El experimento de Fráncfort
5 de junio de 2024
27 de septiembre de 2024
Los secretos de una comisaría de policía
En el laberinto de las oficinas corporativas actuales, una métrica aparentemente ordinaria está revolucionando silenciosamente el funcionamiento de las empresas.
El ratio de escritorios, una medida de los escritorios disponibles por empleado, se ha convertido en un factor crucial para determinar la eficiencia de una oficina. Dado que el trabajo híbrido forma ya parte de nuestra vida laboral cotidiana, equilibrar el espacio de oficina con las necesidades de los trabajadores ha pasado de ser una preocupación logística a un eje estratégico.
Este equilibrio matizado, esencial para maximizar la productividad y minimizar el despilfarro, está ahora en el centro del éxito organizativo. La forma en que las empresas navegan por este terreno puede determinar su lugar en la jerarquía competitiva del mundo empresarial moderno.
La ciencia de la optimización de la proporción de escritorios
Más allá de los números: el verdadero propósito de los ratios de escritorio
En esencia, el ratio de escritorios es más que un objetivo numérico; es un reflejo de la agilidad y la capacidad de respuesta de una organización a la evolución de los patrones de trabajo. Un ratio de escritorios bien optimizado puede suponer un importante ahorro de costes, una mayor satisfacción de los empleados y una mayor eficiencia operativa.
Hay varios factores que pueden influir en la proporción óptima de escritorios. Los analizaremos con más detalle a continuación.
La flexibilidad como piedra angular
La flexibilidad de una oficina desempeña un papel crucial a la hora de adaptarse a una proporción óptima de escritorios. Consideremos dos situaciones:
- Escasa flexibilidad de la oficina: Las oficinas tradicionales con una infraestructura rígida pueden tener dificultades para adaptarse a los cambios en la demanda de puestos de trabajo. Por ejemplo, si una empresa reduce el número de puestos de trabajo debido a un cambio hacia el trabajo remoto, el coste y la interrupción de la reconfiguración del espacio de oficina podrían ser mayores que los beneficios.
- Alta flexibilidad de las oficinas: Por otro lado, los espacios de co-working y las oficinas híbridas ejemplifican la alta flexibilidad. Estos entornos pueden reconfigurar fácilmente los espacios para adaptarse a las distintas demandas de escritorios, como convertir las zonas de oficina en salones o zonas de colaboración cuando se necesitan menos escritorios.
Un modelo para el futuro: condiciones marco1
Optimizar la proporción de escritorios en los lugares de trabajo modernos requiere una comprensión matizada de diversos factores. Como teorizó un estudio de la Universidad SRH, el marco para un modelo eficaz y escalable depende de una combinación de parámetros cuantitativos y cualitativos, cada uno esencial para construir un entorno de oficina funcional.
- Parámetros cuantitativos: métricas directas como las necesidades de escritorios, la presencia de empleados y las ausencias (por enfermedad, formación, etc.) forman la espina dorsal de este modelo. Por ejemplo, el cálculo de las necesidades de mesas implica una evaluación cuidadosa del número de empleados, sus horas de trabajo y su presencia en la oficina. Estas métricas proporcionan una base clara y basada en datos para comprender cuántos escritorios son realmente necesarios en un momento dado.
- Parámetros cualitativos: estos elementos influyen significativamente en la proporción de escritorios. Factores como la cultura corporativa, la satisfacción laboral y el liderazgo desempeñan un papel crucial a la hora de determinar la eficacia con la que una organización puede implantar un concepto de escritorios compartidos. Un lugar de trabajo que fomente una cultura positiva y tenga en cuenta las preferencias de los empleados tiene más probabilidades de éxito en la organización de espacios de trabajo flexibles.
Otras variables también son clave para un cálculo correcto y más inclusivo del coeficiente de escritorio:
- Flexibilidad de la oficina: La capacidad de ajustar dinámicamente la distribución física y el uso del espacio de oficina.
