Comprender y reducir el impuesto de coordinación

Un equipo de ingenieros de software está a punto de lanzar un nuevo producto revolucionario en una bulliciosa oficina de Berlín. 

Todo el mundo está entusiasmado, pero entre bastidores se desarrolla una realidad menos glamurosa. 

Estos ingenieros asisten a demasiadas reuniones y reuniones diarias, intercambian correos electrónicos y pasan horas actualizando las herramientas de gestión de proyectos para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo.

Así que, aunque se esfuerzan al máximo, el proyecto se retrasa debido a una carga oculta que aqueja a muchos lugares de trabajo modernos: el impuesto de coordinación.

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¿Qué es el impuesto de coordinación?

El impuesto de coordinación no es una tasa literal impuesta por los gobiernos, sino más bien un coste simbólico que las organizaciones pagan en términos de tiempo, energía y recursos. Es el precio de garantizar que todas las partes de una organización trabajen juntas sin problemas. 

Aunque la colaboración es vital, una coordinación deficiente puede mermar silenciosamente la productividad, acabar con la innovación e inflar los costes operativos. Hoy en día, la eficiencia y la velocidad son fundamentales para los negocios, por lo que es primordial comprender y minimizar los problemas de coordinación.

Este fenómeno puede manifestarse de muchas formas diferentes: canales de comunicación complicados, reuniones consecutivas y tareas repetitivas. A diferencia de los gastos tangibles, el impuesto de coordinación suele pasarse por alto, lo que lo hace muy perjudicial para la productividad.

Un estudio de 2019 de Harvard Business Review descubrió que el ejecutivo medio pasa casi 23 horas a la semana en reuniones (frente a las menos de 10 horas de los años 60). Si bien algunas de estas reuniones son importantes, muchas podrían evitarse (¿recuerdas el mantra "esta reunión podría haber sido un correo electrónico?") o simplificarse, reduciendo significativamente el impuesto de coordinación. El tiempo dedicado a coordinar actividades es tiempo que no se emplea en trabajo productivo real, lo que podría considerarse un"coste de oportunidad" de innovación y eficiencia perdidas.

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¿Cuál es la causa del impuesto de coordinación?

Como ya hemos dicho, las organizaciones acumulan impuestos de coordinación por muchas razones diferentes:

• Sobrecarga de comunicación: En los equipos grandes, los canales de comunicación pueden crecer exponencialmente, creando falta de comunicación, retrasos y sobrecarga de información. Cuantas más personas participan en un proyecto, más tiempo y esfuerzo se requieren para garantizar que todo el mundo está en sintonía.
• Departamentos aislados: Cuando los departamentos operan de forma aislada, pueden duplicar esfuerzos o perseguir objetivos contradictorios, lo que conduce al despilfarro de recursos y a estrategias desalineadas. Esto ocurre sobre todo en las grandes empresas, donde la comunicación interdepartamental exige navegar por burocracias complejas.
• Reuniones redundantes: Las reuniones pueden ocupar una parte importante de la workday. En un estudio interno, Microsoft descubrió que los empleados dedicaban más de 8 horas a la semana -el equivalente a toda una workday- sólo a preparar reuniones. Cuando las reuniones se convierten en rutinarias en lugar de tener un propósito, aumentan el impuesto de la coordinación.
• Jerarquías: En las organizaciones con múltiples niveles de gestión, los procesos de toma de decisiones pueden ralentizarse. Cada nivel adicional de aprobación o revisión añade tiempo y complejidad, aumentando la tasa de coordinación.
• Falta de funciones y responsabilidades claras: La ambigüedad sobre quién es responsable de qué puede dar lugar a confusión, duplicación de esfuerzos o descuido de tareas críticas.  
• Fragmentación de herramientas: Cuantas más herramientas digitales utilicemos para mejorar la productividad, más difícil puede resultar coordinar nuestro trabajo. Cuando dependemos de demasiadas herramientas, perdemos tiempo cambiando de una a otra y asegurándonos de que todas funcionan juntas. Cada herramienta tiene sus notificaciones, actualizaciones y curvas de aprendizaje.

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Impacto del impuesto de coordinación

Las consecuencias de un impuesto de coordinación elevado son de gran alcance. 

Según un informe del Project Management Institute (PMI) de 2020 , las organizaciones pierden una media de 109 millones de dólares por cada 1.000 millones invertidos en proyectos debido a ineficiencias, muchas de las cuales se derivan de una mala coordinación. 

