparados para actuar según las recomendaciones recibidas. El feedback debe surgir no sólo entre un empleado y su jefe, sino también entre sus compañeros. Proporcionar este tipo de comentarios no siempre es fácil, pero los compañeros pueden aprender a hacerlo. Puede crear encuestas anónimas utilizando Qualtrics o sus alternativas y recabar comentarios de los miembros del equipo. Otra posibilidad son las sesiones de comunicación en equipo. Durante una sesión de formación, hágala interactiva emparejando a las personas y ofreciéndoles oportunidades de practicar. El propósito de buscar y proporcionar feedback es mejorar la productividad y las relaciones en el lugar de trabajo. 

Además, es crucial establecer reuniones virtuales periódicas y canales de comunicación claros para mantener a todo el mundo alineado y en el buen camino. Esto permite a los miembros del equipo comprender el calendario de finalización de sus tareas y mantener una dinámica de equipo conectada. 

Para mantener una fuerte cohesión de equipo mientras se trabaja a distancia, los directivos pueden desarrollar valores colectivos, crear programas de tutoría y pensar de forma creativa para mantener el compromiso de los empleados. 

Actividades extralaborales

Lo que hacemos fuera del horario laboral repercute en nuestras actividades relacionadas con el trabajo y en nuestra productividad. Así que las reuniones fuera del trabajo y las políticas de vacaciones pueden ayudar a mantener la productividad de tu equipo de marketing.

Por ejemplo, Netflix es un ejemplo de acuerdo de trabajo saludable y flexible con sus vacaciones ilimitadas. Fomentar este enfoque permite a los empleados volver al trabajo con ideas innovadoras y recursos valiosos de forma constante. Las organizaciones deben crear y documentar sus políticas de vacaciones y días libres para garantizar que los empleados puedan mantener la productividad mientras se toman los descansos necesarios. La comunicación clara de estas políticas es esencial. Además, los eventos informales en línea y fuera de línea pueden tener un buen impacto en la unión del equipo.

Crear una cultura de equipo positiva es esencial para la gestión de equipos de marketing a distancia. Fomente las actividades de unión del equipo, las pausas virtuales para el café o las charlas informales para fomentar la camaradería y mantener la moral. Reconozca y aprecie los esfuerzos, logros e hitos de los miembros del equipo para aumentar la motivación. Una vez más, los empleados más felices son los más productivos. 

Siguiendo estas prácticas, los miembros del equipo pueden sentir más unidad con los demás miembros del equipo, lo que crea un entorno favorable para un rendimiento estable.

Palabras finales

Cuando las empresas dejan a sus empleados la libertad de elegir su forma preferida de trabajar y les proporcionan la orientación, la formación y los recursos adecuados, pueden esperar contar con una plantilla más adaptable, motivada y productiva.

Sin embargo, la aplicación de modalidades de trabajo flexibles para un equipo de marketing requiere un planteamiento meditado que aborde las necesidades específicas del equipo y, al mismo tiempo, utilice las tecnologías y técnicas disponibles.

A la hora de decidir qué tipo de organización flexible del trabajo implantar, es esencial no ser demasiado rígido. Considere la posibilidad de implantar un período de prueba durante el cual pueda explorar diversos matices para determinar el equilibrio óptimo entre productividad y satisfacción de los empleados. Este enfoque se alinea con el fomento de una cultura de retroalimentación dentro de los equipos flexibles, ya que permite la mejora continua y la adaptación basada en las aportaciones y experiencias de los miembros del equipo.

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