- Índices de utilización del espacio: Supervisar y gestionar cómo se utiliza el espacio a lo largo del tiempo.
- Tiempo: Reconocer que la demanda de escritorios fluctúa diariamente y a lo largo del año, lo que requiere un enfoque dinámico de la gestión del espacio.
Pero los modelos son sólo eso a menos que podamos aplicarlos a casos reales.
Estudio de caso: construcción de una nueva comisaría de policía en Fráncfort
Para evaluar la viabilidad del cálculo del coeficiente de escritorios, las organizaciones pueden utilizar escenarios para probar la disponibilidad de escritorios y el impacto de una posible escasez. Esto implica simular diferentes niveles de ocupación y preferencias de trabajo remoto para ver cómo se mantiene el ratio de escritorios en distintas condiciones.
Por este motivo, la Universidad SHR2 elaboró un interesante estudio de caso basado en la construcción de una comisaría de policía en un nuevo distrito de Fráncfort (con 30.000 habitantes).
La ciudad de Fráncfort tiene objetivos concretos:
- Determinar el tamaño de la comisaría.
- Calcule el número de pupitres necesarios en función de la proporción óptima de pupitres.
- Para ahorrar espacio y evitar gastos innecesarios.
- Modernización de las condiciones para incluir el trabajo a distancia en la notificación de incidentes.
-
Y requisitos:
- Por cada 100.000 residentes, hay 276 policías(Oficina de Estadística, 2024).
- El cálculo incluye a los funcionarios a tiempo parcial, en prácticas y de apoyo.
- Factores que se tienen en cuenta: horas de trabajo, días de vacaciones, días de enfermedad, días de formación, horarios de los turnos, etc.
La Universidad SHR calculó el coeficiente de escritorios durante dos periodos concretos3:
- Los cálculos del primer año incluyen variaciones semanales debidas a las distintas preferencias de trabajo a distancia.
- Cálculos del segundo año para tener en cuenta los cambios de personal.
También es esencial tener en cuenta otras 3 variables críticas que probablemente influyan en el cálculo, sobre todo a largo plazo:
- Transcurrido un año, se desconoce si los 20 funcionarios a tiempo parcial pasarán a trabajar a tiempo completo en la nueva comisaría.
- Es probable que el número de becarios aumente en los tres primeros años.
- Habrá que considerar algunas optimizaciones, como una mayor flexibilidad de las oficinas, la organización de los escritorios y la variación de los índices de utilización del espacio durante los dos primeros años.
Pasemos ahora a desglosar los cálculos de la relación de puestos de trabajo. Empezaremos por enumerar algunos datos relevantes para el cálculo, como las horas de trabajo, los días de vacaciones, etc. ....
Puntos de datos auxiliares:
Antes de calcular la proporción de funcionarios, hay que estimar el número de policías en función de los habitantes de la zona.
Sobre la base de las hipótesis iniciales:
Si tuviéramos que ampliarlo a una población mayor (imaginemos una población 10 veces mayor):
276÷10×3=82,8×10≈828policías
Ahora, queremos establecer cuántos agentes serán necesarios en función de los turnos:
- Cálculo de policías a tiempo completo por turno:
N. de policías × N. de turnos / N. de turnos semanales=831×314=178,07≈178
- Cálculo de policías a tiempo parcial por turno:
N. de policías × N. de turnos / N. de turnos por semana=210×214=30
Y cuántos días laborables tendremos al año:
N. de semanas × Días laborables por semana - Días festivos en el Estado
Cálculo de la jornada laboral de la Policía (sin fines de semana, ni festivos, ni trabajo a turnos):
Días laborables al año para jornada completa=52×3=156
Días laborables al año a tiempo parcial=52×2=104
Ahora podemos calcular cuántas personas estarán realmente presentes en la oficina en función de los puntos de datos auxiliares (presencia, ausencia, días de enfermedad, formación...):
La fórmula será:
Días de presencia a tiempo completo = Días laborables - días de vacaciones - días de enfermedad - días de formación - rotaciones = 156-30-26-10-3=87
Días de asistencia a tiempo parcial= 104-20-17-10-2=55
Ahora podemos calcular el uso de los pupitres durante los días de asistencia real
Utilización de la mesa = Días laborables × Horas de trabajo diarias × Porcentaje de necesidad de mesa / 100
Uso del escritorio a tiempo completo = 87×12×40 /100= 417,6 horas al año
Uso del escritorio a tiempo parcial=55×12×40 /100=264horas al año
Para obtener una imagen completa, también tenemos que deducir las horas de trabajo a distancia del uso real del escritorio, de la siguiente manera:
Horas de trabajo a distancia = Horas de trabajo al año × Preferencia media a distancia /100
Horas de trabajo a distancia a tiempo completo = 417,6 ×28,14/ 100=117,5
Horas de trabajo a distancia a tiempo parcial = 264 × 28,14 /100 = 74,29
Pero, ¿cuántas horas totales de trabajo en la oficina debemos considerar?
