10 reflexiones de 100 directores de centros de trabajo

1. No hay una vuelta a la normalidad, sino una nueva normalidad

La cantidad de personas que quieren que todo vuelva a ser como antes de que Covid-19 entrara en nuestras vidas es cada vez menor. Muchos han aprendido a aceptar los cambios que la pandemia nos ha obligado a sufrir. Por ejemplo, las empresas han descubierto que trabajar desde casa no perjudica necesariamente la productividad. Por eso, muchas organizaciones han introducido un modelo de trabajo híbrido que permite a los empleados combinar el trabajo desde casa con los días de oficina. El modelo híbrido ha venido para quedarse.

2. El trabajo basado en la actividad se impondrá

A la hora de evaluar la productividad en estas nuevas circunstancias, el modelo de trabajo basado en la actividad ha demostrado su eficacia. Anima a los empleados a centrarse en el trabajo en profundidad cuando están en casa para evitar ser interrumpidos durante las fases de concentración. El trabajo en equipo, las reuniones de proyecto u otros debates se celebran en la oficina para facilitar la comunicación verbal y no verbal. Por ello, los equipos suelen establecer uno o varios días de oficina en los que todos los miembros de ese grupo específico estarán en la oficina.

3. Los empleados necesitan gestionar su propia semana de trabajo de la forma más eficiente posible

A medida que los empleados cambian de lugar de trabajo con más frecuencia, surgen una serie de retos. En primer lugar, organizar la propia semana laboral no debe convertirse en una tarea que consuma mucho tiempo, sino que debe hacerse mediante un sistema fácil y sencillo. En segundo lugar, las opiniones de los responsables del lugar de trabajo están divididas sobre si los empleados deben decidir individualmente cuándo acudir a la oficina o si debe decidirse de forma centralizada. Algunos abogan por la decisión centralizada para evitar la creación de grupos fuera y dentro de la oficina, así como para fomentar la diversidad (puedes leer más sobre esta postura en este artículo de HBR). Otros son partidarios de facultar a los empleados para que se organicen por sí mismos. Como no hay una forma correcta o incorrecta de hacerlo, podemos recomendar tomar esta decisión teniendo en cuenta las circunstancias específicas de tu organización.
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4. Ir a la oficina será una decisión social

Los directores de los centros de trabajo están unánimemente de acuerdo en esto. El hecho de que el compañero de trabajo favorito de uno esté en la oficina se convierte en un motivo para acudir a ella. A los empleados les interesa saber quién está en la oficina y dónde pueden encontrarlo. Esto les ayuda a elegir sus días de oficina y sus mesas. Además, la revitalización de la cultura de oficina ha cobrado cada vez más importancia en los últimos meses.

5. Necesidad de análisis en la oficina

A medida que los empleados siguen trabajando a distancia y en la oficina, los directores de oficina se enfrentan a la creciente complejidad de gestionar su espacio de oficina. Quieren saber exactamente cuánto espacio de oficina se utiliza y se necesita. La analítica de oficinas también puede proporcionar información sobre las tendencias estacionales y ayudar a optimizar el uso del espacio, así como a ahorrar costes de oficina. Es crucial que los responsables de los centros de trabajo reciban cifras exactas y detalladas sobre su oficina para poder derivar recomendaciones procesables para el futuro desarrollo de la oficina.

6. Las oficinas serán rediseñadas

Como consecuencia lógica del aprendizaje anterior, está claro que la mayoría de los espacios de oficina requerirán un rediseño o incluso una redefinición de su finalidad. Dependiendo del modelo de trabajo híbrido que elija una empresa, se adaptará el nuevo diseño. Aunque algunos rediseños menores, como el cambio a escritorios más flexibles en lugar de fijos, no requieren grandes cambios estructurales, se prevén cambios mayores para los próximos años. Por ejemplo, algunos directores de centros de trabajo piensan en crear espacios internos de coworking para sus empleados, con escritorios compartidos y grandes espacios de colaboración. Otras empresas persiguen la misma idea con el objetivo de permitir también el acceso a usuarios externos.

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7. La confianza es la clave

Hay que reconocer que no se trata de una idea nueva. Sin embargo, la pandemia ha obligado a los directivos a confiar más en sus empleados y nuestros entrevistados han confirmado que la productividad no se ha resentido por trabajar desde casa con más frecuencia. La mejora de las herramientas de gestión y seguimiento del rendimiento sigue permitiendo un control adecuado. En conjunto, una de las cualidades de liderazgo más importantes será la confianza en el propio equipo.

8. Las reducciones de costos son reales

Además del análisis y rediseño de las oficinas, el cambio hacia un modelo de trabajo híbrido también supone un ahorro de costos a largo plazo. Algunos de los directores de oficina con los que hemos hablado ya han cancelado sus contratos de alquiler y se han trasladado a un espacio de oficina más adecuado. Muchos también tienen en cuenta la reducción del espacio de oficina, que algunas empresas han conseguido hasta en un 40%. La reducción de costes depende, obviamente, del tipo de modelo híbrido implantado y del ratio de escritorios decidido, que en la mayoría de los casos se sitúa entre 0,3 escritorios por ETC y 0,8 escritorios por ETC.

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9. Las empresas obtendrán una ventaja competitiva (empresarial)

La guerra por el talento está en marcha y cada día es más intensa. Un modelo de trabajo híbrido no solo permite a las empresas acceder a un mayor número de talentos al aumentar el alcance geográfico de las fuentes, sino que también aumenta la retención de los empleados y el atractivo como empleador. Esto es especialmente cierto para las generaciones más jóvenes , ya que el 92% de los millennials consideran la flexibilidad como su principal prioridad a la hora de elegir un trabajo (Fuente: Capability Jane). Como puede verse, el trabajo híbrido no es solo un tema para los empleados actuales, sino también para los futuros.

10. El mundo híbrido debe ser planificado

El trabajo híbrido es la palabra de moda del año para los responsables de los centros de trabajo. Con sus amplias repercusiones para todos y cada uno de los empleados, la transición a un modelo de trabajo híbrido debe planificarse y ejecutarse bien para que no se convierta en un fracaso. Dado que el cambio requiere mucho esfuerzo, pero también experiencia y conocimientos, deskbird está aquí para ayudar. 

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