¿Por qué utilizar un sistema de gestión de empleados? 8 ventajas para las empresas

¿Qué es lo más importante para el éxito de una empresa? Las organizaciones de éxito saben que la clave para tener clientes satisfechos y una empresa próspera es tener empleados contentos. Obviamente, la gestión del personal desempeña un papel fundamental en la consecución de este objetivo. Sin embargo, cuanto más se expande una empresa, mayor es el reto de gestionar a las personas. Un Sistema de Gestión de Empleados (SGA) eficaz es imprescindible. Un SGA proporciona un apoyo vital a los equipos de RRHH y a los directivos. Su objetivo es centralizar todo lo relacionado con la gestión de la plantilla, desde los procesos de contratación hasta las revisiones del rendimiento y las solicitudes de baja. Los lugares de trabajo están evolucionando para incorporar flexibilidad y digitalización. Las nuevas tendencias están remodelando el mundo laboral y las generaciones más jóvenes están teniendo un gran impacto en la forma de hacer las cosas. Los departamentos de RRHH y los directivos deben tenerlo en cuenta. La tecnología está aquí para ayudarnos a abrazar el futuro del trabajo. Entonces, ¿cómo puede beneficiar a su empresa un SGRH (Sistema de Gestión de Recursos Humanos)? ¿Cuáles son las principales ventajas? ¿Por qué deskbird puede formar parte de una solución de gestión de empleados fácil de usar?

1. Crear un flujo de trabajo fluido y centralizado

La idea central de un sistema de gestión de empleados es crear una base de datos centralizada y organizada. Toda la información relativa a su personal se recoge en un único lugar. Este sistema es tan beneficioso para las empresas como para los empleados. Por ejemplo, puede facilitar la contratación y luego los procesos de incorporación para los equipos de RRHH y los nuevos empleados. Otro aspecto interesante de un SGA es la plataforma de gestión de bajas y ausencias, en la que los trabajadores pueden solicitar fácilmente tiempo libre. 

En lugar de disponer de múltiples recursos para cada área de gestión de empleados, todo está conectado y reunido en una única solución digital. Entre las principales ventajas, mejora la comunicación, la coordinación y la toma de decisiones. El flujo de trabajo tiene un fuerte impacto en la productividad de tu equipo, es importante invertir en herramientas que ayuden a que las operaciones sean fluidas y eficientes.

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2. Disminuir el riesgo de error humano

El uso de una solución de gestión de RRHH reduce los procesos manuales gracias a la automatización. Como ya comentamos en nuestro artículo sobre la tecnología en el lugar de trabajo, los humanos cometemos más errores que los robots. Según los estudios, cometemos entre 3 y 6 errores por hora. (fuente: Factores humanos, errores humanos y el papel de la mala suerte en la investigación de incidentesGraham Edkins vía LinkedIn). Para cada puesto, es prioritario minimizar las tareas monótonas y de poco valor. En primer lugar, da tiempo a sus empleados para dirigir su atención y habilidades a misiones más importantes. En segundo lugar, la repetición suele significar aburrimiento, lo que a menudo conlleva un mayor riesgo de cometer errores.

Implantar la automatización en el lugar de trabajo es una decisión inteligente para cualquier empresa. No significa necesariamente que tus empleados tengan menos que hacer. En cambio, tendrán más tiempo para centrarse en tareas de mayor valor, beneficiarse del aprendizaje automático y, en consecuencia, cometer menos errores y ser más eficientes. Por último, pero no por ello menos importante, un SGRH puede ayudar a los recursos humanos a ayudar a los empleados a mejorar sus competencias. Darles la oportunidad de mejorar sus competencias también contribuye a reducir el número de errores cometidos.

3. Cumple los requisitos de la Generación Z con un SGRH

Los Millennials, y especialmente la Generación Z, crecieron con la tecnología. Estas nuevas generaciones están acostumbradas a tener acceso a herramientas digitales que les permitan ser más eficaces. No quieren perder tiempo en papeleo y tareas administrativas. El software de gestión de empleados cumple estos requisitos al proporcionarles una plataforma centralizada donde pueden encontrar todo lo que necesitan.

De forma similar a la opción de trabajar a distancia, el nivel de digitalización de una empresa puede ser un imán para el talento. A los Millennials y a la Generación Z les gustan los procesos rápidos, fáciles y directos. Invertir en un sistema de gestión de empleados demuestra profesionalidad, modernidad y prueba de un enfoque centrado en las personas. Y no nos cansaremos de repetirlo: ¡centrarse en los empleados es la clave del éxito!

4. Aumenta la productividad mediante un sistema de gestión de empleados

¿Cómo puede mejorar la productividad de los empleados el uso de un sistema de gestión de empleados? Hablemos de ello. La automatización y la Inteligencia Artificial se están apoderando de los procesos manuales, toda la información se sincroniza en un solo lugar, lo que ayuda con la optimización del tiempo, el flujo de trabajo, la coordinación del equipo, y la lista continúa. No cabe duda de que estas mejoras combinadas pueden repercutir en la productividad general de tu personal.

Más adelante en este artículo, verás que el uso de un SGA también afecta positivamente al compromiso y la experiencia de los empleados. Esto también es vital, ya que los trabajadores comprometidos y felices suelen ser más productivos. Sí, todo está conectado, ¡como tu solución digital de RRHH! 