Horas de trabajo en la oficina = Horas de trabajo al año - Horas de trabajo a distancia
Horas de trabajo en la oficina para jornada completa= 417,6-117,5=300,1
Horas de trabajo en la oficina a tiempo parcial=264-74,29=189,71
Total de horas de trabajo en la oficina=300,1+189,71=489,84
Para calcular el coeficiente de despacho, hay que dividir las horas de trabajo pasadas en la oficina por el total de horas de trabajo del año5.
Por último, podemos calcular el total de horas de trabajo al año:
1044 (hora de trabajo al año a tiempo completo) + 660 (hora de trabajo al año a tiempo parcial) = 1704 horas al año
Y el cálculo del coeficiente de escritorio:
Ratio de horas de trabajo en la oficina año 1 = Total de horas de trabajo en la oficina / Total de horas de trabajo= 489,84 /1704=0,2874
El cálculo de las mesas necesarias para el primer año es el siguiente:
Pupitres necesarios = Ratio de pupitres año 1 × Policías por turno= 0,2874×208≈606
Podemos entrar en más detalles y calcular también las ratios por turno y por día de la semana.7
Lasratios de escritorios para cada día laborable se derivan del uso de escritorios ajustado a las preferencias de trabajo a distancia.
Así pues, si quisiéramos calcular el coeficiente de pupitre para los lunes, tendríamos que utilizar la siguiente fórmula:
Ratio de pupitres en día laborable= Horas de trabajo por turno/utilización de pupitres por turno-horas de trabajo a distancia en día laborable
Lunes: 4.8 - 1.152 / 12 = 3.648 /12 = 0.304
Necesidades de pupitres por día de la semana = Ratio de pupitres por día de la semana×Número de empleados por turno
Necesidades de escritorio Lunes=0,304×208=63,232≈64
Este planteamiento garantiza que las necesidades de mesas reflejen las pautas de trabajo y las preferencias de los empleados, lo que redunda en un uso optimizado y eficiente del espacio de oficina.8
Observaciones del estudio de caso
El estudio de caso presentado por la Universidad SHR demuestra las complejidades y consideraciones que entraña el cálculo de una proporción óptima de escritorios para un lugar de trabajo, combinando modelos teóricos con aplicaciones prácticas.
El estudio subraya un cambio crítico de perspectiva: lograr una proporción óptima de escritorios no consiste tanto en señalar un número preciso como en cultivar un espacio de trabajo que refleje las demandas cambiantes de la organización y de sus empleados. En lugar de fijarse en un número óptimo inmutable, las empresas deben aspirar a un marco de ratio de escritorios adaptable que dé prioridad a las políticas centradas en el empleado, lo cual es crucial para implantar y optimizar con éxito los ratios de escritorios.
Por primera vez, la Universidad SHR subraya la importancia de un marco global para perfeccionar la relación de escritorio.
