Simplificar el reparto de escritorios: cómo utiliza LOOPING GROUP deskbird

Fundada en 2016, la agencia de storytelling LOOPING GROUP se ha propuesto ayudar a particulares, empresas y marcas a contar sus historias. Porque en la "sociedad editorial", los monopolios de editores y emisores son cosa del pasado; hoy en día, todo el mundo puede ser emisor y receptor de mensajes. La empresa pone especial cuidado en lograr la excelencia periodística y, al mismo tiempo, una precisión económicamente eficaz para llegar a las personas adecuadas en el momento oportuno y en el canal adecuado, ya sea con un documental de televisión, un libro, un podcast o un post de TikTok. Entre sus clientes figuran grupos automovilísticos como BMW y Mercedes-Benz, personalidades como Tina Turner, marcas de la industria del lujo, compañías de seguros y el sector público. La agencia también gestiona sus propias marcas de medios de comunicación, como la revista MADAME, la revista de estilo de vida para mujeres más antigua de Alemania.

LOOPING GROUP confía en las ideas y el oficio de sus redactores, diseñadores, analistas de datos y estrategas, porque el marketing en el mundo actual requiere creatividad y colaboración, además de precisión y ambición. Pero, ¿cuál es la mejor manera de trabajar en proyectos complejos cuando una parte del equipo se encuentra en oficinas en diferentes lugares y la otra trabaja a distancia?

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Incluso antes del comienzo de la pandemia en marzo de 2020, los empleados del LOOPING GROUP en tres lugares en ese momento -Berlín, Múnich y Hamburgo- tenían la opción de trabajar a distancia temporalmente. Desde entonces, la necesidad y también el deseo de trabajo híbrido por parte de la empresa y los empleados ha cambiado drásticamente. El trabajo móvil está aceptado desde hace tiempo y se fomenta activamente. Al mismo tiempo, sin embargo, había que mantener el espíritu de equipo. 

En 2021, abrieron una segunda oficina en Múnich y se añadió una nueva en Londres, aunque desde el principio estaba claro que la capacidad de espacio llegaría a su límite en algún momento. En esta situación, LOOPING GROUP aplicó sistemáticamente el concepto de escritorio compartido ya establecido. ¿Cómo podían organizar quién vendría a la oficina en qué días, dónde podrían sentarse, y cómo podrían hacerlo en todas las ubicaciones? Lo ideal era que la solución fuera clara y sencilla, sin tener que llevar engorrosas listas de Excel. Rápidamente quedó claro que se necesitaba una herramienta para reservar puestos de trabajo, como ya se conocía de las oficinas de co-working.

En LOOPING GROUP se evaluaron varias herramientas que permiten compartir el escritorio. Tras revisar las alternativas, la empresa se decidió finalmente por deskbird. Aunque una característica imprescindible establecida inicialmente por la agencia (espacios asignados) aún no era compatible (pero ahora sí lo es), se prefirió deskbird debido a otros criterios decisivos: el aspecto claro con una interfaz de usuario sencilla, la analítica y la flexibilidad en el centro de administración, la facilidad de uso, así como el plano interactivo.

La implantación de deskbird se realizó sin problemas y, con la ayuda del equipo de asistencia, la herramienta se integró también en la gestión de identidades de OKTA. Esta herramienta hace posible que los empleados se conecten cómodamente a deskbird con sus datos de acceso conocidos y seguros. El uso de la herramienta se ha simplificado y ha dado lugar a una mejor aceptación por parte de los usuarios.   

Incluso después de la exitosa puesta en marcha, LOOPING GROUP está en contacto regular con el equipo de deskbird para impulsar las funciones que faltan, como la sincronización con Outlook de las salas de conferencias o, por ejemplo, el bloqueo temporal a gran escala de mesas, zonas o plantas por parte de los responsables de las oficinas. En este momento, sin embargo, se puede decir que el equipo de deskbird ya está trabajando en el desarrollo de estas funciones.