Héroe Híbrido: Workvivo

Gillian French, Experta Residente en Experiencia del Empleado de Workvivo, cree de verdad en las personas. A lo largo de su carrera ha trabajado en muchas empresas diferentes con todo tipo de culturas y orígenes y sabe lo poderosa que puede ser una cultura saludable. En nuestra entrevista, Gillian comparte con nosotros muchos puntos de vista de su experiencia en Work vivo.

1. ¿Cómo es tu actual modelo de trabajo desde el punto de vista de la experiencia de los empleados?

En Workvivo nos hemos vuelto totalmente híbridos. El año pasado realizamos una encuesta entre nuestros empleados para conocer sus preferencias, porque sabemos que no existe una única forma de trabajar. Los resultados no nos sorprendieron en absoluto. La mayoría de los empleados optó por el enfoque híbrido. Creo que todos sabemos que es importante disponer de tiempo cara a cara, pero en realidad confiamos en que nuestros empleados configuren su vida laboral como deseen. Para algunos, eso es en nuestra oficina física y para la mayoría es trabajar desde casa con la opción de venir a la oficina. 

Al fin y al cabo, en Workvivo queremos empleados felices. Creo que aún nos queda mucho por aprender, pero lo más importante es trabajar con los empleados y ver cómo podemos adaptarnos a ellos lo mejor posible. Es facilitar también el negocio, se trata realmente de una especie de modelo de dar y recibir. Para nosotros es importante que haya equilibrio y no normas estrictas.

Recientemente, el número de casos de Covid en Irlanda ha vuelto a aumentar y se ha vuelto a pedir a los empleados que trabajen desde casa. Por lo tanto, nuestro modelo de trabajo está cambiando de nuevo y hay que adaptarlo de vez en cuando. La flexibilidad es esencial para la empresa y los empleados. Con equilibrio y sin extremos, confiamos en aterrizar en el lugar adecuado al tiempo que implicamos a nuestros empleados en todas las decisiones.

2. ¿Qué planes tiene para el futuro? ¿Va a seguir trabajando de forma híbrida? 

Nuestro equipo se triplicó el año pasado y ha sido una época muy emocionante. Vamos a seguir siendo totalmente híbridos: nuestra oficina central se nos ha quedado pequeña y la hemos convertido en un centro de hot desking. Sin embargo, también sabemos que va a ser importante que todo el equipo se reúna, así que trabajaremos para asegurarnos de que todo el mundo pase tiempo cara a cara y crearemos otros centros de trabajo en red. Seguimos contratando y creciendo rápidamente, por lo que el enfoque flexible será crucial a medida que crezcamos.

Para que la cultura de los empleados sea excelente, también organizamos reuniones digitales en las que la gente puede venir a charlar para asegurarnos de que todo el mundo se siente incluido y parte del equipo. 

3. ¿Cómo se trabaja con tantos miembros del equipo en distintos continentes? ¿Tienen horarios centrales o algo similar? 

Tenemos personal distribuido por Estados Unidos y Europa, y nuestras tres zonas horarias principales son GMT, EST y PST. Los que trabajan en GMT y EST coinciden bastante, pero los de la costa oeste de EE.UU. se levantan un poco antes. Dada la naturaleza de nuestro trabajo y de nuestra plataforma, podemos conectarnos sin esfuerzo y no hemos tenido ningún problema para trabajar en distintas zonas horarias. 

Intentamos aplicar estrategias de trabajo asíncrono siempre que es posible, y todos los martes a las 15.00 GMT toda la empresa se reúne en un miniconsejo municipal llamado "La semana en Workvivo". Allí, cada equipo nos cuenta lo que ha sucedido en la empresa durante la última semana: es una forma estupenda de que la organización esté al día de lo que sucede.

Además, todo el equipo se reúne regularmente dos veces al año en Irlanda. A estas grandes reuniones las llamamos retiros u offsite. En mi opinión, los retiros serán muy importantes en el futuro si seguimos trabajando de esta forma híbrida. Sobre todo en el campo, te alejas de la oficina y eso te permite tener una perspectiva diferente de las cosas. Al final, generas mejores ideas, pero al mismo tiempo los eventos deben estar muy estructurados.

La gente podría argumentar que estos eventos resultan muy costosos, pero si no se utiliza espacio de oficina y no se tienen todos los gastos generales y de oficina, se ahorra presupuesto. Creo que la inversión merece la pena, porque la interacción cara a cara es insustituible. Aunque no queramos obligar a nuestros empleados a salir de casa con demasiada frecuencia, esas pocas reuniones les darán una ventaja en cuanto a entusiasmo por el negocio durante los próximos dos o tres meses.