El estudio aboga por un enfoque flexible y dinámico del cálculo de la proporción de escritorios, teniendo en cuenta factores como las necesidades de formación, las ausencias de los empleados y los cambios organizativos. Esta adaptabilidad es esencial para mantener un espacio de trabajo que evolucione a la par que cambian el tamaño, las pautas de trabajo y los objetivos de la plantilla.
Las organizaciones que adoptan modelos de espacios de trabajo flexibles deben afinar sus ratios de escritorios, aprovechando herramientas analíticas avanzadas y estrategias basadas en datos para evaluar y ajustar continuamente estas métricas. Esta recalibración continua será vital para mantener la eficiencia del espacio de trabajo.
Además, es fundamental adoptar un enfoque holístico de la gestión del espacio de trabajo. Más allá de los ratios de escritorios, métricas como las tasas de utilización del espacio y el bienestar de los empleados deben formar parte integral de la estrategia del espacio de trabajo.
Adoptando esta perspectiva integral, las organizaciones pueden transformar sus oficinas en entornos dinámicos que mejoren la productividad, la colaboración y el bienestar.
Desafiando el statu quo: ¿los ratios de escritorio como herramienta de control empresarial?
Queremos cerrar nuestro análisis con un punto de vista un poco controvertido (no sólo para agitar la olla, por así decirlo, sino para presentar otra cara de la moneda).
Hay quien sostiene que, aunque la optimización de la proporción de escritorios es esencial para la gestión de una oficina moderna, también puede ser una excusa para adoptar medidas de recorte de gastos que den prioridad a los beneficios sobre las personas. Al manipular los ratios de escritorios para reducir el espacio y los gastos de oficina, las empresas pueden poner en peligro la comodidad y la productividad de los empleados.
Las ratios de puestos de trabajo también pueden utilizarse para ejercer control sobre el comportamiento de los empleados, limitando su autonomía y flexibilidad.
A esta perspectiva, respondemos que un enfoque equilibrado, que integre espacios de trabajo flexibles y políticas centradas en el empleado, es la única solución sostenible para dirigir empresas modernas de éxito. Y dar a los empleados la posibilidad de opinar sobre su entorno laboral aumenta la satisfacción y el rendimiento en el trabajo.
El debate sobre la optimización de los ratios de productividad revela una cuestión más amplia: la posibilidad de que estas métricas sirvan a los intereses corporativos a expensas del bienestar de los empleados.
La verdadera eficiencia requiere un equilibrio entre las métricas cuantitativas y la comprensión cualitativa. Al replantearnos el diseño del espacio de trabajo, demos prioridad a las necesidades humanas junto con los objetivos financieros. Al valorar tanto los datos numéricos como la experiencia humana, las empresas pueden crear entornos que fomenten el éxito y la satisfacción a largo plazo.
La eficiencia debe mejorar, no explotar. Equilibrar el espacio, la flexibilidad y las necesidades humanas es la verdadera medida del éxito en el lugar de trabajo, Ivan Cossu.
Notas:
- Investigación realizada por Christian Knaf, Olivia Ganten, Eric Holtkamp, Lara Hölkemeier, Florentine Sieger, Universidad SHR - Abril de 2024
- Datos de la Universidad SHR - abril de 2024
- El cálculo se hace siempre para un turno, no para un día o un año.
- Para ampliar la escala a una población mayor, multiplicaríamos estos valores por 10 (suponiendo una población de 300.000 habitantes).
- Total de horas de trabajo al año = Días de trabajo al año×Horas de trabajo diarias
Total de horas de trabajo al año para jornada completa=87×12=1044horas
Total de horas de trabajo al año a tiempo parcial=55×12=660horas
- Los valores calculados son medios.
- Utilización de la mesa por turno= Horas de trabajo×Necesidad de mesa/100 = 12x40/100 = 4,8
- El estudio de caso también introduce un "factor de corrección", que indica cuánta flexibilidad de oficina es necesaria para proporcionar siempre suficientes mesas manteniendo la necesidad media de mesas como base fija.