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5. Control de asistencia y horas de trabajo

Dado que muchas personas tienen ahora la opción de trabajar a distancia, el seguimiento de la asistencia y el tiempo de trabajo se ha convertido en una prioridad para algunas empresas. De hecho, el objetivo no es asegurarse de que tu personal está trabajando realmente. La confianza es esencial en una cultura positiva del lugar de trabajo. Sin embargo, hay que asegurarse de que no trabajen en exceso. 

Una de las pocas desventajas de la oficina en casa es que muchos empleados tienden a trabajar más de lo que deberían. Esto puede deberse a que pierden la noción del tiempo al estar más concentrados, o a que les cuesta establecer límites. Es más fácil dejar de trabajar cuando se llega al lugar de trabajo, ya que todo el mundo se va aproximadamente a la misma hora. Esto es diferente cuando se está en casa.

Un contador de tiempo es una buena forma de asegurarse de que sus empleados realizan el número de horas que se supone que deben, ni más ni menos. Si se utiliza correctamente, ayuda a crear un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada y evitar el agotamiento a largo plazo.

6. Aumenta el compromiso utilizando tu EMS

Una de las herramientas clave para evaluar y mejorar la experiencia de los empleados es el feedback constructivo. Un sistema eficaz de gestión de personas permite un mayor compromiso dentro de la empresa. Los trabajadores se sienten con más derecho a dar su opinión, compartir ideas y expresar cómo se sienten. Para hacerlo más fácil y sencillo, algunos SGA disponen de un buzón de sugerencias donde los miembros del equipo pueden dejar sus opiniones en cualquier momento. 

Como hemos dicho, tu personal es tu mejor herramienta para el éxito. Por lo tanto, no sólo debe asegurarse de que dispongan de las herramientas adecuadas para trabajar, sino también de que se sientan comprometidos. Tener empleados poco comprometidos nunca es una buena señal. He aquí los aspectos más esenciales para crear el compromiso de los empleados:

• crear una cultura positiva en el lugar de trabajo;
• ofreciendo oportunidades profesionales orientadas a un fin;
• fomentar una colaboración basada en la confianza y el reconocimiento;
• centrándose en la creación de un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal;
• implementar oportunidades de trabajo híbrido;
• establecer un buen sistema de gestión de los empleados.

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7. Mejorar la experiencia de los empleados

Obviamente, a todo el mundo le gusta que las cosas vayan bien y con facilidad. Los empleados no son una excepción. Una herramienta de gestión de personal ayuda a facilitar los distintos trámites que deben pasar los trabajadores, como el proceso de contratación. Esto es fundamental para el equipo de recursos humanos, ya que es la primera experiencia que un empleado potencial tiene con la organización. Un proceso de contratación o incorporación complicado puede generar una imagen negativa de la empresa o tener un efecto negativo a largo plazo sobre el empleado y la empresa. ¿Cómo tu personal da y recoge las opiniones? ¿Es un procedimiento sencillo? El Sistema de Gestión de Empleados simplifica este proceso.

El rendimiento de los empleados también es un aspecto importante que debes evaluar y tener en cuenta. El software de gestión de personal indica cómo están rindiendo tus trabajadores. A partir de esta información, puedes analizar sus puntos débiles y sus puntos fuertes para intentar encontrar la forma de sacar el máximo partido a sus habilidades duras y blandas. Centrarse en ayudarles a sacar el máximo partido de sus capacidades no sólo beneficia a tu empresa, sino también a su experiencia como empleado. Se sienten capacitados, confiados y valorados por lo que son como personas y como trabajadores.

8. Simplificar la gestión de equipos híbridos

Aunque el trabajo híbrido tiene resultados asombrosos para una empresa y sus trabajadores, necesita cierta organización. Los sistemas de gestión de empleados le ayudan a hacerlo de forma eficiente manteniendo en orden los registros sobre cada empleado. Al implantar el trabajo remoto en su empresa, debe estar preparado para atraer talentos de todo el mundo y estar preparado para gestionar una personal híbrido. ¿Quién está ubicado dónde? ¿Están trabajando demasiadas horas cuando trabajan desde casa? ¿Cómo asegurarse de que están contentos con su trabajo y se sienten realizados en su carrera?

EMS te ayuda a hacer un seguimiento de toda esa información al momento que recoges opiniones para mejorar la forma de trabajar y la experiencia de los empleados. La comunicación también es fundamental a la hora de gestionar un equipo híbrido. Como ya sabes, un SGR contribuye a mejorar la comunicación y la coordinación.

Dado que la hibridación forma ya parte de nuestra nueva forma de trabajar, es imprescindible utilizar un SGA con una herramienta de gestión de híbridos como deskbird .

Un software de gestión de empleados es tan beneficioso para que una empresa lleve un registro de su personal como para que los empleados rindan más. Por lo tanto, es un componente de la transformación digital que se está produciendo en el lugar de trabajo hoy en día. La tecnología, especialmente la automatización, es ahora parte de cada empresa moderna y una fuerza impulsora para la atracción de talento. Adoptar las tendencias del futuro del trabajo también significa ofrecer oportunidades híbridas. HRMS te ayuda a organizarte, deskbird te ayuda a adoptar la flexibilidad en el lugar de trabajo. ¿Cómo gestionas la planificación híbrida de los empleados? ¿Tus empleados pueden acudir a la oficina cuando quieran y disponer del espacio de trabajo que necesiten?

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