6 puntos clave para optimizar el espacio

El mundo laboral está cambiando rápidamente a medida que los modelos flexibles se convierten en la norma y el trabajo híbrido gana protagonismo. Los directivos de las empresas tienen que adelantarse a los acontecimientos y adaptarse a estas tendencias a medida que se producen para garantizar el éxito, tanto en términos de beneficios como de satisfacción de los empleados. Por lo tanto, optimizar el espacio de oficinas se ha convertido en un factor crítico para las organizaciones que pretenden mejorar la eficiencia, reducir costos y satisfacer las necesidades cambiantes de tu personal

En nuestro reciente seminario web, titulado"Optimización del espacio: Transforming Offices for Maximum Efficiency and Reduced Costs", tuvimos el privilegio de profundizar en este tema con dos distinguidos expertos del ámbito de la gestión del lugar de trabajo. Esme Banks Marr, Directora de Estrategia de Work + Place en BVN Architecture, aporta su capacidad única para descifrar los datos sobre el sentimiento de los empleados y alinearlos con las tendencias de ocupación, mientras que el Dr. Dan Wakelin, Director en HCG, supervisa la estrategia del lugar de trabajo y las iniciativas de gestión del cambio en diversos sectores.

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Ambos expertos en gestión del lugar de trabajo ofrecieron ideas y mejores prácticas probadas para maximizar la utilización del espacio y mejorar la eficacia en la toma de decisiones. Exploremos las principales conclusiones de nuestro panel.

1. Crear alineación dentro de la organización

El Dr. Dan Wakelin insta a las organizaciones híbridas a alinearse para optimizar al máximo el espacio y crear una oficina que funcione bien. Lo divide en dos tipos de alineación. El primero es entre el enfoque del trabajo y los principios clave de la organización. Como explica Wakelin, "paraque la gente pueda percibir una congruencia entre las cosas que la organización dice de sí misma y las formas de trabajar que fomenta, apoya y facilita". En otras palabras, si la organización es partidaria de la sostenibilidad, debería tener una oficina sin papeles, incentivar el uso del transporte público o el uso compartido del coche, y tomar amplias medidas para reducir el consumo de energía. Aunque éste es sólo un ejemplo, la congruencia entre los valores que comunica la organización y sus prácticas cotidianas es importante para generar confianza y camaradería. 

El segundo tipo de alineación mencionado por el Dr. Wakelin es entre "los espacios que se proporcionan y las actividades que realiza la gente."Por tanto, los tipos de espacio de que dispone una organización, como salas de reuniones, escritorios individuales, planes de oficina abiertos, etc., deben estar en consonancia con las tareas que realiza cada empleado. ¿Disponen de los recursos y el espacio adecuados para realizar su trabajo con eficacia? 

Como explica el Dr. Wakelin, "tenemosque dejar de suponer que todos podemos utilizar los mismos tipos de espacio y que todo nuestro trabajo es siempre igual.Enrealidad, necesitamos una serie de entornos y ambientes de trabajo que se adapten a las distintas actividades, preferencias de trabajo, estilos y todo tipo de razones por las que puede ser necesaria una combinación de entornos".

2. Establezca más parámetros, no menos, en ajustes flexibles

Aunque la confianza y la libertad son ventajas clave de los entornos flexibles, también es importante crear los parámetros adecuados para que las personas funcionen dentro de ellos, manteniendo su autonomía. A los empleados les gusta sentirse en confianza. De hecho, la microgestión puede obstaculizar la productividad. Sin embargo, debe haber directrices para que el equipo entienda lo que se espera de ellos. 

Como destacó Esme Banks: "Para acomodar a la gente que viene a la oficina. Yo diría que la idea de establecer parámetros te va a ayudar a hacerlo". Explica que un "libre para todos" no tendrá éxito porque da demasiada rienda suelta. Sin embargo, también advierte del peligro de establecer demasiadas normas o mandatos estrictos. Como hemos visto, los mandatos que obligan a la gente a volver a la oficina no han tenido éxito. 

En su lugar, Esme sugiere: "Comunícate muy bien... haz que la gente sepa lo que se espera de ellos. Y creo que establecer parámetros sobre cuándo entras y por qué, algo muy importante, te ayudará a optimizar el espacio que ya tienes y a entenderlo y comprender lo que la gente necesita de él".

Como ella misma aconseja: "Hay quepreguntar, hay que escuchar. Tienes que estar preparado para hacer ese trabajo... para saber lo que necesitan.De lo contrario, se trata de un montón de conjeturas y es probable que fracases." Así pues, los parámetros deben crearse pensando en los empleados. En lugar de establecer mandatos estrictos, recaba su opinión para saber qué directrices serán realmente útiles.

3. La comunicación es fundamental.

Al igual que el consejo sobre el establecimiento de límites, la comunicación clara con su equipo híbrido es crucial. Esme identifica que un problema clave es simplemente "Que los empleados no sepan ni se les diga, y no tener ese liderazgo".

Como explica Esme, "Los líderes no deben tener miedo de poner la estaca en el suelo y empezar a tomar algunas decisiones, pero también de reconocer que esa decisión puede no ser para siempre".Dado que las cosas cambian con rapidez, especialmente en el mundo laboral, los líderes deben ser adaptables. Pero aún más, necesitan crear procesos que puedan amoldarse a las necesidades y demandas de una mano de obra cambiante. El cambio es inevitable y los líderes tendrán que introducir nuevas herramientas, aplicar normas diferentes, etc. La clave es simplemente comunicar a su equipo lo que está ocurriendo. Además, hay que estar abierto a sus comentarios y escuchar sus necesidades. 