4. ¿Qué importancia tiene el espacio físico (ya sea una oficina, un espacio de coworking o reuniones físicas) para Workvivo?

Creo que el espacio físico va a ser cada vez más importante. Será crucial que siempre que los equipos quieran reunirse, puedan hacerlo. Estamos muy orgullosos de nuestras oficinas y sabemos que tendremos que hacer hincapié en las reuniones de equipo al menos una vez al trimestre. 

La gente viene a la oficina a colaborar, pero no hay una talla única. Algunos empleados quieren ir a la oficina porque la que tienen en casa no es lo bastante buena. Estas personas también querrán tener una base a la que acudir en el futuro. Otros prefieren ir a la oficina sólo dos días a la semana o trabajar a distancia a tiempo completo. Lo mismo ocurre con los escritorios compartidos, a algunos les encanta y otros quieren tener su propio escritorio personal. Intentamos encontrar soluciones individuales.

Por eso es importante rediseñar nuestras oficinas . Necesitamos espacios más amplios, pizarras blancas y mesas redondas para reunirnos. También hemos introducido los pods, que se ven a menudo en los aeropuertos, para que la gente pueda entrar y llamar en privado sin molestar a los demás. Por supuesto, un buen café también es importante. La empresa debe proporcionar a los empleados un ambiente acogedor si quiere que se reúnan en la oficina. 

La mayoría de la gente echa de menos y desea la interacción personal, incluso cuando trabaja desde casa. Personalmente, creo que es importante que los equipos de dirección tengan esto en cuenta. También puede ser difícil resolver problemas cuando sólo se habla de ellos en una videollamada. Creo que la pandemia nos ha abierto. Es una lente más amplia para todos nosotros cuando nos damos cuenta de que no tenemos que limitarnos a la oficina. Es más probable que hagamos una reunión durante un paseo al aire libre, por ejemplo. En los últimos meses, he tomado café con mis colegas en numerosas ocasiones. Fue encantador y fomenta la creación de capital social.

5. ¿Qué es lo que más te ha sorprendido en los dos últimos años de trabajo flexible? ¿Qué te ha sorprendido, qué ha funcionado bien, qué necesitas mejorar?

Los dos últimos años han sido los más intensos, pero también en sentido positivo. Al principio, era bastante difícil saber cuándo alguien tenía un mal día y era muy importante dedicar tiempo a hablar con el equipo para asegurarse de que todos se sentían apoyados. A estas alturas, estamos tan acostumbrados a las llamadas de Zoom que llamar a alguien al móvil y dar un paseo para hablar fue una forma estupenda de levantarse de la mesa. 

Uno de los mayores descubrimientos para muchos fue que realmente podíamos trabajar desde casa y trabajar bien desde casa. Tener algún tipo de estructura en términos de reuniones de equipo diarias nos vino muy bien para ver cómo estaban los demás y saber lo que la otra persona tenía preparado para el día.

Trabajar a distancia tuvo un gran impacto en los empleados también en términos de realización. Al trabajar desde casa, podían llevar a sus hijos al colegio y estar a su lado cuando volvían a casa. Los desplazamientos diarios de dos horas al trabajo ya no existen y este cambio tuvo un impacto extremadamente positivo en las personas y en su vida social. Además, no le costó nada a la organización y la gente empezó a ver sus beneficios. Creo que con el trabajo flexible ganan ambas partes, el empleado y la empresa.

Al mismo tiempo, es muy importante que no pensemos sólo en nosotros mismos y trabajemos en casa porque pueda ser más cómodo para nuestra situación personal. Tenemos el deber de cuidar de la próxima generación, que acaba de salir de la universidad. Tenemos que enseñarles nuestra experiencia y cómo trabajar juntos en el lugar de trabajo. Las personas de distintas generaciones aprenden unas de otras. Los más jóvenes mantienen a los experimentados y, al mismo tiempo, aprenden de la experiencia de los empleados de más edad. Cuando no haya nadie en la oficina, el entorno laboral perderá este intercambio generacional.

6. Por último, pero no por ello menos importante: ¿Cómo suele ser tu semana laboral, Gillian? 

Como madre de tres hijos, disfruto mucho de la flexibilidad que me permite Workvivo. Personalmente, necesito la interacción humana y saco mucha energía de las visitas a la oficina, así que intento ir cada cuatro o cinco semanas para pasar allí un día entero. Los demás días, me encanta llevar a mis tres hijos al colegio y verlos cuando vuelven a casa. Estos momentos no tienen precio, pero sobre todo agradezco poder beneficiarme del equilibrio de trabajar desde casa y pasar días estupendos en la oficina con mi equipo.

Muchas gracias por dedicar tu tiempo a hablarnos del exitoso modelo de trabajo híbrido de Workvivo, Gillian.