Otros efectos incluyen:

• Menor productividad: Cuando se dedica demasiado tiempo a la coordinación, se dispone de menos tiempo para el trabajo centrado. Un estudio de Asana, una plataforma líder de gestión del trabajo, reveló que los empleados dedican el 60 % de su tiempo a"trabajar sobre el trabajo" -tareas como comunicarse sobre funciones, buscar información o asistir a reuniones- en lugar de a actividades realmente productivas.
• Agotamiento de los empleados: Hacer malabarismos constantemente para coordinar tareas puede provocar estrés y agotamiento. Una encuesta de Gallup reveló que el 23% de los empleados se sienten a menudo agotados en el trabajo, y que la ineficiencia de los procesos laborales es un factor importante.
• Retrasos en los proyectos: Los proyectos suelen sufrir retrasos debido al tiempo necesario para alinear a las distintas partes interesadas. 
• Aumento de los costes: El impacto financiero directo del impuesto de coordinación puede ser sustancial. McKinsey & Company calcula que la colaboración ineficiente cuesta a la economía mundial casi 1,5 billones de dólares al año. Esto incluye los costes asociados a los retrasos, la duplicación de esfuerzos y la necesidad de recursos adicionales para gestionar la complejidad.
• Innovación asfixiante: La creatividad y la innovación pueden resentirse cuando los equipos se atascan con tareas de coordinación. Los empleados que pasan el tiempo en reuniones y respondiendo correos electrónicos tienen poco tiempo para aportar nuevas ideas o desarrollar soluciones innovadoras.

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Estrategias para minimizar el impuesto de coordinación

Aunque el impuesto de coordinación es un problema generalizado, no es insuperable. Las organizaciones pueden aplicar distintas estrategias para reducir este coste oculto. Explorémoslas:

• Racionalizar la comunicación: Simplificar los protocolos de comunicación y reducir el número de herramientas utilizadas es clave si queremos reducir la tasa de coordinación.
• Aclarar funciones y responsabilidades: Definir claramente las funciones y las estructuras de responsabilidad puede ayudar a reducir la confusión y garantizar que todo el mundo sabe lo que se espera de él.  
• Reducir la carga de reuniones: Instituir políticas para limitar el número y la duración de las reuniones puede liberar tiempo para un trabajo más productivo. La"regla de las dos pizzas" de Amazon, según la cual los equipos deben ser lo suficientemente pequeños como para alimentarse con dos pizzas, es un famoso ejemplo de cómo reducir el tamaño de las reuniones puede mejorar la eficiencia.
• Fomentar los equipos interfuncionales: Acabar con los compartimentos estancos fomentando la colaboración interfuncional puede conducir a procesos más holísticos y eficientes. Conocido por su creatividad, Google reúne con frecuencia grupos interdisciplinares para abordar problemas complejos, promover puntos de vista variados y minimizar la duplicación.
• Adoptar metodologías ágiles: Las prácticas ágiles, como las reuniones diarias y los sprints, pueden ayudar a reducir la tasa de coordinación al promover una colaboración continua y centrada. Gigantes tecnológicos como Spotify y Netflix han implantado metodologías ágiles para mantener la productividad y fomentar la innovación.

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El papel de la tecnología en la fiscalidad de la coordinación

Manejar varias herramientas puede añadir complejidad, pero implantar la tecnología adecuada puede simplificar los procesos y disminuir la necesidad de una coordinación excesiva. Las herramientas de IA se utilizan cada vez más para prever posibles obstáculos, automatizar tareas cotidianas y mejorar el flujo de comunicación.

Por ejemplo, IBM utiliza la IA en la gestión de proyectos para que las previsiones y la asignación de recursos sean más precisas, lo que reduce retrasos y costes. Además, plataformas de trabajo remoto como Zoom y Microsoft Teams cuentan con funciones como la transcripción automática de reuniones y herramientas integradas de gestión de proyectos para ayudar a minimizar los problemas de coordinación.

‍deskbird también proporciona recomendaciones personalizadas de asistencia a la oficina utilizando IA basada en preferencias individuales, patrones de asistencia de compañeros de trabajo, próximos eventos y tendencias de reservas.

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Conclusión

Los efectos negativos de una coordinación deficiente van más allá de las implicaciones financieras y afectan a la productividad, el bienestar de los empleados y la capacidad de innovación . Identificar los indicadores de una elevada tasa de coordinación y emplear métodos para reducirla permite a las empresas aumentar la eficiencia y, en última instancia, obtener mejores resultados.

El reto no es eliminar la coordinación -de hecho, la colaboración es esencial para el éxito-, sino garantizar que sea lo más eficiente y eficaz posible. 

En palabras de Peter Drucker, "Eficiencia es hacer las cosas bien; eficacia es hacer las cosas correctas." 

Al reducir el impuesto de coordinación, las organizaciones pueden asegurarse de que están haciendo ambas cosas.

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