4. Centrarse menos en los costos y más en la eficiencia y la experiencia de los empleados 

Aunque el ahorro de costes es un tema cada vez más importante, especialmente en una época de aumento del coste de la vida, no debe ser el objetivo principal de las organizaciones híbridas. En su lugar, Dan insta a los directivos a valorar más la eficiencia. En lugar de centrarse únicamente en reducir la cuenta de resultados, las empresas deberían medir la eficiencia y si un espacio ofrece un buen valor. Por ejemplo, un espacio puede ser más grande y, por tanto, más costoso, pero los empleados son mucho más eficientes en él que en otro más pequeño y menos caro. Si la oficina satisface las necesidades de los empleados y éstos son más productivos gracias a ella, habrá un mejor rendimiento empresarial y, en consecuencia, mayores beneficios. 

Como explica Wakelin, "normalmente me gustaría presentar el ahorro de costos en un... cuadro de mando integral...", de modo que los costes se evalúen en comparación con otros factores importantes, como "la marca, el impacto en nuestra gente, el impacto en las operaciones de la organización".

Banks está de acuerdo y afirma que "tenemos quedejar de pensar en reducir costes. Y en su lugar tenemos que pensar en marcar la experiencia porque, a largo plazo, van a tener el mismo efecto en nuestro negocio".

Explica que, aunque la reducción de personal inevitablemente ahorrará dinero, los directivos deben evaluar lo que sacrifican a cambio, como la experiencia de los empleados. Esto es importante porque es más probable que los empleados contentos se queden, lo que a la larga reduce los costes de contratación e incorporación. Además, como ella misma explica, "vana poder hacer su mejor trabajo porque les he permitido recibir todo el apoyo... Sí, los lugares de trabajo son inversiones, pero al final van a dar dividendos".

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5. La sostenibilidad debe ser un motor clave del cambio 

En lugar de considerar los costes de forma aislada, hay otros elementos que deberían impulsar a una empresa a optar por la tecnología híbrida, como la sostenibilidad. En palabras de Dan, "el factor de la sostenibilidad es potencialmente más importante que el simple coste. Y si hacemos lo correcto, probablemente las libras y los céntimos nos seguirán" .

Optimizar los recursos es tan importante como optimizar el espacio a la hora de mejorar la sostenibilidad de su empresa. Por ejemplo, ¿cómo se puede ahorrar energía cuando la ocupación de la oficina es baja? Como resultado, es probable que los costes disminuyan como respuesta al menor uso de recursos. Dado que los valores de los empleados están cambiando para dar prioridad a la sostenibilidad, realizar estos cambios también mejorará la moral de los empleados. 

Aunque muchos (nosotros incluidos) apoyan la flexibilidad como un fuerte impulsor de la sostenibilidad, Esme presenta un punto de vista opuesto, argumentando en contra, y basando su punto de vista en un reciente episodio de Workplace Geeks Podcast, donde el anfitrión, Gensler examina el impacto del trabajo híbrido en las ciudades y en nuestras vidas. Llegaron a la conclusión de que es más eficiente energéticamente que vayas a la oficina. 

6. La tecnología y el trabajo híbrido coordinado son el futuro

Las expectativas de los empleados sobre el trabajo están cambiando y muchos desean modelos de trabajo flexibles que les proporcionen mayor autonomía. Sin embargo, como probablemente hayan experimentado muchos líderes híbridos, implantar un modelo de este tipo puede resultar difícil.

Pero como predice el Dr. Wakelin, "La clave del futuro es en realidad... el trabajo híbrido coordinado". Esto es cuando se gestiona un modelo flexible utilizando tecnología para la programación, la reserva de mesas y el seguimiento de la ocupación de las oficinas. Y nuestros estudios en deskbird demuestran que no sólo reduce costos, sino que también mejora la satisfacción de los empleados. 

El papel de la oficina está pasando de ser simplemente un lugar donde trabajamos a ser un lugar de conexión y colaboración personal. Por ello, es necesario coordinar el trabajo híbrido y la tecnología para garantizar que los horarios de los empleados estén sincronizados. Desde el punto de vista de la satisfacción de los empleados, la gente quiere entrar cuando están sus amigos del trabajo porque esto mejora drásticamente su experiencia en el trabajo. Desde el punto de vista de la productividad, los modelos coordinados garantizan que la colaboración tenga lugar cuando sea necesario y que se agilicen los horarios. Como explican Dan y Esme, en el área de trabajo híbrida se necesita más administración, como llevar a la gente a la oficina y hacer un seguimiento de quién está y cuándo, por lo que la tecnología es crucial para ayudar a formar relaciones significativas en el trabajo. Evita que la gente pierda horas en desplazamientos innecesarios. 

Las conclusiones de este seminario web ofrecen un camino claro a las organizaciones que desean transformar sus oficinas para lograr una eficiencia óptima y la satisfacción de los empleados. La experiencia de Banks Marr y Wakelin pone de relieve la importancia de la alineación, la comunicación y las prácticas sostenibles como pilares de una optimización eficaz del espacio.

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A medida que las empresas trazan su rumbo hacia un futuro híbrido, la combinación de tecnología y parámetros bien definidos sirve de magnífico punto de partida para coordinar oficinas flexibles. Las empresas pueden optimizar su espacio dando prioridad a la alineación con los valores organizativos, creando una cultura de comunicación abierta e implantando tecnología para agilizar las operaciones. Así podrán fomentar la colaboración, la creatividad y el crecimiento tanto de la empresa como de sus empleados.

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